สร้างแม่แบบ (สำหรับกิจกรรมและการเดินทาง)
แม่แบบการเดินทางช่วยให้ผู้ดูแลระบบของบริษัทสามารถสร้างแม่แบบสำหรับใช้ในการจัดกิจกรรมหรือเดินทาง โดยผู้ใช้รายอื่น เช่น ผู้ประสานงานของบริษัท สามารถนำแม่แบบเหล่านี้ไปใช้ได้ แม่แบบนี้จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าข้อมูลบางอย่างล่วงหน้าได้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะถูกนำไปใช้กับกิจกรรมหรือการเดินทางที่สร้างจากแม่แบบนั้นโดยอัตโนมัติ ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปตามนโยบายขององค์กรอย่างสม่ำเสมอ ประหยัดเวลา และยังคงความยืดหยุ่นให้ผู้สร้างกิจกรรมหรือทริปสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม
สารบัญ
สร้างแม่แบบ
เลือก บริษัท จากเมนู โปรแกรม เมนู หน้าการตั้งค่าของบริษัทจะปรากฏขึ้น หน้าการตั้งค่าของบริษัทจะปรากฏขึ้น
เลือก แม่แบบการเดินทาง (จาก การตั้งค่า ในเมนูด้านซ้าย หน้าจอ แม่แบบการเดินทาง จะปรากฏขึ้น
คลิก สร้างใหม่. หน้าจอ แม่แบบใหม่ จะปรากฏขึ้น
เลือก เชิญ หรือ ไม่เชิญ. ตัวเลือกนี้จะกำหนดว่ากิจกรรมหรือการเดินทางที่สร้างจากแม่แบบนี้ จะอนุญาตให้ผู้ประสานงานหรือผู้จัดการเดินทางส่งคำเชิญไปยังผู้เดินทางหรือไม่ โดยปกติแล้ว การตั้งค่านี้ยังบอกด้วยว่าการจองจะทำโดยผู้เดินทางเองหรือโดยผู้จัดการ เมื่อเลือกตัวเลือกนี้แล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ภายหลัง
เชิญ กิจกรรม/ทริปแบบเชิญ จะสามารถส่งอีเมลเชิญไปยังพนักงานหรือแขกได้ โดยในอีเมลจะมีลิงก์สำหรับให้ผู้รับจองการเดินทางด้วยตนเอง
ไม่เชิญ กิจกรรม/ทริปแบบไม่เชิญ จะไม่สามารถส่งอีเมลเชิญได้ แต่พนักงานยังสามารถจองการเดินทางเองผ่านหน้า ทริป หรือให้ผู้จัดการเดินทางจองแทนได้ ส่วนการเดินทางของแขกจะต้องให้ผู้ประสานงานเป็นผู้จองให้เท่านั้น
กรอกชื่อแม่แบบในช่อง ชื่อแม่แบบ โดยควรตั้งชื่อให้สื่อความหมาย เพื่อให้ผู้ประสานงานทราบว่าแม่แบบนี้เหมาะกับกิจกรรมหรือทริปประเภทใด เช่น การเดินทางสำหรับพนักงานใหม่, การสัมภาษณ์ผู้สมัคร, การเดินทางของวิทยากรรับเชิญ หรือการย้ายงานของพนักงาน
ใช้ช่อง สถานที่ เพื่อกำหนดสถานที่ล่วงหน้าสำหรับกิจกรรมหรือทริปที่ใช้แม่แบบนี้
เมื่อระบุสถานที่ไว้ในแม่แบบแล้ว จะสามารถตั้งค่าท่าอากาศยาน โรงแรม หรือเงื่อนไขอื่น ๆ สำหรับสถานที่นั้น ๆ ได้ล่วงหน้า
ใช้ช่อง ประเภทผู้เดินทางหลัก เพื่อกำหนดว่ากิจกรรมหรือทริปที่ใช้แม่แบบนี้จะสามารถเพิ่มผู้เดินทางประเภทใดได้บ้าง เช่น พนักงาน หรือแขก
ใช้ช่อง นโยบาย เพื่อเลือกนโยบายการเดินทางที่ต้องการใช้กับผู้เดินทางเมื่อมีการจองทริปหรือกิจกรรมที่สร้างจากแม่แบบนี้ โดยสามารถเลือก ค่าเริ่มต้นของผู้เดินทาง หรือเลือกนโยบายเฉพาะ
หากเลือก ค่าเริ่มต้นของผู้เดินทางระบบจะนำค่านโยบายของแต่ละคนมาใช้ให้อัตโนมัติ
หากเลือกนโยบายเฉพาะ สามารถตั้งค่า ใช้นโยบายของผู้เดินทางถ้ามีข้อกำหนดน้อยกว่า (เช่น อนุญาต, ไม่อนุญาต) เพื่อให้ระบบเลือกใช้นโยบายที่เหมาะสม
ใช้ช่องในส่วน ประเภทการจองที่อนุญาต เพื่อกำหนดล่วงหน้าว่าจะอนุญาตให้จองประเภทใดได้บ้างสำหรับกิจกรรมหรือทริปที่ใช้แม่แบบนี้ พร้อมทั้งสามารถกำหนดวิธีการชำระเงินสำหรับแต่ละประเภทได้
สำหรับ เที่ยวบิน - สามารถเปิดให้จองตั๋วเครื่องบินได้โดยเปิดสวิตช์ที่กำหนด และเลือกประเภทเที่ยวบิน (เช่น เที่ยวเดียว ไป-กลับ) สนามบินปลายทาง (เช่น JFK, LAX, LHR) และกำหนดได้ว่าจะอนุญาตให้มีผู้ติดตาม (เช่น สมาชิกในครอบครัว) หรือไม่ ใช้กล่องเลือกเพื่อระบุ ประเภทเที่ยวบินที่อนุญาต และ สนามบินที่อนุญาต. ใช้ปุ่ม + และ - เพื่อกำหนดจำนวน ผู้ติดตามที่อนุญาต. หากต้องการตั้งค่าวิธีชำระเงินสำหรับเที่ยวบิน ให้คลิกไอคอนดินสอใต้หัวข้อ วิธีการชำระเงิน (โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น วิธีชำระเงินของผู้เดินทาง) เลือกวิธีที่ต้องการ แล้วคลิก ยืนยัน. ตัวเลือกที่มี ได้แก่:
วิธีชำระเงินเริ่มต้น - ใช้วิธีชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกไว้ในโปรไฟล์ของผู้เดินทาง
บัตรในโปรไฟล์ผู้เดินทาง - ใช้วิธีชำระเงินในโปรไฟล์ผู้เดินทาง ยกเว้นบัตรกลางของบริษัท
บัตรกลาง - เลือกบัตรกลางที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรกลางที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัตรในแม่แบบ - ใช้บัตรใด ๆ ที่ได้เพิ่มไว้ในแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรในแม่แบบที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจไม่แสดงหากยังไม่ได้เพิ่มบัตรใด ๆ ในแม่แบบ หากต้องการเพิ่มบัตร ให้คลิก เพิ่มบัตรใหม่.
เพิ่มบัตรใหม่ - สามารถเพิ่มบัตรใหม่ผ่านหน้าต่าง เพิ่มบัตรเครดิต . เมื่อเพิ่มบัตรใหม่แล้ว จะสามารถเลือก บัตรในแม่แบบ เป็นตัวเลือกได้
สำหรับ โรงแรม - สามารถเปิดให้จองโรงแรมได้โดยเปิดสวิตช์ที่กำหนด และเลือกโรงแรมที่อนุญาต หากต้องการเพิ่มโรงแรม ให้คลิก + เพิ่ม. จากนั้นใช้ฟังก์ชันค้นหาเพื่อหาโรงแรมที่ต้องการ และเลือกโรงแรมผ่านกล่องเลือก หากต้องการตั้งค่าวิธีชำระเงินสำหรับโรงแรม ให้คลิกไอคอนดินสอใต้หัวข้อ วิธีการชำระเงิน (โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น วิธีชำระเงินของผู้เดินทาง) เลือกวิธีที่ต้องการ แล้วคลิก ยืนยัน. ตัวเลือกที่มี ได้แก่:
วิธีชำระเงินเริ่มต้น - ใช้วิธีชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกไว้ในโปรไฟล์ของผู้เดินทาง
บัตรในโปรไฟล์ผู้เดินทาง - ใช้วิธีชำระเงินในโปรไฟล์ผู้เดินทาง ยกเว้นบัตรกลางของบริษัท
บัตรเสมือน - เลือกบัตรเสมือนที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรเสมือนที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัตรกลาง - เลือกบัตรกลางที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรกลางที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัตรในแม่แบบ - ใช้บัตรใด ๆ ที่ได้เพิ่มไว้ในแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรในแม่แบบที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจไม่แสดงหากยังไม่ได้เพิ่มบัตรใด ๆ ในแม่แบบ หากต้องการเพิ่มบัตร ให้คลิก เพิ่มบัตรใหม่.
เพิ่มบัตรใหม่ - สามารถเพิ่มบัตรใหม่ผ่านหน้าต่าง เพิ่มบัตรเครดิต . เมื่อเพิ่มบัตรใหม่แล้ว จะสามารถเลือก บัตรในแม่แบบ เป็นตัวเลือกได้
สำหรับ รถไฟ - สามารถเปิดให้จองตั๋วรถไฟได้โดยเปิดสวิตช์ที่กำหนด หากต้องการตั้งค่าวิธีชำระเงินสำหรับรถไฟ ให้คลิกไอคอนดินสอใต้หัวข้อ วิธีการชำระเงิน (โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น วิธีชำระเงินของผู้เดินทาง) เลือกวิธีที่ต้องการ แล้วคลิก ยืนยัน. ตัวเลือกที่มี ได้แก่:
วิธีชำระเงินเริ่มต้น - ใช้วิธีชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกไว้ในโปรไฟล์ของผู้เดินทาง
บัตรในโปรไฟล์ผู้เดินทาง - ใช้วิธีชำระเงินในโปรไฟล์ผู้เดินทาง ยกเว้นบัตรกลางของบริษัท
บัตรกลาง - เลือกบัตรกลางที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรกลางที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัตรในแม่แบบ - ใช้บัตรใด ๆ ที่ได้เพิ่มไว้ในแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรในแม่แบบที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจไม่แสดงหากยังไม่ได้เพิ่มบัตรใด ๆ ในแม่แบบ หากต้องการเพิ่มบัตร ให้คลิก เพิ่มบัตรใหม่.
เพิ่มบัตรใหม่ - สามารถเพิ่มบัตรใหม่ผ่านหน้าต่าง เพิ่มบัตรเครดิต . เมื่อเพิ่มบัตรใหม่แล้ว จะสามารถเลือก บัตรในแม่แบบ เป็นตัวเลือกได้
สำหรับ รถยนต์ - สามารถเปิดให้จองรถเช่าได้โดยเปิดสวิตช์ที่กำหนด หากต้องการตั้งค่าวิธีชำระเงินสำหรับรถเช่า ให้คลิกไอคอนดินสอใต้หัวข้อ วิธีการชำระเงิน (โดยค่าเริ่มต้นจะเป็น วิธีชำระเงินของผู้เดินทาง) เลือกวิธีที่ต้องการ แล้วคลิก ยืนยัน. ตัวเลือกที่มี ได้แก่:
วิธีชำระเงินเริ่มต้น - ใช้วิธีชำระเงินทั้งหมดที่บันทึกไว้ในโปรไฟล์ของผู้เดินทาง
บัตรในโปรไฟล์ผู้เดินทาง - ใช้วิธีชำระเงินในโปรไฟล์ผู้เดินทาง ยกเว้นบัตรกลางของบริษัท
บัตรเสมือน - เลือกบัตรเสมือนที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรเสมือนที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัญชีวางบิลโดยตรง - เลือกบัญชีวางบิลโดยตรงที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัญชีวางบิลโดยตรงที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัตรกลาง - เลือกบัตรกลางที่ต้องการใช้กับการจองประเภทนี้สำหรับแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรกลางที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
บัตรในแม่แบบ - ใช้บัตรใด ๆ ที่ได้เพิ่มไว้ในแม่แบบนี้ หากเลือกตัวเลือกนี้ ให้คลิก ถัดไป และเลือกบัตรในแม่แบบที่ต้องการ จากนั้นคลิก ยืนยัน.
หมายเหตุ: ตัวเลือกนี้อาจไม่แสดงหากยังไม่ได้เพิ่มบัตรใด ๆ ในแม่แบบ หากต้องการเพิ่มบัตร ให้คลิก เพิ่มบัตรใหม่.
เพิ่มบัตรใหม่ - สามารถเพิ่มบัตรใหม่ผ่านหน้าต่าง เพิ่มบัตรเครดิต . เมื่อเพิ่มบัตรใหม่แล้ว จะสามารถเลือก บัตรในแม่แบบ เป็นตัวเลือกได้
หากต้องการเพิ่มฟิลด์ข้อมูลพิเศษในแม่แบบ ให้คลิก เพิ่ม ในส่วน การตอบกลับฟิลด์ข้อมูลพิเศษ . ระบบจะให้เลือกฟิลด์ข้อมูลพิเศษและกำหนดได้ว่าคำตอบจะถูกระบุโดยท่านหรือให้ผู้ประสานงานเป็นผู้กรอก (เมื่อใช้แม่แบบนี้สร้างทริป/กิจกรรม) คำตอบที่ระบุไว้จะถูกนำไปใช้กับทริปหรือกิจกรรมที่สร้างจากแม่แบบนี้โดยอัตโนมัติ เมื่อคลิก เพิ่มแล้ว ให้เลือกฟิลด์ข้อมูลพิเศษที่ต้องการ (เช่น เหตุผลในการเดินทาง) จากเมนู ฟิลด์ข้อมูลพิเศษ . จากนั้นใช้ช่อง วิธีการตอบกลับ เพื่อกำหนดว่าจะระบุคำตอบตอนนี้หรือให้ผู้ประสานงานเป็นผู้ระบุภายหลัง หากเลือก ระบุคำตอบล่วงหน้าระบบจะให้กรอกคำตอบทันที
ใช้ช่องในส่วน การแทนค่าข้อมูลโปรไฟล์ผู้เดินทาง เพื่อกำหนดฟิลด์ข้อมูลจากโปรไฟล์ผู้เดินทางที่ต้องการระบุค่าใหม่สำหรับแม่แบบนี้ หรืออนุญาตให้ผู้ประสานงานที่ใช้แม่แบบนี้ระบุค่าใหม่ (โดยปกติระบบจะใช้ค่าจากโปรไฟล์ผู้เดินทาง) ฟิลด์ที่สามารถแทนค่าได้ ได้แก่ หน่วยงานทางกฎหมาย, ศูนย์ต้นทุนและ แผนก. สำหรับแต่ละฟิลด์ สามารถเลือกการตั้งค่าดังนี้:
ไม่อนุญาตให้แทนค่า (ค่าเริ่มต้น) - ระบบจะใช้ค่าจากโปรไฟล์ผู้เดินทาง ฟิลด์นี้จะไม่แสดงในกิจกรรมหรือทริปที่สร้างจากแม่แบบนี้
ผู้ประสานงานสามารถแทนค่าได้ - ผู้ประสานงานที่ใช้แม่แบบนี้จะสามารถตั้งค่าฟิลด์โปรไฟล์ให้เป็นค่าที่ต่างจากเดิมได้ แต่จะไม่มีผลต่อข้อมูลในโปรไฟล์ของผู้เดินทาง และจะใช้เฉพาะกับกิจกรรม/ทริปที่สร้างจากแม่แบบนี้เท่านั้น หากผู้ประสานงานไม่แก้ไข ระบบจะใช้ค่าจากโปรไฟล์เดิม
ระบุค่าแทนตอนนี้ - ท่านสามารถเลือกค่าที่ต้องการได้ทันทีผ่านเมนูที่กำหนดไว้ ผู้ประสานงานสามารถแก้ไขค่าเพิ่มเติมได้หากจำเป็นเมื่อสร้างกิจกรรม/ทริปจากแม่แบบนี้ ทั้งนี้จะไม่มีผลต่อข้อมูลในโปรไฟล์ของผู้เดินทาง และจะใช้เฉพาะกับกิจกรรม/ทริปที่สร้างจากแม่แบบนี้เท่านั้น
ใช้ช่องในส่วน การตั้งค่าเพิ่มเติม เพื่อกำหนดประเภทการแจ้งเตือนและอีเมลยืนยัน/เตือนความจำที่จะเปิดใช้งานโดยอัตโนมัติ และระบุผู้รับสำหรับกิจกรรมหรือทริปที่ใช้แม่แบบนี้ นอกจากนี้ยังสามารถกรอกรายละเอียดและบันทึกถึงผู้ประสานงานสำหรับทุกกิจกรรม/ทริปที่สร้างจากแม่แบบนี้ได้
หากต้องการเพิ่มผู้ติดต่อเพิ่มเติม ให้เปิดสวิตช์ ผู้ติดต่อเพิ่มเติม โดยปกติแล้ว ผู้เดินทางจะได้รับการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้องกับทริปเสมอ
ใช้กล่องเลือกใต้หัวข้อ รับอีเมลสำหรับ เพื่อกำหนดว่าการยืนยันและการเตือนความจำใดจะถูกส่ง
หากต้องการเพิ่มผู้ใช้ในรายชื่อ CC ให้คลิก + เพิ่ม. จากนั้นกรอกอีเมลของผู้ใช้งาน หากต้องการเพิ่มอีเมลเพิ่มเติม ให้คลิก + เพิ่ม.
หากต้องการเพิ่มผู้ใช้ในรายชื่อ BCC ให้คลิก + เพิ่ม. จากนั้นกรอกอีเมลของผู้ใช้งาน หากต้องการเพิ่มอีเมลเพิ่มเติม ให้คลิก + เพิ่ม.
หากต้องการกรอกรายละเอียดเริ่มต้นสำหรับทุกกิจกรรม/ทริปที่ใช้แม่แบบนี้ ให้เปิดสวิตช์ รายละเอียดเริ่มต้น และกรอกข้อความที่ต้องการ โดยมีเครื่องมือจัดรูปแบบข้อความให้ รายละเอียดนี้สามารถให้ผู้ประสานงานแก้ไขได้เมื่อสร้างกิจกรรม/ทริปจากแม่แบบ
หากต้องการกรอกบันทึกถึงผู้ประสานงานสำหรับทุกกิจกรรม/ทริปที่ใช้แม่แบบนี้ ให้เปิดสวิตช์ บันทึกถึงผู้ประสานงาน และกรอกบันทึกที่ต้องการ โดยมีเครื่องมือจัดรูปแบบข้อความให้ ข้อมูลนี้จะเห็นได้เฉพาะผู้ประสานงานขณะสร้างกิจกรรม/ทริปจากแม่แบบนี้เท่านั้น
เมื่อเสร็จสิ้น ให้คลิก บันทึก. หน้าจอ แม่แบบการเดินทาง จะปรากฏขึ้น และแม่แบบนี้ (รวมถึงการตั้งค่าทั้งหมด) จะพร้อมให้ผู้ประสานงานนำไปใช้สร้างกิจกรรมหรือทริปต่อไป
แก้ไขแม่แบบ
ใช้ขั้นตอนนี้เพื่อแก้ไขแม่แบบที่มีอยู่แล้ว
เลือก บริษัท จากเมนู โปรแกรม เมนู หน้าการตั้งค่าของบริษัทจะปรากฏขึ้น หน้าการตั้งค่าของบริษัทจะปรากฏขึ้น
เลือก แม่แบบการเดินทาง (จาก การตั้งค่า ในเมนูด้านซ้าย หน้าจอ แม่แบบการเดินทาง จะปรากฏขึ้น
ค้นหาแม่แบบที่ต้องการและคลิกที่ชื่อในแถวนั้น หรือสามารถค้นหาด้วยชื่อแม่แบบได้
ดูขั้นตอนในหัวข้อ สร้างแม่แบบ ในหน้านี้สำหรับวิธีตั้งค่าต่าง ๆ โดยไม่สามารถเปลี่ยนแม่แบบจากแบบเชิญเป็นแบบไม่เชิญ (หรือกลับกัน) ได้
คลิก บันทึก เมื่อเสร็จสิ้น หน้าจอ แม่แบบการเดินทาง จะปรากฏขึ้น กิจกรรมหรือทริปใหม่ที่สร้างจากแม่แบบนี้จะใช้ค่าตั้งค่าล่าสุดที่ได้แก้ไข ส่วนกิจกรรมหรือทริปที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้จะไม่ได้รับผลกระทบ
หัวข้อที่เกี่ยวข้อง
บทความนี้มีประโยชน์หรือไม่?
เยี่ยมเลย!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ขออภัยที่เราช่วยเหลือไม่ได้!
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ
ส่งข้อเสนอแนะแล้ว
เราขอขอบคุณในความพยายามของคุณ และจะพยายามแก้ไขบทความดังกล่าว