Създаване и публикуване на събития (версия 1)

Тази тема описва остарялата процедура за създаване и публикуване на събития. За най-новата процедура, вижте Създаване, публикуване и управление на събитие (актуална версия).

Само администратори имат право да създават и управляват събития.

СЪДЪРЖАНИЕ

• Създаване на събитие
  • Създаване на събитие
  • Преглед и управление на съществуващи събития
  • Публикуване на събитие
• Свързани теми

Създаване на събитие

1. Влезте в системата за онлайн резервации. 

2. Изберете Събития от менюто Пътувания . Ще се отвори страницата Събития .  

3. Натиснете Ново събитие. Ще се зареди страницата Създаване на събитие . 

4. Въведете име на събитието в полето Име на събитието . Това ще е името, което ще виждат поканените участници.

5. Въведете мястото на провеждане в полето Местоположение .

6. Изберете корица (снимка) за събитието, която ще се вижда в поканата към участниците. Ако желаете, може да натиснете Качи и да добавите собствено изображение.

7. Задайте начална и крайна дата на събитието в полетата Дати на събитието . 

8. Задайте начална и крайна дата на пътуването в полетата Дати на пътуването . 

   • Началната дата трябва да е преди старта на събитието. Помислете за фактори като часови разлики, разстояние и прекачвания.

   • Крайната дата трябва да е след края на събитието.

9. Въведете описание на събитието в полето Описание . Тук може да форматирате текста с удебелен шрифт, курсив, списъци, различни шрифтове, цветове, отстъпи и да добавяте връзки. 

10. Изберете типовете резервации, които ще са разрешени за събитието. Само типовете, които администраторът е позволил, ще са видими за поканените. Ако след публикуване се наложи да се добави нов тип резервация, администраторът може да направи резервация за госта. 

11. За Самолет:
    

    • За да посочите разрешените видове полети, изберете един или повече от следните от менюто Разрешени видове полети :

      • Еднопосочен

      • Двупосочен

      • Мястото на връщане може да е различно от мястото на тръгване – удобно, ако пътуващият трябва да присъства на повече от едно събитие 

    • Натиснете Добави за да посочите разрешените летища. Ще се появи полето Разрешенолетище . В него може да въведете всички летища, от които участниците могат да резервират полети до за да присъстват на събитието (може да резервират от всяко начално летище). Може и да не попълвате това поле.

      • Започнете да въвеждате името или кода на летището, което искате да добавите. Ще се покажат предложения според въведеното. 

      • Изберете желаното летище. 

      • За да добавите още летища, натиснете Добави отново и повторете. 

    • Използвайте календара и полетата за час под Препоръчително пристигане преди и Препоръчително заминаване след за да определите кога ще се подканват участниците да резервират полетите си. По подразбиране тези дати ще са според Датите на събитието . Участниците ще бъдат насърчавани да резервират полети в рамките на тези дати и часове. 

12. За Хотел:

    • Натиснете Добави за да посочите разрешените хотели. Ще се появи полето Хотел . В него може да въведете всички хотели, в които участниците могат да отседнат за събитието. Може и да не попълвате това поле. 

    • Започнете да въвеждате името на хотела, който искате да добавите. Ще се покажат предложения според въведеното. 

    • Изберете желания хотел.  

    • За да добавите още хотели, натиснете Добави отново и повторете. 

13. За Автомобилне са необходими допълнителни настройки. 

14. За Влакне са необходими допълнителни настройки. 

15. Посочете начина на плащане, който участниците ще използват, за да направят нужните резервации за събитието.

    • За да добавите един начин на плащане за всички видове резервации, кликнете в полето Избор на начин на плащане и изберете Добави нова карта. Ще се зареди страницата Добавяне на кредитна карта . Попълнете всички полета за картата, както обикновено. По подразбиране всички видове резервации ще са разрешени, но може да промените това от настройките Приложимо за . Уверете се, че за всеки тип резервация е зададен начин на плащане. За кои типове резервации важи даден начин на плащане е показано с малки икони.  

    • За да изберете вече съществуващ начин на плащане за всички резервации, кликнете в полето Избор на начин на плащане и го изберете. За кои типове резервации важи даден начин на плащане е показано с малки икони.

    • За да използвате стандартния начин на плащане на всеки участник, кликнете в полето Избор на начин на плащане и изберете Използвай стандартния начин на плащане на участника. Всеки участник ще използва своя стандартен начин на плащане. Ако каните гости на събитието, уверете се, че за тях е добавен начин на плащане предварително (вижте секцията Предварителни условия ). 

    • За да зададете отделен начин на плащане за всеки тип резервация, активирайте опцията Задай начини на плащане по тип резервация . След това използвайте инструкциите в този раздел, за да изберете начин на плащане за всеки тип резервация. 

16. Полето Лице за контакт по подразбиране ще е човекът, който създава събитието. Може да го смените с друг потребител. Това ще е лицето, с което участниците могат да се свържат при въпроси.

17. Задайте желаните от вас допълнителни полета в секцията Допълнителни полета . Може да добавите още полета и да отговорите на въпросите към тях. За да добавите поле, натиснете + Допълнителни полета и изберете от менюто. 

    • За допълнителни полета, при които Тип пътуване е зададен на „Всички пътувания“ (в дефиницията на полето), може да отговорите на въпроса вместо участниците или да им позволите те да отговорят. Ако вие отговорите, полето няма да се вижда от участниците. Например, ако има поле Причина за пътуване, може да го зададете като „Конференция“ за всички. 

    • За допълнителни полета, при които Тип пътуване е зададен на „Само за събития“ (в дефиницията на полето), може да изберете дали това конкретно поле да се показва в събитието. Например, ако има поле за Предпочитано време за шатъл , може да изберете дали да се показва в събитието.Всички промени по допълнителните полета след публикуване на събитието ще важат само за резервации, които още не са направени.

    • След това изберете едно от следните: 

18. натиснете

    • Запази като чернова (за да запазите събитието като чернова и да добавите участници по-късно) или натиснете

    • Добави участник (за да добавите участници) .

19.  Ако сте избрали Добави участник, вече може да започнете да каните хора за събитието.  Имате възможност и да качите списък с участници (служители или гости) като CSV файл.  

    • За да добавите отделни служители: Натиснете + Добави участник. Въведете името или имейла на човека, когото искате да поканите. Ще се покаже списък с подходящи потребители. Изберете желания участник. Повторете стъпката за всеки служител. 

    • За да добавите гост, който не е служител на фирмата: Започнете да въвеждате името или имейла му в полето за търсене, след което натиснете Добави гост-участник. Въведете собствено име, фамилия и имейл на госта, който каните. Изберете съответното юридическо лице. Натиснете иконата с отметка. Повторете стъпката за всеки гост.

    • За да качите списък със служители или гости: Натиснете Качи. Изтеглете подходящия шаблон за CSV (служител или гост). Попълнете файла с нужните данни (за служители – служебен имейл, за гости – собствено име, фамилия и имейл, разделени със запетаи). Качете файла в централното поле на прозореца. Натиснете Качи и продължи когато сте готови.

20. След като сте настроили всички типове резервации (самолет, хотел и др.), избрали сте начин на плащане и сте добавили участниците, може да публикувате събитието. Натиснете Публикувай или вижте Публикуване на събитие за повече информация.

Преглед и управление на съществуващи събития

1. Влезте в системата за онлайн резервации. 

2. Изберете Събития от менюто Пътувания . Ще се отвори страницата Събития . Може да филтрирате по име на събитие, дата или статус (само за предстоящи събития). 

   1. Изберете таба Предстоящи за да видите предстоящи или текущи събития. 

   2. Изберете таба Завършени за да видите минали събития.

   3. Изберете таба Отменени за да видите отменени събития.

3. Всяко създадено събитие се показва като ред. За всяко събитие се виждат местоположение, дати, брой участници и тип резервация. За непубликувани събития може да ги публикувате (с или без имейл известие).  

4. Намерете събитието, което искате да видите, и го изберете. Ще се отвори страница с подробности за събитието. 

5. Може да преглеждате и редактирате детайлите на събитието и списъка с участници. 

   • Настройки на събитието (основна страница) - Може да промените името, начална и крайна дата на пътуването, корицата и описанието (докато събитието не е публикувано).

   • Участници (може да се наложи да натиснете Добави участник) - За всеки участник ще виждате име, имейл, дати на пътуване, статус на поканата и статус на резервациите. Зелената икона показва, че резервацията е завършена. Може да филтрирате по Статус на поканата (Поканен, Още не е поканен) или по статус на резервация (Резервирано, Не е резервирано, Отказал се). За да филтрирате по тип резервация, натиснете съответната икона и изберете желания статус.

     • За да напомните на участник да завърши нужните резервации, може да изпратите поканата отново, като натиснете иконата за поща (намира се вдясно на колоната Покана ). Това е възможно само след като събитието е публикувано. 

     • За да изпратите покана или напомняне до няколко участници едновременно, маркирайте ги и натиснете Изпрати имейл в лентата с инструменти. Ако сред тях има и вече поканени, и нови участници, ще трябва да потвърдите действието. Съдържанието на напомнящия имейл ще е малко по-различно от първоначалната покана.

     • За да премахнете участник, натиснете иконата с кошче (намира се вдясно на колоната Покана ). За да премахнете няколко участници наведнъж, маркирайте ги и натиснете бутона за изтриване в лентата с инструменти. След като участник бъде премахнат, той вече няма да вижда събитието. Забележка: Преди да премахнете участник, трябва да отмените всички негови резервации за събитието.

     • За да качите списък с участници, натиснете Качи и следвайте инструкциите в секцията Създаване на събитие по-горе на тази страница.

     • За да изтеглите текущия списък с участници, натиснете Изтегли в лентата с инструменти.

Публикуване на събитие

След като създадете събитие, може да го прегледате или да го публикувате. При публикуване може да изберете дали участниците да получат имейл покани. 

1. Влезте в системата за онлайн резервации. 

2. Изберете Събития от менюто Пътувания . Ще се отвори страницата Събития .

3. Изберете таба Предстоящи за да видите предстоящите събития. Всяко събитие се показва като ред с местоположение, дати, брой участници и тип резервация. 

   • За да прегледате събитието преди публикуване, намерете го и кликнете върху реда му. 

   • За да видите как изглежда поканата, натиснете Преглед на имейл (поканата ще бъде изпратена на вашия имейл) за избраното събитие.

   • За да публикувате събитие без да изпращате имейл покани, натиснете Само публикувай за съответното събитие.

   • За да публикувате събитие и да изпратите имейл покани до участниците, натиснете Публикувай и изпрати покана за съответното събитие.

   • За да редактирате вече публикувано събитие, натиснете Редактирай. 

4. След публикуване на събитието, може да променяте само следните неща:

   • Име на събитието

   • Описание на събитието

   • Разширяване на датите на пътуване (например по-ранна начална или по-късна крайна дата)

   • Начини на плащане, достъпни за участниците 

   • Добавяне на летища или хотели (ако са разрешени резервации за самолет и хотел)

   • Добавяне на участници

   • Премахване на участници (които още не са направили резервации)

   • Допълнителни полета

Свързани теми

• Събития (Общ преглед)
• Резервиране на пътуване за събитие (служител/организатор)
• Резервиране на пътуване за събитие (външен участник/гост)