Expensify instellen om onkostennota’s te ontvangen

In dit onderwerp leest u hoe u Spotnana zo instelt dat facturen voor reisboekingen automatisch naar uw Expensify-account worden geüpload. Door Spotnana te koppelen aan Expensify voorkomt u fouten en hoeven reizigers niet langer handmatig bonnetjes te uploaden of onkostendeclaraties in te vullen. 

U moet beheerder van het bedrijf zijn om deze handeling uit te voeren. We gaan ervan uit dat u al een Expensify-account heeft.

Zo koppelt u Spotnana aan uw Expensify-account

1. Meld u aan bij de Spotnana Online Booking Tool. 

2. Kies Bedrijf in het Programma menu.  

3. Open het Configuratie menu aan de linkerkant. 

4. Kies Koppelingen. De Koppelingen pagina wordt nu weergegeven. 

5. Zoek de regel van Expensify (op het tabblad Alles of Onkosten ) en klik op Verbinden. De Expensify-configuratie pagina wordt nu getoond. Hier ziet u alle rechtspersonen die u kunt koppelen aan uw Expensify-account. Per rechtspersoon kunt u instellen:

   • of facturen automatisch naar Expensify worden geüpload.

   • of het uploaden van facturen is ingeschakeld voor de zakelijke creditcard van het bedrijf en naar welk e-mailadres in Expensify de facturen voor deze kaart worden gestuurd. 

   • of het uploaden van facturen is ingeschakeld voor persoonlijke creditcards en naar welk e-mailadres in Expensify de facturen voor deze kaarten worden gestuurd.  

   • voor welke boekingstypes (vliegtuig, hotel, huurauto) facturen naar Expensify worden geüpload. 

6. Om deze instellingen aan te passen, klikt u op het bewerk-icoon (potlood). Het bewerkingspaneel klapt dan open. 

7. Zet het veld Actief op ‘ingeschakeld’ als u wilt dat facturen voor deze rechtspersoon naar Expensify worden geüpload. 

8. Zet het veld Zakelijke creditcard op ‘actief’ als u wilt dat facturen voor de centrale creditcard van het bedrijf naar Expensify worden geüpload. Vul vervolgens het e-mailadres in dat bij dit Expensify-account hoort. 

9. Zet het veld Persoonlijke creditcard op ‘actief’ als u wilt dat facturen voor persoonlijke creditcards naar Expensify worden geüpload. Vul daarna het e-mailadres in van het Expensify-account dat deze facturen ontvangt. Dit kan één e-mailadres zijn, of het e-mailadres van de reiziger die de boeking heeft gedaan.  

10. Vink per boekingstype aan waarvoor u het uploaden van facturen naar Expensify wilt inschakelen. 

11. Klik op Opslaan als u klaar bent.