יצירת תבנית (לאירועים ונסיעות)

באמצעות תבניות נסיעה, מנהלי החברה יכולים להכין תבניות מראש שישמשו משתמשים אחרים (כמו מתאמי נסיעות וכדומה) בעת יצירת אירועים ונסיעות. התבניות מאפשרות למנהלים להגדיר ערכים מסוימים מראש, כך שכל אירוע או נסיעה שייבנו על פיהן יקבלו את ההגדרות הללו אוטומטית. כך נשמרת אחידות ועמידה במדיניות, נחסך זמן, ועדיין נשמרת גמישות עבור מי שיוצר את הנסיעה או האירוע. 

תוכן העניינים

• יצירת תבנית (לאירועים ונסיעות)
  • יצירת תבנית
  • עריכת תבנית
  • נושאים קשורים

יצירת תבנית

1. בחרו חברה מתוך תפריט . עמוד הגדרות החברה יוצג. בחרו

2. תבניות נסיעה (מתוך הגדרות בתפריט הניווט השמאלי. עמוד תבניות נסיעה יוצג. לחצו על

3. צור חדש . עמודתבנית חדשה יוצג. בחרו

4. הזמנה או ללא הזמנה . אפשרות זו קובעת אם באירועים ובנסיעות שייבנו על בסיס התבנית הזו ניתן יהיה לשלוח הזמנות למשתתפים, ואם ההזמנות יתבצעו על ידי הנוסעים עצמם או על ידי מתאמים. לאחר שבחרתם אפשרות זו, לא ניתן לשנותה עבור התבנית.תבנית מסוג "הזמנה" 

   • מאפשרת לשלוח הזמנה בדוא"ל לעובדים ולאורחים. ההזמנה כוללת קישור שמאפשר להם לבצע את ההזמנה בעצמם. תבנית מסוג "ללא הזמנה" 

   • לא מאפשרת שליחת הזמנה בדוא"ל. העובדים עדיין יכולים להזמין לעצמם נסיעה (דרך עמוד נסיעות ) או שמתאם יוכל לבצע זאת עבורם. נסיעות לאורחים ניתנות להזמנה רק על ידי מתאם. הכניסו שם לתבנית בשדה

5. שם התבנית . מומלץ לבחור שם שיתאר בבירור לאיזה סוג אירוע או נסיעה התבנית מיועדת (למשל: נסיעת קליטה לעובד חדש, נסיעת מועמד לראיון, נסיעת מרצה אורח, רילוקיישן לעובד). בשדה 

6. מיקום ניתן להגדיר מראש את המיקום לכל האירועים/הנסיעות שייבנו על בסיס תבנית זו. כאשר התבנית מוגדרת למיקום מסוים, תוכלו להגדיר מראש שדות כמו שדות תעופה, מלונות וכדומה.

   • בשדה

7. סוג נוסע עיקרי ציינו אילו סוגי נוסעים ניתן להוסיף לאירועים/נסיעות שייבנו מהתבנית (למשל: עובד, אורח). בשדה

8. מדיניות בחרו איזו מדיניות נסיעות תחול על הנוסעים בעת ביצוע ההזמנה עבור אירועים/נסיעות שייבנו מהתבנית. ניתן לבחור ברירת המחדל של הנוסע או מדיניות מסוימת. אם תבחרו 

   • ברירת המחדל של הנוסע , המערכת תיישם אוטומטית את המדיניות המוגדרת בפרופיל של כל נוסע.אם תבחרו מדיניות מסוימת, תוכלו להגדיר בשדה

   • החלת מדיניות הנוסע אם היא פחות מגבילה (למשל: מותר, לא מותר) כדי שהמערכת תדע איזו מדיניות להחיל. בשדות שבקטע 

9. סוגי הזמנות מותרים הגדירו אילו סוגי הזמנות יהיו מותרים כברירת מחדל עבור אירועים/נסיעות שייבנו מהתבנית. בנוסף, תוכלו להגדיר את אמצעי התשלום לכל סוג הזמנה. עבור

   • טיסה - ניתן לאפשר הזמנת טיסות כברירת מחדל באמצעות הפעלת המתג. אפשר להגדיר סוגי טיסות (למשל: הלוך בלבד, הלוך ושוב), שדות תעופה (למשל: JFK, LAX, LHR) והאם מותר לצרף בני לוויה (למשל: בני משפחה). סמנו בתיבות הסימון את סוגי הטיסות המותרים ו שדות התעופה המותרים . השתמשו בכפתורים+ ו - כדי לקבוע את מספר בני הלוויה המותרים . להגדרת אמצעי התשלום לטיסות, לחצו על אייקון העיפרון תחתאמצעי תשלום (ברירת המחדל היא אמצעי התשלום של הנוסע ), בחרו אפשרות ולחצו עלאישור . האפשרויות הן:אמצעי תשלום ברירת מחדל

     • - כל אמצעי התשלום שבפרופיל הנוסע. כרטיס בפרופיל הנוסע

     • - כל אמצעי התשלום בפרופיל הנוסע למעט כרטיסים מרכזיים. כרטיס מרכזי

     • - כרטיס מרכזי מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס מרכזי אחד או יותר ואז לחצו על אישור .כרטיס תבנית 

     • - כל כרטיס שהוספתם לתבנית זו. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס תבנית אחד או יותר ואז לחצו על אישור .הערה: 

       • אפשרות זו לא תוצג אם לא הוספתם עדיין כרטיסים לתבנית. להוספת כרטיס, לחצו על הוסף כרטיס חדש .הוסף כרטיס חדש

     • - מאפשר להוסיף כרטיס חדש דרך חלון הוספת כרטיס אשראי . לאחר שהוספתם כרטיס חדש, תוכלו לבחור כרטיס תבנית כאופציה. עבור 

   • מלון - ניתן לאפשר הזמנת מלונות כברירת מחדל באמצעות הפעלת המתג. ניתן להגדיר אילו מלונות מותרים. להוספת מלון, לחצו על + הוסף . השתמשו באפשרות החיפוש כדי למצוא את המלון הרצוי וסמנו בתיבות הסימון. להגדרת אמצעי התשלום למלונות, לחצו על אייקון העיפרון תחתאמצעי תשלום (ברירת המחדל היא אמצעי התשלום של הנוסע ), בחרו אפשרות ולחצו עלאישור . האפשרויות הן:אמצעי תשלום ברירת מחדל

     • - כל אמצעי התשלום שבפרופיל הנוסע. כרטיס בפרופיל הנוסע

     • - כל אמצעי התשלום בפרופיל הנוסע למעט כרטיסים מרכזיים. כרטיס וירטואלי

     • - כרטיס וירטואלי מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס וירטואלי אחד או יותר ואז לחצו על אישור .כרטיס מרכזי

     • - כרטיס מרכזי מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס מרכזי אחד או יותר ואז לחצו על אישור .כרטיס תבנית 

     • - כל כרטיס שהוספתם לתבנית זו. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס תבנית אחד או יותר ואז לחצו על אישור .הערה: 

       • אפשרות זו לא תוצג אם לא הוספתם עדיין כרטיסים לתבנית. להוספת כרטיס, לחצו על הוסף כרטיס חדש .הוסף כרטיס חדש

     • - מאפשר להוסיף כרטיס חדש דרך חלון הוספת כרטיס אשראי . לאחר שהוספתם כרטיס חדש, תוכלו לבחור כרטיס תבנית כאופציה. עבור 

   • רכבת - ניתן לאפשר הזמנת רכבות כברירת מחדל באמצעות הפעלת המתג. להגדרת אמצעי התשלום לרכבות, לחצו על אייקון העיפרון תחת אמצעי תשלום (ברירת המחדל היא אמצעי התשלום של הנוסע ), בחרו אפשרות ולחצו עלאישור . האפשרויות הן:אמצעי תשלום ברירת מחדל

     • - כל אמצעי התשלום שבפרופיל הנוסע. כרטיס בפרופיל הנוסע

     • - כל אמצעי התשלום בפרופיל הנוסע למעט כרטיסים מרכזיים. כרטיס מרכזי

     • - כרטיס מרכזי מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס מרכזי אחד או יותר ואז לחצו על אישור .כרטיס תבנית 

     • - כל כרטיס שהוספתם לתבנית זו. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס תבנית אחד או יותר ואז לחצו על אישור .הערה: 

       • אפשרות זו לא תוצג אם לא הוספתם עדיין כרטיסים לתבנית. להוספת כרטיס, לחצו על הוסף כרטיס חדש .הוסף כרטיס חדש

     • - מאפשר להוסיף כרטיס חדש דרך חלון הוספת כרטיס אשראי . לאחר שהוספתם כרטיס חדש, תוכלו לבחור כרטיס תבנית כאופציה. עבור 

   • רכב - ניתן לאפשר הזמנת רכבים שכורים כברירת מחדל באמצעות הפעלת המתג. להגדרת אמצעי התשלום לרכב שכור, לחצו על אייקון העיפרון תחת אמצעי תשלום (ברירת המחדל היא אמצעי התשלום של הנוסע ), בחרו אפשרות ולחצו עלאישור . האפשרויות הן:אמצעי תשלום ברירת מחדל

     • - כל אמצעי התשלום שבפרופיל הנוסע. כרטיס בפרופיל הנוסע

     • - כל אמצעי התשלום בפרופיל הנוסע למעט כרטיסים מרכזיים. כרטיס וירטואלי

     • - כרטיס וירטואלי מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס וירטואלי אחד או יותר ואז לחצו על אישור .חיוב ישיר

     • - חשבון חיוב ישיר מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו חשבון חיוב ישיר אחד או יותר ואז לחצו על אישור .כרטיס מרכזי  

     • - כרטיס מרכזי מסוים שתשייכו לסוג הזמנה זה בתבנית. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס מרכזי אחד או יותר ואז לחצו על אישור .כרטיס תבנית 

     • - כל כרטיס שהוספתם לתבנית זו. אם בחרתם באפשרות זו, לחצו על הבא ובחרו כרטיס תבנית אחד או יותר ואז לחצו על אישור .הערה: 

       • אפשרות זו לא תוצג אם לא הוספתם עדיין כרטיסים לתבנית. להוספת כרטיס, לחצו על הוסף כרטיס חדש .הוסף כרטיס חדש

     • - מאפשר להוסיף כרטיס חדש דרך חלון הוספת כרטיס אשראי . לאחר שהוספתם כרטיס חדש, תוכלו לבחור כרטיס תבנית כאופציה. אם ברצונכם להוסיף שדות מותאמים אישית לתבנית, לחצו על 

10. הוסף בקטע תגובות לשדות מותאמים אישית . תוכלו לבחור שדה מותאם אישית ולהגדיר האם התשובה תינתן על ידכם או על ידי המתאם (שמשתמש בתבנית ליצירת נסיעות/אירועים). התשובה שתוזן כאן תעבור אוטומטית לכל נסיעה/אירוע שייבנו מהתבנית. לאחר הלחיצה על הוסף , בחרו את השדה המותאם (למשל:סיבת הנסיעה ) שתרצו להוסיף מתוך תפריטשדה מותאם אישית . בשדה אופן מתן התשובה הגדירו האם למלא את התשובה כבר עכשיו או לאפשר למתאם למלא אותה מאוחר יותר. אם תבחרו להגדיר תשובה מראש כעת , תתבקשו להזין את התשובה.בשדות שבקטע 

11. עקיפת שדות פרופיל נוסע ניתן להגדיר ערכים חלופיים לשדות מסוימים מפרופיל הנוסע עבור תבנית זו, או לאפשר למתאם להזין ערך שונה (ברירת המחדל היא שימוש בערך מפרופיל הנוסע). השדות שניתן לעקוף הם ישות משפטית ,מרכז עלות , ומחלקה . לכל שדה ניתן לבחור אחת מהאפשרויות הבאות:לא לאפשר עקיפה

    • (ברירת מחדל) – המערכת תשתמש בערך מפרופיל הנוסע והשדה לא יוצג באירוע או בנסיעה שייבנו מהתבנית. המתאם יכול לעקוף

    • - מתאמים המשתמשים בתבנית יוכלו להזין ערך שונה לשדה, אך זה לא ישנה את הערך בפרופיל הנוסע ויחול רק על אירועים/נסיעות שייבנו מהתבנית. אם המתאם לא יערוך את השדה, יישמר הערך מפרופיל הנוסע. הגדרת ערך חלופי כעת

    • - תוכלו לבחור ערך מסוים לשדה בפרופיל הנוסע. הערך יוכל להיערך על ידי המתאם בעת יצירת אירועים/נסיעות מהתבנית, אך לא ישפיע על פרופיל הנוסע עצמו. בשדות שבקטע

12. הגדרות נוספות ניתן להגדיר סוגי אישורים, תזכורות ועדכונים בדוא"ל שיישלחו כברירת מחדל, ולמי הם יישלחו עבור אירועים/נסיעות שייבנו מהתבנית. בנוסף, ניתן להוסיף תיאור והערות ברירת מחדל למתאם עבור כל אירוע/נסיעה שייבנו מהתבנית. להוספת אנשי קשר נוספים, הפעילו את מתג  

    • אנשי קשר נוספים . ברירת המחדל היא שהנוסע יקבל תמיד את כל ההתראות הרלוונטיות לנסיעה. סמנו בתיבות הסימון תחת  

      • קבלת מיילים עבור כדי לבחור אילו אישורים ותזכורות יישלחו. להוספת משתמשים לרשימת עותק (CC), לחצו על

      • + הוסף . הזינו את כתובת הדוא"ל של המשתמש. להוספת כתובות נוספות, לחצו שוב על+ הוסף .להוספת משתמשים לרשימת עותק מוסתר (BCC), לחצו על

      • + הוסף . הזינו את כתובת הדוא"ל של המשתמש. להוספת כתובות נוספות, לחצו שוב על+ הוסף .להזנת תיאור ברירת מחדל לכל האירועים/הנסיעות שייבנו מהתבנית, הפעילו את המתג של

    • תיאור ברירת מחדל והזינו את ההודעה הרצויה. ניתן לעצב את הטקסט. המתאם יוכל לערוך את התיאור בעת יצירת אירועים/נסיעות מהתבנית. להזנת הערות למתאם לכל האירועים/הנסיעות שייבנו מהתבנית, הפעילו את המתג של

    • הערות למתאם והזינו את ההערות הרצויות. ניתן לעצב את הטקסט. מידע זה יוצג רק למתאם בעת יצירת אירועים/נסיעות מהתבנית. לאחר שסיימתם, לחצו על

13. שמירה . עמודתבניות נסיעה יוצג, והתבנית (וההגדרות שלה) יהיו זמינות למתאמים שלכם לשימוש ביצירת אירועים ונסיעות. עריכת תבנית 

כך תערכו תבנית קיימת:

בחרו

1. חברה מתוך תפריט . עמוד הגדרות החברה יוצג. בחרו תבניות נסיעה

2. (מתוך הגדרות בתפריט הניווט השמאלי. עמוד תבניות נסיעה יוצג. אתרו את התבנית הרצויה ולחצו על שמה בשורה. ניתן גם לחפש לפי שם התבנית. היעזרו בשלבים שבסעיף

3. יצירת תבנית 

4. (בעמוד זה) לקבלת הסבר כיצד להגדיר ערכים מסוימים. לא ניתן לשנות תבנית מסוג "הזמנה" ל"ללא הזמנה" (או להפך). לחצו על שמירה 

בסיום. עמוד תבניות נסיעה יוצג. כל אירוע/נסיעה חדש שייבנה מהתבנית יעבוד על פי ההגדרות החדשות. אירועים/נסיעות קיימים שיצרתם בעבר על בסיס התבנית לא יושפעו מהשינויים. נושאים קשורים יצירה, פרסום וניהול אירוע (גרסה עדכנית) 

יצירת נסיעות מתבנית

• Create, publish, and manage an event (latest version)
• Create trips from a template