Notas de la versión – Agosto 2024

A continuación, encontrará las mejoras más recientes en la plataforma Travel-as-a-Service de Spotnana. Las novedades están organizadas por categoría funcional (Contenido, Autoservicio, etc.).

Contenido

Trenes: Nuevo contenido ferroviario europeo

Ahora Spotnana incluye contenido de Iryo, el segundo operador ferroviario más grande de España, disponible en la plataforma. Esto se suma al contenido de Renfe (la compañía nacional de ferrocarriles de España) que ya estaba disponible. Los viajeros pueden reservar billetes en clase estándar o preferente, y también tienen la opción de cancelar su reserva. 

Experiencia de viaje

Aéreo: Pago dividido para servicios adicionales

La nueva función de pago dividido de Spotnana permite repartir el costo de una reserva y de servicios adicionales entre dos métodos de pago diferentes. Así, los viajeros pueden pagar extras como mejoras de asiento, equipaje adicional o el EarlyBird Check-In de Southwest con su propia tarjeta, mientras que el billete principal se abona con el método de pago de la empresa. Por ejemplo, un viajero puede reservar un vuelo con el método de pago corporativo y luego usar su tarjeta personal para pagar una mejora de asiento. 

Primero, los administradores de la empresa deben definir qué servicios adicionales pueden pagarse con los métodos de pago de la compañía. Para ello, deben seguir estos pasos: 

1. Seleccione Políticas en el menú Programa (se mostrará la página de Política predeterminada ). 

2. Seleccione la Política predeterminada bajo Empleado o No empleado (en el menú de la izquierda).

3. Expanda la sección de Vuelo y desplácese hasta la sección de Complementos . 

4. Luego, utilice el menú para seleccionar los complementos permitidos. 

Si algún servicio adicional no está incluido en la política, el sistema solicitará al viajero que seleccione un método de pago personal al añadirlo a su reserva. Para más información, consulte Pague servicios adicionales con su tarjeta personal (Aéreo) y Ver detalles de pago dividido en el itinerario (Aéreo).

Aéreo: Mejoras en la selección de asientos

Hemos realizado las siguientes mejoras para que la selección de asientos sea más clara para los viajeros:

• Selección de asientos antes de emitir el billete: Si una aerolínea no permite elegir asiento antes de la emisión, ahora se mostrará un aviso explicando que la selección solo estará disponible una vez emitido el billete. Tras la emisión, los viajeros podrán reservar asientos desde su página de Viajes .

• Tarifas Basic Economy/Saver: Algunas tarifas (como Basic Economy o Saver) no permiten seleccionar asiento. Ahora la plataforma indica claramente cuándo esta restricción se debe al tipo de tarifa.

Referencia de ID de reserva en todas las reservas

Para ofrecer mayor claridad y coherencia en la plataforma, los viajeros verán ahora el ID de reserva destacado en todos los correos, viajes y facturas de Spotnana. Contar con el ID de reserva facilita cualquier comunicación con agentes o proveedores de viaje. Esto se suma al ID de viaje que ya se muestra a nivel de cada viaje. 

Gestión de viajes

Viajes en grupo: Reserva aérea para varios pasajeros (un PNR por pasajero)

Ahora los administradores y organizadores pueden reservar vuelos para varios viajeros a la vez, sin necesidad de hacer una reserva individual para cada uno. Se pueden reservar vuelos para hasta seis personas simultáneamente. Algunos detalles adicionales sobre estas reservas:

• Todos los viajeros del grupo deben ser empleados con perfil en Spotnana (no invitados externos). 

• El viajero principal de la reserva determina qué políticas de viaje y métodos de pago estarán disponibles. Los requisitos de aprobación también dependen de las políticas de este viajero principal. 

• Al buscar vuelos, los precios se mostrarán por pasajero. Al seleccionar y expandir una opción, se verá el costo total para todos los viajeros.

• Una vez realizada la reserva, cada viajero del grupo tendrá su viaje añadido en la página de Viajes . Cada uno podrá gestionarse de forma independiente.

• El administrador u organizador que realizó la reserva grupal verá el viaje de grupo en su página de Viajes en grupo . Ese viaje incluirá todas las reservas de los viajeros asociados. 

• Cada pasajero tendrá un PNR único que permitirá gestionar cualquier cambio en su reserva.

Para más información, consulte Reservas aéreas para varios viajeros. 

Configuración del coste de carbono

Los administradores ahora pueden definir un coste fijo para las emisiones generadas por los viajes. Para configurarlo, seleccione Empresa en el menú Programa . Se mostrará la página de General . Busque la sección Información de la empresa donde podrá ingresar el valor de Coste de carbono. Este valor determina cómo se calcula el coste de las emisiones generadas por las reservas de viaje. El importe calculado se muestra a los viajeros al momento de finalizar la compra.

Nuevo sistema de aprobación por correo electrónico

Para reducir la cantidad de correos que reciben viajeros y aprobadores desde Spotnana, hemos mejorado los criterios que determinan cuándo y a quién se envían estos mensajes. Además, se han añadido nuevas plantillas de correo con textos adaptados a cada situación. Como resultado, se han reducido los correos de aprobación a:

• Un máximo de 1 correo para aprobaciones pasivas

• Un máximo de 2 correos para aprobaciones flexibles

• Un máximo de 3 correos para aprobaciones estrictas

Adicionalmente, los correos enviados a los aprobadores mostrarán ahora el nombre preferido del viajero, en lugar del nombre oficial que figura en su pasaporte.

Mejoras en los mensajes del sitio

Los mensajes del sitio permiten a los administradores comunicar avisos de forma eficiente a los empleados desde la herramienta de reservas online de Spotnana, la app móvil y por correo electrónico. Las mejoras incluidas son:

• Al introducir el Texto del mensaje, ahora puede elegir el color de fuente y el color de fondo. 

• Si añade un enlace (por ejemplo, para que los viajeros obtengan más información), ese enlace se abrirá en una nueva pestaña al hacer clic.  

Para más detalles sobre los mensajes del sitio, consulte Configurar mensajes del sitio.

Configuración autoservicio de SFTP y notificaciones por correo electrónico

Permitimos a los clientes cargar sus datos de RRHH en la plataforma mediante diferentes métodos. Uno de ellos es el Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos (SFTP), muy utilizado para enviar datos desde un sistema de RRHH. Este método permite a los clientes configurar y programar la actualización de sus datos de RRHH en nuestra plataforma. Con esta versión, los clientes pueden configurar la integración SFTP por sí mismos (sin necesidad de contactar a Spotnana). Además, quienes ya usan SFTP pueden recibir notificaciones por correo cuando las cargas se completen correctamente o presenten errores.

Para configurar la integración SFTP, seleccione Empresa en el menú Programa . Luego, seleccione Integraciones en la sección Configuración del menú lateral. Se mostrará la página de Integraciones . Para configurar SFTP, haga clic en Gestionar. Para más información, consulte Instrucciones de configuración de SFTP.

El autoservicio SFTP no está disponible para clientes que usen cifrado PGP o varias claves SSH. 

Filtros de informes y mejoras de accesibilidad

La función de Analítica de Spotnana permite a los administradores revisar métricas relevantes, aplicar filtros avanzados, ordenar y descargar datos para análisis. Hemos realizado las siguientes mejoras en la página de Informes de empresa (en el menú de Analítica ) para facilitar el filtrado y la accesibilidad:

• Filtros de rango de fechas predefinidos: Ahora puede elegir rangos de fechas estándar al aplicar filtros a los informes. Por ejemplo, si desea ver los últimos 6 meses, simplemente seleccione Últimos 6 meses en el menú. 

• Selección múltiple: Según la configuración y los permisos de su organización, ahora puede ver datos agregados de varias entidades (empresas o razones sociales) en un solo informe. 

• Accesibilidad: Para asegurar que la página de Informes de empresa sea accesible en distintos navegadores y dispositivos, se han ajustado el diseño y tamaño de los filtros principales. Además, la barra lateral ahora se adapta al tamaño de la pantalla. 

Para más detalles sobre analítica e informes disponibles, consulte Informes analíticos.

Eventos

Mejoras en Spotnana Events

Spotnana Events facilita la gestión de viajes para grupos que asisten a un mismo destino, permitiendo a empleados e invitados reservar y gestionar sus desplazamientos para reuniones y eventos. 

Se han implementado las siguientes mejoras en la gestión de viajes para eventos:

• Carga masiva de invitados - Para simplificar la invitación de varios asistentes, ahora es posible cargar una lista de correos electrónicos mediante un archivo CSV. Para los invitados (no empleados), se requerirán también nombre y apellidos además del correo.

• Nueva lista de viajeros invitados - La lista de invitados ahora muestra el estado de la invitación, el estado de la reserva y las fechas de viaje. El organizador puede elegir cuántos asistentes se muestran por página (10/25/50). Además, al pasar el cursor sobre el estado de la invitación, se puede ver la hora exacta en que se envió.

• Restricción para eliminar viajeros con reserva - Si un asistente ya ha reservado su viaje para el evento, el organizador no podrá eliminarlo hasta que se cancelen todas sus reservas asociadas. El sistema mostrará un mensaje explicando que primero debe cancelarse la reserva antes de eliminar al asistente.

• Nuevos filtros en la página de Eventos - Ahora puede buscar eventos por nombre en la página de Eventos , y también filtrar por fecha o estado (borrador o publicado). 

Las siguientes mejoras de Eventos afectan a la experiencia del viajero:

• Parámetros de búsqueda recordados - El sistema recuerda los parámetros introducidos por el viajero al reservar para el evento, evitando así que tenga que volver a introducirlos al comparar fechas o aeropuertos.

• Fechas pre-rellenadas - Las fechas de viaje se completan automáticamente en función de otras reservas que el viajero ya haya hecho para ese evento. Así se asegura la coherencia de fechas entre diferentes tipos de reserva y se reduce la repetición de selecciones.

• Mejoras en la ventana de reserva - Las fechas del evento se muestran claramente en el calendario, facilitando la elección de las mejores fechas de viaje según las necesidades del viajero.

• Formato de correos de eventos - Las imágenes e iconos incluidos en los correos de invitación a eventos permanecerán visibles y no caducarán, garantizando un formato consistente incluso si el viajero revisa correos antiguos.

• Enlace por correo para invitados - Cuando un invitado recibe la invitación, el enlace incluido en el correo lo llevará directamente a la página para reservar su viaje para el evento (en vez de a la página principal de Spotnana).

Las siguientes mejoras de Eventos afectan a la experiencia del agente:

• Reservas manuales y PNR provisional - Ahora los viajes de evento admiten reservas manuales realizadas fuera de la herramienta online, utilizando PNR provisionales para cualquier tipo de reserva compatible con el evento.

• Viajes de evento buscables - Los agentes y administradores pueden buscar viajes de evento que aún no tengan PNR, facilitando la localización de viajes aunque no se haya completado la reserva.

Pagos

Identificación del titular del método de pago

Hemos realizado las siguientes mejoras para identificar si una tarjeta es personal, corporativa o centralizada:

• Al añadir un nuevo método de pago, se solicita especificar si la tarjeta es personal o de empresa.

• Todas las tarjetas añadidas por administradores para uso centralizado aparecerán marcadas como “central” por defecto. Esto incluye tarjetas de crédito centralizadas, tarjetas virtuales, tarjetas UATP y United Airlines PassPlus.  

• El indicador de titularidad de la tarjeta es visible en el perfil del viajero, al finalizar la compra y en la API de Viajes. 

Estos cambios solo aplican a las tarjetas añadidas a partir de ahora. Las tarjetas y métodos existentes no tendrán esta etiqueta ni podrán añadirla. 

Esta función no está habilitada por defecto para todos los clientes. Si desea activarla, contacte con su equipo de soporte.

Mejoras en la facturación directa para alquiler de autos

Se han realizado las siguientes mejoras en la configuración de la facturación directa para pagos de alquiler de autos:

• Ahora los administradores pueden configurar la facturación directa desde la sección de Pagos . Esto antes se hacía en la sección de Proveedor (en Programas de proveedor). 

• Los administradores pueden establecer restricciones sobre quién puede utilizar el método de pago según el rol (“Todos” o “Solo administradores y agentes”) y tipo de viajero (“Todos los viajeros”, “Empleado”, “Invitado de empresa”, “Invitado personal”). También pueden definir los países, entidades legales, departamentos o centros de coste autorizados.

• Los códigos de descuento corporativo pueden añadirse ahora a nivel de TMC, empresa o entidad legal (ya no están ligados directamente al número de facturación directa). Los números de facturación seguirán funcionando aunque no tengan código de descuento.

Para configurar la facturación directa, seleccione Empresa en el menú Programa . Luego, seleccione Métodos de pago en la sección Pagos del menú lateral. 

Esta función no está habilitada por defecto para todos los clientes. Si desea activarla, contacte con su equipo de soporte.

Pago virtual para alquiler de autos

Ahora los administradores pueden configurar métodos de pago virtuales para reservas de autos de alquiler. 

Al añadir un método de pago virtual, los administradores pueden:

• Establecer restricciones según:

  • Rol de usuario (“Todos” o “Solo administradores y agentes”)

  • Tipo de viajero (“Todos los viajeros”, “Empleado”, “Invitado de empresa”, “Invitado personal”) o 

  • Entidad legal.

• Hacer que la tarjeta virtual sea obligatoria para cualquier tipo de reserva (por ejemplo, autos o hoteles).

• Indicar con qué empresa(s) de alquiler de autos se puede utilizar la tarjeta. 

• Definir si el pago cubre únicamente el coste base, impuestos y tasas, o si también permite cubrir servicios adicionales adquiridos directamente con la empresa de alquiler.

Los administradores también pueden configurar códigos de descuento corporativo para cada empresa de alquiler a nivel de TMC, empresa o entidad legal. Además, dentro de cada empresa de alquiler, los códigos pueden configurarse específicamente para pagos virtuales (y otros métodos).

Además, al buscar un auto de alquiler, ahora hay un nuevo filtro: Mostrar solo pagos virtuales. Al usarlo, solo se mostrarán opciones de alquiler que acepten pago virtual. 

Si el viajero debe presentar el número de tarjeta a la empresa de alquiler al recoger el auto, este número aparecerá en la página de Viajes (en la confirmación) 24 horas antes de la recogida. 

Esta función no está habilitada por defecto para todos los clientes. Si desea activarla, contacte con su equipo de soporte.

Infraestructura TMC

Configuración de PCC de proveedores

Un pseudo city code (PCC) es un elemento fundamental en la infraestructura de cualquier TMC. Representa una “instancia” de acceso que permite a la TMC consultar contenido de proveedores en distintas regiones, monedas y puntos de venta. Para agilizar la configuración de PCC, ahora los administradores TMC pueden añadir un nuevo PCC directamente en la plataforma de Spotnana. Una vez creado el PCC, con credenciales y acceso proporcionados por el proveedor, se puede añadir en la plataforma. Así, el administrador TMC puede incorporar credenciales de Sabre, NDC, Farelogix NDC, Travelfusion y Trainline mediante un formulario adaptado a los requisitos de cada proveedor. 

Este formulario solo está disponible para administradores TMC. Para acceder, seleccione Configuración TMC en el menú Programa . Luego, seleccione Proveedores en el menú lateral. La página de Proveedores se mostrará. Para añadir un nuevo PCC, seleccione el proveedor deseado en el menú desplegable y haga clic en Añadir. 

La tabla de Proveedores en la página ahora incluye los siguientes campos:

• Código PCC: El código PCC de 4 letras

• Etiqueta: Cualquier etiqueta personalizada que el administrador TMC desee añadir

• Número IATA: El número IATA registrado de la agencia propietaria del PCC

• Moneda: La moneda en la que está denominado el PCC

• País: El país donde está registrado el PCC

• Nombre de la agencia: El nombre de la agencia propietaria

• Aplicable para: Indicador de los modos de viaje que soporta el PCC

Experiencia del agente

Trenes: Finalizar

Cuando una reserva se realiza fuera de la herramienta de reservas online de Spotnana, ya sea mediante formulario manual o PNR provisional, el agente puede hacer clic en el botón Finalizar . Al hacerlo, se realizará una evaluación de políticas de la reserva. También se solicitará al agente que complete los campos personalizados y/o los motivos fuera de política que correspondan. Además, el viajero recibirá un correo de confirmación. La función del botón Finalizar ya estaba disponible para reservas de avión, hotel y autos, y ahora también está habilitada para reservas manuales de tren.