Erstellen Sie eine Vorlage für Veranstaltungen und Reisen

Erstellt von Ashish Chaudhary, Geändert am Fr, 3 Okt um 11:44 NACHMITTAGS von Ashish Chaudhary

Vorlage erstellen (für Veranstaltungen und Reisen)

Mit Reisevorlagen können Unternehmensadministratoren Vorlagen anlegen, die von anderen Nutzern (wie Reiseplanern oder Koordinatoren) zur Erstellung von Veranstaltungen und Reisen genutzt werden können. So lassen sich bestimmte Einstellungen und Vorgaben schon im Vorfeld festlegen. Diese Werte werden dann automatisch auf die jeweiligen Veranstaltungen oder Reisen angewendet, wodurch Richtlinien besser eingehalten werden, Abläufe einheitlicher sind und gleichzeitig Zeit gespart wird. Trotzdem bleibt den Erstellern von Veranstaltungen und Reisen die nötige Flexibilität erhalten. 

INHALTSVERZEICHNIS

Vorlage erstellen

  1. Auswählen Unternehmen im Programm Menü. Die Unternehmens- Einstellungsseite wird angezeigt.

  2. Wählen Sie Reisevorlagen (im Konfigurations- menü) in der linken Navigation. Die Reisevorlagen- Seite wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Neu erstellen. Die Neue Vorlage Seite wird angezeigt.

  4. Wählen Sie Mit Einladung oder Ohne Einladung. Mit dieser Einstellung legen Sie fest, ob bei Veranstaltungen und Reisen, die auf dieser Vorlage basieren, Koordinatoren und Reiseplaner Einladungen an Reisende versenden dürfen. In der Regel gibt diese Option auch an, ob die Buchungen von den Reisenden selbst oder von Planern vorgenommen werden. Nachdem Sie diese Einstellung für eine Vorlage festgelegt haben, kann sie nicht mehr geändert werden. 

    • Mit Einladung Veranstaltungen/Reisen mit Einladung ermöglichen es, eine E-Mail-Einladung an die Reisenden (Mitarbeitende und Gäste) zu versenden. Diese E-Mail enthält einen Link, über den die Empfänger ihre Reise selbst buchen können. 

    • Ohne Einladung Bei Veranstaltungen/Reisen ohne Einladung wird keine E-Mail-Einladung verschickt. Mitarbeitende können ihre Reisen trotzdem selbst buchen (über die Reisen- Seite), alternativ kann ein Planer die Buchung übernehmen. Gastreisen können ausschließlich von einem Koordinator gebucht werden.

  5. Geben Sie im Feld Vorlagenname einen passenden Namen für die Vorlage ein. Dieser sollte möglichst aussagekräftig sein, damit Koordinatoren direkt erkennen, für welche Art von Veranstaltung oder Reise die Vorlage gedacht ist (z. B. Anreise neuer Mitarbeitender, Bewerberinterview, Gastrednerreise, Mitarbeiterumzug). 

  6. Nutzen Sie das Feld Ort , um für alle Veranstaltungen/Reisen, die diese Vorlage nutzen, einen festen Standort vorzugeben.

    • Wenn Sie die Vorlage ortsgebunden anlegen, können Sie auch erlaubte Flughäfen, Hotels usw. voreinstellen.

  7. Nutzen Sie das Feld Hauptreisendentyp , um festzulegen, welche Arten von Reisenden (z. B. Mitarbeitende, Gäste) zu Veranstaltungen/Reisen hinzugefügt werden können, die auf dieser Vorlage basieren.

  8. Nutzen Sie das Feld Richtlinie , um auszuwählen, welche Reiserichtlinie für Buchungen von Reisen/Veranstaltungen mit dieser Vorlage angewendet wird. Sie können entweder die Standardrichtlinie des Reisenden oder eine spezifische Richtlinie auswählen. 

    • Wenn Sie Standardrichtlinie des Reisendenwählen, wird automatisch die jeweilige Standardrichtlinie jedes Reisenden angewendet.

    • Wenn Sie eine bestimmte Richtlinie auswählen, können Sie im Feld Richtlinie des Reisenden anwenden, falls weniger restriktiv (z. B. Erlaubt, Nicht erlaubt) festlegen, wie das System verfahren soll. 

  9. Nutzen Sie die Felder im Abschnitt Erlaubte Buchungstypen , um für alle Veranstaltungen/Reisen, die diese Vorlage verwenden, die erlaubten Buchungstypen und die jeweils zulässigen Zahlungsmethoden voreinzustellen.

    • Für Flug - Sie können Flugbuchungen standardmäßig erlauben, indem Sie den Schalter aktivieren. Außerdem können Sie festlegen, welche Flugarten (z. B. Einfachflug, Hin- und Rückflug), Ziel-Flughäfen (z. B. JFK, LAX, LHR) und ob Begleitpersonen (z. B. Familienmitglieder) erlaubt sind. Nutzen Sie die Kontrollkästchen für Ihre Auswahl bei Erlaubte Flugarten und Erlaubte Flughäfen. Mit den + und - Schaltflächen können Sie die Anzahl der erlaubten Begleitpersonenfestlegen. Um die Zahlungsmethoden für Flüge festzulegen, klicken Sie auf das Stiftsymbol unter Zahlungsmethode (standardmäßig ist die Standardzahlungsmethode des Reisendenausgewählt), wählen Sie eine Methode aus und klicken Sie auf Bestätigen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • Standardzahlungsmethode - Alle im Profil des Reisenden hinterlegten Zahlungsmethoden.

      • Karte im Reisendenprofil - Alle Zahlungsmethoden im Reisendenprofil, ausgenommen zentrale Karten.

      • Zentrale Karte - Eine bestimmte zentrale Karte, die Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere zentrale Karten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

      • Vorlagenkarte - Jede Karte, die Sie zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere Vorlagenkarten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

        • Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie bereits Karten zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Um eine Karte hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Karte hinzufügen.

      • Neue Karte hinzufügen - Damit können Sie über das Dialogfeld Kreditkarte hinzufügen eine neue Karte anlegen. Nach dem Hinzufügen können Sie Vorlagenkarte als Option auswählen. 

    • Für Hotel - Sie können Hotelbuchungen standardmäßig erlauben, indem Sie den Schalter aktivieren. Außerdem können Sie festlegen, welche Hotels erlaubt sind. Um ein Hotel hinzuzufügen, klicken Sie auf + Hinzufügen. Nutzen Sie anschließend die Suchfunktion, um das gewünschte Hotel zu finden, und wählen Sie es per Kontrollkästchen aus. Um die Zahlungsmethoden für Hotels festzulegen, klicken Sie auf das Stiftsymbol unter Zahlungsmethode (standardmäßig ist die Standardzahlungsmethode des Reisendenausgewählt), wählen Sie eine Methode aus und klicken Sie auf Bestätigen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • Standardzahlungsmethode - Alle im Profil des Reisenden hinterlegten Zahlungsmethoden.

      • Karte im Reisendenprofil - Alle Zahlungsmethoden im Reisendenprofil, ausgenommen zentrale Karten.

      • Virtuelle Karte - Eine bestimmte virtuelle Karte, die Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere virtuelle Karten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen.

      • Zentrale Karte - Eine bestimmte zentrale Karte, die Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere zentrale Karten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

      • Vorlagenkarte - Jede Karte, die Sie zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere Vorlagenkarten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

        • Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie bereits Karten zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Um eine Karte hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Karte hinzufügen.

      • Neue Karte hinzufügen - Damit können Sie über das Dialogfeld Kreditkarte hinzufügen eine neue Karte anlegen. Nach dem Hinzufügen können Sie Vorlagenkarte als Option auswählen. 

    • Für Bahn - Sie können Bahnbuchungen standardmäßig erlauben, indem Sie den Schalter aktivieren. Um die Zahlungsmethoden für Bahnbuchungen festzulegen, klicken Sie auf das Stiftsymbol unter Zahlungsmethode (standardmäßig ist die Standardzahlungsmethode des Reisendenausgewählt), wählen Sie eine Methode aus und klicken Sie auf Bestätigen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • Standardzahlungsmethode - Alle im Profil des Reisenden hinterlegten Zahlungsmethoden.

      • Karte im Reisendenprofil - Alle Zahlungsmethoden im Reisendenprofil, ausgenommen zentrale Karten.

      • Zentrale Karte - Eine bestimmte zentrale Karte, die Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere zentrale Karten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

      • Vorlagenkarte - Jede Karte, die Sie zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere Vorlagenkarten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

        • Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie bereits Karten zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Um eine Karte hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Karte hinzufügen.

      • Neue Karte hinzufügen - Damit können Sie über das Dialogfeld Kreditkarte hinzufügen eine neue Karte anlegen. Nach dem Hinzufügen können Sie Vorlagenkarte als Option auswählen. 

    • Für Mietwagen - Sie können Mietwagenbuchungen standardmäßig erlauben, indem Sie den Schalter aktivieren. Um die Zahlungsmethoden für Mietwagen festzulegen, klicken Sie auf das Stiftsymbol unter Zahlungsmethode (standardmäßig ist die Standardzahlungsmethode des Reisendenausgewählt), wählen Sie eine Methode aus und klicken Sie auf Bestätigen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

      • Standardzahlungsmethode - Alle im Profil des Reisenden hinterlegten Zahlungsmethoden.

      • Karte im Reisendenprofil - Alle Zahlungsmethoden im Reisendenprofil, ausgenommen zentrale Karten.

      • Virtuelle Karte - Eine bestimmte virtuelle Karte, die Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere virtuelle Karten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen.

      • Direktabrechnung - Ein bestimmtes Direktabrechnungskonto, das Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann ein oder mehrere Direktabrechnungskonten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen.  

      • Zentrale Karte - Eine bestimmte zentrale Karte, die Sie für diesen Buchungstyp in der Vorlage zuweisen. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere zentrale Karten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

      • Vorlagenkarte - Jede Karte, die Sie zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Wenn Sie diese Option wählen, klicken Sie auf Weiter und wählen Sie dann eine oder mehrere Vorlagenkarten aus und klicken Sie anschließend auf Bestätigen

        • Hinweis: Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie bereits Karten zu dieser Vorlage hinzugefügt haben. Um eine Karte hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Karte hinzufügen.

      • Neue Karte hinzufügen - Damit können Sie über das Dialogfeld Kreditkarte hinzufügen eine neue Karte anlegen. Nach dem Hinzufügen können Sie Vorlagenkarte als Option auswählen. 

  10. Wenn Sie eigene Zusatzfelder zu Ihrer Vorlage hinzufügen möchten, klicken Sie im Bereich Hinzufügen bei Antworten auf benutzerdefinierte Felder . Dort können Sie ein benutzerdefiniertes Feld auswählen und festlegen, ob die Antwort darauf von Ihnen oder vom Koordinator (der die Vorlage nutzt) eingetragen wird. Die Antwort wird dann automatisch für alle Reisen/Veranstaltungen übernommen, die auf dieser Vorlage basieren. Nach Klick auf Hinzufügenwählen Sie das gewünschte benutzerdefinierte Feld (z. B. Reisegrund) aus dem Menü Benutzerdefiniertes Feld aus. Im Feld Antwortmethode können Sie festlegen, ob die Antwort jetzt vorgegeben wird oder später vom Koordinator eingetragen werden kann. Wenn Sie Antwort jetzt vorgebenwählen, werden Sie aufgefordert, die Antwort einzugeben. 

  11. Nutzen Sie die Felder im Abschnitt Profilfelder des Reisenden überschreiben , um bestimmte Felder aus dem Reisendenprofil für diese Vorlage abweichend festzulegen oder Koordinatoren die Möglichkeit zu geben, abweichende Werte einzutragen (standardmäßig übernimmt das System die Werte aus dem Profil). Folgende Felder können überschrieben werden: RechtsträgerKostenstelleund Abteilung. Für jedes dieser Felder stehen folgende Optionen zur Auswahl:

    • Überschreiben nicht erlaubt (Standard) – Das System übernimmt den Wert aus dem Reisendenprofil. Das Feld wird bei der Erstellung der Veranstaltung/Reise nicht angezeigt.

    • Koordinator darf überschreiben – Koordinatoren können für dieses Feld einen abweichenden Wert setzen. Das ändert den Profilwert des Reisenden nicht dauerhaft, sondern gilt nur für Reisen/Veranstaltungen, die mit dieser Vorlage erstellt werden. Wird das Feld nicht bearbeitet, bleibt der Profilwert bestehen.

    • Wert jetzt vorgeben – Sie können direkt einen bestimmten Wert für das Profilfeld auswählen. Auch der Koordinator kann diesen Wert bei Bedarf anpassen, wenn er Reisen/Veranstaltungen mit der Vorlage erstellt. Der Profilwert des Reisenden wird dadurch nicht dauerhaft geändert, sondern gilt nur für Reisen/Veranstaltungen, die mit dieser Vorlage erstellt werden.

  12. Nutzen Sie die Felder im Abschnitt Weitere Einstellungen , um festzulegen, welche Arten von Bestätigungen und E-Mail-Benachrichtigungen standardmäßig aktiviert sind und wer diese für Veranstaltungen/Reisen mit dieser Vorlage erhält. Sie können außerdem eine Standardbeschreibung und Hinweise für die Koordination für alle mit dieser Vorlage erstellten Veranstaltungen/Reisen hinterlegen.  

    • Um weitere Kontakte hinzuzufügen, aktivieren Sie den Schalter für Weitere Kontakte . Standardmäßig erhält der Reisende immer alle relevanten Benachrichtigungen zur Reise.  

      • Nutzen Sie die Kontrollkästchen unter E-Mails erhalten für , um festzulegen, welche Bestätigungen und Erinnerungen versendet werden.

      • Um Nutzer auf die CC-Liste zu setzen, klicken Sie auf + Hinzufügen. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse des Nutzers ein. Um weitere E-Mails hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf + Hinzufügen.

      • Um Nutzer auf die BCC-Liste zu setzen, klicken Sie auf + Hinzufügen. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse des Nutzers ein. Um weitere E-Mails hinzuzufügen, klicken Sie erneut auf + Hinzufügen.

    • Um eine Standardbeschreibung für alle Veranstaltungen/Reisen mit dieser Vorlage zu hinterlegen, aktivieren Sie den Schalter für das Feld Standardbeschreibung und tragen Sie Ihre gewünschte Nachricht ein. Ein Texteditor steht zur Verfügung. Die Beschreibung kann vom Koordinator beim Erstellen von Veranstaltungen/Reisen mit der Vorlage angepasst werden.

    • Um Hinweise für den Koordinator zu hinterlegen, aktivieren Sie den Schalter für das Feld Hinweise für die Koordination und tragen Sie Ihre Hinweise ein. Ein Texteditor steht zur Verfügung. Diese Informationen sind nur für den Koordinator sichtbar, wenn er Veranstaltungen/Reisen mit der Vorlage erstellt.

  13. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Die Reisevorlagen- Seite wird angezeigt und die Vorlage (inklusive aller Einstellungen) steht Ihren Koordinatoren ab sofort zur Nutzung bei der Erstellung von Veranstaltungen und Reisen zur Verfügung. 


Vorlage bearbeiten

Mit dieser Anleitung können Sie bereits vorhandene Vorlagen bearbeiten.

  1. Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü. Die Unternehmens- Einstellungsseite wird angezeigt.

  2. Wählen Sie Reisevorlagen (im Konfigurations- menü) in der linken Navigation. Die Reisevorlagen- Seite wird angezeigt.

  3. Suchen Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf den Namen in der jeweiligen Zeile. Sie können die Vorlage auch über den Namen suchen. 

  4. Für Hinweise zur Einstellung bestimmter Werte orientieren Sie sich bitte an den Schritten im Abschnitt Vorlage erstellen auf dieser Seite. Sie können eine Vorlage mit Einladung nicht nachträglich in eine Vorlage ohne Einladung umwandeln (und umgekehrt). 

Klicken Sie auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen. Die Reisevorlagen- Seite wird angezeigt. Neue Veranstaltungen/Reisen, die mit dieser Vorlage erstellt werden, nutzen ab sofort die geänderten Einstellungen. Bereits bestehende Veranstaltungen/Reisen, die auf einer früheren Version dieser Vorlage basieren, bleiben davon unberührt. 


War dieser Artikel hilfreich?

Das ist großartig!

Vielen Dank für das Feedback

Leider konnten wir nicht helfen

Vielen Dank für das Feedback

Wie können wir diesen Artikel verbessern?

Wählen Sie wenigstens einen der Gründe aus
CAPTCHA-Verifikation ist erforderlich.

Feedback gesendet

Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren