Configurar integração direta com o Outlook para reservas de viagens

A Spotnana permite-lhe configurar o sistema para adicionar automaticamente marcações ao seu calendário Outlook sempre que fizer uma reserva na plataforma. Assim, os viajantes conseguem ver facilmente as próximas viagens, as atuais e as anteriores diretamente no calendário do Outlook, sem terem de importar ficheiros ICS (Calendário). 

Se não ativar esta funcionalidade, a Spotnana continuará a anexar ficheiros ICS a todos os e-mails de itinerário. Os viajantes podem depois importar esses ficheiros .ics para sincronizar as reservas com o calendário. No entanto, sempre que houver alterações nas reservas, serão gerados novos ficheiros ICS, que terão de ser importados novamente.

Ativar sincronização automática com o Calendário Outlook

Para ativar a sincronização automática das reservas Spotnana com o Outlook para todos os viajantes da sua organização, siga estes passos:

1. Peça ao administrador do Microsoft Entra (normalmente do departamento de IT) para autorizar a Integração Spotnana Outlook app. Para que o administrador possa fazer isto, tem de partilhar o link de integração do calendário Outlook com o administrador. Para isso: 

   • Inicie sessão na Ferramenta de Reservas Online (OBT).  

   • Selecione Empresa a partir do menu Programa . 

   • Depois, escolha Integrações no menu Configuração à esquerda. Vai aparecer a página de Integrações . 

   • Selecione o separador Calendário . 

   • Clique em Gerir na linha da integração do calendário Outlook . Vai abrir a janela de integração do calendário Outlook . 

   • Copie o URL que aparece no campo Utilize o link abaixo para aprovar o acesso (mostrado em baixo) e envie-o ao administrador do Microsoft Entra. 
     
     Nota: Este URL permite ao administrador Microsoft Entra aprovar a Integração Spotnana Outlook app. Certifique-se de pedir ao administrador que selecione a opção Consentimento em nome da organização . 

2. O administrador Microsoft Entra irá então usar o link que lhe forneceu para aprovar a Integração Spotnana Outlook app. Deve garantir que seleciona a opção Consentimento em nome da organização e clicar em Aceitar. 

3. Assim que o administrador Microsoft Entra confirmar que este passo está concluído, deve: 

   • Voltar à mesma página da OBT usada no passo 1.

   • Quando aparecer a janela de integração do calendário Outlook , selecione Ligar calendário Outlook. 
     
     Isto confirma que a Integração Spotnana Outlook foi aprovada pelo seu administrador Microsoft Entra e liga o sistema Spotnana ao seu calendário Outlook pessoal. 

4. Depois, na mesma janela de integração do calendário Outlook , ative a opção Sincronização de calendário .
   
   Assim, a sincronização do calendário fica disponível para todos os viajantes da sua organização. 

5. Depois de concluir todos estes passos, a opção Ligar calendário Outlook vai aparecer na página inicial da Spotnana para todos os viajantes da sua empresa. Peça aos seus viajantes para ativarem esta opção. 
   
   Assim, cada utilizador faz login automaticamente na sua conta Microsoft Outlook e é gerado um token único que autoriza as atualizações no calendário. Depois deste processo estar concluído para todos os utilizadores, a configuração fica terminada.
   Nota: Se algum viajante fechar esta mensagem por engano, pode sempre ativar a funcionalidade mais tarde, acedendo à sua página Perfil (O Meu Perfil no menu, por baixo do ícone com o nome) e escolhendo As suas apps ligadas no menu à esquerda. Depois, basta selecionar Ligar calendário Outlook no bloco Outlook . 

Se um viajante não aceder à OBT durante 90 dias, o token do calendário Microsoft Outlook expira. Esta é uma definição de segurança da Microsoft, não controlada pela Spotnana. Se isto acontecer, o viajante pode voltar a autorizar o token clicando em Ligar calendário Outlook na página inicial da OBT. Caso o viajante não renove o token do Outlook depois de expirar, a Spotnana volta a anexar ficheiros ICS aos e-mails de itinerário das reservas.