Şablon oluşturma (etkinlikler ve seyahatler için)
Seyahat şablonları, Şirket Yöneticilerinin diğer kullanıcılar (şirket organizatörleri vb.) tarafından etkinlik ve seyahat oluşturulurken kullanılabilecek şablonlar hazırlamasına olanak tanır. Bu şablonlar sayesinde yöneticiler, bazı bilgileri önceden belirleyip ayarlayabilir. Böylece, bu şablonlar kullanılarak oluşturulan etkinlik ve seyahatlerde ilgili ayarlar otomatik olarak devreye girer; bu da hem zamandan tasarruf sağlar hem de uyumluluk ve tutarlılık sağlar. Aynı zamanda, etkinlik ve seyahat oluşturacak kişilere de gerekli esneklik sunulmuş olur.
İÇİNDEKİLER
Şablon oluşturma
Seçin Şirket menüsünden Program menüsünü. Şirket ayarlar sayfası açılacaktır.
Seçin Seyahat şablonları ( Yapılandırma menüsünden, sol taraftaki gezinme alanında). Seyahat şablonları sayfası açılacaktır.
Tıklayın Yeni oluştur. Yeni şablon sayfası açılacaktır.
Seçin Davet Et veya Davet Yok. Bu ayar, bu şablondan oluşturulan etkinlik ve seyahatlerde organizatörlerin ve şirket düzenleyicilerinin yolculara davet gönderebilip göndermeyeceğini belirler. Ayrıca genellikle rezervasyonların yolcular tarafından mı yoksa düzenleyiciler tarafından mı yapılacağını da gösterir. Şablon için bu ayarı belirledikten sonra değiştiremezsiniz.
Davet Et şeklinde ayarlanan etkinlik/seyahetlerde, çalışanlara ve misafirlere e-posta ile davet gönderilebilir. Bu e-postada, çalışanların ve misafirlerin kendi seyahatlerini kendilerinin ayarlayabileceği bir bağlantı yer alır.
Davet Yok şeklinde ayarlanan etkinlik/seyahetlerde ise e-posta daveti gönderilemez. Çalışanlar yine de kendi seyahatlerini ( Seyahatler sayfası üzerinden) ayarlayabilir veya bir düzenleyici onlar adına rezervasyon yapabilir. Misafirler için ise yalnızca organizatörler rezervasyon gerçekleştirebilir.
Şablona bir isim vermek için Şablon adı alanını kullanın. Şablonun hangi tür etkinlik ya da seyahatler için kullanılacağını açıkça belirten bir isim seçmeniz önerilir (örneğin, Yeni çalışan oryantasyon seyahati, Aday görüşmesi seyahati, Konuk konuşmacı seyahati, Çalışan taşınma seyahati gibi).
Şablonla oluşturulacak tüm etkinlik/seyahetler için lokasyonu önceden belirlemek amacıyla Lokasyon alanını kullanabilirsiniz.
Şablonu belirli bir lokasyona özel ayarladığınızda, izin verilen havalimanları, oteller gibi bilgileri de önceden tanımlayabilirsiniz.
Şablonla oluşturulan etkinlik/seyahetlerde hangi yolcu türlerinin (ör. Çalışan, Misafir) eklenebileceğini belirtmek için Birincil yolcu türü alanını kullanabilirsiniz.
Seyahat ve etkinlik rezervasyonlarında hangi seyahat politikasının geçerli olacağını belirlemek için Politika alanından seçim yapabilirsiniz. Burada Yolcunun varsayılanı ya da belirli bir politika seçebilirsiniz.
Eğer Yolcunun varsayılanıseçerseniz, sistem her yolcunun profilindeki varsayılan politikayı otomatik olarak uygular.
Eğer belirli bir politika seçerseniz, Yolcunun politikası daha az kısıtlayıcıysa uygula alanından (ör. İzin verildi, İzin verilmedi) uygun olanı belirleyebilirsiniz.
Şablonla oluşturulacak etkinlik/seyahetlerde hangi rezervasyon türlerinin varsayılan olarak izinli olacağını ve her rezervasyon türü için hangi ödeme yöntemlerinin kullanılabileceğini İzin verilen rezervasyon türleri bölümündeki alanlardan belirleyebilirsiniz.
Uçak rezervasyonları için: Varsayılan olarak uçak bileti rezervasyonunu aktif etmek için ilgili anahtarı açabilirsiniz. Ayrıca, uçuş türlerini (ör. Tek yön, Gidiş-dönüş), varış havalimanlarını (ör. JFK, LAX, LHR) ve refakatçi yolcuların (ör. aile üyeleri) izinli olup olmayacağını belirleyebilirsiniz. Seçimlerinizi İzin verilen uçuş türleri ve İzin verilen havalimanlarıkutucuklarını işaretleyerek yapabilirsiniz. + ve - düğmelerini kullanarak İzin verilen refakatçi sayısınıayarlayabilirsiniz. Uçuşlar için ödeme yöntemini belirlemek için, Ödeme yöntemi altındaki kalem simgesine tıklayın (varsayılan ayar Yolcunun varsayılan ödeme yöntemiolarak gelir), birini seçin ve Onayla'ya tıklayın. Seçenekler şunlardır:
Varsayılan ödeme yöntemi - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri.
Yolcu profilindeki kart - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri, merkezi kartlar hariç.
Merkezi kart - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz merkezi kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla merkezi kart seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Şablon kartı - Bu şablona eklediğiniz herhangi bir kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla şablon kartı seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Not: Henüz bu şablona kart eklemediyseniz, bu seçenek görünmeyebilir. Şablona kart eklemek için Yeni kart ekle'ye tıklayın.
Yeni kart ekle - Bu seçenek ile Kredi kartı ekle penceresinden yeni bir kart ekleyebilirsiniz. Kart eklendikten sonra Şablon kartı seçeneğini kullanabilirsiniz.
Otel rezervasyonları için: Varsayılan olarak otel rezervasyonunu aktif etmek için ilgili anahtarı açabilirsiniz. Ayrıca izin verilen otelleri belirleyebilirsiniz. Otel eklemek için + Ekle'ye tıklayın. Ardından arama özelliğini kullanarak istediğiniz oteli bulun ve kutucukları işaretleyerek seçim yapın. Oteller için ödeme yöntemini belirlemek için, Ödeme yöntemi altındaki kalem simgesine tıklayın (varsayılan ayar Yolcunun varsayılan ödeme yöntemiolarak gelir), birini seçin ve Onayla'ya tıklayın. Seçenekler şunlardır:
Varsayılan ödeme yöntemi - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri.
Yolcu profilindeki kart - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri, merkezi kartlar hariç.
Sanal kart - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz sanal kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla sanal kart seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Merkezi kart - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz merkezi kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla merkezi kart seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Şablon kartı - Bu şablona eklediğiniz herhangi bir kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla şablon kartı seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Not: Henüz bu şablona kart eklemediyseniz, bu seçenek görünmeyebilir. Şablona kart eklemek için Yeni kart ekle'ye tıklayın.
Yeni kart ekle - Bu seçenek ile Kredi kartı ekle penceresinden yeni bir kart ekleyebilirsiniz. Kart eklendikten sonra Şablon kartı seçeneğini kullanabilirsiniz.
Tren rezervasyonları için: Varsayılan olarak tren bileti rezervasyonunu aktif etmek için ilgili anahtarı açabilirsiniz. Tren rezervasyonlarında kullanılacak ödeme yöntemini belirlemek için, Ödeme yöntemi altındaki kalem simgesine tıklayın (varsayılan ayar Yolcunun varsayılan ödeme yöntemiolarak gelir), birini seçin ve Onayla'ya tıklayın. Seçenekler şunlardır:
Varsayılan ödeme yöntemi - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri.
Yolcu profilindeki kart - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri, merkezi kartlar hariç.
Merkezi kart - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz merkezi kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla merkezi kart seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Şablon kartı - Bu şablona eklediğiniz herhangi bir kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla şablon kartı seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Not: Henüz bu şablona kart eklemediyseniz, bu seçenek görünmeyebilir. Şablona kart eklemek için Yeni kart ekle'ye tıklayın.
Yeni kart ekle - Bu seçenek ile Kredi kartı ekle penceresinden yeni bir kart ekleyebilirsiniz. Kart eklendikten sonra Şablon kartı seçeneğini kullanabilirsiniz.
Araba kiralama rezervasyonları için: Varsayılan olarak araç kiralama rezervasyonunu aktif etmek için ilgili anahtarı açabilirsiniz. Araç kiralamada kullanılacak ödeme yöntemini belirlemek için, Ödeme yöntemi altındaki kalem simgesine tıklayın (varsayılan ayar Yolcunun varsayılan ödeme yöntemiolarak gelir), birini seçin ve Onayla'ya tıklayın. Seçenekler şunlardır:
Varsayılan ödeme yöntemi - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri.
Yolcu profilindeki kart - Yolcunun profilindeki tüm ödeme yöntemleri, merkezi kartlar hariç.
Sanal kart - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz sanal kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla sanal kart seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Direkt fatura - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz direkt fatura hesabı. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla direkt fatura hesabı seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Merkezi kart - Bu şablona özel olarak belirlediğiniz merkezi kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla merkezi kart seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Şablon kartı - Bu şablona eklediğiniz herhangi bir kart. Bu seçeneği seçerseniz, İleri 'ye tıklayın, bir veya birden fazla şablon kartı seçin ve ardından Onayla'ya tıklayın.
Not: Henüz bu şablona kart eklemediyseniz, bu seçenek görünmeyebilir. Şablona kart eklemek için Yeni kart ekle'ye tıklayın.
Yeni kart ekle - Bu seçenek ile Kredi kartı ekle penceresinden yeni bir kart ekleyebilirsiniz. Kart eklendikten sonra Şablon kartı seçeneğini kullanabilirsiniz.
Şablonunuza özel alanlar eklemek isterseniz, Ekle düğmesine tıklayarak Özel alanlara verilen yanıtlar bölümüne ulaşabilirsiniz. Buradan bir özel alan seçip, yanıtı sizin mi yoksa şablonu kullanarak etkinlik/seyahet oluşturacak organizatörün mü vereceğini belirleyebilirsiniz. Siz (veya organizatör), bu alana yanıt verdikten sonra bu yanıt şablonla oluşturulan tüm etkinlik/seyahetlerde otomatik olarak kullanılır. Ekle'ye tıkladıktan sonra, eklemek istediğiniz özel alanı (örneğin, Seyahat nedenigibi) Özel alan menüsünden seçin. Ardından Yanıt yöntemi alanından yanıtın şimdi mi yoksa daha sonra organizatör tarafından mı verileceğini belirleyin. Yanıtı şimdi belirle'yi seçerseniz, yanıtı girmeniz istenir.
Yolcu profili alanlarını geçersiz kılmak için Yolcu profili alanlarını geçersiz kıl bölümündeki alanları kullanarak, yolcunun profilinde yer alan bazı alanlar için bu şablona özel farklı bir değer belirleyebilir veya bu şablonu kullanan organizatörlerin farklı bir değer girmesine izin verebilirsiniz (varsayılan olarak sistem, yolcu profilindeki değeri kullanır). Geçersiz kılabileceğiniz alanlar şunlardır: Tüzel kişilik, Maliyet Merkezive Bölüm'dür. Her bir alan için aşağıdaki ayarlardan birini seçebilirsiniz:
Geçersiz kılmaya izin verme (varsayılan ayar) – Sistem, yolcunun profilindeki değeri kullanır. Bu durumda, bu alan şablonla oluşturulan etkinlik/seyahette gösterilmez.
Organizatör geçersiz kılabilir - Bu şablonu kullanan organizatörler, profil alanını farklı bir değerle değiştirebilir. Bu değişiklik yalnızca şablonla oluşturulan etkinlik/seyahet için geçerli olur ve yolcunun profilindeki değeri kalıcı olarak değiştirmez. Organizatör alanı düzenlemezse, sistem profil değerini kullanır.
Şimdi geçersiz kılma değeri ver - Bu seçenekle, yolcu profili alanı için belirli bir değer atayabilirsiniz. Sağlanan menüden ilgili değeri seçin. Organizasyon sırasında gerekirse organizatör de bu değeri değiştirebilir. Bu değişiklik yalnızca şablonla oluşturulan etkinlik/seyahet için geçerli olur ve yolcunun profilindeki değeri kalıcı olarak değiştirmez.
Varsayılan olarak hangi onay ve e-posta bildirimlerinin etkin olacağını ve kimlere gönderileceğini belirlemek için Ek ayarlar bölümündeki alanları kullanabilirsiniz. Ayrıca, şablonla oluşturulan tüm etkinlik/seyahetler için varsayılan bir açıklama ve organizatöre not ekleyebilirsiniz.
Ek kişi eklemek isterseniz, Ek kişiler anahtarını aktif edin. Varsayılan olarak, yolcu her zaman seyahatle ilgili tüm bildirimleri alır.
Aşağıdaki kutucukları kullanarak E-posta alacaklar için hangi onay ve hatırlatmaların gönderileceğini belirleyebilirsiniz.
CC listesine kullanıcı eklemek için + Ekle'ye tıklayın. Ardından kullanıcının e-posta adresini girin. Daha fazla e-posta eklemek için tekrar + Ekle'ye tıklayın.
BCC listesine kullanıcı eklemek için + Ekle'ye tıklayın. Ardından kullanıcının e-posta adresini girin. Daha fazla e-posta eklemek için tekrar + Ekle'ye tıklayın.
Şablonla oluşturulan tüm etkinlik/seyahetler için varsayılan bir açıklama eklemek isterseniz, Varsayılan açıklama alanının anahtarını aktif edin ve istediğiniz metni girin. Metin düzenleyici sunulmuştur. Organizasyon sırasında organizatör bu açıklamayı değiştirebilir.
Şablonla oluşturulan tüm etkinlik/seyahetler için organizatöre not eklemek isterseniz, Organizatöre notlar alanının anahtarını aktif edin ve notunuzu girin. Metin düzenleyici sunulmuştur. Bu bilgi yalnızca organizatör tarafından görüntülenir.
Tüm işlemler tamamlandığında Kaydet'e tıklayın. Seyahat şablonları sayfası açılacak ve bu şablon (ve ayarları) organizatörleriniz tarafından etkinlik ve seyahat oluştururken kullanılabilir olacaktır.
Şablonu düzenleme
Mevcut şablonları düzenlemek için bu adımları izleyin.
Seçin Şirket menüsünden Program menüsünü. Şirket ayarlar sayfası açılacaktır.
Seçin Seyahat şablonları ( Yapılandırma menüsünden, sol taraftaki gezinme alanında). Seyahat şablonları sayfası açılacaktır.
Düzenlemek istediğiniz şablonu bulun ve satırındaki adını seçin. Dilerseniz şablon adını aratarak da bulabilirsiniz.
Belirli alanların nasıl ayarlanacağıyla ilgili talimatlar için bu sayfadaki Şablon oluşturma bölümündeki adımlara bakabilirsiniz. Davetli bir şablonu davetsiz şablona (veya tam tersi) dönüştüremezsiniz.
Tıklayın Kaydet tüm işlemler tamamlandığında. Seyahat şablonları sayfası açılacaktır. Bu şablonla oluşturulan yeni etkinlik/seyahetlerde yaptığınız yeni ayarlar geçerli olur. Daha önce bu şablonla oluşturulmuş etkinlik/seyahetler ise bu değişikliklerden etkilenmez.
İlgili konular
Bu makale sizin için faydalı oldu mu?
Harika!
Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz
Üzgünüz! Size yardımcı olamadık
Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz
Geri bildirim gönderildi
Çabanızı takdir ediyoruz ve makaleyi düzeltmeye çalışacağız