Configure a integração direta com o Outlook para reservas de viagens

Com o Spotnana, você pode configurar o sistema para que ele adicione automaticamente lembretes na sua agenda do Outlook para todas as reservas feitas pela plataforma. Assim, os viajantes conseguem visualizar todas as viagens futuras, atuais e passadas direto no calendário do Outlook, sem precisar importar arquivos ICS manualmente. 

Se essa função não estiver ativada, o Spotnana continuará anexando arquivos ICS em todos os e-mails de itinerário. Dessa forma, os viajantes podem importar esses arquivos .ics para sincronizar as reservas com o calendário. Porém, sempre que houver alguma alteração na reserva, um novo arquivo ICS será gerado e precisará ser importado novamente.

Ativar a sincronização automática com o calendário do Outlook

Para ativar a sincronização automática das reservas do Spotnana com o Outlook para todos os viajantes da sua empresa, siga os passos abaixo:

1. Peça para o administrador do Microsoft Entra (normalmente do time de TI) autorizar a Integração do Spotnana com o Outlook . Para isso, você precisa compartilhar o link de integração do calendário do Outlook com o administrador. Veja como fazer: 

   • Acesse a Ferramenta de Reserva Online (OBT).  

   • Clique em Empresa no menu Programa . 

   • Depois, selecione Integrações no menu Configurações à esquerda. A página de Integrações será exibida. 

   • Clique na aba Calendário . 

   • Clique em Gerenciar na linha de integração do calendário do Outlook . A janela de integração do calendário do Outlook será exibida. 

   • Copie o link exibido no campo Use o link abaixo para aprovar o acesso (como mostrado abaixo) e envie para o administrador do Microsoft Entra. 
     
     Atenção: Esse link permite que o administrador do Microsoft Entra aprove o uso do aplicativo de Integração do Spotnana com o Outlook . Oriente o administrador a selecionar a opção Consentir em nome da organização . 

2. O administrador do Microsoft Entra vai usar o link que você enviou para aprovar o aplicativo de Integração do Spotnana com o Outlook . Ele deve selecionar a opção Consentir em nome da organização e clicar em Aceitar. 

3. Assim que o administrador do Microsoft Entra confirmar que essa etapa foi concluída, faça o seguinte: 

   • Acesse novamente a mesma página da OBT usada no passo 1.

   • Quando aparecer a janela de integração do calendário do Outlook , selecione Conectar calendário do Outlook. 
     
     Isso vai validar que o aplicativo de Integração do Spotnana com o Outlook foi aprovado pelo administrador do Microsoft Entra e conectar o sistema Spotnana ao seu calendário do Outlook individual. 

4. Em seguida, ainda na mesma janela de integração do calendário do Outlook , ative a opção Sincronizar calendário .
   
   Assim, a sincronização do calendário ficará disponível para todos os viajantes da sua empresa. 

5. Depois de concluir todas essas etapas, a opção Conectar calendário do Outlook vai aparecer na página inicial do Spotnana para todos os viajantes da sua empresa. Oriente seus viajantes a ativar essa opção. 
   
   Isso vai conectar automaticamente cada usuário à sua conta do Microsoft Outlook e gerar um token específico para autorizar as atualizações do calendário. Depois que todos fizerem isso, a configuração estará pronta.
   Atenção: Se algum viajante fechar essa mensagem sem querer, ainda é possível ativar o recurso acessando a página Perfil (Meu Perfil no menu que aparece ao clicar no ícone com o nome do usuário) e escolhendo Seus aplicativos conectados no menu à esquerda. Depois, é só clicar em Conectar calendário do Outlook no bloco do Outlook . 

Se o viajante ficar mais de 90 dias sem acessar a OBT, o token do calendário do Microsoft Outlook vai expirar. Essa é uma política de segurança da Microsoft, não do Spotnana. Se isso acontecer, o viajante pode reautorizar o token clicando em Conectar calendário do Outlook na página inicial da OBT. Caso o token não seja renovado após expirar, o Spotnana voltará a anexar arquivos ICS nos e-mails de itinerário das reservas.