SFTP – Anleitung für HR-Feeds

INHALTSVERZEICHNIS

• SFTP – Anleitung für HR-Feeds
  • Überblick
  • Architektur und Ablauf
  • Anleitung
    • Verarbeitungslogik für HR-Feed-Dateien
    • Dateiformat und Namenskonventionen
    • Häufigkeit und Zeitplanung
  • HR-Dateiformat

Überblick

Allgemeine Hinweise und Informationen zu SFTP finden Sie unter SFTP – Einrichtungsanleitung.

Bevor Ihre Spotnana-Nutzer (Reisende, Buchende, Genehmigende usw.) Reisen buchen können, benötigen sie ein Profil im Spotnana Online Booking Tool (OBT). Damit neue Mitarbeitende Zugriff erhalten und ausgeschiedene keinen Zugriff mehr haben, müssen diese Profile stets aktuell gehalten werden (durch Anlegen, Aktualisieren und Löschen von Datensätzen). Spotnana nutzt außerdem HR-Daten wie Berichtslinien und rechtliche Einheiten, um Richtlinien, Genehmigungen und weitere Reise- und Zahlungseinstellungen zu steuern.

Damit wir stets über die aktuellen Informationen verfügen, laden Sie Ihren HR-Feed als CSV-Datei auf den Spotnana-Server hoch. Sie können selbst festlegen, wie häufig Sie die Datei hochladen möchten. Sobald die Datei bei Spotnana eingeht, wird sie automatisch verarbeitet. 

Hinweis: Spotnana bietet auch direkte Anbindungen an gängige HR-Systeme wie Bamboo HR, ADP Workforce Now und Workday an. 

Architektur und Ablauf

Die folgende Grafik zeigt ein Beispiel, wie mehrere Kunden ihre HR-Daten per SFTP an Spotnana übertragen. 

Anleitung

In diesem Abschnitt finden Sie hilfreiche Informationen, damit Ihre Datei-Uploads erfolgreich sind.

Verarbeitungslogik für HR-Feed-Dateien

Das wichtigste Feld zur Identifizierung eines Nutzers ist die Mitarbeiter-ID. 

Hinweis: In bestimmten Fällen kann Spotnana auch die Geschäftliche E-Mail-Adresse als Mitarbeiterkennung verwenden. Dabei gibt es jedoch Einschränkungen. Ändert sich z. B. die geschäftliche E-Mail-Adresse (etwa durch Namens- oder Domainwechsel), wird das ursprüngliche Konto deaktiviert und für diese Person ein neues Konto angelegt. 

Die Verarbeitung Ihrer CSV-Datei erfolgt nach folgendem Prinzip:

• Wenn in der ACTION Spalte für einen Nutzer die Aktion CREATE gewählt ist und weder die Mitarbeiter-ID noch die Geschäftliche E-Mail-Adresse in der Spotnana-Datenbank vorhanden sind, wird für diesen Nutzer ein neues Profil in Spotnana angelegt.

• Wenn in der ACTION Spalte für einen Nutzer die Aktion UPDATE gewählt ist und entweder die Mitarbeiter-ID oder die Geschäftliche E-Mail-Adresse bereits in der Spotnana-Datenbank existiert, wird das entsprechende Nutzerprofil mit den neuen Angaben aus Ihrer Datei aktualisiert. 

  • Hinweis: Wenn ein Nutzer bei einer vorherigen Übertragung optionale Felder im Profil hatte, diese Felder aber bei einer späteren Aktualisierung fehlen, werden die entsprechenden Werte aus dem Profil entfernt.

• Wenn in der ACTION Spalte für einen Nutzer die Aktion DELETE gewählt ist und entweder die Mitarbeiter-ID oder die Geschäftliche E-Mail-Adresse bereits in der Spotnana-Datenbank existiert, wird das Nutzerprofil deaktiviert. Gibt es keinen passenden Eintrag in der Spotnana-Datenbank zur Mitarbeiter-ID oder Geschäftlichen E-Mail-Adresse, wird diese Zeile übersprungen und es erfolgt keine Aktion. 

Hinweis: Jedes angelegte Nutzerprofil muss einer rechtlichen Einheit zugeordnet sein. Diese rechtlichen Einheiten müssen bereits in Spotnana existieren, bevor Sie Nutzerprofile hochladen. Büros sind optional. Wenn Ihre Nutzer-CSV jedoch eine Bürozuordnung enthält, muss das entsprechende Büro bereits in Spotnana angelegt sein. 

Dateiformat und Namenskonventionen

Der Dateiname Ihrer .CSV-HR-Feed-Datei muss folgendem Muster entsprechen:

hr_feed.*.csv

Das * (Wildcard) steht dabei für beliebige Zeichen, die Sie ergänzen möchten. Wichtig ist, dass sowohl der Punkt nach „feed“ als auch der Punkt vor „csv“ enthalten sind. Die Groß- und Kleinschreibung spielt beim Dateinamen keine Rolle. Wir empfehlen, das Datum und die Uhrzeit im Dateinamen zu ergänzen (das erleichtert die spätere Fehlersuche). Beispiel:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Auch das Format der .CSV-Feed-Datei muss bestimmten Vorgaben entsprechen. Die Spaltennamen müssen exakt mit dem vorgegebenen Format übereinstimmen (siehe HR-Dateiformat unten). Weitere Details zum Dateiformat finden Sie in Anhang 1.

Bestimmte Datenvalidierungen sind verpflichtend einzuhalten (Details siehe HR-Dateiformat unten). 

Häufigkeit und Zeitplanung

Allgemeine Informationen zu Häufigkeit und Zeitplanung finden Sie im Abschnitt Häufigkeit und Zeitplanung der SFTP – Einrichtungsanleitung.

Wir empfehlen, mindestens einmal täglich eine Datei hochzuladen, um Spotnana über alle neuen, geänderten oder gelöschten Mitarbeitenden zu informieren. Wenn Sie dies umsetzen: 

• werden neue Mitarbeitende am Tag ihres Arbeitsbeginns automatisch mit einem Spotnana-Profil angelegt und können sofort Reisen buchen – vorausgesetzt, Sie nehmen den Namen des Mitarbeitenden am Starttag in Ihre Upload-Datei auf.

• ausscheidende Mitarbeitende verlieren am letzten Arbeitstag den Zugriff – vorausgesetzt, Sie entfernen den Namen des Mitarbeitenden am Austrittsdatum aus Ihrer Upload-Datei. 

HR-Dateiformat

Nutzen Sie die folgenden Informationen, um sicherzustellen, dass Ihre HR-Feed-Daten korrekt formatiert und vorbereitet sind.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihren öffentlichen SSH-Schlüssel an Spotnana übermittelt haben und für Sie ein SFTP-Verzeichnis eingerichtet wurde, bevor Ihre Dateien verarbeitet werden können.