Διαμόρφωση απευθείας διασύνδεσης με το Outlook για κρατήσεις ταξιδιών

Η πλατφόρμα Spotnana σάς δίνει τη δυνατότητα να ρυθμίσετε το σύστημα ώστε να προσθέτει αυτόματα υπενθυμίσεις στο ημερολόγιο Outlook για κάθε κράτηση που πραγματοποιείτε. Έτσι, οι ταξιδιώτες σας μπορούν να βλέπουν εύκολα τα επερχόμενα, τρέχοντα και προηγούμενα ταξίδια τους απευθείας στο Outlook, χωρίς να χρειάζεται να εισάγουν χειροκίνητα αρχείο ICS (ημερολογίου). 

Αν δεν ενεργοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα, το Spotnana θα συνεχίσει να επισυνάπτει αρχεία ICS σε όλα τα email με τα δρομολόγια. Οι ταξιδιώτες μπορούν να εισάγουν αυτά τα αρχεία .ics για να συγχρονίσουν τις σχετικές κρατήσεις στο ημερολόγιό τους. Ωστόσο, κάθε αλλαγή στις κρατήσεις θα δημιουργεί νέο αρχείο ICS, το οποίο θα πρέπει να εισάγεται ξανά.

Ενεργοποίηση αυτόματου συγχρονισμού με το Ημερολόγιο Outlook

Για να ενεργοποιήσετε τον αυτόματο συγχρονισμό των κρατήσεων Spotnana με το Outlook για όλους τους ταξιδιώτες του οργανισμού σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Ζητήστε από τον διαχειριστή Microsoft Entra (στο τμήμα πληροφορικής σας) να εγκρίνει την εφαρμογή Spotnana Outlook Integration . Για να το κάνει αυτό, θα χρειαστεί να του στείλετε τον σύνδεσμο για τη διασύνδεση ημερολογίου Outlook . Για να το κάνετε: 

   • Συνδεθείτε στο Online Booking Tool (OBT).  

   • Επιλέξτε Εταιρεία από το μενού Πρόγραμμα . 

   • Στη συνέχεια, επιλέξτε Ενσωματώσεις από το μενού Ρυθμίσεις στα αριστερά. Η σελίδα Ενσωματώσεις θα εμφανιστεί. 

   • Επιλέξτε την καρτέλα Ημερολόγιο . 

   • Πατήστε Διαχείριση στη σειρά της διασύνδεσης ημερολογίου Outlook . Θα ανοίξει το παράθυρο διασύνδεσης ημερολογίου Outlook . 

   • Αντιγράψτε το URL που εμφανίζεται στο πεδίο Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω σύνδεσμο για να εγκρίνετε την πρόσβαση (όπως φαίνεται παρακάτω) και στείλτε το στον διαχειριστή Microsoft Entra. 
     
     Σημείωση: Αυτός ο σύνδεσμος επιτρέπει στον διαχειριστή Microsoft Entra να εγκρίνει την εφαρμογή Spotnana Outlook Integration . Βεβαιωθείτε ότι θα του ζητήσετε να επιλέξει την επιλογή Συναίνεση εκ μέρους του οργανισμού σας . 

2. Στη συνέχεια, ο διαχειριστής Microsoft Entra χρησιμοποιεί τον σύνδεσμο που του στείλατε για να εγκρίνει την εφαρμογή Spotnana Outlook Integration . Θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι έχει επιλέξει την επιλογή Συναίνεση εκ μέρους του οργανισμού σας και να πατήσει Αποδοχή. 

3. Αφού ο διαχειριστής Microsoft Entra επιβεβαιώσει ότι έχει ολοκληρωθεί αυτό το βήμα, θα χρειαστεί να: 

   • Μεταβείτε στην ίδια σελίδα του OBT που χρησιμοποιήσατε στο πρώτο βήμα.

   • Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διασύνδεσης ημερολογίου Outlook , επιλέξτε Σύνδεση ημερολογίου Outlook. 
     
     Με αυτόν τον τρόπο επιβεβαιώνετε ότι η εφαρμογή Spotnana Outlook Integration έχει εγκριθεί από τον διαχειριστή Microsoft Entra και συνδέεται το σύστημα Spotnana με το προσωπικό σας ημερολόγιο Outlook. 

4. Στη συνέχεια, από το ίδιο παράθυρο διασύνδεσης ημερολογίου Outlook , ενεργοποιήστε την επιλογή Συγχρονισμός ημερολογίου .
   
   Με αυτόν τον τρόπο ενεργοποιείται ο συγχρονισμός ημερολογίου για όλους τους ταξιδιώτες του οργανισμού σας. 

5. Όταν ολοκληρωθούν όλα τα παραπάνω βήματα, η επιλογή Σύνδεση ημερολογίου Outlook θα εμφανίζεται στην αρχική σελίδα του Spotnana για όλους τους ταξιδιώτες της εταιρείας σας. Παρακαλούμε ενημερώστε τους ταξιδιώτες σας να ενεργοποιήσουν αυτή την επιλογή. 
   
   Με αυτόν τον τρόπο, κάθε χρήστης θα συνδέεται αυτόματα στον λογαριασμό του στο Microsoft Outlook και θα δημιουργείται ένας μοναδικός κωδικός (token) που επιτρέπει τις ενημερώσεις του ημερολογίου. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η διαδικασία για όλους τους χρήστες, η ρύθμιση έχει ολοκληρωθεί.
   Σημείωση: Αν κάποιος ταξιδιώτης κλείσει κατά λάθος αυτό το μήνυμα, μπορεί να ενεργοποιήσει τη λειτουργία αργότερα, πηγαίνοντας στη σελίδα Προφίλ του OBT Προφίλ (επιλογήΤο προφίλ μου στο μενού κάτω από το εικονίδιο με το όνομά του) και επιλέγοντας Οι συνδεδεμένες εφαρμογές σας από το μενού στα αριστερά. Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιλέξει Σύνδεση ημερολογίου Outlook από το πλακίδιο Outlook . 

Αν κάποιος ταξιδιώτης δεν συνδεθεί στο OBT για 90 ημέρες, το διακριτικό (token) του ημερολογίου Microsoft Outlook θα λήξει. Αυτή είναι ρύθμιση ασφαλείας της Microsoft και δεν μπορεί να τροποποιηθεί από το Spotnana. Σε αυτή την περίπτωση, ο ταξιδιώτης μπορεί να επανενεργοποιήσει το διακριτικό πατώντας Σύνδεση ημερολογίου Outlook στην αρχική σελίδα του OBT. Αν δεν ανανεώσει το διακριτικό του Microsoft Outlook μετά τη λήξη του, το Spotnana θα επιστρέψει στην αποστολή αρχείων ICS στα email με τα δρομολόγια των κρατήσεων.