Tworzenie podróży na podstawie szablonu
Tylko użytkownicy posiadający określone uprawnienia mogą tworzyć, publikować i zarządzać podróżami przy użyciu szablonów. Zadania opisane w poniższych instrukcjach mogą wykonywać administratorzy firmy, osoby odpowiedzialne za organizację podróży służbowych, administratorzy TMC oraz agenci TMC.SPIS TREŚCI
Tworzenie podróży na podstawie szablonu
Zaloguj się do narzędzia rezerwacji online.
Kliknij Podróże. Zostanie wyświetlona Podróże strona.
Kliknij Utwórz (w prawym górnym rogu), a następnie wybierz Podróże z szablonu z menu. Zostanie otwarte okno Tworzenie podróży z szablonu .
Pole Organizacja będzie domyślnie ustawione na nazwę Twojej firmy. Jeśli jesteś administratorem TMC, wybierz odpowiednią organizację.
Z listy w polu Szablon podróży wybierz szablon, który chcesz wykorzystać. Dzięki temu automatycznie zostaną zastosowane wszystkie ustawienia z wybranego szablonu. Jeśli nie masz pewności, który szablon wybrać, skonsultuj się z osobą odpowiedzialną za podróże w firmie. Przykładowo, dla zaproszonego prelegenta możesz wybrać szablon oparty na zaproszeniach.
Wprowadź miejsce docelowe podróży w polu Lokalizacja .
Wpisz nazwę podróży w polu Nazwa . Ta nazwa będzie widoczna dla zaproszonych podróżnych i pojawi się na ich stronie Podróże .
Ustaw odpowiednio Datę rozpoczęcia podróży i Datę zakończenia podróży dla planowanych wyjazdów.
Określ Datę rozpoczęcia okna podróży i Datę zakończenia okna podróży dla tych podróży.
Data rozpoczęcia powinna przypadać przed rozpoczęciem wydarzenia związanego z podróżą. Warto uwzględnić takie kwestie jak zmiana strefy czasowej, długość podróży czy przesiadki.
Data zakończenia powinna być po zakończeniu wydarzenia związanego z podróżą.
Kliknij Ustawienia zaawansowane aby zobaczyć szczegóły dotyczące typów rezerwacji. Niektóre ustawienia mogą być już wstępnie skonfigurowane na podstawie wybranego szablonu.
Karta Dane podróży zawiera pola profilu podróżnego (np. Centrum kosztów), dla których administrator szablonu wprowadził inną wartość lub pozwolił Ci ją zmienić. Wprowadzenie nowej wartości nie zmienia jej trwale w profilu podróżnego – dotyczy tylko podróży utworzonych z tego szablonu. Każde pole może mieć wartość nadaną przez administratora lub domyślną z profilu podróżnego (ta nie jest tu wyświetlana). W razie potrzeby możesz zmienić te wartości lub pozostawić je bez zmian.
Na karcie Dozwolone typy rezerwacji określ, jakie typy rezerwacji są dostępne dla tych podróży (możesz je też ustawić później lub indywidualnie dla każdego podróżnego). Podróżni zobaczą tylko te typy rezerwacji, które zostały włączone. Uwaga: Jeśli po utworzeniu podróży pojawi się potrzeba dodania nowego typu rezerwacji, administratorzy i koordynatorzy mogą dodać tę opcję lub zarezerwować ją dla podróżnego.
W przypadku Lotu:
Aby określić, jakie rodzaje lotów będą dostępne, wybierz jedną lub kilka opcji z menu Dozwolone typy lotów :
W jedną stronę
W obie strony
Miejsce powrotu może być inne niż miejsce wylotu – przydatne, gdy podróżny musi udać się do innej lokalizacji w ramach podróży lub na inne wydarzenie.
Za pomocą przycisków + i - określ liczbę osób towarzyszących (np. członków rodziny), dla których podróżny może zarezerwować lot w polu Dozwoleni towarzysze podróży . Jeśli ta opcja jest aktywna, podróżni będą mogli kliknąć Dodaj podróżnych podczas rezerwacji lotów.
Kliknij w polu Dozwolone lotniska docelowe i wyszukaj odpowiednie lotniska. W tym miejscu możesz wskazać wszystkie lotniska, na które podróżni mogą rezerwować loty w ramach tej podróży (miejsce wylotu może być dowolne). To pole możesz również pozostawić puste lub uzupełnić później – wtedy podróżni będą mogli rezerwować loty na dowolne lotnisko.
Zacznij wpisywać nazwę lub kod lotniska, które chcesz wskazać. Lista lotnisk pojawi się na podstawie wpisanych danych.
Zaznacz pole wyboru przy wybranym lotnisku.
Aby dodać kolejne lotniska, wyszukaj je i powtórz czynność.
Za pomocą kalendarza i pól godziny w sekcji Sugerowany przylot przed i Sugerowany odlot po możesz ustalić, kiedy podróżni powinni rezerwować loty. Domyślnie daty te będą zgodne z ustawionymi Datami podróży . Podróżni będą zachęcani do rezerwowania lotów w tych terminach i godzinach.
W przypadku Hotelu:
Aby umożliwić rezerwację hoteli w ramach podróży, włącz odpowiednią opcję.
Kliknij Dodaj aby wskazać wybrane hotele. Pojawi się pole Hotel . W tym miejscu możesz wskazać wszystkie hotele, w których podróżni mogą się zatrzymać w ramach tej podróży. To pole możesz również pozostawić puste.
Zacznij wpisywać nazwę hotelu, który chcesz wskazać. Lista hoteli pojawi się na podstawie wpisanych danych.
Wybierz odpowiedni hotel.
Aby dodać kolejne hotele, kliknij Dodaj i powtórz czynność.
W przypadku Pociągu
Aby umożliwić rezerwację przejazdów kolejowych, włącz odpowiednią opcję.
Dodatkowe ustawienia nie są wymagane.
W przypadku Samochodu
Aby umożliwić rezerwację samochodów, włącz odpowiednią opcję.
Dodatkowe ustawienia nie są wymagane.
Przejrzyj zawartość karty Pola niestandardowe .
Szablon, na podstawie którego tworzysz podróż, może zawierać własne pola niestandardowe. Wartości tych pól mogą być już ustawione w szablonie – możesz je zaakceptować lub zmienić. Jeśli pole nie ma przypisanej wartości, może być konieczne jej uzupełnienie.
Możesz również dodać własne pola niestandardowe. Jeśli chcesz dodać takie pole do podróży, kliknij Dodaj. Dzięki temu wybierzesz pole niestandardowe i podasz odpowiednią wartość.
Kliknij Dalej. Zostanie wyświetlona strona podróży (będą na niej widoczne wszystkie podróże dla wszystkich dodanych podróżnych).
Aby dodać opis podróży, kliknij Opis podróży. Pojawi się strona opisu podróży.
Edytuj opis według potrzeb. Możesz sformatować tekst, używając pogrubienia, kursywy, wypunktowania, wybrać czcionkę, kolor, wcięcia, a także dodać linki. Po zakończeniu kliknij Zapisz.
Aby rozpocząć dodawanie podróżnych do podróży, kliknij + Podróżny. Uwaga: Osoba, która doda podróżnego, zostanie wskazana jako osoba kontaktowa dla tej podróży. To do niej podróżny może się zwrócić w razie pytań. Jeśli korzystasz z szablonu bez zaproszeń, podróż zostanie automatycznie utworzona dla każdego dodanego podróżnego. W przypadku szablonów opartych na zaproszeniach, będziesz mieć możliwość utworzenia podróży i wysłania zaproszeń.
Aby dodać pracowników jako podróżnych: Kliknij + Podróżny i wpisz imię, nazwisko lub adres e-mail osoby, którą chcesz zaprosić. Wyświetli się lista pasujących użytkowników – wybierz właściwą osobę. Powtórz tę czynność dla każdego pracownika firmy, którego chcesz dodać do podróży.
Aby dodać gościa, który nie jest pracownikiem firmy: Kliknij + Podróżny i zacznij wpisywać imię, nazwisko lub adres e-mail w polu wyszukiwania. Wyświetli się lista pasujących osób – wybierz odpowiedniego gościa. Powtórz tę czynność dla każdego zaproszonego gościa. Jeśli zapraszany gość nie ma jeszcze profilu w systemie, kliknij Utwórz gościa firmy i załóż dla niego profil (każdy profil gościa musi zawierać e-mail, imię, nazwisko oraz jednostkę prawną). Uwaga: Nie zawsze będziesz mieć możliwość tworzenia profili firmowych dla gości.
Aby zmienić parametry dla jednej lub kilku podróży czy podróżnych, zaznacz odpowiedniego podróżnego. Następnie wybierz odpowiednie opcje z menu Modyfikuj na dole strony i wprowadź potrzebne zmiany.
Następnie:
Jeśli korzystasz z szablonu bez zaproszeń, podróże zostaną automatycznie utworzone dla dodawanych podróżnych (bez wysyłania zaproszeń). Nie musisz tworzyć podróży ręcznie. Ty (lub agent) możesz następnie dokonać rezerwacji dla każdego podróżnego, klikając jego podróż na karcie Wszystkie podróże strony Podróże . Podróżni mogą też dokonywać rezerwacji samodzielnie.
W przypadku podróży opartych na szablonie z zaproszeniami, pamiętaj, aby utworzyć podróże dla podróżnych, klikając Utwórz i wyślij zaproszenia.
Przeglądanie i zarządzanie istniejącymi podróżami
Aby zobaczyć podróże utworzone dla podróżnych, przejdź do sekcji Przeglądanie podróży pracowników w Twojej firmie.
Powiązane tematy
- Przeglądanie podróży pracowników w Twojej firmie
- Tworzenie szablonu (dla wydarzeń i podróży)
- Tworzenie, publikowanie i zarządzanie wydarzeniem (najnowsza wersja)
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł