Creează, publică și administrează un eveniment (cea mai recentă versiune)

Creat de Ashish Chaudhary, Modificat la Du, 5 Oct la 8:22 AM de Ashish Chaudhary

Creați, publicați și gestionați un eveniment (cea mai recentă versiune)

Doar utilizatorii cu anumite roluri pot crea, publica și gestiona evenimente. Administratorii companiei și coordonatorii de evenimente pot efectua acțiunile descrise în procedurile de mai jos.

CUPRINS

Creați, publicați și gestionați un eveniment

Creați un eveniment

Autentificați-vă în platforma de rezervări online.
Faceți clic pe Călătorii. Pagina de Călătorii va fi afișată.
Faceți clic pe Creează (dreapta sus) și selectați Eveniment din șablon din meniu. Fereastra Creați eveniment din șablon va fi afișată.
Câmpul Organizație va fi completat automat cu numele companiei dumneavoastră. Dacă sunteți administrator TMC, selectați organizația relevantă.
Alegeți șablonul pe care doriți să îl folosiți pentru eveniment din câmpul Șablon călătorie . Astfel, veți prelua valorile predefinite din șablonul selectat. Dacă nu știți ce șablon să alegeți, consultați managerul de călătorii. De exemplu, pentru o orientare a noilor angajați, puteți folosi un șablon bazat pe invitații.
Introduceți locația evenimentului în câmpul Locație .
Introduceți numele evenimentului în câmpul Nume . Acesta va fi vizibil pentru toți participanții invitați.
Stabiliți Data de început a evenimentului și Data de sfârșit a evenimentului în funcție de necesități.
Stabiliți Data de început a ferestrei de călătorie și Data de sfârșit a ferestrei de călătorie pentru eveniment.
- Data de început ar trebui să fie înainte de începerea evenimentului. Luați în calcul aspecte precum fusul orar, distanța parcursă sau eventualele escale.
- Data de sfârșit trebuie să fie după terminarea evenimentului.
Faceți clic pe Setări avansate pentru a vedea detalii despre tipurile de rezervări permise. Rețineți că unele setări pot fi deja completate în funcție de șablonul ales. Această secțiune conține două file, Tipuri de rezervare permise și Date călătorie.
Fila Date călătorie conține orice câmpuri de profil ale călătorului (de exemplu, Centru de cost) pentru care administratorul șablonului a introdus o valoare diferită sau v-a permis să modificați valoarea. Atenție: modificarea valorii aici nu va schimba permanent profilul călătorului, ci doar pentru evenimentele create cu acest șablon. Pentru fiecare câmp, va exista fie o valoare stabilită de administrator, fie se va folosi valoarea implicită din profilul călătorului (dar aceasta nu va fi afișată aici). Puteți suprascrie aceste valori dacă este nevoie sau le puteți lăsa neschimbate.
Stabiliți tipurile de rezervare permise pentru acest eveniment în fila Tipuri de rezervare permise (acestea pot fi ajustate și ulterior sau individual, pentru fiecare participant). Doar tipurile de rezervare activate vor fi vizibile pentru participanți. Dacă este necesar un tip suplimentar după publicarea evenimentului, administratorii și coordonatorii pot adăuga acea opțiune sau pot rezerva pentru participant.
Pentru Avion:
- Pentru a stabili tipurile de zbor permise, selectați una sau mai multe dintre următoarele opțiuni din meniul Tipuri de zbor permise :
  - Doar dus
  - Dus-întors
  - Punctul de întoarcere poate fi diferit de cel de plecare – util dacă participanții trebuie să ajungă la mai multe evenimente.
- Folosiți butoanele + și - pentru a seta numărul de însoțitori (de exemplu, membri ai familiei) pentru care un participant poate rezerva bilete de avion în câmpul Însoțitori permiși . Dacă setați o valoare mai mare decât 0, participanții vor putea folosi opțiunea Adaugă călători la rezervarea zborului. Numărul maxim de însoțitori va fi cel stabilit de dumneavoastră aici.
- Faceți clic în câmpul Aeroporturi de destinație permise și căutați aeroporturile dorite. Acest câmp vă permite să specificați toate aeroporturile spre care participanții pot rezerva zboruri pentru a ajunge la eveniment (plecarea poate fi din orice aeroport). Puteți lăsa acest câmp necompletat sau îl puteți completa ulterior. Dacă îl lăsați gol, participanții pot rezerva către orice aeroport.
  - Începeți să introduceți numele sau codul aeroportului dorit. Vor apărea sugestii pe baza textului introdus.
  - Bifați aeroportul dorit din listă.
  - Pentru a adăuga mai multe aeroporturi, căutați și repetați pașii.
- Folosiți calendarul și câmpurile de oră de la Sosire recomandată înainte de și Plecare recomandată după pentru a configura când vor fi încurajați participanții să rezerve zborurile. Implicit, aceste date vor fi preluate din valorile stabilite la Datele evenimentului . Participanții vor fi îndrumați să rezerve zboruri în acest interval.
Pentru Hotel:
- Pentru a permite rezervarea de hoteluri pentru acest eveniment, activați opțiunea corespunzătoare.
- Faceți clic pe Adaugă pentru a stabili hotelurile desemnate. Câmpul Hotel va apărea. Folosiți acest câmp pentru a specifica toate hotelurile unde participanții pot rezerva cazare pentru eveniment. Puteți lăsa acest câmp necompletat, dacă doriți.
- Începeți să introduceți numele hotelului dorit. Vor apărea sugestii pe baza textului introdus.
- Selectați hotelul dorit.
- Pentru a adăuga mai multe hoteluri, faceți clic pe Adaugă dincă o dată și repetați pașii.
Pentru Tren
- Pentru a permite rezervarea de bilete de tren pentru acest eveniment, activați opțiunea corespunzătoare.
- Nu este nevoie de alte setări suplimentare.
Pentru Mașină
- Pentru a permite rezervarea de mașini pentru acest eveniment, activați opțiunea corespunzătoare.
- Nu este nevoie de alte setări suplimentare.
Verificați conținutul filei Câmpuri personalizate .
- Șablonul pe care se bazează călătoria dumneavoastră poate include câmpuri personalizate. Valorile acestora pot fi deja completate din șablon. Le puteți accepta sau modifica. Dacă un câmp personalizat nu are valoare, este posibil să fie necesar să o introduceți.
- Puteți adăuga și câmpuri personalizate suplimentare. Dacă doriți să adăugați un câmp personalizat, faceți clic pe Adaugă. Veți putea selecta câmpul dorit și introduce un răspuns pentru acesta.
Faceți clic pe Creează. Va fi afișată pagina evenimentului.
Pentru a introduce o descriere a evenimentului, faceți clic pe Descriere eveniment. Va apărea pagina de descriere a evenimentului.
- Editați descrierea după cum doriți. Puteți formata textul cu caractere aldine, italice, liste, opțiuni de font, culoare, indentare și puteți adăuga linkuri. După ce ați terminat, faceți clic pe Salvează.
Pentru a modifica metodele de plată permise pentru un anumit tip de rezervare, faceți clic pe Detalii plată. Apoi faceți clic pe pictograma creion de la Metodă de plată pentru tipul de rezervare dorit și modificați după necesități. Pentru detalii despre opțiuni, consultați pasul 9 din Creați un șablon (pentru evenimente și călătorii).. Faceți clic pe Salvează după ce ați terminat.
Pentru a începe să adăugați participanți la acest eveniment, faceți clic pe + Călător. Notă: Utilizatorul care adaugă participantul va fi trecut ca persoană de contact pentru acea călătorie. Acesta va fi punctul de contact pentru orice întrebări legate de călătorie. De asemenea, dacă folosiți un șablon fără invitații, pentru fiecare participant adăugat se va crea automat o călătorie. Pentru șabloanele cu invitații, veți avea opțiunea să publicați călătoriile cu sau fără trimiterea unui email de invitație.
- Pentru a adăuga angajați ai companiei ca participanți: Faceți clic pe + Călător și introduceți numele sau adresa de email a persoanei pe care doriți să o invitați. Va apărea o listă cu utilizatori care corespund căutării. Selectați persoana dorită. Repetați acest pas pentru fiecare angajat participant.
- Pentru a adăuga un invitat care nu este angajat al companiei: Faceți clic pe + Călător și începeți să introduceți numele sau adresa de email în câmpul de căutare. Va apărea o listă cu utilizatori potriviți. Selectați persoana dorită. Repetați acest pas pentru fiecare invitat. Dacă invitatul nu are încă profil în sistem, faceți clic pe Creează invitat companie și creați un profil pentru acesta (toate profilurile de invitați trebuie să aibă adresă de email, nume și prenume și entitate juridică). Este posibil să nu aveți întotdeauna dreptul de a crea profiluri de companie pentru invitați.
Pentru modificarea parametrilor:
- Pentru a schimba orice setare a evenimentului înainte de publicare, selectați opțiunea dorită (de exemplu, Parametri eveniment) din meniul Modifică și editați parametrii după nevoie, apoi faceți clic pe Aplică. Aceste schimbări se vor aplica tuturor călătoriilor din cadrul evenimentului (cu excepția celor modificate individual sau deja rezervate).
- Pentru a modifica parametrii pentru una sau mai multe călătorii individuale, bifați participantul dorit. Selectați opțiunea relevantă (de exemplu, Parametri călătorie) din meniul Modifică din partea de jos a paginii și editați parametrii după dorință. Atenție: odată ce ați modificat parametrii unei călătorii individuale, viitoarele modificări la nivel de eveniment nu se vor mai aplica acesteia.
Apoi:
- Pentru evenimente cu șablon fără invitații, călătoriile se creează automat, pe măsură ce adăugați participanți. Nu este necesar să publicați evenimentul sau călătoriile.
- Pentru evenimente cu șablon bazat pe invitații, puteți publica călătoriile făcând clic pe Publică călătoriile sau consultați secțiunea Publicarea călătoriilor pentru un eveniment pentru detalii suplimentare. Vi se va cere să alegeți dacă doriți să trimiteți invitații participanților.

Vizualizați și gestionați evenimentele existente

Autentificați-vă în platforma de rezervări online.
Faceți clic pe Călătorii. Pagina de Călătorii va fi afișată.
Selectați fila Evenimente .
Puteți filtra după numele evenimentului, data evenimentului sau starea evenimentului (doar pentru evenimentele viitoare).
1. Selectați În curs din meniu pentru a vedea evenimentele viitoare sau în desfășurare.
2. Selectați Finalizate din meniu pentru a vedea evenimentele trecute.
3. Selectați Anulate din meniu pentru a vedea evenimentele anulate.
Fiecare eveniment creat va fi afișat pe un rând. Pentru fiecare eveniment sunt afișate locația, datele și tipurile de rezervare permise. Pentru evenimentele cu călătorii nepublicate, aveți opțiunea de a le publica (cu sau fără notificare pe email).
Găsiți evenimentul dorit și faceți clic pe el. Se va deschide pagina cu detaliile evenimentului. Pentru fiecare participant se afișează: nume călător, nume călătorie, dată călătorie, fereastră de călătorie, tipuri de rezervare permise, stare călătorie, stare invitație (pentru evenimentele cu șabloane bazate pe invitații). O pictogramă verde la un tip de rezervare indică faptul că participantul a finalizat rezervarea pentru acel tip. Puteți sorta după Stare călătorie (de exemplu, În așteptare). Pentru evenimentele cu șablon bazat pe invitații, puteți sorta și după Stare invitație (Invitat, Neinvitat).
Puteți revizui și edita parametrii evenimentului, lista participanților sau parametrii asociați unei anumite călătorii.
1. Modificarea parametrilor evenimentului
  1. Pentru a schimba Descrierea evenimentului, faceți clic pe aceasta. Editați după dorință și apoi faceți clic pe Salvează.
  2. Pentru a edita sau adăuga o Notă internă, faceți clic pe aceasta. Editați după dorință și apoi faceți clic pe Salvează.
  3. Pentru a modifica orice parametru al evenimentului, selectați Parametri eveniment din meniul Modifică și editați parametrii după nevoie, apoi faceți clic pe Aplică. Aceste modificări se vor aplica tuturor călătoriilor din cadrul evenimentului (cu excepția celor modificate individual sau deja rezervate).
  4. Pentru a schimba persoanele de contact ale evenimentului, selectați Contacte eveniment din meniul Modifică și editați după nevoie, apoi faceți clic pe Salvează.
2. Modificări la participanți și la parametrii călătoriilor
  1. Pentru a schimba parametrii pentru una sau mai multe călătorii individuale, bifați participantul dorit. Selectați parametrii relevanți din meniul Modifică din partea de jos a paginii și editați după dorință. Odată ce ați modificat parametrii unei călătorii individuale, aceasta va fi marcată ca modificată, iar modificările ulterioare la nivel de eveniment nu se vor mai aplica.
  2. Pentru a adăuga participanți, faceți clic pe + Călător, căutați persoana dorită și selectați numele acesteia. Pentru evenimentele cu șablon bazat pe invitații, va trebui să faceți clic pe Publică călătoriile (dreapta sus) pentru a crea călătoria pentru aceștia. Pentru șabloanele fără invitații, călătoria se va crea automat.
  3. Pentru a elimina un participant, selectați călătoria acestuia (făcând clic pe numele călătoriei). Se va afișa pagina cu detalii. Selectați Anulează călătoria din meniul Acțiuni . Orice link din emailurile de invitație deja trimise nu va mai fi valabil. Notă: Dacă pentru eveniment au fost deja făcute rezervări, vi se va solicita să le anulați.
  4. Pentru a încărca o listă de participanți, faceți clic pe Încarcă și consultați instrucțiunile din secțiunea Creați un eveniment de mai sus.
  5. Pentru a descărca lista actuală de participanți, faceți clic pe Descarcă direct din bara de instrumente.

Publicarea călătoriilor pentru un eveniment (pentru evenimentele care permit invitații)

După ce ați creat evenimentul cu invitații (de exemplu, folosind un șablon cu invitații), puteți previzualiza invitațiile și publica călătoriile ce vor fi folosite pentru rezervări. La publicarea evenimentului, puteți alege dacă participanții să primească invitații pe email.

Pentru evenimentele create cu un șablon fără invitații, participanții adăugați nu vor primi emailuri de invitație, însă pentru fiecare va fi creată automat o călătorie. Dumneavoastră (sau un agent) puteți face apoi rezervările pentru fiecare participant accesând călătoria respectivă. Alternativ, participanții își pot face singuri rezervările.

Autentificați-vă în platforma de rezervări online.
Faceți clic pe Călătorii. Pagina de Călătorii va fi afișată.
Selectați fila Evenimente .
Selectați În curs pentru a vedea evenimentele viitoare (dacă nu este deja selectat). Fiecare eveniment creat va fi afișat pe un rând. Pentru fiecare eveniment sunt afișate locația, datele și tipurile de rezervare permise.
Găsiți evenimentul dorit și faceți clic pe rândul său. Se va deschide pagina cu călătoriile evenimentului.
- Pentru a modifica parametrii unui eveniment care are deja călătorii publicate, selectați Parametri eveniment din meniul Modifică , editați după nevoie și faceți clic pe Aplică.
Faceți clic pe Publică călătoriile.
- Pentru a publica călătoriile fără a trimite invitații pe email participanților, faceți clic pe Doar publică.
- Pentru a publica călătoriile și a trimite invitații pe email participanților, faceți clic pe Publică și trimite invitații.
- Pentru a testa cum va arăta invitația, faceți clic pe linkul furnizat (după ce ați apăsat Publică călătoriile). Veți primi invitația pe adresa dumneavoastră de email.
După publicare, puteți face în continuare anumite modificări la parametrii evenimentului sau ai călătoriilor participanților. Totuși, aceste modificări se vor aplica doar rezervărilor viitoare, nu și celor deja efectuate (pentru detalii, consultați secțiunea Vizualizați și gestionați evenimentele existente din acest ghid). Exemple de modificări posibile:
- Nume eveniment/călătorie
- Descriere eveniment/călătorie
- Date de călătorie (de exemplu, schimbarea datei de început sau de sfârșit)
- Detalii plată
- Tipuri de rezervare permise
- Numărul de însoțitori permiși pentru zboruri (până la 5 însoțitori suplimentari pe același PNR)
- Răspunsuri la câmpuri personalizate (în numele participantului)
- Valori pentru câmpuri de profil la nivel de călătorie (de exemplu, centru de cost, entitate juridică)
- Adăugarea de participanți suplimentari
- Eliminarea participanților (care nu au efectuat încă nicio rezervare).

Vizualizați rapoarte pentru un eveniment

Puteți consulta statistici detaliate pentru un eveniment.

Autentificați-vă în platforma de rezervări online.
Faceți clic pe Călătorii. Pagina de Călătorii va fi afișată.
Selectați fila Evenimente .
Selectați În curs pentru a vedea evenimentele viitoare (dacă nu este deja selectat). Puteți vizualiza și rapoarte pentru evenimentele finalizate.
Găsiți evenimentul pentru care doriți raportul și faceți clic pe rândul său. Se va afișa pagina evenimentului.

Faceți clic pe Raportare. Se vor afișa datele statistice pentru acest eveniment.