SFTP - Leiðbeiningar fyrir mannauðsgögn

EFNISYFIRLIT

• SFTP - Leiðbeiningar fyrir mannauðsgögn
  • Yfirlit
  • Yfirlitsmynd og verkferlar
  • Leiðbeiningar
    • Aðferð við úrvinnslu mannauðsskráa
    • Skráarsnið og nafnareglur
    • Tíðni og tímasetning
  • Mannauðsskráarsnið

Yfirlit

Fyrir almennar leiðbeiningar og upplýsingar um SFTP, sjá SFTP - Uppsetningarleiðbeiningar.

Notendur Spotnana (ferðalangar, bókunaraðilar, samþykkjendur o.s.frv.) þurfa að eiga prófíl í Spotnana bókunarkerfinu áður en þeir geta hafið ferðabókanir. Til að tryggja réttan aðgang að kerfinu (nýir starfsmenn fái aðgang, aðgangur sé tekinn af þeim sem hætta), þarf að halda þessum prófílum uppfærðum (með því að bæta við, breyta eða eyða gögnum). Spotnana nýtir einnig mannauðsgögn, eins og stjórnendakeðjur og lögaðila, til að skilgreina reglur, samþykktir og aðrar stillingar fyrir ferðalög og greiðslur.

Til að tryggja að upplýsingar séu réttar, hleður þú mannauðsgögnunum inn sem CSV-skrá á Spotnana þjóninn. Þú getur stillt hvenær og hversu oft þessi innsending á sér stað. Spotnana vinnur úr skránni um leið og hún berst. 

Athugið: Spotnana býður einnig upp á beina tengingu við ýmis algeng mannauðskerfi (Bamboo HR, ADP Workforce Now og Workday). 

Yfirlitsmynd og verkferlar

Hér má sjá mynd sem sýnir dæmi þar sem nokkrir viðskiptavinir hlaða inn mannauðsgögnum sínum til Spotnana með SFTP. 

Leiðbeiningar

Þessi kafli inniheldur gagnlegar upplýsingar til að tryggja að innsending skrárinnar gangi snurðulaust fyrir sig.

Aðferð við úrvinnslu mannauðsskráa

Aðalreiturinn sem notaður er til að auðkenna notanda er Starfsmannanúmer. 

Athugið: Í ákveðnum tilvikum getur Spotnana notað Vinnupóstfang sem auðkenni starfsmanns. Það hefur þó ákveðnar takmarkanir. Til dæmis, ef vinnupóstfang notanda breytist (vegna nafnabreytinga, flutnings á lénum o.s.frv.), þá lokar kerfið upprunalega aðganginum og býr til nýjan aðgang fyrir þann starfsmann. 

Sú aðferð sem beitt er við úrvinnslu CSV-skrárinnar er eftirfarandi:

• Ef AÐGERРdálkurinn fyrir viðkomandi notanda er stilltur á BÚA TIL og hvorki Starfsmannanúmer né Vinnupóstfang finnast í gagnagrunni Spotnana, verður búinn til nýr prófíll fyrir þann notanda í Spotnana.

• Ef AÐGERРdálkurinn fyrir viðkomandi notanda er stilltur á UPPFÆRA og annað hvort Starfsmannanúmer eða Vinnupóstfang passar við gildandi færslu í gagnagrunni Spotnana, verður prófíll notandans uppfærður með nýjum upplýsingum úr skránni. 

  • Athugið: Ef notandi hafði valfrjálsa reiti í prófílnum úr fyrri innsendingu, og þeir reitir vantar í næstu uppfærslu, verða þessar upplýsingar fjarlægðar úr prófílnum.

• Ef AÐGERРdálkurinn fyrir viðkomandi notanda er stilltur á EYÐA og annað hvort Starfsmannanúmer eða Vinnupóstfang passar við gildandi færslu í gagnagrunni Spotnana, verður prófíll notandans gerður óvirkur. Ef engin færsla í gagnagrunninum passar við Starfsmannanúmer eða Vinnupóstfang, verður línan látin ósnert og engin aðgerð framkvæmd. 

Athugið: Sérhver nýr notendaprófíll þarf að tengjast lögaðila. Lögaðilar þurfa að vera til í Spotnana áður en notendur eru hlaðnir inn. Skrifstofur eru valfrjálsar, en ef vísað er í skrifstofu í CSV-skránni, þarf sú skrifstofa að vera til í Spotnana áður en innsending fer fram. 

Skráarsnið og nafnareglur

Heiti .CSV mannauðsskrárinnar þarf að fylgja þessu sniði:

hr_feed.*.csv

hvar * (stjörnumerkið) stendur fyrir hvaða stafi sem þú vilt bæta við. Athugaðu að punkturinn á eftir „feed“ og fyrir „csv“ þarf að vera með. Stafstærð skiptir ekki máli í skráarheitinu. Við mælum með að setja dagsetningu og tíma í heiti skrárinnar (það auðveldar eftirfylgni síðar). Til dæmis:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

.CSV mannauðsskráin þarf einnig að fylgja ákveðnu sniði. Dálkaheitin verða að vera nákvæmlega eins og skilgreint er (sjá Mannauðsskráarsnið kafla hér að neðan). Nánari upplýsingar um skráarsnið má finna í Viðauka 1.

Við krefjumst ákveðinna gagnaathugana (sjá Mannauðsskráarsnið kafla hér að neðan fyrir nánari upplýsingar). 

Tíðni og tímasetning

Fyrir almennar upplýsingar um tíðni og tímasetningar, sjá Tíðni og tímasetning kaflann í SFTP - Uppsetningarleiðbeiningum.

Við mælum með að þú sendir inn skrá að minnsta kosti einusinni á dag til að tryggja að Spotnana fái upplýsingar um allar nýjar, uppfærðar eða eyddar færslur. Ef þessu er fylgt: 

• zNýir starfsmenn fá prófíl í Spotnana sama dag og þeir hefja störf og geta bókað ferð strax. Þetta miðast við að þú bætir nafni starfsmanns í innsenda skrá á fyrsta vinnudegi hans.

• Starfsmenn sem hætta fá aðgang sinn lokaðan á síðasta vinnudegi. Þetta miðast við að þú fjarlægir nafnið úr innsenda skránni á lokadegi starfsmanns. 

Mannauðsskráarsnið

Notaðu þessar upplýsingar til að tryggja að gögnin í mannauðsskránni séu rétt sniðin og tilbúin til innsendingar.

Athugið: Þú þarft að senda Spotnana opinbera SSH-lykilinn þinn og við þurfum að setja upp SFTP-möppu fyrir þig áður en hægt er að vinna úr skránum þínum.