Conferma - バーチャルカード

目次

• Conferma - バーチャルカード
  • はじめに
• よくあるご質問（FAQ）
• ご利用前に必要なクライアント作業
  • トラベルマネージャーから提携ホテルへのメール／レター
• 利用者のワークフロー体験
  • よくあるトラブルと解決方法
• バーチャルカード設定の削除・利用制限
  • ホテルやレンタカー予約用のバーチャルカード設定を削除する方法
  • バーチャルカードの利用をエージェントのみに制限する方法
• レポート・ご請求について

はじめに

Spotnanaでは、Confermaと提携し、バーチャルカード決済に対応いたしました。

• 本書の最初のセクションでは、バーチャル決済の概要や、そのメリット、Confermaと提携した理由など、よくあるご質問をまとめています。バーチャル決済がどのように御社やご利用者様に役立つかをご紹介しています。

• 次のセクションでは、 バーチャル決済のご利用を始める前に必要な準備作業を簡単にまとめています。

• 3つ目のセクションでは、Spotnanaのオンライン予約ツールでバーチャル決済を有効にするための設定方法（ホテルやレンタカー予約など）についてご案内しています。

• 最後のセクションでは、Spotnanaオンライン予約ツールでバーチャル決済を使ってホテルやレンタカーを予約する際、ご利用者様がどのような体験になるかをイメージしやすくご紹介しています。なお、この機能は現在ホテルとレンタカー予約のみでご利用いただけます。

また、本ページ下部に添付しているスライド資料も、SpotnanaでConfermaバーチャルカードを利用するメリットを分かりやすくまとめていますので、ぜひご活用ください。

よくあるご質問（FAQ）

バーチャル決済とは何ですか？

バーチャル決済は、社内外の出張者に安全・安心かつ厳格に管理された決済方法を提供できる仕組みです。SpotnanaはConfermaと提携し、この決済オプションをお客様へご提供しています。

バーチャル決済では、予約時に15桁または16桁の一意なカード番号（実際のカードは発行されません）がデジタルで発行され、特定の利用者に紐づけられます。この番号は1回限りの決済専用で、利用後は無効化されます。物理的なカードは発行されません。

バーチャル決済では、物理的なクレジットカード裏面の3桁番号と同様のセキュリティコード（CVV、CVV2、CVCなど）も自動で発行されます。

Confermaとは？

Confermaは、旅行業界向けバーチャル決済ソリューションのリーディングカンパニーで、Spotnanaのテクノロジーパートナーです。世界200カ国以上、50行以上の銀行と提携し、旅行関連事業者向けのバーチャルカード発行を行っています。

Confermaの特長は、Spotnanaでの予約（ホテル・レンタカー）に利用するバーチャル決済の発行だけでなく、決済情報や利用手順を直接ベンダー（ホテルやレンタカー会社）に送信し、請求処理まで自動化できる点です。そのため、旅行者はホテルのチェックインやレンタカー受取時に別の支払い方法を提示する必要がありません。 

詳細はこちらをご覧ください https://conferma.com/

バーチャルカードとゴーストカード／ロッジカードの違いは？

バーチャルカードもゴーストカードやロッジカードも、基本的にはマスターアカウントで一括請求されるという点で似ています。ただし、ゴーストカードは複数の利用者・予約で使い回すため、利用限度額が高額に設定されがちです。一方、バーチャルカードは1回限りの利用なので、限度額もその都度厳格に管理できます。

また、ゴーストカードは繰り返し利用されるため、不正利用リスクが高く、万一情報が漏れた場合はすぐに停止・再発行が必要です。バーチャルカードは1回限りで、限度額も限定されているため、不正利用のリスクが最小限に抑えられます。さらに、ゴーストカードは利用明細の振り分けや精算作業が煩雑ですが、バーチャルカードは利用者ごとに番号が発行されるので、管理や精算も簡単で、管理コストも削減できます。

さらに、ゴーストカードはCVV番号を社内で広く共有する必要があり、セキュリティ上の懸念がありますが、バーチャルカードは1回限りのCVVが発行され、アクセス範囲も限定されます。

バーチャルカードのメリットは？

バーチャルカードやバーチャル決済には、さまざまな利点があります。主なものを以下にご紹介します。

• ダイレクトビル（直接請求）の効率化： バーチャル決済は自動化されており、セキュリティも高く、経理部門での精算も簡単です。クレジットカード番号は、ホテルやレンタカー会社などベンダーに自動で送信されるため、チェックインやレンタカー受取時に旅行者が支払手段を提示する必要がありません。また、従来のダイレクトビルと異なり、バーチャル決済は各カードが特定アカウントに紐づいているため、精算作業も自動化されます。

• 非従業員や業務委託者・採用候補者への対応： バーチャル決済を使えば、個人カードを使わずに、会社が出張費用を事前に負担できます。多くのベンダーはCVV番号の入力を求めますが、ゴーストカードではセキュリティ上の理由から広く共有できず、この用途には十分対応できません。

• 出張が少ない従業員にコーポレートカードを発行する必要がない： バーチャル決済を利用すれば、年に1～2回しか出張しない従業員にコーポレートカードを発行せずに済みます。

• セキュリティの向上： 物理カードが存在する場合、不正利用のリスクが高まりますが、バーチャルカードは利用限度額や有効期間があらかじめ設定されているため、万一番号が漏れても被害は最小限に抑えられます。

Conferma Connectとは？

Conferma Connectは、Confermaが管理するホテルのデータベースで、ホテル施設情報や連絡方法（メール、FAX、APIなど）を管理しています。バーチャル決済の際、Confermaはこの仕組みを使ってホテルに決済指示を送信します。

Conferma Connectはレンタカー会社には利用されません。

どのような仕組みですか？

下記の図は、旅行者がバーチャルカードでホテルやレンタカーの支払いを行う際の一般的な流れを示しています。Spotnanaはこのうち、 1, 2 および 4のステップをサポートしています。

どんなユーザーがバーチャルカードを利用しますか？

バーチャルカードが特に役立つのは、経費の一元管理が必要な頻繁な出張者、面接などで出張する採用候補者、インターン、年に1～2回しか出張しないため従来のコーポレートカードが発行されていない社員などです。

SpotnanaアカウントでConfermaバーチャルカードを有効化する費用は？

料金についてはSpotnanaの担当者までお問い合わせください。

Confermaと提携している銀行のリストはありますか？

はい、こちらのリストをご覧ください： Conferma提携銀行一覧。もしご利用の銀行がリストにない場合は、銀行からConferma（banking.partners@conferma.com）へ直接ご連絡いただくことで、提携手続きを開始できます。なお、手続きには6～12か月以上かかる場合もあります。

既にConfermaと取引がある場合はどうなりますか？

他のTMCでConfermaを利用中のお客様が、Spotnanaでバーチャルカード決済を利用したい場合は、銀行に連絡し、Confermaで新たにバーチャルカードアカウントを開設する必要があります。

Spotnanaがクライアントの銀行に代わって手続きを行うべきですか？

いいえ。 クライアントご自身で銀行に連絡し、Confermaとの提携手続きを開始するよう依頼してください。その後、銀行からConfermaに連絡する必要があります。

ご利用前に必要なクライアント作業

対象：SpotnanaでConfermaバーチャルカード決済を利用したいお客様

このセクションでは、Confermaとの連携を円滑に進め、バーチャル決済を利用するために御社で事前に行うべき作業をまとめています。以下のステップを事前にご対応ください。

レンタカーの支払いにバーチャルカードを利用する場合は、事前にレンタカー会社との直接請求契約が必要です。

• ご利用の銀行やカードネットワークがConfermaに対応しているかご確認ください。詳細は下記をご参照ください。 https://www.conferma.com/partners/。もしご利用の銀行が 未提携 の場合は、銀行からConferma（banking.partners@conferma.com）へご連絡いただき、提携手続きを開始するようご案内ください。

• Conferma経由でバーチャルカードプログラムを導入したい旨を銀行に伝え、Confermaカードプールアカウントの作成を依頼してください。ホテルとレンタカー両方でバーチャルカードを利用する場合は、それぞれ別々のカードプールアカウントが必要です（ホテル用とレンタカー用）。Spotnanaにご連絡いただき、4番の下に記載の情報をご提供ください（Spotnanaが下記URLを利用し、 https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow でConfermaへの設定を行います）：

• レンタカー会社でもバーチャルカードを利用する場合は、以下の追加作業も必要です。 バーチャルカード決済を提供したい各レンタカー会社ごとに、Spotnana オンライン予約ツールで、 会社 を プログラム メニューから選択し、 L1リマーク を 会社 メニュー（左側）から選択してください。その後： 

  • 画面を下にスクロールし、 レンタカー法人割引コード セクションで コードを追加をクリックします。 

  • メニューからレンタカー会社名を選択します。 

  • 該当ベンダーの法人割引コードを入力してください。 

  • 次に、 バーチャル決済のみ のチェックボックスを選択します。 

  • 画面をさらに下にスクロールし、 バーチャルペイ用レンタカーID番号 セクションで コードを追加をクリックします。

  • メニューからレンタカー会社名を選択します。 

  • レンタカー会社から提供されたバーチャルカードID番号を入力してください。 補足： Avisの場合はGEB IDとなります。 

  • 保存 をクリックしてください。.

また、Confermaバーチャル決済プログラム導入にあたり、提携ホテルにも事前にご案内いただくことをおすすめします。下記のメールテンプレートをご活用ください（任意）。

トラベルマネージャーから提携ホテルへのメール／レター

対象：トラベルマネージャー

Spotnanaでは、バーチャル決済および御社の旅行者への対応がスムーズにできるよう、事前に提携ホテルへご連絡いただくことを推奨しています。下記にご利用いただけるサンプルレターを掲載していますので、必要に応じてご編集ください。

このご案内は、御社の旅行者向けにバーチャル決済プログラムを導入する旨をホテルへお知らせし、協力をお願いするものです。ホテル側には、メール内のリンクをクリックしてConferma Connectデータベースへの登録状況や連絡方法（メールアドレスやFAX番号など）を確認・更新していただくだけで大丈夫です。

ホテルご担当者様

件名：Conferma Connect - ホテル向けバーチャル決済について

近年、ホテル予約の決済方法としてバーチャルカードの利用が拡大しています。当社では、テクノロジーパートナーのConferma PayおよびSpotnanaと連携し、より効率的なホテル決済オプションを提供しています。

Conferma Connectとは？

Conferma Connectは、ホテルへの決済指示を最も安全かつ効率的な方法で自動送信する仕組みです。Conferma Payは複数の方法（安全なメール含む）でカード情報を送信できる技術を開発しており、当社としてはFAXではなく安全なメールでの受信を推奨しています。

連絡方法の更新は、以下のオンラインOpt Inフォームからご対応ください：

https://www.confermaconnect.com

ホテル様は無料でご登録いただけます。バーチャルカード決済の連絡方法（フロント宛・会計担当宛のFAX/メール）を選択でき、チェックアウト時のトラブル防止にもつながります。

詳細は下記をご参照ください。 Conferma Connect よくあるご質問： https://www.confermaconnect.com/en/help

ご協力のほど、よろしくお願いいたします。

敬具

氏名

役職名

会社名

利用者のワークフロー体験

対象：旅行者および手配担当者

ホテルやレンタカーを予約する際、Spotnanaオンライン予約ツールでの操作は、これまでとほぼ同じ流れです。主な手順は以下の通りです。

1. 旅行者が希望するホテルやレンタカー、日程を検索します。

2. 希望するホテル・部屋タイプまたはレンタカー・料金を選び、予約手続きに進みます。

3. 次に、予約に利用する支払い方法を選択します。バーチャル決済が 必須 かどうか（旅行者が所属する法人単位で設定）により、以下のいずれかの操作となります。

   • ホテル予約の場合 ：バーチャルカードが必須の場合：旅行者は 

     • バーチャルカード タブをクリックし、選択可能なバーチャルカード（必須設定のもの）のみを選択します。 バーチャルカードが任意の場合：旅行者は

     • クレジットカード または バーチャルカード タブをクリックし、今回の予約で使いたいクレジットカードまたはバーチャルカードを選択できます。 レンタカー予約の場合

   • ： バーチャルカードがレンタカー会社との直接請求契約に紐づいているため、支払い方法の選択は不要です。そのまま予約手続きに進んでください。旅行者は料金を確認し、 

     • ホテルを予約 

4. または レンタカーを予約 ボタンをクリックします。予約が確定すると、決済情報（FAXやメール）がベンダーへ送信されます。 必要に応じて、予約完了後にバーチャルカードの下4桁を表示でき、ホテルチェックインやレンタカー受取の24時間前からは全桁を表示できます。 button. The booked is confirmed and payment (as well as a communication via fax or email) is sent to the vendor.

5. よくあるトラブルと解決方法

下記の表では、Confermaバーチャルカード利用時によくあるトラブルと、その解決方法をご案内しています。多くのケースはSpotnanaモバイルアプリやオンライン予約ツールでご自身で解決可能です。解決しない場合はSpotnana担当者までご連絡ください。

トラブル内容

バーチャルカードの削除や利用制限を行う場合は、下記手順をご参照ください。

ホテルやレンタカー予約用のバーチャルカード設定を削除する方法 

会社

1. を選択し、 プログラム メニューから 支払い方法 を選択します。
2. 左側の 支払い メニューから バーチャル決済方法 セクションを探します。
3. 削除したいバーチャル決済方法（ホテル用・レンタカー用いずれか）を含む行を見つけます。 右側のメニューから 支払い方法を削除
4. を選択します。
5. 確認画面で 削除 をクリックすると、バーチャルカード設定が完全に削除されます。
6. バーチャルカードの利用をエージェントのみに制限する方法 一時的に利用者を制限したい場合（テストやトラブル対応時など）に便利な設定です。 会社 

を選択し、

プログラム

1. メニューから 支払い方法 を選択します。 左側の 支払い
2. メニューから バーチャル決済方法 セクションを探します。 制限したいバーチャル決済方法（ホテル用・レンタカー用いずれか）を含む行を見つけます。 右側のメニューから
3. 支払い方法を編集 を選択します。 「支払い方法の更新」ダイアログが表示されます。
4. ホテル・レンタカー両方でバーチャルカードを有効化している場合は、以下の手順で設定してください。
5. カード詳細の横にある鉛筆アイコンをクリックします。 「このカードを必須にする」チェックボックスがオフになっていることを確認します。 カード利用手順の横にある鉛筆アイコンをクリックします。 ユーザーロール欄を エージェントのみ 
6. に設定します。 旅行者タイプ欄を 個人ゲスト
   1. に設定します。 更新をクリックします。
   2. これらの設定により、設定を削除せずに利用者を制限できます。 ホテルのみバーチャルカードを有効化している場合は、以下の手順で設定してください。 商品タイプの横にある鉛筆アイコンをクリックします。
   3. 「必須」トグルが無効になっていることを確認します。 ユーザー種別指定の横にある鉛筆アイコンをクリックします。エージェントのみ
   4. を選択します。 更新 をクリックします。 その後、Spotnanaアカウントマネージャーに連絡し、個人ゲスト限定で利用できるよう制限してください。これらの設定により、設定を削除せずに利用者を制限できます。
   5. レポート・ご請求について ご利用の銀行から、バーチャルカード決済に紐づく 旅行費用の明細が定期的に届きます。旅行者が提出した領収書と合わせて、 バーチャルカード利用分の精算が可能です。Spotnanaオンライン予約ツールのホテル取引レポート
   6. または レンタカー取引レポート（ 
   7. 分析
7. > 会社レポート ）からも精算作業をサポートできます。さらに詳細なレポートが必要な場合は、Spotnana担当者までご連絡いただき、Conferma Snapの利用申請を行ってください（ログイン情報をご案内します）。 bookings, follow these steps: 
   1. Click the edit (pencil) icon next to Product types.
   2. Ensure the Required toggle is disabled.
   3. Click the edit (pencil) icon next to Specify the types of users.
   4. Select Agents only from the menu.
   5. Click Update.
   6. Then contact your Spotnana account manager to limit use of this virtual payment method to personal guests.
   7. These settings will limit who the card can be used by without having to delete the configuration.

Reporting and Billing

You will receive regular statements from your bank that contain the travel spend associated your travelers' use of virtual cards as a payment method. You can use these statements (and the receipts your travelers collect and submit) to reconcile your virtual card spend. You can use the Hotel Transactions or Car Transactions reports (located under Analytics > Company reports) in the Spotnana Online Booking Tool to assist with reconciliation of your spend. If you require additional reporting to assist with reconciliation, contact a Spotnana agent to request access to Conferma Snap (they will provide you with login credentials).