Godkjenningsoversikt

Avhengig av hvordan retningslinjene for reiser i virksomheten din er satt opp, kan enkelte bestillinger kreve godkjenning. Det kan være krav om at bestillinger må godkjennes før de bekreftes, eller at godkjenning er valgfritt og kun fører til kansellering hvis forespørselen blir avslått. 

Godkjennere kan bruke godkjenningsoversikten for å behandle forespørsler som venter på godkjenning for kommende reiser, eller for å se tidligere bestillinger og tilhørende godkjenninger.

For å åpne godkjenningsoversikten, klikk på Reiser menyen. Da vises Reiser siden. Deretter velger du fanen Godkjenninger .

Administratorer i virksomheten kan bruke fanen Godkjenninger for å få tilgang til alle godkjenninger som gjelder for selskapet, ved å velge filteret Organisasjon (som standard vises kun godkjenninger for administratorens egne rapporteringslinjer). Andre brukere kan kun se og behandle godkjenninger som er tildelt dem selv.  

Slik godkjenner eller avslår du en bestilling

1. Gå til fanen Avventer . Her ser du alle forespørsler som venter på din godkjenning. For hver bestilling som venter på svar, får du opp følgende informasjon: 
   • Dato bestillingen ble gjort
   • Navn på reisende
   • Type og sted for bestilling
   • Pris på bestillingen
   • Liste over godkjennere
   • Varsel om avvik fra retningslinjer (hvis aktuelt)
2. Du kan bruke filtrene for å vise kun de forespørslene som:
   • Er utenfor retningslinjene
   • Gjelder en bestemt type bestilling
   • Gjelder reisende i en bestemt organisasjon (ikke alle brukere har tilgang til dette) 
   • Gjelder en bestemt reisende
3. Finn frem til den forespørselen du ønsker å godkjenne eller avslå.
   • For å avslå bestillingen, klikk på Avslå. Bestillingen blir da kansellert, og den reisende får beskjed.
   • For å godkjenne bestillingen, klikk på Godkjenn. Da går bestillingen videre.

Slik ser du tidligere bestillinger

1. Velg Historikk i menyen (under fanen Godkjenninger ). Her får du oversikt over alle tidligere godkjenninger og avslag. For hver godkjenning eller avslag ser du følgende informasjon: 
   • Dato bestillingen ble gjort
   • Navn på reisende
   • Type og sted for bestilling
   • Pris på bestillingen
   • Varsel om avvik fra retningslinjer (hvis aktuelt)
   • Godkjenningsstatus. Mulige statuser er: 

     • Godkjent (og av hvem)

     • Avslått (og av hvem) – Disse bestillingene er kansellert.

     • Automatisk godkjent – Dette skjer for "myke" godkjenninger når ingen har behandlet forespørselen. For slike bestillinger kreves det ikke godkjenning for å gå videre.

     • Utløpt – Dette skjer for "strenge" godkjenninger når ingen har behandlet forespørselen før fristen. Strenge godkjenninger krever svar for at bestillingen skal gå videre. Disse bestillingene er kansellert. 

2. Du kan bruke filtrene for å vise kun forespørsler som er utenfor retningslinjene eller for en bestemt type bestilling.