Sett opp direkte integrasjon med Outlook for reisebestillinger

Med Spotnana kan du enkelt sette opp systemet slik at alle reisebestillinger du gjør på plattformen automatisk legges inn som plassholdere i Outlook-kalenderen din. På denne måten får reisende en oversikt over kommende, pågående og tidligere reiser direkte i Outlook-kalenderen, uten å måtte importere ICS-filer manuelt. 

Dersom du ikke aktiverer denne funksjonen, vil Spotnana fortsatt legge ved ICS-filer i alle e-poster med reiseplaner. Da kan reisende selv importere disse .ics-filene for å synkronisere bestillingene med kalenderen sin. Men ved endringer i reisebestillingen vil det bli sendt ut nye ICS-filer, som må importeres på nytt.

Aktiver automatisk synkronisering med Outlook-kalender

Slik aktiverer du automatisk synkronisering av Spotnana-bestillinger med Outlook for alle reisende i virksomheten din:

1. Be Microsoft Entra-administratoren (IT-avdelingen) om å godkjenne Spotnana Outlook-integrasjonen appen. For at de skal kunne gjøre dette, må du sende dem lenken for Outlook-kalenderintegrasjon . Slik gjør du det: 

   • Logg inn i Online Booking Tool (OBT).  

   • Velg Selskap i Program menyen. 

   • Gå deretter til Integrasjoner under Innstillinger menyen til venstre. Da åpnes siden for Integrasjoner.   

   • Velg fanen Kalender . 

   • Klikk på Administrer i raden for Outlook-kalenderintegrasjon . Da vises dialogboksen for Outlook-kalenderintegrasjon.   

   • Kopier URL-en som vises i feltet Bruk denne lenken for å godkjenne tilgang (se under), og send den til Microsoft Entra-administratoren din. 
     
     Obs: Denne URL-en gir Microsoft Entra-administratoren din mulighet til å godkjenne Spotnana Outlook-integrasjonen appen. Husk å be administratoren om å velge alternativet Samtykk på vegne av organisasjonen din . 

2. Microsoft Entra-administratoren bruker så lenken du har sendt for å godkjenne Spotnana Outlook-integrasjonen appen. De må passe på å velge Samtykk på vegne av organisasjonen din og deretter klikke på Godta. 

3. Når Microsoft Entra-administratoren har bekreftet at dette er gjort, må du: 

   • Gå tilbake til samme side i OBT som du brukte i steg 1.

   • Når dialogboksen for Outlook-kalenderintegrasjon vises, velg Koble til Outlook-kalender. 
     
     Dette bekrefter at Spotnana Outlook-integrasjonen er godkjent av Microsoft Entra-administratoren, og kobler Spotnana-systemet til din personlige Outlook-kalender. 

4. Gå deretter til samme dialogboks for Outlook-kalenderintegrasjon og aktiver valget Kalendersynkronisering .
   
   Dette aktiverer kalendersynkronisering for alle reisende i virksomheten. 

5. Når alle disse stegene er gjennomført, vil valget Koble til Outlook-kalender vises på startsiden i Spotnana for alle reisende i bedriften. Husk å informere de reisende om at de må aktivere dette valget. 
   
   Dette gjør at hver bruker automatisk logger inn på sin Microsoft Outlook-konto, og det opprettes en unik brukertoken som gir tillatelse til kalenderoppdateringer. Når dette er gjort for alle brukere, er oppsettet ferdig.
   Obs: Dersom en reisende ved et uhell lukker dette valget, kan funksjonen fortsatt aktiveres ved å gå til OBT Profil siden (Min profil i menyen under ikonet med navnet deres) og velge Dine tilkoblede apper i menyen til venstre. Deretter velger de Koble til Outlook-kalender på Outlook flisen. 

Dersom en reisende ikke har logget inn i OBT på 90 dager, vil Microsoft Outlook-kalendertokenen utløpe. Dette er en sikkerhetsinnstilling fra Microsoft, og ikke noe Spotnana kan styre. Skjer dette, kan den reisende fornye tokenen ved å klikke på Koble til Outlook-kalender på startsiden i OBT. Hvis den reisende ikke fornyer Microsoft Outlook-tokenen etter utløp, vil Spotnana gå tilbake til å legge ved ICS-filer i e-poster med reiseplaner.