SFTP – Pokyny pre HR feedy

OBSAH

• SFTP – Pokyny pre HR feedy
  • Prehľad
  • Architektúra a priebeh spracovania
  • Pokyny
    • Logika spracovania HR súborov
    • Formát súborov a pravidlá pomenovania
    • Frekvencia a plánovanie
  • Formát HR súboru

Prehľad

Ak hľadáte všeobecné informácie a odporúčania k SFTP, pozrite si SFTP – Pokyny na nastavenie.

Používatelia Spotnana (cestujúci, firemní koordinátori, schvaľovatelia a pod.) musia mať vytvorený profil v online rezervačnom nástroji Spotnana (OBT), aby mohli začať rezervovať svoje cesty. Aby ste zabezpečili správne prístupy pre jednotlivých zamestnancov (noví zamestnanci získajú prístup, odchádzajúcim sa prístup zruší), je potrebné tieto profily pravidelne aktualizovať – teda vytvárať nové, upravovať existujúce a odstraňovať už nepotrebné záznamy. Spotnana využíva aj HR údaje, ako je organizačná štruktúra či právne subjekty, na nastavenie rôznych pravidiel, schvaľovania a ďalších možností v oblasti cestovania a platieb.

Aby ste nám mohli poskytnúť aktuálne informácie, nahrávate svoj HR feed vo formáte CSV na server Spotnana. Sami si môžete nastaviť, ako často sa bude tento súbor nahrávať. Spotnana začne súbor spracovávať hneď po jeho prijatí. 

Poznámka: Spotnana ponúka aj priame prepojenie s viacerými bežne využívanými HR systémami (napr. Bamboo HR, ADP Workforce Now či Workday). 

Architektúra a priebeh spracovania

Tento diagram znázorňuje situáciu, keď viacerí klienti nahrávajú svoje HR údaje do Spotnana prostredníctvom SFTP. 

Pokyny

V tejto časti nájdete užitočné informácie, ktoré vám pomôžu, aby sa vaše súbory úspešne nahrali.

Spôsob spracovania HR Feed súboru

Hlavným údajom na identifikáciu používateľa je ID zamestnanca. 

Poznámka: V niektorých prípadoch môže Spotnana použiť pracovný e-mail ako identifikátor zamestnanca. Tento spôsob má však určité obmedzenia. Napríklad, ak sa pracovný e-mail používateľa zmení (napr. pri zmene mena alebo domény po presťahovaní firmy), pôvodný účet bude deaktivovaný a pre zamestnanca sa vytvorí nový účet. 

Váš CSV súbor sa spracováva podľa nasledujúcich pravidiel:

• Ak je v stĺpci ACTION pri danom používateľovi nastavená hodnota CREATE a pole ID zamestnanca alebo pracovný e-mail...

• ............ ..................

  • ......

• ............ ......... alebo Služobný e-mail zhoduje s existujúcou hodnotou v databáze Spotnana, používateľský profil bude deaktivovaný. Ak sa v databáze Spotnana nenájde žiadny záznam, ktorý by zodpovedal zadanému identifikačné číslo zamestnanca alebo Služobný e-mail, tento riadok sa preskočí a žiadna zmena sa nevykoná.

Poznámka: Každý vytvorený používateľský profil musí byť priradený k právnemu subjektu. Tieto právne subjekty musia byť v Spotnana už vytvorené pred nahrávaním používateľských profilov. Priradenie k pobočke je voliteľné. Ak však v CSV súbore uvádzate priradenie používateľa k pobočke, táto pobočka už musí byť v Spotnana zadefinovaná.

Formát súboru a pravidlá pomenovania

Názov súboru s HR údajmi vo formáte .CSV musí byť v tomto tvare:

hr_feed.*.csv

kde znak * (hviezdička) môže byť nahradený ľubovoľnými znakmi podľa vašich potrieb. Dôležité je, aby za „feed“ aj pred „csv“ bola bodka. Veľké a malé písmená v názve nehrajú úlohu. Odporúčame do názvu súboru uvádzať aj dátum a čas, čo vám v budúcnosti uľahčí vyhľadávanie a riešenie problémov. Príklad:

hr_feed.spotnana_integration_.csv

Aj samotný .CSV súbor musí mať predpísaný formát. Názvy stĺpcov musia presne zodpovedať požadovanému formátu (pozrite Formát HR súboru nižšie v tejto časti). Podrobnejšie informácie o formáte súboru nájdete v Prílohe 1.

Je potrebné dodržať určité kontroly správnosti údajov (viac informácií nájdete v časti Formát HR súboru nižšie). 

Frekvencia a plánovanie

Všeobecné informácie o frekvencii a plánovaní nájdete v časti Frekvencia a plánovanie v dokumente SFTP – Pokyny na nastavenie.

Odporúčame nahrávať súbor aspoň raz denne, aby ste Spotnana vždy informovali o všetkých zmenách, ktoré mohli nastať (pridanie, úprava alebo vymazanie údajov). Ak budete postupovať podľa tohto odporúčania: 

• noví zamestnanci budú mať v deň nástupu vytvorený Spotnana profil a budú si môcť ihneď rezervovať cestu. Platí to v prípade, že údaje o zamestnancoch pridáte do súboru, ktorý odošlete v deň ich nástupu.

• odchádzajúci zamestnanci budú mať prístup zrušený v posledný deň pracovného pomeru. Platí to v prípade, že ich údaje zo súboru odstránite v deň ich odchodu. 

Formát HR súboru

Tieto informácie vám pomôžu pripraviť a správne naformátovať údaje v HR súbore, ktorý budete nahrávať.

Poznámka:Pred spracovaním vašich súborov je potrebné, aby ste nám zaslali svoj verejný SSH kľúč a aby sme vám nastavili SFTP priečinok.