Crear viajes a partir de una plantilla
Sólo los usuarios con ciertos roles pueden crear, publicar y administrar viajes usando plantillas. Los administradores de la empresa, los organizadores de viajes de la empresa, los administradores de TMC y los agentes de TMC podrán realizar las tareas que se describen a continuación.TABLA DE CONTENIDOS
Crear viajes a partir de una plantilla
Inicia sesión en la herramienta de reservaciones en línea.
Haz clic en Viajes. Se mostrará la página de Viajes .
Haz clic en Crear (arriba a la derecha) y selecciona Viajes desde plantilla en el menú. Se abrirá la ventana de Crear viajes desde plantilla .
El campo Organización ya estará configurado con el nombre de tu empresa. Si eres administrador de TMC, selecciona la organización correspondiente.
Selecciona la plantilla que deseas usar para tus viajes en el campo Plantilla de viaje . Esto te permitirá heredar los valores predefinidos de la plantilla que elijas. Si tienes dudas sobre cuál seleccionar, consulta con tu encargado de viajes. Por ejemplo, para un conferencista invitado, podrías usar una plantilla basada en invitación.
Ingresa el destino de los viajes en el campo Ubicación .
Ingresa el nombre para los viajes en el campo Nombre . Así es como aparecerá el viaje para las personas que invites y será el nombre que verán en su página de Viajes .
Configura las fechas de Inicio del viaje y Fin del viaje según lo que necesites para los viajes.
Configura las fechas de Inicio de ventana de viaje y Fin de ventana de viaje para los viajes.
La fecha de inicio debe ser antes de que comience el evento relacionado con el viaje. Recuerda considerar cosas como el desfase horario, la distancia y las conexiones.
La fecha de fin debe ser después de que termine el evento relacionado con el viaje.
Haz clic en Configuración avanzada para ver detalles sobre los tipos de reservación. Ten en cuenta que algunas opciones pueden estar predefinidas según la plantilla que seleccionaste.
La pestaña Datos del viaje contiene los campos del perfil del viajero (por ejemplo, Centro de costos) para los que el administrador de la plantilla haya ingresado un valor diferente o te permita modificarlo. Si cambias el valor, esto sólo aplicará para los viajes creados con esta plantilla y no modificará el perfil del viajero de manera permanente. Para cada campo, verás el valor definido por el administrador o, si no hay uno, se usará el valor predeterminado del perfil del viajero (pero no se mostrará aquí). Puedes modificar estos valores si lo necesitas o dejarlos como están.
Configura los tipos de reservación permitidos para los viajes en la pestaña Tipos de reservación permitidos (también puedes hacerlo después o personalizarlo por viajero). Sólo aparecerán para los viajeros los tipos de reservación que estén habilitados para el viaje. Nota: Si necesitas agregar un tipo de reservación después de haber creado los viajes, los administradores y coordinadores pueden agregar esa opción o hacer la reservación por el viajero.
Para Vuelo:
Para definir los tipos de vuelo permitidos, selecciona uno o varios de los siguientes en el menú Tipos de vuelo permitidos :
Sólo ida
Ida y vuelta
El lugar de regreso puede ser diferente al de salida. Esto es útil si el viajero debe ir a otra ciudad como parte del viaje o para otro evento.
Usa los botones + y - para definir cuántos acompañantes (por ejemplo, familiares) puede agregar el viajero al reservar vuelos en el campo Acompañantes permitidos . Si está habilitado, los viajeros podrán hacer clic en Agregar viajeros al reservar vuelos.
Haz clic en el campo Aeropuertos de destino permitidos y busca los aeropuertos que desees. Usa este campo para indicar a qué aeropuertos pueden volar los viajeros para participar en el viaje (pueden salir desde cualquier aeropuerto de origen). También puedes dejar este campo en blanco o configurarlo después. Si lo dejas vacío, los viajeros podrán reservar vuelos a cualquier aeropuerto.
Empieza a escribir el nombre o código del aeropuerto que quieres agregar. Se mostrarán los nombres de los aeropuertos según lo que escribas.
Selecciona la casilla del aeropuerto que deseas.
Para agregar más aeropuertos, busca y repite el proceso.
Usa el calendario y los campos de hora en Sugerir llegada antes de y Sugerir salida después de para definir cuándo se le sugerirá a los viajeros reservar sus vuelos. Por defecto, estas fechas se basan en las que configuraste en Fechas del viaje . Se recomendará a los viajeros reservar vuelos dentro de estas fechas y horarios.
Para Hotel:
Para permitir reservaciones de hotel para los viajes, activa la opción correspondiente.
Haz clic en Agregar para seleccionar los hoteles asignados. Aparecerá el campo Hotel . Usa este campo para indicar en qué hoteles pueden hospedarse los viajeros para participar en el viaje. También puedes dejar este campo vacío.
Empieza a escribir el nombre del hotel que quieres agregar. Se mostrarán los nombres de los hoteles según lo que escribas.
Selecciona el hotel que desees.
Para agregar más hoteles, haz clic en Agregar nuevamente y repite el proceso.
Para Tren
Para permitir reservaciones de tren para los viajes, activa la opción correspondiente.
No es necesario configurar nada más.
Para Auto
Para permitir reservaciones de autos de alquiler para los viajes, activa la opción correspondiente.
No es necesario configurar nada más.
Revisa el contenido de la pestaña Campos personalizados .
La plantilla en la que se basa tu viaje puede incluir campos personalizados. El valor de estos campos puede venir ya definido desde la plantilla. Si es así, puedes aceptarlo o cambiarlo. Si el campo personalizado no tiene valor, puede que se te pida ingresar uno.
También puedes agregar campos personalizados adicionales. Si quieres agregar uno a tu viaje, haz clic en Agregar. Así podrás seleccionar un campo personalizado y escribir la información correspondiente.
Haz clic en Siguiente. Se mostrará la página del viaje (aquí verás todos los viajes de todos los viajeros que agregues).
Para agregar una descripción al viaje, haz clic en Descripción del viaje. Se abrirá la página para la descripción del viaje.
Edita la descripción como prefieras. Puedes darle formato al texto con negritas, cursivas, viñetas, tipo de letra, color, sangrías y también agregar enlaces. Cuando termines, haz clic en Guardar.
Para comenzar a agregar viajeros al viaje, haz clic en + Viajero. Nota: La persona que agregue al viajero aparecerá como contacto principal para ese viaje. Es decir, será la persona a la que el viajero podrá contactar si tiene dudas. También ten en cuenta que, si usas una plantilla sin invitación, se creará automáticamente un viaje para cada viajero que agregues. Si usas una plantilla basada en invitación, tendrás la opción de crear los viajes y enviar invitaciones.
Para agregar empleados de la empresa como viajeros: Haz clic en + Viajero e ingresa el nombre o correo electrónico de la persona que quieres invitar. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan con ese nombre. Selecciona a quien quieras invitar. Repite este paso por cada empleado que desees agregar.
Para agregar a un invitado que no es empleado de tu empresa: Haz clic en + Viajero y comienza a escribir su nombre o correo en el campo de búsqueda. Aparecerá una lista de usuarios que coincidan con lo que escribas. Selecciona a quien quieras invitar. Repite este paso por cada invitado. Si el invitado que deseas agregar no tiene perfil en el sistema, haz clic en Crear invitado de la empresa y crea un perfil para esa persona (todos los perfiles de invitados deben tener correo electrónico, nombre, apellido y razón social). Nota: Puede que no siempre tengas permiso para crear perfiles de invitados en la empresa.
Para cambiar algún parámetro de uno o más viajes o viajeros, selecciona la casilla del viajero correspondiente. Elige los parámetros que quieras modificar en el menú Modificar que aparece en la parte inferior de la página y edítalos como prefieras.
Luego:
Si el viaje usa una plantilla sin invitación, los viajes se crearán automáticamente para cada viajero que agregues (no se enviará invitación). No necesitas crear los viajes manualmente. Tú (o un agente) pueden hacer las reservaciones para cada viajero desde su viaje en la pestaña Todos los viajes de la página de Viajes . También los viajeros pueden reservar por su cuenta.
Si el viaje usa una plantilla basada en invitación, asegúrate de crear los viajes para los viajeros haciendo clic en Crear y enviar invitaciones.
Ver y administrar viajes existentes
Para ver los viajes que has creado para los viajeros, consulta Ver viajes de los viajeros de tu empresa.
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