SFTP - Upute za HR izvještaje

SADRŽAJ

• SFTP - Upute za HR izvještaje
  • Općenito
  • Arhitektura i tok podataka
  • Upute
    • Logika obrade HR izvještaja
    • Format datoteke i pravila imenovanja
    • Učestalost i raspored slanja
  • Format HR datoteke

Općenito

Za osnovne informacije i smjernice o SFTP-u, pogledajte SFTP - Upute za postavljanje.

Korisnici vaše Spotnana platforme (putnici, organizatori, odobravatelji i drugi) moraju imati kreirane profile u Spotnana Online Booking Tool (OBT) prije nego što mogu rezervisati putovanja. Da bi im se omogućio odgovarajući pristup sistemu (npr. novim zaposlenicima, ili ukidanje pristupa onima koji odlaze), važno je redovno ažurirati te profile (kroz kreiranje, izmjene i brisanje zapisa). Spotnana koristi i HR podatke, poput hijerarhije izvještavanja i pravnih lica, kako bi definisala razne politike, odobravanja i druge postavke za putovanja i plaćanja.

Kako bismo imali tačne podatke, potrebno je da svoj HR izvještaj postavite na Spotnana server u obliku CSV datoteke. Možete sami odrediti koliko često ćete vršiti upload. Spotnana će obraditi datoteku čim je zaprimimo. 

Napomena: Spotnana nudi i direktnu integraciju s nekoliko najčešćih HR sistema (Bamboo HR, ADP Workforce Now i Workday). 

Arhitektura i tok podataka

Na ovom dijagramu prikazan je primjer gdje više klijenata šalje svoje HR podatke Spotnani putem SFTP-a. 

Upute

U ovom dijelu nalaze se korisne informacije koje će vam pomoći da uspješno postavite svoje datoteke.

Logika obrade HR izvještaja

Glavno polje za identifikaciju korisnika je ID zaposlenika. 

Napomena: U određenim slučajevima, Spotnana može koristiti Poslovni email kao identifikator zaposlenika. Ipak, ovo ima određena ograničenja. Na primjer, ako dođe do promjene poslovnog emaila (promjena imena, promjena domene zbog preseljenja i sl.), naš sistem će deaktivirati originalni račun i kreirati novi za tog zaposlenika. 

Obrada sadržaja vaše CSV datoteke odvija se prema sljedećim pravilima:

• Ako je u koloni AKCIJA za određeni red postavljeno KREIRAJ i ni ID zaposlenika niti Poslovni email ne postoje u Spotnana bazi, za tog korisnika će biti kreiran novi profil.

• Ako je u koloni AKCIJA za određeni red postavljeno AŽURIRAJ i ako ID zaposlenika ili Poslovni email odgovaraju postojećoj vrijednosti u Spotnana bazi, profil korisnika će biti ažuriran novim podacima iz vaše datoteke. 

  • Napomena: Ako je korisnik u prethodnom uploadu imao popunjena opcionalna polja, a ona izostanu u narednom ažuriranju, te vrijednosti će biti uklonjene iz profila.

• Ako je u koloni AKCIJA za određeni red postavljeno OBRIŠI i ako ID zaposlenika ili Poslovni email odgovaraju postojećoj vrijednosti u Spotnana bazi, korisnički profil će biti deaktiviran. Ako ne postoji zapis u bazi koji odgovara ID zaposlenika ili Poslovni email, taj red će biti preskočen i neće biti preduzeta nikakva radnja. 

Napomena: Svaki korisnički profil mora biti povezan s pravnim licem. Ta pravna lica moraju već postojati u Spotnani prije nego što pokušate upload korisničkih profila. Ured je opcionalan podatak, ali ako vaš CSV sadrži vezu na ured, taj ured mora biti prethodno unesen u Spotnanu. 

Format datoteke i pravila imenovanja

Naziv .CSV datoteke s HR izvještajem treba biti u sljedećem formatu:

hr_feed.*.csv

Gdje * (zvjezdica) može biti bilo koji niz znakova po vašoj želji. Bitno je da tačka nakon “feed” i tačka prije “csv” budu prisutne. Velika i mala slova nisu bitna. Preporučujemo da u naziv uključite datum i vrijeme (radi lakšeg praćenja i otklanjanja eventualnih problema). Na primjer:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV izvještaj mora biti u tačno definisanom formatu. Nazivi kolona moraju u potpunosti odgovarati propisanom formatu (vidi Format HR datoteke dole). Više informacija o formatu datoteke možete pronaći u Prilogu 1.

Potrebno je poštovati određene validacije podataka (vidi Format HR datoteke za detalje). 

Učestalost i raspored slanja

Za više informacija o učestalosti i rasporedu slanja, pogledajte odjeljak Učestalost i raspored slanja u okviru SFTP - Upute za postavljanje.

Preporučujemo da datoteku šaljete barem jednom dnevno kako biste Spotnanu pravovremeno obavijestili o svim novim, izmijenjenim ili obrisanim korisnicima. Ako se pridržavate ove prakse: 

• novi korisnici će dobiti Spotnana profil na dan početka zaposlenja i odmah moći rezervisati putovanja, pod uvjetom da ih dodate u datoteku koju šaljete na njihov datum početka.

• zaposlenicima koji odlaze pristup će biti ukinut na njihov posljednji radni dan, pod uvjetom da ih uklonite iz datoteke koju šaljete na njihov datum završetka. 

Format HR datoteke

Ove informacije će vam pomoći da pripremite i formatirate podatke za upload HR izvještaja na ispravan način.

Napomena: Prije nego što bilo koja vaša datoteka može biti obrađena, morate poslati Spotnani svoj javni SSH ključ i mi vam moramo otvoriti SFTP folder.