SFTP – Veiledning for HR-feeder

INNHOLDSFORTEGNELSE

• SFTP – Veiledning for HR-feeder
  • Oversikt
  • Arkitektur og arbeidsflyt
  • Instruksjoner
    • Logikk for behandling av HR-feed-filer
    • Filformat og navngivningsregler
    • Frekvens og planlegging
  • HR-filformat

Oversikt

For generelle retningslinjer og informasjon om SFTP, se SFTP – Oppsettveiledning.

Alle brukere i Spotnana (reisende, bestillere, godkjennere osv.) må ha en profil i Spotnana Online Booking Tool (OBT) før de kan begynne å bestille reiser. For å sikre at brukerne får riktig tilgang (nye ansatte får tilgang, mens ansatte som slutter mister tilgangen), må disse profilene holdes oppdatert (ved å opprette, endre eller slette poster). Spotnana benytter også HR-data, som rapporteringslinjer og juridiske enheter, for å definere ulike retningslinjer, godkjenningsflyt og andre innstillinger for reise og betaling.

For å sikre at vi har korrekt informasjon, laster du opp HR-feeden din som en CSV-fil til Spotnana-serveren. Du kan selv bestemme hvor ofte filen skal lastes opp. Spotnana behandler filen så snart vi mottar den. 

Merk: Spotnana tilbyr også direkte integrasjon med flere vanlige HR-systemer (Bamboo HR, ADP Workforce Now og Workday). 

Arkitektur og arbeidsflyt

Dette diagrammet viser et scenario der flere kunder laster opp HR-data til Spotnana via SFTP. 

Instruksjoner

Denne delen gir deg nyttig informasjon for å sikre at filopplastningene dine blir vellykkede.

Logikk for behandling av HR-feed-filer

Det viktigste feltet vi bruker for å identifisere brukeren er Ansatt-ID. 

Merk: I noen tilfeller kan Spotnana bruke Jobb-e-post som identifikator for ansatte. Dette har imidlertid noen begrensninger. Hvis for eksempel brukerens jobb-e-postadresse endres (for eksempel ved navneendring eller endring av domene ved flytting), vil systemet vårt deaktivere den opprinnelige kontoen og opprette en ny for den ansatte. 

Behandlingen av innholdet i CSV-filen din følger denne logikken:

• Hvis ACTION kolonnen for brukerraden er satt til CREATE og hverken Ansatt-ID eller Jobb-e-post finnes i Spotnana-databasen, vil det bli opprettet en ny profil for brukeren i Spotnana.

• Hvis ACTION kolonnen for brukerraden er satt til UPDATE og enten Ansatt-ID eller Jobb-e-post matcher en eksisterende verdi i Spotnana-databasen, vil Spotnana-profilen for brukeren bli oppdatert med ny informasjon fra filen din. 

  • Merk: Dersom en bruker tidligere har hatt valgfrie felt i profilen sin fra en tidligere opplasting, og disse feltene mangler i en senere oppdatering, vil disse verdiene bli fjernet fra profilen.

• Hvis ACTION kolonnen for brukerraden er satt til DELETE og enten Ansatt-ID eller Jobb-e-post matcher en eksisterende verdi i Spotnana-databasen, vil brukerprofilen bli deaktivert. Hvis ingen post i Spotnana-databasen samsvarer med Ansatt-ID eller Jobb-e-post, vil raden bli hoppet over og ingen handling utføres. 

Merk: Hver brukerprofil som opprettes må være tilknyttet en juridisk enhet. Disse juridiske enhetene må allerede være opprettet i Spotnana før du laster opp brukerprofiler. Kontorer er valgfrie. Dersom CSV-filen din refererer til et kontor for noen av brukerne, må dette kontoret også være opprettet i Spotnana på forhånd. 

Filformat og navngivningsregler

Navnet på .CSV-filen for HR-feed må følge dette formatet:

hr_feed.*.csv

hvor * (jokertegn) kan erstattes med valgfri tekst. Merk at punktumet etter “feed” og punktumet før “csv” må være med. Filnavnet er ikke følsomt for store eller små bokstaver. Vi anbefaler å inkludere dato og klokkeslett i filnavnet (det gjør det enklere å feilsøke senere). For eksempel:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV-filen må også ha et bestemt format. Kolonnenavnene må stemme nøyaktig overens med den definerte malen (se HR-filformat under). Mer informasjon om filformat finner du i Vedlegg 1.

Vi krever at visse datavalideringer følges (se HR-filformat under for detaljer). 

Frekvens og planlegging

For generell informasjon om frekvens og planlegging, se Frekvens og planlegging seksjonen i SFTP – Oppsettveiledning.

Vi anbefaler å laste opp en fil minst én gang om dagen for å sikre at Spotnana får beskjed om eventuelle nye, oppdaterte eller slettede brukere. Hvis du følger denne praksisen: 

• nye ansatte får Spotnana-profil på sin første arbeidsdag og kan bestille reise umiddelbart. Dette forutsetter at du legger til de nye ansatte i filen du laster opp på startdatoen.

• ansatte som slutter mister tilgangen sin på sin siste arbeidsdag. Dette forutsetter at du fjerner dem fra filen du laster opp på sluttdatoen. 

HR-filformat

Bruk denne informasjonen for å sikre at dataene i HR-feeden din er riktig formatert og klargjort før opplasting.

Merk: Du må ha sendt din offentlige SSH-nøkkel til Spotnana, og vi må ha satt opp en SFTP-mappe for deg, før vi kan behandle noen av filene dine.