Sierpień 2025 – Informacje o wydaniu

Poniżej znajdziesz najnowsze usprawnienia w platformie Spotnana Travel-as-a-Service. Funkcje zostały pogrupowane według kategorii (Treści, Samoobsługa itp.).

Treści

Kolej Deutsche Bahn (DB)

Treści kolejowe Deutsche Bahn są ponownie dostępne dla podróżnych. Możesz rezerwować wszystkie krajowe i międzynarodowe połączenia kolejowe w Niemczech przez Deutsche Bahn, a także korzystać z odpowiednich kart zniżkowych. 

Aby dowiedzieć się, jak zarezerwować podróż koleją, zobacz Rezerwacja podróży koleją (Europa).

Doświadczenie podróżującego

Podwyższenie klasy prywatnie

Wprowadziliśmy nowy model „Podróżny płaci z góry” dla prywatnych podwyższeń klasy, który pozwala rezerwować wyższą klasę w samolocie niż przewiduje polityka firmy – bezpośrednio na platformie. Opcja ta jest dostępna tylko wtedy, gdy administrator firmy ją włączy w ustawieniach polityki. Po aktywacji podróżny może zapłacić całość z własnej karty, a następnie otrzyma dokumenty do rozliczenia części kosztów zgodnie z polityką firmy. 

Główne możliwości tej funkcji to:

• Jasne wskazówki podczas wyboru: Nowe okno informacyjne wyraźnie pokazuje, kiedy dotyczy podwyższenie klasy na własny koszt i wskazuje związane z tym opłaty.

• Przejrzystość na etapie płatności: Podczas finalizacji rezerwacji widoczny jest specjalny moduł, który jasno wskazuje, jaka część ceny podlega rozliczeniu służbowemu, a jaką podróżny pokrywa samodzielnie.

• Obowiązkowe potwierdzenie kosztów: Aby zakończyć rezerwację, podróżny musi zaznaczyć pole potwierdzające, że rozumie zasady dotyczące podwyższenia klasy na własny koszt.

Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Rezerwacja wyższej klasy w samolocie niż przewiduje polityka (płatność własną kartą).

Zarządzanie podróżami

Ustawienia polityki dla prywatnych podwyższeń klasy

Administratorzy firmy mogą teraz skonfigurować politykę dotyczącą klas podróży, korzystając z nowego modelu „Podróżny płaci z góry” dla prywatnych podwyższeń klasy. W ustawieniach polityki dostępny jest przełącznik, który pozwala samodzielnie włączyć tę opcję. Nowy model płatności znacząco ogranicza konieczność ręcznego angażowania agentów przy podwyższeniach klasy.

Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Zezwól na podwyższenie klasy w samolocie z prywatną metodą płatności.

Centralne zarządzanie podróżami i usprawniona nawigacja

Wprowadziliśmy istotne ulepszenia w zarządzaniu podróżami, przekształcając stronę Podróże w centralne miejsce do efektywnego nadzorowania wyjazdów służbowych. Aktualizacja obejmuje dynamiczne wyszukiwanie, lepsze sortowanie oraz uproszczoną nawigację, dzięki czemu koordynatorzy, organizatorzy, agenci i administratorzy mogą szybko odnajdywać i obsługiwać podróże.

Główne usprawnienia to:

• Uproszczona nawigacja: Strona Podróże została wzbogacona o widok z zakładkami, co ułatwia dostęp i zwiększa przejrzystość do:

  • Moje podróże: Pokazuje wszystkie podróże powiązane z rezerwacjami danego użytkownika.

  • Wszystkie podróże (widoczne dla administratorów i organizatorów): Wyświetla wszystkie podróże wszystkich użytkowników w organizacji.

  • Wydarzenia: Centralny dostęp do podróży związanych z wydarzeniami.

  • Aprobaty (widoczne dla administratorów, menedżerów i osób zatwierdzających): Pokazuje wszystkie podróże wymagające akceptacji.

• Dynamiczne wyszukiwanie w zakładce „Wszystkie podróże”: Użytkownicy mogą szybko odnaleźć podróż, wpisując np. jej nazwę, imię/nazwisko lub e-mail podróżnego, identyfikator podróży, numer rezerwacji lub źródłowy PNR. 

• Bardziej widoczny wybór organizacji: Dla użytkowników TMC wybór organizacji znajduje się teraz obok tytułu strony i pozostaje wybrany przy przechodzeniu między zakładkami, co zapewnia jasny kontekst przeglądanych danych.

• Etapy podróży i filtry zatwierdzeń: Użytkownicy mogą teraz łatwo filtrować Moje podróże, Wszystkie podróżei Wydarzenia według etapów: Nadchodzące, Zakończonei Anulowane . W zakładce Aprobatyużytkownicy mogą filtrować podróże według statusu: Oczekujące i Historia.

• Sortowanie kolumn: Tabela Wszystkie podróże pozwala na sortowanie według Nazwy podróży, Daty rozpoczęcia podróżyi Daty zakończenia podróży.

Dzięki tym zmianom zarządzanie podróżami na większą skalę jest jeszcze łatwiejsze i bardziej intuicyjne. Więcej informacji znajdziesz w sekcji Wyświetlanie podróży.

Konfiguracja podatków dla limitów cen hoteli w polityce

Ulepszyliśmy ustawienia polityki hotelowej, aby zapewnić większą elastyczność firmom działającym globalnie. Administratorzy mogą teraz ustalać zasady dotyczące podatków dla limitów cen hoteli w zależności od lokalizacji. Pozwala to uwzględniać lub wyłączać podatki i opłaty w zależności od regionu. 

Główne możliwości to:

• Konfiguracja podatków według lokalizacji: Limity cen hoteli można teraz ustawiać indywidualnie dla każdej lokalizacji, z możliwością włączenia lub wyłączenia podatków i opłat dla danego miejsca.

• Hierarchiczne stosowanie ustawień: Gdy dla danej lokalizacji obowiązuje kilka limitów cen, system wybiera ten najbardziej szczegółowy geograficznie (np. miasto, kraj, region).

• Wyświetlanie wyników wyszukiwania: Komunikat o naruszeniu polityki w wynikach wyszukiwania hoteli teraz jasno wskazuje, która zasada została przekroczona, lokalizację, opcję podatkową, limit ceny oraz stawkę za noc.

Dzięki temu administratorzy firm mają większą swobodę w ustalaniu precyzyjnych limitów cen hoteli, dostosowanych do lokalnych realiów biznesowych i wymagań prawnych.

Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Ustaw maksymalną cenę za rezerwację hotelu.

Powiadomienia o błędach w synchronizacji danych z HR

Wprowadziliśmy automatyczne powiadomienia e-mailowe dla administratorów o nieudanych synchronizacjach profili użytkowników z systemów HRIS (ADP, BambooHR, Workday) oraz SCIM (Microsoft Entra). Powiadomienia wysyłane są do wyznaczonego administratora i zawierają identyfikator użytkownika, datę oraz przyczynę błędu. Funkcja ta jest włączana automatycznie dla wszystkich klientów korzystających z tych integracji – nie wymaga konfiguracji i pozwala natychmiast reagować na problemy, takie jak brak możliwości rezerwacji podróży przez nowych pracowników czy nieaktualizujące się profile.

Płatności

Obsługa karty Diners Travel Account Card (TAC)

Spotnana obsługuje teraz Diners TAC jako metodę płatności za rezerwacje lotnicze. Diners TAC jest często używana przez firmy w Danii, Finlandii, Islandii, Norwegii i Szwecji. 

Diners TAC to specjalny rachunek zbiorczy wydawany przez bank SEB, gdzie TMC przekazuje numer rachunku bezpośrednio dostawcy, a płatność pobierana jest z banku SEB. Następnie TMC przekazuje szczegóły rezerwacji do SEB w celu wystawienia faktury klientowi.

Administratorzy TMC lub firmy mogą dodać Diners TAC jako program dostawcy lotniczego i wybrać konkretne linie lotnicze GDS i NDC, dla których chcą z niego korzystać. Diners TAC można skonfigurować według kraju, jednostki prawnej, działu i centrum kosztów – tak samo elastycznie jak inne centralne metody płatności. Opłaty za podróż nie mogą być pobierane z Diners TAC – należy je opłacić centralną kartą obsługiwaną przez bramkę płatności (np. Stripe) lub poprzez fakturowanie z odroczonym terminem płatności.

Integracje

Nowa integracja z systemem zarządzania wydatkami: Ramp

Z przyjemnością informujemy o nowej integracji z Ramp – wiodącą platformą do zarządzania wydatkami firmowymi i płatnościami, która automatyzuje i upraszcza rozliczanie kosztów podróży dla naszych wspólnych klientów. Dzięki tej integracji Ramp łączy się ze Spotnana przez API, automatycznie importując dane o wydatkach podróżnych do platformy Ramp. Rozwiązanie to eliminuje ręczne wprowadzanie danych i zwiększa dokładność oraz szybkość raportowania wydatków.

Aby aktywować tę integrację, skontaktuj się ze swoim Partner Success Managerem.

Zarządzanie TMC

Automatyczna obsługa segmentów HX

Wprowadziliśmy automatyzację obsługi segmentów HX (Holding Cancelled) w PNR-ach Sabre, dzięki czemu agenci mają mniej ręcznej pracy.

Segmenty HX pojawiają się, gdy podróżny anuluje lot bezpośrednio u przewoźnika lub gdy to linia lotnicza anuluje rezerwację. Przed tą aktualizacją agenci musieli ręcznie sprawdzać takie rezerwacje. Teraz Spotnana automatycznie akceptuje pełne anulacje PNR, gdy wszystkie segmenty zostały anulowane, i wysyła podróżnemu e-mail z potwierdzeniem zmiany. Automatyzacja obejmuje także:

• Segmenty HX w niebiletowanych PNR-ach.

• Anulacje dokonane przez linię lotniczą lub podróżnego w biletowanych PNR-ach, także w przypadku podwyższeń klasy lub zmian.

• Segmenty HX wynikające z podwyższenia klasy przez linię lotniczą (dotyczy tylko American Airlines, Delta Air Lines i United Airlines).

Dodatkowo, logi audytowe rejestrują, kiedy automatyzacja obsłużyła PNR, zapewniając przejrzystość w historii działań agenta. 

Aby włączyć tę funkcję dla swojego TMC, skontaktuj się ze swoim Partner Success Managerem.

Funkcjonalność Corporate Travel Department (CTD)

Funkcjonalność CTD umożliwia naszym partnerom TMC obsługę i zarządzanie organizacjami posiadającymi własne działy podróży służbowych, wspierając model współpracy.

Główne cechy to:

• Elastyczny podział obsługi: Działy CTD mogą obsługiwać podróże w godzinach pracy przez własnych agentów, a TMC zapewnia wsparcie poza godzinami i obsługę eskalacji – gwarantując ciągłość usług. Oba zespoły mają dostęp do tych samych relacji z dostawcami i treści.

• Pełna separacja danych i kontrola dostępu: Agenci CTD mają dostęp wyłącznie do danych swojej organizacji, co zapewnia pełną prywatność, natomiast agenci TMC mają wgląd we wszystkie organizacje. Oddzielne uwierzytelnianie i zarządzanie użytkownikami zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa.

• Usprawniony panel kolejkowania z filtrowaniem CTD: Działy CTD mają dostęp do panelu z zadaniami wyłącznie dla swojej organizacji, natomiast TMC mogą przełączać widok między całością a wybraną organizacją CTD.

• Kompleksowa obsługa rezerwacji i serwisu: Agenci zarówno CTD, jak i TMC mogą tworzyć i zarządzać rezerwacjami, korzystać z funkcji shell PNR oraz obsługiwać klientów na pierwszej linii. CTD korzystają także z automatycznego przetwarzania nieudanych rezerwacji oraz wsparcia procesów back-office w Spotnana.

• Szczegółowe uprawnienia administracyjne: Administratorzy CTD i TMC mogą zarządzać ustawieniami firmy. TMC dodatkowo zarządzają ustawieniami dostawców, kodami stawek, dostawcami i regułami back-office, a CTD mogą zarządzać polami niestandardowymi i szablonami e-maili.

Nowa funkcjonalność jest dostępna dla naszych partnerów TMC po aktywacji przez zaplecze systemu. W celu włączenia prosimy o kontakt z Partner Success Managerem.