Tạo và xuất bản sự kiện (phiên bản 1)

Chủ đề này hướng dẫn quy trình tạo và xuất bản sự kiện theo cách cũ. Nếu muốn sử dụng quy trình mới nhất, vui lòng tham khảo Tạo, xuất bản và quản lý sự kiện (phiên bản mới nhất).

Chỉ có quản trị viên mới có quyền tạo và quản lý sự kiện.

MỤC LỤC

• Tạo sự kiện
  • Tạo mới sự kiện
  • Xem và quản lý các sự kiện hiện có
  • Xuất bản sự kiện
• Các chủ đề liên quan

Tạo mới sự kiện

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt chỗ Trực tuyến. 

2. Chọn Sự kiện từ menu Chuyến đi . Trang Sự kiện sẽ được hiển thị.  

3. Nhấn Sự kiện mới. Trang Tạo sự kiện sẽ xuất hiện. 

4. Nhập tên sự kiện vào ô Tên sự kiện . Đây sẽ là tên hiển thị với những người được mời tham dự.

5. Nhập địa điểm tổ chức vào ô Địa điểm .

6. Nếu muốn, quý vị có thể chọn ảnh bìa cho sự kiện (ảnh này sẽ xuất hiện trong thư mời gửi tới người tham dự). Ngoài ra, có thể nhấn Tải lên để đăng ảnh tùy chọn.

7. Chọn ngày bắt đầu và kết thúc cho sự kiện tại mục Ngày diễn ra sự kiện . 

8. Chọn ngày bắt đầu và kết thúc di chuyển tại mục Ngày di chuyển . 

   • Ngày bắt đầu di chuyển nên sớm hơn thời gian khai mạc sự kiện. Vui lòng cân nhắc các yếu tố như chênh lệch múi giờ, khoảng cách di chuyển, hoặc các chặng nối chuyến.

   • Ngày kết thúc nên sau khi sự kiện kết thúc.

9. Nhập mô tả cho sự kiện vào ô Mô tả . Quý vị có thể định dạng nội dung này bằng chữ đậm, nghiêng, danh sách, chọn phông chữ, màu sắc, thụt lề hoặc chèn liên kết nếu cần. 

10. Thiết lập các loại đặt chỗ được phép cho sự kiện này. Chỉ những loại đặt chỗ đã được quản trị viên bật mới hiển thị với người được mời. Nếu sau khi sự kiện đã xuất bản mà cần thêm loại đặt chỗ khác, quản trị viên có thể đặt giúp khách mời. 

11. Đối với Chuyến bay:
    

    • Để chọn loại chuyến bay phù hợp, hãy đánh dấu một hoặc nhiều lựa chọn sau trong menu Loại chuyến bay được phép :

      • Một chiều

      • Khứ hồi

      • Có thể chọn địa điểm về khác địa điểm đi – phù hợp khi khách cần tham dự nhiều sự kiện khác nhau 

    • Nhấn Thêm để chọn sân bay áp dụng. Ô Sân bay được phépsẽ xuất hiện. Sử dụng ô này để chỉ định tất cả các sân bay mà người tham dự có thể đặt vé để tham dự sự kiện (người tham dự có thể đặt từ bất kỳ sân bay xuất phát nào). Quý vị cũng có thể bỏ qua bước này nếu không cần thiết. Bắt đầu nhập tên hoặc mã sân bay muốn chỉ định. Danh sách sân bay sẽ hiện ra dựa trên thông tin đã nhập.

      • Chọn sân bay mong muốn. 

      • Để thêm nhiều sân bay hơn, hãy nhấn 

      • Thêm một lần nữa và lặp lại thao tác. Sử dụng lịch và trường thời gian tại mục 

    • Đề xuất đến trước và Đề xuất đi sau để thiết lập thời gian gợi ý đặt vé máy bay cho khách. Mặc định, các ngày này sẽ dựa trên thông tin quý vị đã chọn ở mục Ngày diễn ra sự kiện . Người tham dự sẽ được khuyến khích đặt vé trong khoảng thời gian này. ngày và giờ này. Đối với 

12. Khách sạn :Nhấn

    • Thêm để chọn khách sạn áp dụng. Ô Khách sạn sẽ xuất hiện. Sử dụng ô này để chỉ định tất cả khách sạn mà người tham dự có thể đặt phòng khi tham dự sự kiện. Quý vị cũng có thể bỏ qua bước này nếu không cần thiết. Bắt đầu nhập tên khách sạn muốn chỉ định. Danh sách khách sạn sẽ hiện ra dựa trên thông tin đã nhập. 

    • Chọn khách sạn mong muốn. 

    • Để thêm nhiều khách sạn hơn, hãy nhấn  

    • Thêm một lần nữa và lặp lại thao tác. Đối với 

13. Thuê xe , không cần thiết lập thêm.Đối với 

14. Tàu hỏa , không cần thiết lập thêm.Chỉ định phương thức thanh toán mà người tham dự sẽ sử dụng để đặt chỗ cho sự kiện. 

15. Để thêm một phương thức thanh toán áp dụng cho tất cả loại đặt chỗ, hãy nhấn vào ô

    • Chọn phương thức thanh toán và chọn Thêm thẻ mới . TrangThêm thẻ tín dụng sẽ xuất hiện. Quý vị điền đầy đủ thông tin thẻ như thông thường. Mặc định, tất cả loại đặt chỗ đều được phép sử dụng, nhưng có thể thay đổi tại mục Áp dụng cho . Đảm bảo mỗi loại đặt chỗ đều có phương thức thanh toán phù hợp. Các biểu tượng nhỏ sẽ cho biết phương thức thanh toán nào áp dụng cho từng loại đặt chỗ. Để chọn một phương thức thanh toán đã có cho tất cả loại đặt chỗ, hãy nhấn vào ô  

    • Chọn phương thức thanh toán và chọn phương thức mong muốn. Các biểu tượng nhỏ sẽ cho biết phương thức thanh toán nào áp dụng cho từng loại đặt chỗ. Để thiết lập phương thức thanh toán mặc định của từng người tham dự, hãy nhấn vào ô

    • Chọn phương thức thanh toán và chọn Sử dụng phương thức thanh toán mặc định của từng khách . Khi đó, mỗi người tham dự sẽ sử dụng phương thức thanh toán mặc định của riêng mình để đặt chỗ. Lưu ý, nếu quý vị mời khách ngoài công ty, cần đảm bảo đã thiết lập phương thức thanh toán cho họ trước (xem mụcYêu cầu trước ). Để cài đặt phương thức thanh toán riêng cho từng loại đặt chỗ, hãy bật mục 

    • Thiết lập phương thức thanh toán theo loại đặt chỗ . Sau đó, làm theo hướng dẫn trong phần này để chọn phương thức thanh toán cho từng loại đặt chỗ. Trường 

16. Người liên hệ sẽ mặc định là người tạo sự kiện. Quý vị có thể thay đổi sang người khác. Đây sẽ là người mà khách tham dự có thể liên hệ khi cần hỗ trợ. Thiết lập các trường tùy chỉnh tại mục

17. Trường tùy chỉnh theo nhu cầu. Quý vị có thể thêm trường bổ sung và trả lời các câu hỏi của trường tùy chỉnh. Để thêm trường, nhấn + Trường tùy chỉnh và chọn từ danh sách. Với các trường tùy chỉnh mà mục 

    • Loại chuyến đi được đặt là “ Tất cả chuyến đi” (trong cấu hình trường tùy chỉnh), quý vị có thể tự trả lời cho khách hoặc để khách tự trả lời. Nếu quý vị trả lời thay, trường đó sẽ không hiển thị với khách. Ví dụ, nếu có trường lý do đi công tác, quý vị có thể chọn “Lý do công tác ” và đặt là “Hội nghị” cho tất cả mọi người.Với các trường tùy chỉnh mà mục 

    • Loại chuyến đi được đặt là " Chỉ áp dụng cho chuyến đi sự kiện"(trong cấu hình trường tùy chỉnh) , quý vị có thể chọn có hiển thị trường này trong sự kiện hay không. Ví dụ, nếu có trườngThời gian xe đưa đón mong muốn , quý vị có thể chọn hiển thị hoặc không hiển thị trong sự kiện của mình. Mọi thay đổi đối với trường tùy chỉnh sau khi sự kiện đã xuất bản chỉ áp dụng cho các đặt chỗ chưa thực hiện.Sau đó, quý vị có thể chọn một trong các thao tác sau:

    • nhấn 

18. Lưu nháp

    • (để lưu sự kiện dưới dạng nháp và thêm khách sau) hoặc nhấn Thêm khách

    • (để thêm người tham dự) Nếu quý vị chọn Thêm khách

19.  , quý vị có thể bắt đầu mời người tham dự vào sự kiện. Quý vị cũng có thể tải lên danh sách nhân viên hoặc khách mời (dưới dạng tệp CSV).  Để thêm từng nhân viên:Nhấn  

    • + Thêm khách . Nhập tên hoặc email của người muốn mời. Danh sách người dùng phù hợp sẽ hiện ra. Chọn người muốn mời. Lặp lại thao tác này với từng nhân viên trong công ty. Để thêm khách ngoài công ty:Bắt đầu nhập tên hoặc email vào ô tìm kiếm, sau đó nhấn 

    • Thêm khách mời . Nhập họ tên và email của khách muốn mời, chọn pháp nhân phù hợp rồi nhấn biểu tượng dấu kiểm. Lặp lại thao tác này với từng khách mời. Để tải lên danh sách nhân viên hoặc khách:Nhấn

    • Tải lên . Tải về mẫu CSV phù hợp (nhân viên hoặc khách). Chỉnh sửa file vừa tải để thêm thông tin người tham dự (với nhân viên chỉ cần nhập email công ty, với khách nhập họ, tên và email, cách nhau bằng dấu phẩy). Kéo thả file CSV vào khung trung tâm của cửa sổ pop-up. Nhấn Tải lênTiếp theokhi hoàn tất . Sau khi đã thiết lập đầy đủ các loại đặt chỗ (chuyến bay, khách sạn, v.v.), chọn phương thức thanh toán và thêm danh sách người tham dự, quý vị có thể xuất bản sự kiện. NhấnXuất bản

20. hoặc xem thêm tại Hướng dẫn xuất bản sự kiện để biết chi tiết . Xem và quản lý các sự kiện hiện cóĐăng nhập vào công cụ Đặt chỗ Trực tuyến.

Chọn

1. Sự kiện 

2. từ menu Chuyến đi . Trang Sự kiện sẽ được hiển thị. Quý vị có thể lọc theo tên sự kiện, ngày diễn ra hoặc trạng thái sự kiện (chỉ áp dụng cho sự kiện sắp tới). Chọn tab Sắp diễn ra 

   1. để xem các sự kiện sắp tới hoặc đang diễn ra. Chọn tab Đã hoàn thành 

   2. để xem các sự kiện đã kết thúc. Chọn tab Đã hủy

   3. để xem các sự kiện đã bị hủy. Mỗi sự kiện đã tạo sẽ hiển thị thành một dòng. Với mỗi sự kiện, sẽ có thông tin về địa điểm, ngày tháng, số lượng khách tham dự và loại đặt chỗ. Với sự kiện chưa xuất bản, quý vị cũng có thể xuất bản sự kiện (có hoặc không gửi email thông báo). Tìm sự kiện muốn xem và nhấn vào đó. Trang chi tiết sự kiện sẽ được hiển thị.

3. Quý vị có thể xem lại và chỉnh sửa thông tin sự kiện cũng như danh sách người tham dự.  

4. Cài đặt sự kiện 

5. (trang chính) 

   • - Quý vị có thể thay đổi tên, ngày bắt đầu/kết thúc di chuyển, ảnh bìa và mô tả (nếu sự kiện chưa xuất bản). Người tham dự (quý vị có thể cần nhấn

   • Thêm khách ) - Với mỗi người tham dự, sẽ hiển thị tên, email, ngày di chuyển, trạng thái mời và trạng thái đặt chỗ. Biểu tượng màu xanh lá cho biết đã hoàn tất đặt chỗ. Quý vị có thể lọc theoTrạng thái mời ( Đã mời ,Chưa mời) hoặc theo trạng thái từng loại đặt chỗ ( Đã đặt,Chưa đặt, Từ chối). Để lọc theo loại đặt chỗ, hãy nhấn vào biểu tượng tương ứng rồi chọn trạng thái mong muốn từ menu. Để nhắc người tham dự hoàn tất đặt chỗ, quý vị có thể gửi lại email mời bằng cách nhấn vào biểu tượng thư (di chuột sang phải cộtMời

     • ). Thao tác này chỉ thực hiện được khi sự kiện đã xuất bản. Để gửi thư mời hoặc nhắc nhở cho nhiều người cùng lúc, hãy chọn vào ô cạnh tên từng người và nhấn Gửi email 

     • trên thanh công cụ. Nếu danh sách gửi gồm cả người đã mời và người mới, hệ thống sẽ yêu cầu xác nhận. Nội dung email nhắc nhở sẽ khác đôi chút so với email mời ban đầu. Để xóa một người tham dự, nhấn vào biểu tượng thùng rác (di chuột sang phải cột Mời

     • ). Để xóa nhiều người cùng lúc, hãy chọn vào ô cạnh tên từng người rồi nhấn nút xóa trên thanh công cụ. Sau khi một người đã bị xóa, họ sẽ không còn thấy sự kiện này nữa. Lưu ý: Quý vị cần hủy các đặt chỗ của người tham dự trước khi xóa họ khỏi sự kiện . Để tải lên danh sách người tham dự, nhấnTải lên

     • và xem hướng dẫn tại mục Tạo sự kiện ở phía trên trang này. Để tải xuống danh sách người tham dự hiện tại, nhấn Tải xuống

     • trên thanh công cụ. Xuất bản sự kiện Sau khi tạo xong sự kiện, quý vị có thể xem trước hoặc xuất bản. Khi xuất bản, quý vị có thể chọn gửi thư mời qua email cho người tham dự hay không.

Đăng nhập vào công cụ Đặt chỗ Trực tuyến.

Chọn 

1. Sự kiện 

2. từ menu Chuyến đi . Trang Sự kiện sẽ được hiển thị. Chọn tab Sắp diễn ra

3. để xem các sự kiện sắp tới. Mỗi sự kiện đã tạo sẽ hiển thị thành một dòng, kèm theo thông tin về địa điểm, ngày tháng, số lượng khách và loại đặt chỗ. Để xem lại sự kiện trước khi xuất bản, tìm sự kiện muốn xem và nhấn vào dòng đó. Để xem trước thư mời, nhấn 

   • Xem trước thư mời 

   • (một thư mời sẽ được gửi đến email của quý vị) cho sự kiện tương ứng. Để xuất bản sự kiện mà không gửi thư mời qua email, nhấn Chỉ xuất bản

   • cho sự kiện tương ứng. Để xuất bản sự kiện và gửi thư mời qua email, nhấn Xuất bản và gửi thư mời

   • cho sự kiện tương ứng. Để chỉnh sửa sự kiện đã xuất bản, nhấn Chỉnh sửa

   • . Sau khi sự kiện đã xuất bản, quý vị chỉ có thể thay đổi các thông tin sau:Tên sự kiện 

4. Mô tả sự kiện

   • Mở rộng ngày di chuyển (ví dụ: chọn ngày bắt đầu sớm hơn hoặc kết thúc muộn hơn)

   • Các phương thức thanh toán dành cho người tham dự

   • Thêm sân bay hoặc khách sạn (nếu cho phép đặt vé máy bay và khách sạn)

   • Thêm người tham dự 

   • Xóa người tham dự (nếu họ chưa đặt chỗ nào)

   • Trường tùy chỉnh

   • Các chủ đề liên quan

   • Tổng quan về sự kiện

Đặt chỗ đi công tác cho sự kiện (nhân viên/người hỗ trợ)

• Đặt chỗ đi công tác cho sự kiện (khách ngoài/không phải nhân viên)
• Book travel for an event (employee/arranger)
• Book travel for an event (non-employee/guest)