SFTP – juhised personaliandmete edastamiseks

SISUKORD

• SFTP – juhised personaliandmete edastamiseks
  • Ülevaade
  • Süsteemi ülesehitus ja töövoog
  • Juhised
    • Personaliandmete faili töötlemise loogika
    • Faili vorming ja nimetamise reeglid
    • Sagedus ja ajastamine
  • Personaliandmete faili vorming

Ülevaade

Üldised SFTP kasutamise juhised ja info leiate siit: SFTP – seadistamise juhend.

Spotnana kasutajad (reisijad, korraldajad, kinnitajad jm) peavad olema eelnevalt sisestatud Spotnana Online Booking Tool (OBT) süsteemi, et neil oleks võimalik reise broneerida. Selleks, et tagada õiged ligipääsud (uutele töötajatele ligipääsu andmine, lahkujatelt eemaldamine), tuleb kasutajaprofiile pidevalt ajakohastada (luua, uuendada või kustutada). Spotnana kasutab ka personaliosakonna andmeid, näiteks juhtide struktuuri ja juriidiliste isikute infot, et määratleda erinevaid reegleid, kinnitusi ning muid reisi- ja maksetingimusi.

Selleks et Spotnanal oleks alati ajakohane info, laadige oma personaliandmete CSV-fail Spotnana serverisse üles. Faili üleslaadimise sageduse saate ise määrata. Spotnana töötleb faili kohe pärast selle kättesaamist. 

Märkus: Spotnana pakub ka otseühendusi mitmete levinud personalihaldussüsteemidega (nt Bamboo HR, ADP Workforce Now ja Workday). 

Süsteemi ülesehitus ja töövoog

Sellel joonisel on näha olukord, kus mitmed kliendid laadivad oma personaliandmed Spotnana süsteemi SFTP kaudu. 

Juhised

Siit leiate kasulikku infot, mis aitab tagada teie failide edukat üleslaadimist.

Personaliandmete faili töötlemise loogika

Kasutaja tuvastamisel on peamine väli Töötaja ID. 

Märkus: Mõnel juhul saab Spotnana kasutada töötaja tuvastamiseks ka Töömeili aadressi . Sellega kaasnevad aga piirangud – näiteks kui töötaja töömeili aadress muutub (nt nime või domeeni vahetuse tõttu), siis Spotnana süsteem sulgeb algse konto ja loob töötajale uue konto. 

Teie CSV-faili ridade töötlemisel lähtutakse järgmisest loogikast:

• Kui ACTION tulbas on kasutaja real väärtus CREATE ja ei Töötaja ID või Töömeili aadress ei leidu Spotnana andmebaasis, luuakse Spotnanas uus kasutajaprofiil.

• Kui ACTION tulbas on kasutaja real väärtus UPDATE ja kas Töötaja ID või Töömeili aadress vastab Spotnana andmebaasis olemasolevale väärtusele, uuendatakse selle kasutaja Spotnana profiili teie failis toodud uue infoga. 

  • Märkus: Kui kasutajal oli eelmisel üleslaadimisel täidetud valikulisi välju, kuid need puuduvad järgmises uuenduses, siis eemaldatakse need andmed profiilist.

• Kui ACTION tulbas on kasutaja real väärtus DELETE ja kas Töötaja ID või Töömeili aadress vastab Spotnana andmebaasis olemasolevale väärtusele, siis kasutajaprofiil inaktiveeritakse. Kui Spotnana andmebaasis ei leidu vastavat Töötaja ID või Töömeili aadressi, jäetakse see rida vahele ja midagi ei muudeta. 

Märkus: Iga loodud kasutajaprofiil peab olema seotud mõne juriidilise isikuga. Need juriidilised isikud peavad Spotnanas juba olemas olema enne kasutajate üleslaadimist. Kontorite lisamine on vabatahtlik, kuid kui teie CSV-failis on mõne kasutaja puhul viide kontorile, peab see kontor Spotnanas juba eelnevalt olemas olema. 

Faili vorming ja nimetamise reeglid

.CSV personaliandmete faili nimi peab olema järgmise kujuga:

hr_feed.*.csv

Kus * (wildcard) võib olla ükskõik milline täiendav osa failinimes. Tähtis on, et pärast "feed" ja enne "csv" oleks punkt. Failinime suurtähelisus ei ole oluline. Soovitame failinimesse lisada kuupäeva ja kellaaja, et hiljem oleks lihtsam vajadusel tõrkeid tuvastada. Näiteks:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Ka .CSV personaliandmete fail peab olema kindlas vormingus. Veergude nimed peavad täpselt vastama nõutud kujule (vt Personaliandmete faili vorming allpool). Faili vormingu kohta leiate täpsemat infot Lisas 1.

Teatud andmete puhul on vajalik järgida valideerimisreegleid (vt Personaliandmete faili vorming allpool). 

Sagedus ja ajastamine

Sageduse ja ajastamise kohta leiate üldist infot Sagedus ja ajastamine peatükist dokumendis SFTP – seadistamise juhend.

Soovitame faile üles laadida vähemalt kord päevas – nii jõuavad kõik lisamised, uuendused ja kustutamised Spotnanani õigeaegselt. Kui järgite seda soovitust: 

• uute töötajate Spotnana profiil luuakse nende tööle asumise päeval ning nad saavad kohe reiside broneerimist alustada, eeldusel et lisate töötaja nime üleslaaditavasse faili nende esimesel tööpäeval.

• lõpetavate töötajate ligipääs eemaldatakse nende viimasel tööpäeval, eeldusel et eemaldate töötaja nime failist, mille üles laete nende töölt lahkumise päeval. 

Personaliandmete faili vorming

Siin toodud info aitab teil veenduda, et üleslaetav personaliandmete fail on korrektselt vormistatud ja valmis töötlemiseks.

Märkus: Enne failide töötlemist veenduge, et olete Spotnanale edastanud oma avaliku SSH võtme ning Spotnana on teile seadistanud SFTP kausta.