Prenotare un viaggio per un evento (dipendente/organizzatore)

Se sei stato invitato a un evento, troverai una nuova scheda nella tua pagina Viaggi . Inoltre, se l’amministratore lo ha previsto, riceverai anche un invito tramite email. 

1. Accedi all’Online Booking Tool. 

2. Seleziona Viaggi dalla voce Viaggi nel menu. Verrà visualizzata la pagina Viaggi . 

3. Scegli la scheda In arrivo . Gli eventi per cui non hai ancora completato la prenotazione saranno contrassegnati come In attesa. 

4. Cerca l’evento per cui vuoi prenotare e selezionalo. Vedrai così i dettagli dell’evento. 

5. Per ogni tipologia di prenotazione necessaria (volo, hotel, auto, treno), troverai una riga dedicata. 

6. Per il volo, clicca su Inizia prenotazione. 

   • Tieni presente che, se ti serve un volo andata e ritorno o con più tratte (massimo 2 voli), dovrai scegliere questa opzione fin da subito. Puoi prenotare il volo per l’evento una sola volta: se scegli solo l’andata, non sarà possibile aggiungere il ritorno come prenotazione separata. Se hai già prenotato l’andata ma ti serve un viaggio andata e ritorno o multi-tratta, dovrai prima annullare la prenotazione dell’andata e poi rifare la prenotazione scegliendo l’opzione corretta. 

   • Nel campo Da dove? inserisci il nome dell’aeroporto di partenza.

   • Nel campo Dove? inserisci il nome dell’aeroporto di destinazione. Questo aeroporto potrebbe essere già impostato. 

   • Scegli le date in cui desideri viaggiare (devono rientrare nell’intervallo previsto per l’evento). Solo gli amministratori aziendali possono prenotare fuori da queste date. 

   • Se il tuo amministratore lo consente, puoi anche cliccare su Aggiungi viaggiatore per inserire eventuali accompagnatori (ad esempio familiari). 

   • Clicca su Cerca. Da qui in poi, la procedura è la stessa di una prenotazione volo standard, con la differenza che le date e gli orari disponibili potrebbero essere limitati secondo le impostazioni dell’organizzatore dell’evento. 

7.  Per l’hotel, clicca su Inizia prenotazione. 

   • Scegli l’hotel che preferisci. Potrebbe essere già impostato. 

   • Seleziona le date del soggiorno (devono rientrare nell’intervallo previsto per l’evento). Soltanto gli amministratori aziendali possono prenotare al di fuori delle date indicate.

   • Se hai diritto a tariffe agevolate, selezionale (potrebbe essere richiesto un numero di tessera al check-in). 

   • Clicca su Cerca hotel. Da qui in avanti, la procedura è la stessa di una prenotazione hotel standard. 

8. Per l’auto, clicca su Inizia prenotazione. 

   • Indica il luogo dove desideri ritirare l’auto. La riconsegna sarà impostata automaticamente sullo stesso luogo (a meno che tu non tolga la spunta all’opzione Restituisci nello stesso luogo ). 

   • Inserisci la data e l’ora di ritiro e di riconsegna dell’auto. 

   • Scegli le date in cui vuoi viaggiare (devono rientrare nell’intervallo previsto per l’evento). Soltanto gli amministratori aziendali possono prenotare al di fuori delle date previste. 

   • Se hai diritto a tariffe agevolate, selezionale (potrebbe essere richiesto un numero di tessera). 

   • Clicca su Cerca auto. Da qui in poi, la procedura è la stessa di una prenotazione auto standard. 

9. Per il treno, clicca su Inizia prenotazione. 

   • Nel campo Da dove? inserisci il nome della stazione di partenza. 

   • Nel campo Dove? inserisci il nome della stazione di arrivo. 

   • Scegli la data e l’orario di partenza (devono rientrare nell’intervallo previsto per l’evento). Soltanto gli amministratori aziendali possono prenotare al di fuori delle date previste. 

   • Clicca su Cerca treni. Da qui in avanti, la procedura è la stessa di una prenotazione treno standard.

10. Completa tutte le prenotazioni necessarie per l’evento. 

    • Se non hai bisogno di una determinata prenotazione (ad esempio, se condividi l’auto con un altro partecipante o arrivi in treno invece che in aereo), clicca su Non necessario per saltarla. Se in seguito cambi idea e ti serve anche quella prenotazione, puoi cliccare su Non necessarioe poi su Ripristina per riattivarla. 

    • Quando hai completato tutte le prenotazioni (o le hai impostate come Non necessario), lo stato del viaggio passerà a Completato.

Se devi annullare una prenotazione, segui la normale procedura di cancellazione.