Bekräftelse – Virtuella kort

Skapad av Ashish Chaudhary, Ändrad den Sön, 5 okt. vid 2:26 F.M. efter Ashish Chaudhary

Conferma – Virtuella kort

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Conferma – Virtuella kort
- Inledning
Vanliga frågor och svar (FAQ)
Förberedande åtgärder för kund
Resenärens arbetsflöde och upplevelse
- Felsökning av vanliga problem
Ta bort eller begränsa användning av en virtuell kortkonfiguration
- Så tar du bort en virtuell kortkonfiguration för hotell- eller bilbokningar
- Så begränsar du användningen av virtuella kort till endast agenter
Rapportering och fakturering

Inledning

Spotnana har glädjen att presentera stöd för betalningar med virtuella kort i samarbete med Conferma.

Det första avsnittet i detta dokument innehåller en lista med vanliga frågor som introducerar begreppet virtuella betalningar och vilka fördelar detta ger både ert företag och era resenärer. Här finns även information om varför vi valt att samarbeta med just Conferma.
I det andra avsnittet finns en kort lista över de förberedelser som behöver göras innan ni kan börja använda virtuella betalningar.
I det tredje avsnittet beskrivs vilka inställningar ni behöver göra i Spotnanas onlinebokningsverktyg för att aktivera virtuella betalningar för era resenärers bokningar (t.ex. hotell, hyrbil).
I det sista avsnittet visar vi hur det går till för resenären att boka hotell eller hyrbil med en virtuell betalningsmetod i Spotnanas onlinebokningsverktyg. Denna funktionalitet är för närvarande begränsad till hotell- och bilbokningar.

Du hittar även en presentation längst ned på sidan som fördjupar dig i fördelarna med att använda Confermas virtuella kort tillsammans med Spotnana.

Vanliga frågor och svar (FAQ)

Vad är virtuella betalningar?

Virtuella betalningar är en säker och kontrollerad betalningsmetod som du kan erbjuda både interna och externa resenärer för att smidigt betala bokningar. Spotnana samarbetar med Conferma för att möjliggöra denna betalningslösning för våra kunder.

Ett virtuellt kort är ett unikt 15- eller 16-siffrigt kortnummer (ej ett fysiskt kort) som skapas digitalt vid bokningstillfället och kopplas till en specifik användare. Detta ”kortnummer” används bara en gång för en betalning och inaktiveras sedan. Något fysiskt kort finns aldrig.

Det virtuella kortet får även en egen säkerhetskod (CVV, CVV2 eller CVC), precis som den tresiffriga koden på baksidan av ett vanligt kreditkort.

Vem är Conferma?

Conferma är en teknikpartner och ledande leverantör av virtuella betalningslösningar inom resebranschen. De samarbetar med över 50 banker och utfärdar virtuella kort som kan användas hos leverantörer i över 200 länder.

Det som särskiljer Conferma från andra plattformar för virtuella betalningar är att de inte bara utfärdar det virtuella kort som Spotnana använder för bokningen (hotell/bil), utan även skickar betalningsuppgifterna och instruktionerna direkt till leverantören. Detta innebär att resenären inte behöver visa upp någon alternativ betalningsmetod vid incheckning på hotell eller upphämtning av hyrbil.

Läs mer på https://conferma.com/

Hur skiljer sig ett virtuellt kort från ett Ghost/Lodge-kort?

Virtuella kort liknar Ghost- och Lodge-kort på så sätt att båda faktureras centralt till ett huvudkonto. Skillnaden är att Ghost-kort används av flera personer och för flera bokningar, vilket kräver mycket höga kreditgränser. Virtuella kort används däremot endast vid ett tillfälle och kreditgränsen är därför strikt kopplad till just det köpet.

En annan skillnad är att Ghost-kort används flera gånger, vilket ökar risken för att de blir komprometterade och då måste spärras och ersättas. Virtuella kort är engångskort med låga kreditgränser, vilket minimerar risken för bedrägeri. Dessutom kräver Ghost-kort att ekonomiavdelningen manuellt fördelar kostnaderna till rätt person eller kostnadsställe. Eftersom virtuella kort är unika och kopplade till en specifik användare blir fördelningen enkel och säkerheten högre, vilket även minskar den administrativa belastningen.

Ytterligare en skillnad är att CVV-koder för Ghost-kort ofta måste spridas inom företaget, vilket försämrar säkerheten. Virtuella kort genererar istället en engångs-CVV med begränsad åtkomst.

Vilka är fördelarna?

Virtuella kort och betalningsmetoder har många fördelar. Några av de viktigaste listas nedan:

Effektivare fakturahantering: Den virtuella betalningsprocessen är automatiserad, säker och enkel att stämma av mot ekonomisystemet. Kortnumret skickas automatiskt till leverantören (hotell, biluthyrning) via deras föredragna kommunikationssätt (e-post, fax, API). Resenären behöver därför inte visa någon betalning vid incheckning eller upphämtning (och det behövs ingen separat faktura, eftersom leverantören får betalt direkt från kortutgivaren). Till skillnad från traditionell fakturering sker avstämningen automatiskt, eftersom varje kort är kopplat till ett specifikt konto.
Möjlighet att betala för externa personer, konsulter, rekryter: Virtuella betalningar gör det möjligt för företag att betala resor åt personer som inte har egna företagskort. Eftersom många leverantörer kräver CVV-kod (som ofta inte är känd för resenären och inte bör spridas av säkerhetsskäl) räcker Ghost-kort inte alltid till i dessa situationer.
Inget behov av företagskort för sällanresenärer: Med virtuella kort slipper ni utfärda företagskort till användare som bara reser någon enstaka gång per år.
Förbättrad säkerhet: Det finns större risk för bedrägeri med fysiska kort. Virtuella kort har förutbestämda beloppsgränser och giltighetstid, så även om någon obehörig får tag på numret är risken begränsad.

Vad är Conferma Connect?

Conferma Connect är Confermas egen hotell-databas där de hanterar information om hotell och deras kommunikationspreferenser (e-post, fax, API). Detta är en del av systemet som möjliggör betalningarna. Conferma använder denna tjänst för att skicka betalningsinstruktioner till hotellet.

Conferma Connect används inte för biluthyrningsföretag.

Hur fungerar det?

Diagrammet nedan visar ett vanligt arbetsflöde för en resenär som använder ett virtuellt kort för att betala hotell eller hyrbil. Spotnana hanterar stegen 1, 2 och 4.

Vilka typer av användare har nytta av virtuella kort (och när)?

Exempel på resenärer och situationer där virtuella kort är särskilt användbara är frekventa resenärer som behöver central fakturering, jobbkandidater (för intervjuresor), praktikanter eller anställda som bara reser 1–2 gånger per år och därför inte har fått ett traditionellt företagskort.

Hur mycket kostar det att aktivera Confermas virtuella kort på mitt Spotnana-konto?

Kontakta en Spotnana-representant för prisuppgifter.

Finns det en lista över banker som Conferma redan samarbetar med?

Ja, se denna lista över Confermas bankpartners. Om din bank inte finns med, be banken kontakta Conferma på banking.partners@conferma.com för att inleda processen. Observera att detta i vissa fall kan ta 6–12 månader eller mer.

Vad gäller om kunden redan har ett samarbete med Conferma?

Om kunden redan använder Conferma via en annan resebyrå (TMC) och vill byta till Spotnana för virtuella kort, behöver kunden kontakta sin bank för att öppna ett nytt virtuellt kortkonto hos Conferma.

Ska Spotnana kontakta kundens banker för att ordna detta?

Nej. Kunden behöver själv informera sin bank om att de vill starta processen för att ansluta sig till Conferma, och därefter måste banken ta kontakt med Conferma.

Förberedande åtgärder för kund

Målgrupp: Kunder som vill använda Conferma – Virtuella kort som betalningsmetod i Spotnana

I detta avsnitt listas alla åtgärder som ert företag behöver genomföra för att integrationen ska fungera korrekt. Följande steg bör utföras i förväg för att möjliggöra integrationen med Conferma och användning av virtuella betalningar.

Om ni ska använda virtuella kort för hyrbilsbetalningar måste ni ha ett direktfaktureringsavtal med hyrbilsföretaget på plats innan.

Säkerställ att er bank och kortnätverk redan stöds av Conferma. Se https://www.conferma.com/partners/. Om er bank in te har ett befintligt samarbete med Conferma behöver banken kontakta Conferma på banking.partners@conferma.com för att påbörja anslutningen (be dem göra detta).
Meddela er bank att ni vill införa ett virtuellt kortprogram via Conferma och be dem skapa ett Conferma-kortpoolkonto. Om ni vill erbjuda virtuella kort för både hotell- och bilbokningar måste ni skapa separata konton för respektive ändamål (ett för hotell, ett för hyrbil).Kontakta Spotnana och lämna informationen i tabellen nedan efter steg 4 (Spotnana använder https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow fö r att konfigurera detta med Conferma):
Om ni ska använda virtuella kort med era hyrbilsleverantörer behöver ni även slutföra följande steg. För varje hyrbilsleverantör som ni vill erbjuda virtuella kort för, måste ni lägga till en företagsrabattkod och ett virtuellt betal-ID i Spotnanas Onlinebokningsverktyg. Gör så här: välj Företag i Program menyn och välj sedan L1 remarks i Företag menyn till vänster. Gör sedan så här:
- Rulla ned till avsnittet Företagsrabattkod för bil och klicka på Lägg till kod.
- Välj namn på hyrbilsleverantören i menyn.
- Fyll i den företagsrabattkod som hör till leverantören i fältet.
- Välj Endast virtuella betalningar i kryssrutan.
- Rulla ned till avsnittet ID-nummer för virtuell bilbetalning och klicka på Lägg till kod.
- Välj namn på hyrbilsleverantören i menyn.
- Fyll i det virtuella kort-ID som du fått från hyrbilsleverantören. Observera: För Avis är detta GEB-ID.
- Klicka på Spara.

Nödvändig information	Värden som tillhandahålls av kunden (Spotnana använder denna kolumn för att mata in kundens uppgifter)
Ditt företagsnamn	Företagets fullständiga namn
Ditt företagsadress	Företagets fullständiga adress inklusive postnummer och land
E-post	E-postadress som ska användas för kommunikation och aviseringar kring virtuella kort. Detta bör vara en gemensam adress som fler än en person har tillgång till (t.ex. ekonomi.team@mittforetag.se eller travel.dept@mittforetag.se) och inte en personlig adress.
Utfärdandeland	Det land där det virtuella kortkontot för Conferma-betalningar är utfärdat
Kortutgivare/Bankens namn	Namnet på banken som används för Conferma-betalningar
Valuta	Namnet på den valuta som är kopplad till det virtuella kortkontot
Korttyp (Inställning i OBT)	Typ av kort som används (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Instruktioner/Särskilda instruktioner till leverantör (Inställning i OBT)	Fö r hotell: Vilka hotellkostnader ska täckas av Conferma-betalningen? Alternativ: (A) rum och skatt, (B) rum, skatt och frukost eller (C) alla hotellkostnader Fö r hyrbil: Vilka kostnader ska täckas? (A) Endast hyra, skatt och avgift; (B) Hyra, skatt, avgift + tillägg (20 %); (C) Hyra, skatt, avgift + tillägg (100 %). Tillägg baseras på en procentsats av totalpriset. Hyra är det genomsnittliga dagspriset för vald bil multiplicerat med antal dagar.
Obligatoriskt eller valfritt (Inställning i OBT)	Ska det virtuella kortet vara obligatoriskt eller valfritt? Gäller det alla juridiska enheter inom företaget eller endast vissa?
Användartyper (Inställning i OBT)	Vilka användare i företaget ska ha rätt att använda denna betalningsmetod (endast administratörer/agenter eller alla användare)?
Lägg till dagar (Extra dagar)	Antal dagar efter slutdatum som kortet fortfarande kan användas för debitering. Rekommendation: 7
Beloppsökning i procent	Procentuell ökning för att täcka kostnader som inte redan ingår. Exempel: Fö r hotell: skatter, måltider, parkering Fö r hyrbil: barnstol, vinterdäck, GPS Rekommendation: Endast skatter = 20 %. Om även måltider eller andra kostnader ska ingå, öka enligt företagets policy
Valutapåslag i procent	Procentuell ökning för att täcka växlingsavgifter och valutafluktuationer. Gäller endast vid utlandsanvändning. Rekommendation: 5 %
Maximalt belopp per utlägg	Maximalt belopp, i kortpoolens valuta, som kan begäras per utlägg.
Förbokningsdagar	Antal dagar före resans start som kortet är tillgängligt för debitering. Rekommendation: 365
Belopp per dag	Fast dagsbelopp som läggs till kortets värde för att täcka kostnader som inte redan ingår i resan (t.ex. måltider). Kan användas separat eller tillsammans med Beloppsökning i procent. Till exempel: Om Beloppsökning i procent = 20 och Belopp per dag = 50
Visa CVV-kod	Ange om resenärer ska kunna se CVV-koden för det virtuella kortet.
Skicka voucher till ej registrerad e-post	Ange om en kopia av kortutlägg (med maskerat kortnummer) ska skickas till resenärens e-post tillsammans med instruktioner för registrering i Conferma Pay-appen.
Inaktivera omsändning av fax	Ange om resenärer ska kunna skicka om e-post eller fax (med bekräftelseuppgifter) till leverantören (eller till ny e-postadress/faxnummer) via Conferma Pay-appen. Oavsett detta kan resenärer alltid skicka om fax eller e-post vid behov via Spotnanas onlinebokningsverktyg.
Egna datavelden (valfritt) Bara relevant om ni har skapat egna datavelden i Spotnanas onlinebokningsverktyg som ni vill få med på era bankutdrag. Annars kan denna rad hoppas över.	Om ni har egna datavelden (kostnadsställe, projektnummer etc.) i Spotnanas onlinebokningsverktyg som ska inkluderas på era bankutdrag, behöver Spotnana lägga in dessa i er Conferma Pay-konfiguration. Ni behöver därför lämna följande information till Spotnana för varje eget dataveld: Etikettens namn: Det exakta namnet på det egna dataveldet i Spotnana som ni vill få med. Kontrolltyp: Hur dataveldet används. Alternativ: fritext, kryssruta, rullgardinsmeny, valideringsuppslag, autokomplettering, autokomplettering med valideringsuppslag. Obligatoriskt fält: Är detta fält obligatoriskt när resenären bokar hotell? Be endast Spotnana att göra detta fält obligatoriskt i Conferma om det även är obligatoriskt i Spotnanas onlinebokningsverktyg.
Kontakter inom ert företag	Huvudkontakt: - CC: Faktureringskontakt: Den person eller e-postadress som Spotnana skickar fakturan till. - Kopia

Vi rekommenderar även att ni informerar era utvalda hotell om att ni inför Confermas virtuella betalningsprogram. Använd gärna e-postmallen nedan. Detta är frivilligt.

E-post/Brev från reseansvarig till utvalda hotell

Målgrupp: Reseansvariga

Spotnana rekommenderar att ni kontaktar era utvalda hotell i förväg för att säkerställa att de är redo att ta emot virtuella betalningar och era resenärer. Nedan finns ett exempelbrev som ni kan använda och anpassa efter behov.

Syftet med denna kommunikation är att informera hotellen om att ni inför ett virtuellt betalningsprogram för era resenärer och att ni förväntar er deras stöd. De behöver bara klicka på länken i brevet för att kontrollera att de finns i Conferma Connect-databasen, att rätt kommunikationssätt är valt och att nödvändiga kontaktuppgifter (t.ex. e-post eller faxnummer) är angivna.

Bästa hotellpartner,

Angående: Conferma Connect – Virtuell betalning för hotell

Ni har säkert redan märkt att virtuella kort blir allt vanligare för hotellbetalningar. Vi samarbetar med vår teknikpartner Conferma Pay och Spotnana för att erbjuda ett effektivare betalningsalternativ för hotell.

Vad är Conferma Connect?

Conferma Connect identifierar automatiskt det säkraste och mest kostnadseffektiva sättet att skicka betalningsinstruktioner till hotellet. Conferma Pay har utvecklat teknik för att överföra kortuppgifter på flera sätt, däribland via säker e-post. Vår önskan är att ni som hotellpartner tar emot dessa via säker e-post (inte fax).

Fyll i onlineformuläret för att uppdatera er kommunikationspreferens:

https://www.confermaconnect.com

Det är kostnadsfritt för hotell att ansluta sig och ni kan välja hur ni vill ta emot betalningsinformation för virtuella kort (fax/e-post till receptionen eller ekonomiavdelningen). Detta minimerar risken för problem för både er och gästen vid utcheckning.

Läs mer i Conferma Connects FAQ: https://www.confermaconnect.com/en/help

Vi uppskattar verkligen ert stöd i detta arbete.

Med vänliga hälsningar,

Namn Efternamn

Titel/Ansvarsområde

Företag

Resenärens arbetsflöde och upplevelse

Målgrupp: Resenärer och resebokare

Dina användare (resenärer eller bokare) som behöver boka hotell eller hyrbil kommer att känna igen sig i Spotnanas onlinebokningsverktyg. Så här går det till:

Resenären söker efter önskat hotell eller hyrbil och datum.
Resenären väljer hotell och rumstyp eller hyrbil och pris och går vidare till bokning.
Resenären måste sedan välja betalningsmetod för bokningen. Beroende på om ert företag har ställt in virtuella betalningar som obligatoriskt eller inte (för den juridiska enhet resenären tillhör) gör resenären något av följande:
- Fö r hotellbokningar:
  - Om det virtuella kortet är obligatoriskt: Resenären klickar på fliken Virtuella kort och väljer det enda kort som går att välja (det obligatoriska).
  - Om det virtuella kortet inte är obligatoriskt: Resenären kan välja antingen fliken Kreditkort eller Virtuella kort och sedan välja det kreditkort eller virtuella kort som ska användas för bokningen.
- Fö r hyrbilsbokningar:
  - Eftersom det virtuella kortet är kopplat till ett direktfaktureringsavtal med hyrbilsföretaget behöver ingen betalningsmetod väljas. Resenären går bara vidare till bokningen.
Resenären granskar kostnaderna och klickar på Boka hotell eller Boka bil . Bokningen bekräftas och betalningen (samt information via fax eller e-post) skickas till leverantören.
Vid behov kan resenären låsa upp de sista 4 siffrorna på det virtuella kortet efter bokning och hela kortnumret 24 timmar innan incheckning på hotell eller upphämtning av hyrbil.

Felsökning av vanliga problem

Nedan finns en tabell med möjliga problem som kan uppstå vid användning av Confermas virtuella kort och förslag på lösningar. Många av dessa problem kan resenären själv lösa via Spotnanas mobilapp eller onlinebokningsverktyg. Om det inte fungerar, kontakta en Spotnana-representant.

Problem	Rekommendation/Lösning
Resenären behöver låsa upp det virtuella kortnumret	Även om resenärer inte behöver visa fysiska kort vid incheckning (för hotell bokade med virtuella kort), kan det hända att hotellet vill se bevis på vilket virtuellt kort som använts. Då kan du som resenär låsa upp kortnumret via Spotnanas onlinebokningsverktyg eller mobilapp, så länge det är inom 24 timmar före incheckning. Resenärer kan låsa upp de sista 4 siffrorna på det virtuella kortet direkt efter bokning och hela kortnumret 24 timmar innan incheckning. Agenter kan låsa upp hela kortnumret så snart bokningen är gjord. Vid hyrbil krävs inget kort vid upphämtning, eftersom betalningen sker via direktfaktureringsavtal med hyrbilsföretaget när virtuella kort används.
Kan inte skapa ett kort i Spotnanas onlinebokningsverktyg	Kontakta en Spotnana-representant. Representanten kontrollerar om det är ett tekniskt fel eller en felaktig inställning. Beroende på orsak kan något av följande ske: Du kan bli ombedd att boka med privat/företagskort. Representanten kan boka hotell eller hyrbil åt dig med en alternativ betalningsmetod.
Hotellet finns inte i Spotnanas onlinebokningsverktyg	Bokningen kan då inte göras med Confermas virtuella kort. Den måste bokas utanför onlinebokningsverktyget med en annan betalningsmetod och sedan läggas in manuellt av en Spotnana-representant.
Resenären är på hotell eller hyrbilsfirma och personalen accepterar inte kortet	Resenären bör fråga personalen om de fått Confermas kortautorisering. Om de inte hittar den: Resenären kan skicka om den via Spotnanas mobilapp eller onlinebokningsverktyg till den e-post/faxadress som personalen anger. Resenären kan kontakta en Spotnana-representant som kan skicka om fax/e-post till den adress personalen anger. Fö r hotell: Resenären kan visa (låsa upp) kortet i Spotnanas mobilapp eller onlinebokningsverktyg så att hotellet kan debitera som ”kort ej närvarande”. Ofta krävs även ett auktorisationsformulär, som kan skickas till hotellet via e-post eller fax av resenären. Fö r bil: Om bilen som valts inte omfattas av direktfaktureringsavtalet måste resenären välja en annan bil eller leverantör och betalningsmetod. Om inget av detta löser problemet bör resenären kontakta en Spotnana-representant, som kan hjälpa till att använda privat/företagskort. OBS: Dessa problem kan uppstå om personalen inte är van vid virtuella kortbetalningar. Detta kan variera beroende på erfarenhet och region.
Kortet nekas vid betalning	Detta kan ske om beloppet som leverantören försöker debitera överstiger kortets gräns, om leverantören försöker debitera flera gånger eller om kortet redan har blivit utnyttjat på ett otillåtet sätt. Resenären kan kontakta en Spotnana-representant. Representanten kan kontrollera om beloppet överstiger det tillåtna. Om så är fallet kan värdet på kortet justeras (om det är tillåtet enligt företagets policy). Om det löser problemet kan representanten utfärda ett nytt kort och makulera det gamla. Nya uppgifter lämnas till personalen. OBS: Om kortet nekas för att kreditgränsen i Confermas inställningar överskridits måste ekonomiavdelningen göra en extra insättning till företagets bank för att ladda det virtuella kortet. Detta tar dock 48 timmar innan kortet är fullt finansierat. Under tiden måste resenären använda en annan betalningsmetod.
Hotellet eller hyrbilsfirman har inte fått fax eller e-post	Resenären kan skicka om den via Spotnanas mobilapp eller onlinebokningsverktyg till den e-post/faxadress som leverantören anger. Resenären kan kontakta en Spotnana-representant som kan skicka om fax/e-post till den adress leverantören anger.
Resenären kan inte låsa upp kortnumret vid in- eller utcheckning	Resenären ska kunna låsa upp kortnumret via Spotnanas mobilapp eller onlinebokningsverktyg så länge det är inom 24 timmar före incheckning/upphämtning. Om resenären ändå inte kan låsa upp kortnumret kan denne kontakta en Spotnana-representant, som kan låsa upp kortnumret och ge det till resenären eller leverantören.
Hotellet eller hyrbilsfirman debiterar kortet för kostnader som inte är tillåtna enligt kundens inställningar Fö r hotell: måltider eller rumsservice Fö r bil: GPS, barnstol	Kunden måste meddela Spotnana om detta sker. Representanten kan be hotellet eller hyrbilsfirman återbetala allt till det ursprungliga kortet, sedan utfärda ett nytt kort och be leverantören debitera de tillåtna kostnaderna på det nya kortet. Resenären ska kontrollera att leverantörens debiteringar följer företagets policy för virtuella kort. Om de inte gör det måste resenären själv betala för de extra kostnaderna.

Ta bort eller begränsa användning av en virtuell kortkonfiguration

Följ instruktionerna nedan för att ta bort eller begränsa användningen av ett virtuellt kort.

Så tar du bort en virtuell kortkonfiguration för hotell- eller bilbokningar

Välj Företag i Program menyn.
Välj Betalningsmetoder i Betalning menyn till vänster.
Leta upp avsnittet Virtuella betalningsmetoder .
Leta upp raden med den virtuella betalningsmetod du vill ta bort (varje är aktiverad för antingen bil eller hotell).
Välj Ta bort betalningsmetod i menyn till höger.
Klicka på Ta bort fö r att bekräfta att du vill ta bort den virtuella betalningsmetoden. Detta tar bort konfigurationen helt.

Så begränsar du användningen av virtuella kort till endast agenter

Detta kan vara användbart om du tillfälligt vill begränsa tillgången till kortet (t.ex. vid test eller felsökning).

Välj Företag i Program menyn.
Välj Betalningsmetoder i Betalning menyn till vänster.
Leta upp avsnittet Virtuella betalningsmetoder .
Leta upp raden med den virtuella betalningsmetod du vill begränsa (varje är aktiverad för antingen bil eller hotell).
Välj Redigera betalningsmetod i menyn till höger. Dialogrutan Uppdatera betalningsmetod
visas. Om du har aktiverat virtuella kort för bil och hotell
1. bokningar, gör så här: Klicka på redigeringsikonen (pennan) bredvidKortuppgifter
2. . Säkerställ att kryssrutan Gör detta kort obligatoriskt
3. in]te är markerad. Klicka på redigeringsikonen (pennan) bredvidInstruktioner för kortanvändning
4. . Ställ in fältet Användarroll tillEndast agenter
5. . Ställ in fältet Resenärstyp tillPrivat gäst
6. . Klicka påUppdatera
7. .
Dessa inställningar begränsar vilka som kan använda kortet utan att du behöver ta bort konfigurationen. Om du endast har aktiverat virtuella kort för hotell
1. bokningar, gör så här: Klicka på redigeringsikonen (pennan) bredvidProdukttyper
2. . Säkerställ att reglaget Obligatoriskt
3. är avstängt. Klicka på redigeringsikonen (pennan) bredvidAnge användartyper
4. . Välj Endast agenter
5. i menyn. Klicka påUppdatera
6. . Kontakta därefter din Spotnana-kontakt för att begränsa användningen till privata gäster.
7. Dessa inställningar begränsar vilka som kan använda kortet utan att du behöver ta bort konfigurationen.

Rapportering och fakturering

Du får regelbundet kontoutdrag från din bank som visar reseutgifter kopplade till dina resenärers användning av virtuella kort som betalningsmetod. Du kan använda dessa utdrag (tillsammans med kvitton som resenärerna lämnar in) för att stämma av dina utgifter via virtuella kort. Du kan använda rapporterna Hotelltransaktioner eller Biltransaktioner (finns under Analys > Företagsrapporter) i Spotnanas onlinebokningsverktyg för att underlätta avstämningen av dina utlägg. Om du behöver ytterligare rapporter, kontakta en Spotnana-representant för att få tillgång till Conferma Snap (du får då inloggningsuppgifter).