Opprett reiser basert på en mal

Opprettet av Ashish Chaudhary, Endret Sun, 5 Okt ved 4:32 PM av Ashish Chaudhary

Opprett reiser fra en mal

Bare brukere med bestemte roller kan opprette, publisere og administrere reiser ved hjelp av maler. Firmaadministratorer, reisebestillere i firmaet, TMC-administratorer og TMC-agenter kan utføre oppgavene som er beskrevet i prosedyrene nedenfor.

INNHOLDSFORTEGNELSE

Opprett reiser fra en mal

Opprett reiser fra en mal

Logg inn i Online Booking Tool.
Klikk på Reiser. Siden Reiser vil da vises.
Klikk på Opprett (øverst til høyre) og velg Reiser fra mal i menyen. Dialogboksen Opprett reiser fra mal vil vises.
Feltet Organisasjon vil automatisk være satt til navnet på ditt firma. Hvis du er TMC-administrator, må du velge riktig organisasjon.
Velg malen du ønsker å bruke for reisene i feltet Reisemal . Da arver du forhåndsutfylte verdier fra den valgte malen. Er du usikker på hvilken mal du skal bruke, ta kontakt med din reiseansvarlig. For eksempel, for en gjesteforeleser kan det være aktuelt å bruke en invitasjonsbasert mal.
Skriv inn reisemålet for reisene i feltet Sted .
Skriv inn navnet på reisene i feltet Navn . Dette navnet vil vises for alle reisende du inviterer, og det vil også være navnet på reisen på hver reisendes Reiser -side.
Angi Reisens startdato og Reisens sluttdato etter behov for reisene.
Angi Startdato for reisevindu og Sluttdato for reisevindu for reisene.
- Startdatoen bør settes før arrangementet som reisen gjelder starter. Husk å ta hensyn til faktorer som tidsforskjell, reiselengde og eventuelle mellomlandinger.
- Sluttdatoen bør være etter at arrangementet som reisen gjelder er ferdig.
Klikk på Avanserte innstillinger for å vise detaljer om bestillingstyper. Merk at noen av innstillingene her kan være forhåndsvalgt basert på malen du har valgt.
Fanen Reisedata inneholder eventuelle felter fra reisendes profil (f.eks. Kostnadssted) hvor malansvarlig enten har lagt inn en annen verdi, eller åpnet for at du kan legge inn en annen verdi. Merk at hvis du endrer en verdi her, påvirker det kun reisene som opprettes med denne malen, og det endrer ikke reisendes profil permanent. For hvert felt vil det enten stå en administratorbestemt verdi, eller standardverdien fra reisendes profil vil brukes (men ikke vises her). Du kan overstyre disse feltene om nødvendig, eller la dem stå uendret.
Angi hvilke bestillingstyper som skal være tilgjengelige for reisene under fanen Tillatte bestillingstyper (du kan også endre dette senere eller angi det per reisende). Bare de bestillingstypene som er aktivert for reisen vil vises for reisende. Obs: Dersom det er behov for en ekstra bestillingstype etter at reisene er opprettet, kan administratorer og koordinatorer legge til dette valget eller bestille på vegne av reisende.
For Fly:
- For å angi hvilke flytyper som skal være tillatt, velg ett eller flere av følgende i menyen Tillatte flytyper :
  - En vei
  - Tur-retur
  - Retursted kan være forskjellig fra avreisested – nyttig hvis reisende må videre til et annet sted som en del av reisen eller for et annet arrangement.

Bruk + og - for å angi hvor mange ledsagere (f.eks. familiemedlemmer) en reisende kan bestille flybilletter for i feltet Tillatte ledsagere . Hvis dette er aktivert, kan reisende klikke på Legg til reisende når de bestiller fly.
Klikk i feltet Tillatte destinasjonsflyplasser og søk etter ønskede flyplasser. Bruk dette feltet til å angi alle flyplasser reisende kan bestille til for å delta på reisen (reisende kan bestille fra hvilken som helst avreiseflyplass). Du kan også velge å ikke angi noe her (eller gjøre det senere). Hvis du lar feltet stå tomt, kan reisende bestille til hvilken som helst flyplass.
- Begynn å skrive inn navnet eller koden til flyplassen du vil angi. Navn på flyplasser vil dukke opp etter hva du skriver.
- Huk av for ønsket flyplass.
- For å legge til flere flyplasser, søk og gjenta.
Bruk kalenderen og tidsfeltene under Foreslått ankomst før og Foreslått avreise etter for å angi når reisende bør bestille fly. Som standard vil disse datoene følge det du har satt for Reisedatoer . Reisende oppfordres til å bestille fly innenfor disse datoene og tidene.

For Hotell:
- For å tillate hotellbestillinger for reisene, sett bryteren til aktivert.
- Klikk på Legg til for å angi aktuelle hoteller. Feltet Hotell vil vises. Bruk dette feltet til å angi hvilke hoteller reisende kan bo på for å delta på reisen. Du kan også la dette feltet stå tomt.
- Begynn å skrive inn navnet på hotellet du vil angi. Hotellnavn vil dukke opp etter hva du skriver.
- Velg ønsket hotell.
- For å legge til flere hoteller, klikk Legg til igjen og gjenta.
For Tog
- For å tillate togbestillinger for reisene, sett bryteren til aktivert.
- Ingen ekstra innstillinger er nødvendig.
For Leiebil
- For å tillate leiebilbestillinger for reisene, sett bryteren til aktivert.
- Ingen ekstra innstillinger er nødvendig.
Gå gjennom innholdet i fanen Egendefinerte felt .
- Malen reisen din bygger på kan inneholde egendefinerte felt. Verdiene for disse feltene kan allerede være satt i malen. I så fall kan du godta eller endre verdien. Dersom feltet ikke har noen verdi, må du kanskje fylle inn dette.
- Du kan også legge til flere egendefinerte felt. Hvis du ønsker å legge til et egendefinert felt på reisen, klikk på Legg til. Da kan du velge et egendefinert felt og fylle inn ønsket verdi.
Klikk på Neste. Reisens side vises (her finner du alle reiser for alle reisende du legger til).
For å legge inn en beskrivelse av reisen, klikk på Reisebeskrivelse. Siden for reisebeskrivelse vises.
- Rediger beskrivelsen slik du ønsker. Du kan formatere teksten med fet, kursiv, punktlister, skrifttype, farge, innrykk og legge til lenker. Når du er ferdig, klikk på Lagre.
For å legge til reisende på reisen, klikk på + Reisende. Obs: Den som legger til en reisende, blir oppført som kontaktperson for den reisendes reise. Dette er personen reisende kan kontakte ved spørsmål. Merk også at hvis du bruker en mal uten invitasjon, vil det automatisk opprettes en reise for hver reisende du legger til. For invitasjonsbaserte maler kan du velge å opprette reisen og sende invitasjon.
- Slik legger du til ansatte som reisende: Klikk på + Reisende og skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du vil invitere. En liste over brukere som samsvarer med navnet vil vises. Velg brukeren du vil invitere. Gjenta dette for hver ansatt du ønsker å legge til.
- Slik legger du til en gjest som ikke er ansatt i firmaet: Klikk på + Reisende og begynn å skrive inn navn eller e-post i søkefeltet. En liste over brukere som samsvarer med navnet vil vises. Velg brukeren du vil invitere. Gjenta dette for hver gjest du ønsker å legge til. Hvis gjesten du ønsker å invitere ikke har profil i systemet, klikk på Opprett firmagjest og opprett en profil for vedkommende (alle gjesteprofiler må ha e-post, fornavn, etternavn og juridisk enhet). Obs: Du har kanskje ikke alltid mulighet til å opprette firmaprofiler for gjester.
For å endre innstillinger for én eller flere reiser og reisende, huk av for den aktuelle reisende. Velg relevante innstillinger fra Endre menyen nederst på siden og rediger innstillingene etter behov.
Deretter:
- For reiser som bruker en mal uten invitasjon, opprettes reisene automatisk for hver reisende du legger til (det sendes ikke invitasjon). Du trenger ikke opprette reisene manuelt. Du (eller en agent) kan deretter bestille reise for hver reisende ved å klikke på reisen deres under Alle reiser fane på Reiser -siden. Alternativt kan reisende bestille selv.
- For reiser som bruker en invitasjonsbasert mal, må du huske å opprette reisene for reisende ved å klikke på Opprett og send invitasjoner.

Se og administrer eksisterende reiser

For å se reiser du har opprettet for reisende, se Se reiser for reisende i ditt firma.

Opprett reiser basert på en mal

Opprett reiser fra en mal

Opprett reiser fra en mal

Se og administrer eksisterende reiser

Relaterte emner