Crea e gestisci modelli (per eventi e viaggi)

I modelli di viaggio permettono agli amministratori aziendali di predisporre dei modelli che possono essere utilizzati da altri utenti (come gli organizzatori aziendali) durante la creazione di eventi e viaggi. In questo modo, gli amministratori possono definire e impostare in anticipo determinati valori, che verranno poi automaticamente applicati agli eventi o ai viaggi che utilizzano quel modello. Questo garantisce maggiore coerenza e rispetto delle regole aziendali, fa risparmiare tempo e lascia comunque agli organizzatori la flessibilità di cui hanno bisogno. 

Hai anche la possibilità di consentire ai coordinatori di eventi di creare eventi senza utilizzare un modello. Per abilitare questa opzione, attiva l'opzione "Consenti ai coordinatori di creare eventi senza modello” che si trova in alto nella pagina Modelli di viaggio . Se questa opzione non è attiva, i coordinatori dovranno necessariamente scegliere un modello per creare un nuovo evento.

INDICE DEGLI ARGOMENTI

• Crea e gestisci modelli (per eventi e viaggi)
  • Crea un modello
  • Modifica un modello
  • Elimina un modello
  • Argomenti correlati

Crea un modello

1. Fai clic su Programma nel menu in alto.

2. Espandi la sezione Gestione viaggi nel menu di navigazione a sinistra.

3. Seleziona Modelli di viaggio. Verrà visualizzata la pagina Modelli di viaggio.

4. Fai clic su Crea nuovo. Verrà aperta la pagina Nuovo modello .

5. Scegli Invito oppure Nessun invito. Questa opzione determina se, per gli eventi e i viaggi creati da questo modello, i coordinatori e gli organizzatori aziendali potranno inviare inviti ai viaggiatori. In genere, questa scelta indica anche se le prenotazioni saranno gestite direttamente dai viaggiatori oppure dagli organizzatori. Una volta impostata questa preferenza per un modello, non sarà più possibile modificarla. Tieni presente che, se abiliti l'opzione Consenti ai coordinatori di creare eventi senza modello (in alto nella pagina Modelli di viaggio), i coordinatori degli eventi potranno decidere se utilizzare o meno l'invito. 

   • InvitaGli eventi o viaggi permettono di inviare un invito tramite email ai partecipanti (dipendenti e ospiti). L’email contiene un link che consente a dipendenti e ospiti di prenotare autonomamente il proprio viaggio.

   • Nessun invitoGli eventi o viaggi non prevedono l’invio di un invito tramite email. I dipendenti possono comunque prenotare il viaggio in autonomia (tramite la pagina ViaggiLa pagina) oppure un organizzatore può farlo per loro. I viaggi degli ospiti possono essere prenotati solo da un coordinatore.

6. Inserisci un nome per il modello nel campo Nome modelloCampo. Questo dovrebbe essere qualcosa di descrittivo che permetta ai coordinatori di sapere per quale tipo di evento o viaggio deve essere utilizzato il modello (ad esempio, viaggio per orientamento nuovi assunti, viaggio per colloquio candidati, viaggio per relatore ospite, viaggio per trasferimento dipendenti).

7. Utilizza il campo LocalitàCampo per preimpostare la località per tutti gli eventi/viaggi che utilizzano questo modello.

   • Rendendo il modello specifico per una località, puoi predefinire aeroporti, hotel e altre opzioni disponibili.

8. Utilizza il campo Tipo di viaggiatore principalecampo per specificare le tipologie di viaggiatori (ad esempio, Dipendente, Ospite) che possono essere aggiunti agli eventi/viaggi che utilizzano questo modello.

9. Utilizza il campo Politicacampo per selezionare quale politica di viaggio verrà applicata ai viaggiatori durante la prenotazione di qualsiasi viaggio/evento creato utilizzando questo modello. È possibile selezionarePredefinita del viaggiatore di una determinata politica. 

   • Se scegli Impostazione predefinita del viaggiatore, il sistema applicherà automaticamente la politica predefinita di ciascun viaggiatore.

   • Se invece selezioni una politica specifica, puoi impostare il campo Applica la politica del viaggiatore se è meno restrittivacampo (ad esempio, Consentito, Non consentito) in modo che il sistema sappia quale applicare.

10. Utilizza i campi presenti nella sezione Tipi di prenotazione consentiti per impostare in anticipo quali tipi di prenotazione saranno consentiti di default per tutti gli eventi o viaggi che utilizzano questo modello. Puoi anche scegliere quali metodi di pagamento saranno disponibili per ciascun tipo di prenotazione.

    • Per Volo - Puoi abilitare le prenotazioni aeree di default attivando l’apposita opzione. È anche possibile specificare le tipologie di volo (ad esempio, Solo andata, Andata e ritorno), gli aeroporti di destinazione (ad esempio, JFK, LAX, LHR) e se sono ammessi accompagnatori (come familiari). Usa le caselle di selezione per scegliere Tipi di volo consentiti e Aeroporti consentiti. Usa i pulsanti + e -pulsanti per impostare il numero di Accompagnatori consentiti. Per scegliere le modalità di pagamento da utilizzare per i voli, cliccare sull’icona a forma di matita sotto Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita corrisponde al Metodo di pagamento predefinito del viaggiatore), selezionare l’opzione desiderata e poi cliccare su Conferma. Le opzioni disponibili sono:

      • Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.

      • Metodo di pagamento predefinito (solo centrale) - Qualsiasi metodo di pagamento centrale abilitato per il viaggiatore. 

      • Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento nel profilo del viaggiatore, esclusi quelli centrali.

      • Carta centrale - Una specifica carta centrale che può essere associata a questa tipologia di prenotazione per questo modello. Se si sceglie questa opzione, è necessario cliccare su Avanti e poi selezionare una o più carte centrali, quindi cliccare su Conferma. 

      • Carta modello - Qualsiasi carta che hai già aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, dovrai cliccare su Avanti e poi selezionare una o più carte modello, quindi cliccare su Conferma. 

        • Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto alcuna carta al modello. Per inserire una carta, clicca su Aggiungi nuova carta.

      • Aggiungi nuova carta - Ti permette di inserire una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito. Dopo aver aggiunto la nuova carta, potrai selezionare Carta modello come opzione. 

    • Per Hotel - Puoi consentire la prenotazione degli hotel di default attivando l’interruttore. È inoltre possibile specificare quali hotel sono consentiti. Per aggiungere un hotel, clicca su + Aggiungi. Successivamente, utilizza la funzione di ricerca per trovare l’hotel che ti interessa e selezionalo tramite le caselle di spunta. Per impostare i metodi di pagamento da utilizzare per gli hotel, fai clic sull’icona a forma di matita sotto Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita è Metodo di pagamento predefinito del viaggiatore), scegli quello che preferisci e poi seleziona Conferma. Le opzioni disponibili sono:

      • Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.

      • Metodo di pagamento predefinito (solo centrale) - Qualsiasi metodo di pagamento centrale consentito per il viaggiatore.

      • Carta presente nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento del profilo del viaggiatore, escluse le carte centrali.

      • Carta virtuale - Una specifica carta virtuale che puoi assegnare a questa tipologia di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, dovrai cliccare su Avanti e poi selezionare una o più carte virtuali, quindi cliccare su Conferma.

      • Carta centrale - Una carta centrale specifica che assegni a questa tipologia di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte centrali, quindi clicca su Conferma. 

      • Carta del modello - Qualsiasi carta che hai già aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte del modello, quindi clicca su Conferma. 

        • Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto alcuna carta a questo modello. Per aggiungere una carta, clicca su Aggiungi nuova carta.

      • Aggiungi nuova carta - Ti permette di inserire una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito. Una volta aggiunta la nuova carta, potrai selezionarla Modello di scheda come opzione. 

    • Per Treno - Puoi consentire la prenotazione dei treni di default attivando l’apposita opzione. Per scegliere i metodi di pagamento da utilizzare per le prenotazioni ferroviarie, clicca sull’icona a forma di matita sotto Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita è il metodo di pagamento predefinito del viaggiatore), seleziona quello desiderato e poi clicca su Conferma. Le opzioni disponibili sono:

      • Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.

      • Metodo di pagamento predefinito (solo centrale) - Qualsiasi metodo di pagamento centrale consentito per il viaggiatore.

      • Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento nel profilo del viaggiatore, escluse le carte centrali.

      • Carta centrale - Una specifica carta centrale che assegni a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, dovrai cliccare su Avanti e poi seleziona una o più carte principali e fai clic su Conferma. 

      • Carta modello - Qualsiasi carta che hai aggiunto a questo modello. Se scegli questa opzione, dovrai fare clic su Avanti quindi selezionare una o più carte modello e poi cliccare su Conferma. 

        • Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto carte a questo modello. Per aggiungere una carta al modello, fai clic su Aggiungi nuova carta.

      • Aggiungi nuova carta - Ti permette di inserire una nuova carta tramite la finestra Aggiungi carta di credito. Dopo aver aggiunto la nuova carta, potrai selezionare Carta modellocome opzione. 

    • Per Auto - Puoi consentire la prenotazione di auto a noleggio in modo predefinito attivando l’apposita opzione. Per scegliere i metodi di pagamento da utilizzare per il noleggio auto, clicca sull’icona a forma di matita sotto Metodo di pagamento (l’impostazione predefinita corrisponde al metodo di pagamento principale del viaggiatore), seleziona quello desiderato e poi clicca su Conferma. Le opzioni disponibili sono:

      • Metodo di pagamento predefinito - Tutti i metodi di pagamento presenti nel profilo del viaggiatore.

      • Metodo di pagamento predefinito (solo centrale) - Qualsiasi metodo di pagamento centrale abilitato per il viaggiatore.

      • Carta nel profilo del viaggiatore - Tutti i metodi di pagamento nel profilo del viaggiatore, esclusi quelli centrali.

      • Carta virtuale - Una specifica carta virtuale che puoi assegnare a questo tipo di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, dovrai cliccare su Avanti quindi selezionare una o più carte virtuali e poi cliccare su Conferma.

      • Fatturazione diretta - Un conto di fatturazione diretta specifico che assegni a questa tipologia di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona uno o più conti di fatturazione diretta, quindi clicca su Conferma.  

      • Carta centrale - Una carta centrale specifica che assegni a questa tipologia di prenotazione per questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte centrali, quindi clicca su Conferma. 

      • Carta del modello - Qualsiasi carta che hai aggiunto solo a questo modello. Se scegli questa opzione, clicca su Avanti e poi seleziona una o più carte del modello, quindi clicca su Conferma. 

        • Nota: Questa opzione potrebbe non essere visibile se non hai ancora aggiunto alcuna carta a questo modello. Per aggiungere una carta al modello, clicca su Aggiungi nuova carta.

      • Aggiungi nuova carta - Questa opzione consente di inserire una nuova carta tramite la finestra di dialogo Aggiungi carta di credito. Dopo aver aggiunto la nuova carta, potrai selezionare Carta modellocome opzione. 

11. Se desideri aggiungere dei campi personalizzati al tuo modello, clicca su Aggiungi nella sezione Risposte ai campi personalizzati. Da qui puoi scegliere il campo personalizzato e decidere se la risposta deve essere fornita da te oppure dal coordinatore (cioè chi utilizza il modello per creare viaggi o eventi). La risposta inserita da te o dal coordinatore verrà poi applicata automaticamente a tutti i viaggi o eventi che utilizzano quel modello. Dopo aver cliccato su Aggiungi, seleziona il campo personalizzato (ad esempio Motivo del viaggio) che vuoi inserire dal menu Campo personalizzato. Poi utilizza l’opzione Metodo di rispostacampo che consente di scegliere se impostare subito la risposta oppure lasciare che sia il coordinatore a farlo in un secondo momento. Se selezioni Imposta risposta ora, ti verrà richiesto di inserire la risposta. 

12. Utilizza i campi presenti nella sezione Sostituisci campi profilo viaggiatoresezione per specificare eventuali campi del profilo del viaggiatore per i quali si desidera fornire un valore diverso per questo modello o consentire ai coordinatori che utilizzano questo modello di fornire un valore differente (per impostazione predefinita, il sistema utilizzerà il valore presente nel profilo del viaggiatore). I campi del profilo che è possibile sovrascrivere sonoPersona giuridica, Centro di costoe Dipartimento. Per ciascuno di questi campi puoi scegliere tra le seguenti opzioni:

    • Non consentire la modifica(impostazione predefinita) - Questo farà sì che il sistema utilizzi il valore presente nel profilo del viaggiatore. Di conseguenza, il campo non verrà visualizzato nell’evento o nel viaggio creato utilizzando questo modello.

    • Il coordinatore può modificare – I coordinatori che usano questo modello potranno impostare un valore diverso per il campo del profilo. Questa modifica non sarà permanente e verrà applicata solo agli eventi o viaggi creati con questo modello. Se il coordinatore non modifica il campo, il sistema utilizzerà il valore presente nel profilo del viaggiatore.

    • Imposta ora un valore diverso – In questo modo puoi specificare subito un valore particolare per il campo del profilo viaggiatore. Usa il menu per selezionare il valore desiderato. Anche il coordinatore potrà modificarlo, se necessario, durante la creazione di eventi o viaggi da questo modello. La modifica non sarà permanente e si applicherà solo agli eventi o viaggi creati tramite questo modello.

13. Utilizza i campi della sezione Impostazioni aggiuntive sezione in cui puoi indicare quali tipi di conferme e promemoria/aggiornamenti email saranno attivati di default e chi li riceverà per eventi o viaggi che utilizzano questo modello. Puoi anche inserire una descrizione e delle note predefinite per il coordinatore, che verranno applicate a tutti gli eventi o viaggi creati con questo modello. 

    • Per aggiungere altri contatti, attiva l’opzione Contatti aggiuntivi . Tieni presente che, per impostazione predefinita, il viaggiatore riceverà sempre tutte le notifiche relative al viaggio. 

      • Utilizza le caselle di selezione nella sezione Ricevi email perper impostare le conferme e i promemoria che verranno inviati.

      • Per aggiungere utenti in copia (CC), fai clic su + Aggiungi. Poi inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere. Se vuoi aggiungere altri indirizzi, clicca nuovamente su + Aggiungi.

      • Per aggiungere utenti in copia nascosta (BCC), fai clic su + Aggiungi. Poi inserisci l’indirizzo email della persona da aggiungere. Se vuoi aggiungere altri indirizzi, clicca nuovamente su + Aggiungi.

    • Per inserire una descrizione predefinita per tutti gli eventi o viaggi che utilizzano questo modello, attiva l’opzione Descrizione predefinitacampo e quindi inserire il messaggio desiderato. È disponibile un formattatore di testo. Questa descrizione può essere modificata dal coordinatore durante la creazione di eventi/viaggi utilizzando il modello.

    • Per aggiungere delle note destinate al coordinatore per tutti gli eventi o viaggi che utilizzano questo modello, attiva l’opzione relativa al campo Note per il coordinatoreCompili il campo e inserisca le note desiderate. È disponibile un formattatore di testo. Queste informazioni saranno visibili solo al coordinatore durante la creazione di eventi o viaggi utilizzando il modello.

14. Quando hai terminato, seleziona Salva. Verrà visualizzata la pagina Modelli di viaggioe il modello (con le relative impostazioni) sarà subito disponibile per i coordinatori che dovranno creare nuovi eventi o viaggi. 

Modifica di un modello

Segui questa procedura per modificare un modello già esistente.

1. Fai clic su Programmanel menu superiore.
2. Espandi la sezione Gestione viaggi nel menu a sinistra.
3. Seleziona Modelli di viaggio. La Modelli di viaggio verrà visualizzata la pagina.
4. Trova il modello che ti interessa e fai clic sul suo nome nella riga corrispondente. In alternativa, puoi cercare il modello inserendo il nome. 
5. Fai riferimento ai passaggi nella procedura Crea un modello (in questa pagina) per sapere come impostare i valori desiderati. Tieni presente che non è possibile trasformare un modello con invito in uno senza invito (o viceversa). 
6. Fai clic su Salva al termine. Verrà visualizzata la pagina Modelli di viaggio. Tutti i nuovi eventi o viaggi creati utilizzando questo modello adotteranno le nuove impostazioni. Le modifiche non influiranno sugli eventi o viaggi già esistenti basati su versioni precedenti di questo modello. 

Elimina un modello

Segui questa procedura per eliminare un modello esistente.

1. Fai clic su Programma nel menu in alto.

2. Espandi la sezione Gestione viaggi nella barra di navigazione a sinistra.
3. Seleziona Modelli di viaggio. La pagina Modelli di viaggio verrà visualizzata.

4. Trova il modello che desideri eliminare e seleziona il suo nome nella riga corrispondente. Se preferisci, puoi cercare il modello anche per nome. Si aprirà la pagina Modifica modello .

5. Fai clic su Elimina (pulsante in alto a destra). 

6. Selezionare la casella di controllo per confermare di aver compreso gli effetti dell'eliminazione e quindi fare clicConferma. Il modello selezionato verrà eliminato e non sarà più disponibile per la creazione di nuovi viaggi o eventi. Gli eventi o viaggi già creati utilizzando questo modello non subiranno alcuna modifica. 

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