SFTP – Pokyny pro zpracování HR dat

Vytvořil(a) Ashish Chaudhary, Změněno dne So, 4 Říjen v 10:04 ODPOLEDNE dle Ashish Chaudhary

SFTP – Pokyny pro HR dávky

OBSAH

SFTP – Pokyny pro HR dávky

Přehled

Obecné informace a doporučení k SFTP najdete v sekci SFTP – Pokyny k nastavení.

Uživatelé Spotnana (cestující, asistenti, schvalovatelé atd.) musí mít vytvořený profil v online rezervačním systému Spotnana (OBT), než budou moci začít rezervovat své cesty. Aby měli uživatelé správný přístup k systému (noví zaměstnanci získali přístup, odcházejícím byl odebrán), je potřeba udržovat profily aktuální (vytvářením, aktualizací a mazáním záznamů). Spotnana také využívá HR data, například organizační strukturu nebo právní subjekty, k nastavení různých pravidel, schvalování a dalších cestovních či platebních nastavení.

Abychom měli vždy správné informace, nahráváte svůj HR dávkový soubor ve formátu CSV na server Spotnana. Nahrávání si můžete naplánovat tak často, jak potřebujete. Jakmile soubor obdržíme, okamžitě jej zpracujeme.

Poznámka: Spotnana také nabízí přímé propojení s několika běžnými HR systémy (Bamboo HR, ADP Workforce Now a Workday).

Architektura a průběh zpracování

Tento diagram znázorňuje situaci, kdy několik klientů nahrává svá HR data do Spotnana prostřednictvím SFTP.

Pokyny

V této části najdete užitečné informace, které vám pomohou úspěšně nahrávat vaše soubory.

Logika zpracování HR dávkových souborů

Hlavním polem pro identifikaci uživatele je Employee ID.

Poznámka: V některých případech může Spotnana použít jako identifikátor zaměstnance pole Business Email . Toto řešení má však určitá omezení. Například pokud se Business Email uživatele změní (změna jména, domény při relokaci apod.), systém původní účet deaktivuje a vytvoří nový účet pro daného zaměstnance.

Vaše CSV soubory zpracováváme podle následující logiky:

Pokud je ve sloupci ACTION u uživatelského řádku uvedeno CREATE a zároveň pole Employee ID nebo Business Email neexistuje v databázi Spotnana, bude pro tohoto uživatele vytvořen nový profil.
Pokud je ve sloupci ACTION u uživatelského řádku uvedeno UPDATE a zároveň pole Employee ID nebo Business Email odpovídá existující hodnotě v databázi Spotnana, uživatelský profil bude aktualizován podle nových údajů z vašeho souboru.
- Poznámka: Pokud měl uživatel v profilu volitelná pole z předchozí dávky a v aktualizaci tato pole chybí, budou z profilu odstraněna.
Pokud je ve sloupci ACTION u uživatelského řádku uvedeno DELETE a zároveň pole Employee ID nebo Business Email odpovídá existující hodnotě v databázi Spotnana, uživatelský profil bude deaktivován. Pokud v databázi Spotnana žádný záznam s tímto Employee ID nebo Business Emailnenajdeme, řádek bude přeskočen a žádná akce se neprovede.

Poznámka: Každý vytvořený uživatelský profil musí být přiřazen k právnímu subjektu. Tyto právní subjekty musí být ve Spotnana již založeny před nahráním uživatelských profilů. Kanceláře jsou volitelné, ale pokud v CSV souboru uvádíte přiřazení ke kanceláři, musí být definice těchto kanceláří ve Spotnana již existovat.

Formát souboru a pravidla pojmenování

Název HR dávkového souboru ve formátu .CSV musí mít tento tvar:

hr_feed.*.csv

kde * (hvězdička) může být libovolná posloupnost znaků dle vašeho výběru. Je důležité, aby tečka za „feed“ i před „csv“ v názvu byla vždy uvedena. Na velikosti písmen v názvu nezáleží. Doporučujeme do názvu souboru přidat datum a čas (pro snadnější dohledání v budoucnu). Například:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Soubor HR dávky ve formátu .CSV musí být také ve specifickém formátu. Názvy sloupců musí přesně odpovídat definovanému formátu (viz Formát HR souboru následující část). Podrobnější informace o formátování souboru najdete v sekci Příloha 1.

Je potřeba dodržet i určité validace na úrovni dat (podrobnosti viz Formát HR souboru následující část).

Frekvence a plánování

Obecné informace o frekvenci a plánování najdete v sekci Frekvence a plánování v dokumentu SFTP – Pokyny k nastavení.

Doporučujeme nahrávat soubor alespoň jednou denně abyste měli jistotu, že Spotnana bude informována o všech nových, upravených nebo smazaných zaměstnancích. Pokud budete postupovat tímto způsobem:

noví uživatelé budou mít profil ve Spotnana vytvořený v den nástupu a budou moci ihned rezervovat cesty. To platí za předpokladu, že je do souboru přidáte v den jejich nástupu.
u odcházejících zaměstnanců bude přístup zrušen v den jejich odchodu. To platí za předpokladu, že je v den jejich odchodu ze souboru odstraníte.

Formát HR souboru

Tato část vám pomůže zajistit, že data ve vašem HR dávkovém souboru budou správně naformátována a připravena k nahrání.

Poznámka: Před zpracováním jakéhokoliv vašeho souboru musíte Spotnana zaslat svůj veřejný SSH klíč a my vám musíme nastavit složku pro SFTP.

Název sloupce	Povinné / Volitelné	Poznámky
Action	Povinné	Toto pole musí být v každém řádku nastaveno na „CREATE“, „UPDATE“ nebo „DELETE“. Určuje, jaká akce se má s danými údaji provést.
Employee ID	Volitelné	Přednostně se používá Employee ID. Pokud není uvedeno, použije se Business Email. Employee ID by mělo být unikátní pro každého uživatele a nemělo by být použito pro více než jeden profil.
First Name	Povinné
Middle Name	Volitelné
Family Name 1	Povinné
Family Name 2	Volitelné
Business Email	Povinné
Business Phone ISO Country Code	Podmíněné	Dvoudílný ISO kód země („US“ nebo „IN“).
Business Phone Country Code	Podmíněné	Číselný kód země. Nesmí obsahovat žádné speciální znaky (například „+“). Příklad hodnoty: „91“.
Business Phone Extension	Volitelné
Business Phone Number	Podmíněné	Toto pole není povinné. Pokud jej však vyplníte, je nutné uvést i ISO kód země a číselný kód země (viz výše). Pole může obsahovat pouze číslice a délka musí být 4–10 číslic. Nepoužívejte žádné speciální znaky (pomlčky apod.).
Office Name	Volitelné	Hodnota pole Office Name ve vašem HR dávkovém souboru musí přesně odpovídat názvu kanceláře v uživatelském rozhraní Spotnana Online Booking Tool (včetně speciálních znaků, teček, čárek i mezer). Například pokud je vaše kancelář ve Spotnana pojmenována „Paris, France (main office)“, musí být hodnota pole Office Nameve vašem HR dávkovém souboru zapsána přesně takto. V tomto případě by „Paris, France“ nebo „Paris (main office)“ vedlo k chybě. Poznámka: Všechny kanceláře musí být ve Spotnana Online Booking Tool založeny před tím, než je uvedete v HR dávkovém souboru. Podrobnosti najdete v sekci Nahrání záznamů o kancelářích.
Manager's Employee ID	Volitelné	Manager's Email Address je povinný. Pokud mají manažeři také Employee ID (pokud vaše společnost používá Employee ID), pak je nutné uvést jak Manager's Email Address tak Manager's Employee ID .
Manager's Email Address	Povinné	Manager's Email Address je povinný. Pokud mají manažeři také Employee ID (pokud vaše společnost používá Employee ID), pak je nutné uvést jak Manager's Email Address tak Manager's Employee ID .
Department	Volitelné
Position Title / Designation	Volitelné	Příklady hodnot: „VP“, „CEO“, „CFO“.
Cost Center	Volitelné
Legal Entity Name	Povinné	Hodnota pole Legal Entity Name ve vašem HR dávkovém souboru musí přesně odpovídat názvu právního subjektu v uživatelském rozhraní Spotnana Online Booking Tool (včetně speciálních znaků, teček, čárek i mezer). Například pokud je právní subjekt pojmenován „Spotnana Technology, LLC“ ve Spotnana Online Booking Tool, musí být hodnota pole Legal Entity Namezapsána přesně takto. V tomto případě by „Spotnana Technology LLC“ nebo „Spotnana Technology“ vedlo k chybě. Poznámka: Všechny právní subjekty musí být ve Spotnana Online Booking Tool založeny před tím, než je uvedete v HR dávkovém souboru. Podrobnosti najdete v sekci Nahrání záznamů o právních subjektech.
Grade	Volitelné
Country Code	Volitelné	Dvoudílný nebo třídílný ISO kód země („US“ nebo „USA“)
Worker Type	Volitelné	Příklady hodnot: „Employee“, „Contingent“, „Intern“, „Seasonal“
Accounting Code	Volitelné