Importowanie profili użytkowników

Poniżej znajdziesz instrukcję, jak zaimportować profile podróżnych do Spotnana za pomocą pliku CSV. 

• Przed rozpoczęciem musisz upewnić się, że wcześniej zostały wprowadzone (lub utworzone) definicje jednostek prawnych. Każdy użytkownik/podróżny musi być przypisany do konkretnej jednostki prawnej.
• Jeśli chcesz powiązać użytkowników (podróżnych) z lokalizacjami biur, przed importem profili zadbaj o to, by definicje biur również były już wprowadzone.

Tę czynność może wykonać wyłącznie administrator.

1. Zaloguj się do narzędzia rezerwacyjnego online Spotnana.
2. Wybierz Użytkownicy z menu Program . Zostanie wyświetlona strona Podróżni .
3. Kliknij Prześlij plik CSV. Pojawi się okno dialogowe Import danych użytkowników .  
4. Pobierz wzór pliku, klikając łącze szablon . Następnie postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Instrukcja importu pliku z danymi użytkowników

Aby poznać szczegóły dotyczące pól w pliku CSV, zajrzyj do sekcji dotyczącej formatu pliku HR w dokumencie SFTP – Instrukcje dla plików HR.

• Każdy utworzony profil użytkownika musi być przypisany do istniejącej już w systemie jednostki prawnej. Jednostki te muszą być wcześniej wprowadzone do narzędzia rezerwacyjnego (OBT), zanim rozpoczniesz import użytkowników. Przypisanie do biura jest opcjonalne, jednak jeśli w pliku CSV wskazujesz powiązanie z biurem, odpowiednie definicje biur również muszą już istnieć w OBT. Nazwy jednostek prawnych i biur w pliku muszą być identyczne jak te, które są już w OBT.
• Jeśli w OBT nie ma jeszcze żadnych użytkowników Twojej organizacji, szablon będzie pusty i możesz od razu dodać nowe wiersze. 
• Jeżeli w OBT są już jacyś użytkownicy Twojej organizacji, szablon będzie zawierał ich dane. Możesz wtedy dodawać, edytować lub usuwać wiersze według potrzeb.
  • Aby usunąć użytkownika, znajdź odpowiedni wiersz i w polu ACTION wybierz wartość DELETE. Po zaimportowaniu pliku użytkownik zostanie usunięty z OBT.
  • Aby edytować dane użytkownika, znajdź odpowiedni wiersz, wprowadź zmiany i ustaw w polu ACTION wartość UPDATE. Po zakończeniu importu dane użytkownika zostaną zaktualizowane w OBT.
  • Aby dodać nowego użytkownika, dodaj nowy wiersz i w polu ACTION wybierz wartość CREATE. Po zaimportowaniu pliku użytkownik zostanie dodany do OBT. Pamiętaj, że identyfikator pracownika lub adres e-mail musi być unikalny (nie może powtarzać się z żadnym istniejącym użytkownikiem).
• Nie zmieniaj ani nie usuwaj nagłówków kolumn (pierwszy wiersz pliku, który informuje, do czego służy każda kolumna).
• Nie zmieniaj kolejności kolumn w pliku.
• Nie dodawaj nowych kolumn.
• Upewnij się, że w każdym wierszu zostały uzupełnione wszystkie wymagane pola. Wymagane kolumny są oznaczone gwiazdką (*). 
• Wartości powinny zawierać wyłącznie znaki alfanumeryczne. W przypadku adresów e-mail możesz również użyć znaku „@” (myname234@companyname.com).
• Zmień domyślną nazwę pliku (template.csv) przed importem, dodając do niej datę wykonania operacji. Dzięki temu łatwiej będzie później rozwiązać ewentualne problemy z importowanymi danymi.
• Usuń wszystkie spacje na końcu wartości w każdej komórce. Wartości nie mogą kończyć się pustymi znakami.
• Jeśli korzystasz z pól profilu użytkownika specyficznych dla Twojej organizacji, upewnij się, że plik CSV zawiera odpowiednie kolumny i wartości dla każdego użytkownika. 

Historia aktywności

Wszystkie wcześniejsze importy możesz sprawdzić w panelu Historia aktywności. Znajdziesz tam listę przesłanych plików oraz opcję filtrowania według statusu: Sukces, Błąd, Oczekujące, Częściowy błąd. Aby przejść do Historii aktywności:

1. Wybierz Użytkownicy z menu Program . 
2. Gdy pojawi się strona Podróżni , kliknij przycisk Historia aktywności (znajduje się po lewej stronie przycisku Pobierz ). Panel Historia aktywności zostanie otwarty. 
3. Aby przefiltrować wyniki według statusu importu, wybierz odpowiednią wartość z menu Status . 
4. Aby zobaczyć szczegóły danego importu, rozwiń go, klikając strzałkę w dół po prawej stronie.