Configurer Expensify pour recevoir les reçus de dépenses

Ce sujet explique comment configurer Spotnana pour téléverser automatiquement les factures liées aux voyages (pour les réservations de voyage) dans votre compte Expensify. L'intégration de Spotnana à Expensify réduit le risque d'erreurs et libère vos voyageurs de la nécessité de téléverser manuellement les reçus ou de remplir les rapports de dépenses. 

Vous devez être un administrateur de l'entreprise pour effectuer cette tâche. Cette procédure suppose que vous avez déjà un compte Expensify.

Pour configurer Spotnana afin de le connecter à votre compte Expensify

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne Spotnana. 

2. Sélectionnez Société dans le menu Programme. 

3. Développez le menu Configuration sur le côté gauche. 

4. Sélectionnez Intégrations. La page Intégrations s'affichera. 

5. Localisez la ligne pour Expensify (dans l'onglet Toutes ou Dépense) et cliquez sur Connecter. La page de configuration Expensify s'affichera. Cette page affichera toutes les entités juridiques pouvant être configurées pour se connecter à votre compte Expensify. Pour chaque entité juridique, vous pouvez définir :

   • si les factures seront téléversées sur Expensify.

   • si le téléversement des factures est activé pour la carte d'entreprise de la société et quel compte de messagerie dans Expensify recevra les factures pour les frais associés à cette carte de crédit. 

   • si le téléversement des factures est activé pour les cartes de crédit personnelles et quel compte de messagerie dans Expensify recevra les factures pour les frais associés aux cartes de crédit personnelles. 

   • les types de réservation (air, hôtel, voiture de location) pour lesquels les factures seront téléversées sur Expensify. 

6. Pour définir ces valeurs, cliquez sur l'icône d'édition (crayon). Le panneau d'édition se développera. 

7. Réglez le champ Actif sur activé si vous souhaitez que les factures de cette entité juridique soient téléversées sur Expensify. 

8. Réglez le champ Carte d'entreprise centrale sur actif si vous souhaitez que les factures des frais associés à la carte d'entreprise centrale soient téléversées sur Expensify. Entrez ensuite l'adresse e-mail associée à ce compte dans Expensify. 

9. Réglez le champ Carte de crédit personnelle sur actif si vous souhaitez que les factures des frais associés aux cartes de crédit personnelles soient téléversées sur Expensify. Entrez ensuite l'adresse e-mail associée au compte Expensify qui recevra ces factures. Il peut s'agir d'une adresse e-mail unique ou de l'adresse e-mail du voyageur associé à la réservation. 

10. Sélectionnez la case à cocher pour chaque type de réservation pour lequel vous souhaitez activer le téléversement des factures sur Expensify. 

11. Cliquez sur Enregistrer une fois terminé.