Opret og offentliggør arrangementer (v.1)

Denne vejledning beskriver den tidligere metode til at oprette og offentliggøre arrangementer. Hvis du vil bruge den nyeste fremgangsmåde, kan du læse Opret, offentliggør og administrer et arrangement (seneste version).

Det er kun administratorer, der kan oprette og administrere arrangementer.

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Oprettelse af arrangement
  • Opret et arrangement
  • Se og administrer eksisterende arrangementer
  • Offentliggør et arrangement
• Relaterede emner

Opret et arrangement

1. Log ind i Online Booking Tool. 

2. Vælg Events i Trips menuen. Siden Events vil nu blive vist.  

3. Klik på New Event. Siden Create event vil nu blive vist. 

4. Skriv navnet på arrangementet i feltet Event name . Dette navn vil være synligt for de deltagere, du inviterer.

5. Angiv sted for arrangementet i feltet Location .

6. Vælg et forsidebillede til arrangementet (det vil blive vist i invitationen til deltagerne), hvis du ønsker det. Du kan også klikke på Upload for at uploade et selvvalgt billede.

7. Vælg start- og slutdato for arrangementet i felterne Event dates . 

8. Vælg start- og slutdato for rejsen i felterne Travel dates . 

   • Startdatoen bør ligge før arrangementet begynder. Husk at tage højde for fx tidsforskel, rejsetid og eventuelle mellemlandinger.

   • Slutdatoen bør ligge efter arrangementet er slut.

9. Skriv en beskrivelse af arrangementet i feltet Description . Du kan formatere teksten med fed, kursiv, punktlister, skrifttype, farve og indrykninger samt tilføje links. 

10. Vælg hvilke bookingtyper, der skal være mulige for dette arrangement. Kun de bookingtyper, som administratoren har aktiveret for arrangementet, vil være synlige for inviterede deltagere. Bemærk, hvis der skal tilføjes en ekstra bookingtype efter arrangementet er offentliggjort, kan administratoren foretage denne booking for gæsten. 

11. For Flight:
    

    • Vælg hvilke flytyper, der skal være mulige, ved at markere en eller flere af følgende i menuen Allowed flight types :

      • Enkeltrejse

      • Returrejse

      • Retursted kan være forskelligt fra afgangssted – nyttigt hvis rejsende skal til flere arrangementer 

    • Klik på Add for at angive de ønskede lufthavne. Feltet Allowed airport vil blive vist. Brug dette felt til at angive alle de lufthavne, som deltagerne kan booke fly til for at deltage i arrangementet (deltagerne kan booke fra hvilken som helst afgangslufthavn ). Du kan også vælge ikke at udfylde dette felt. .

      • Begynd at skrive navnet eller koden på den lufthavn, du vil tilføje. Navne på lufthavne vises ud fra det, du skriver. 

      • Vælg den ønskede lufthavn. 

      • Hvis du vil tilføje flere lufthavne, klik på Add igen og gentag. 

    • Brug kalenderen og tidsfelterne under Suggested arrival before og Suggested departure after for at angive, hvornår rejsende bliver bedt om at booke deres fly. Som udgangspunkt vil disse datoer følge det, du har valgt under Event dates . Rejsende vil blive opfordret til at booke fly inden for disse tidsrum. 

12. For Hotel:

    • Klik på Add for at angive de ønskede hoteller. Feltet Hotel vil blive vist. Brug dette felt til at angive alle de hoteller, deltagerne kan booke overnatning på i forbindelse med arrangementet. Du kan også vælge ikke at udfylde dette felt. 

    • Begynd at skrive navnet på det hotel, du vil tilføje. Hoteller vises ud fra det, du skriver. 

    • Vælg det ønskede hotel.  

    • Hvis du vil tilføje flere hoteller, klik på Add igen og gentag. 

13. For Car, kræves der ingen yderligere indstillinger. 

14. For Rail, kræves der ingen yderligere indstillinger. 

15. Angiv hvilken betalingsmetode deltagerne skal bruge til at foretage de nødvendige bookinger for at deltage i arrangementet.

    • Hvis du vil tilføje én betalingsmetode, der gælder for alle bookingtyper, klik i feltet Select payment option og klik på Add a new card. Siden Add credit card vil nu blive vist. Udfyld alle kortoplysninger som normalt. Som standard vil alle bookingtyper være tilladt, men du kan ændre dette under indstillingerne Applicable to . Sørg for, at der er valgt en betalingsmetode for hver bookingtype. Hvilke bookingtyper, der er tilknyttet de enkelte betalingsmetoder, fremgår af de små ikoner.  

    • Hvis du vil vælge en eksisterende betalingsmetode til alle bookingtyper, klik i feltet Select payment option og vælg den. Hvilke bookingtyper, der er tilknyttet de enkelte betalingsmetoder, fremgår af de små ikoner.

    • Hvis du vil bruge hver rejsendes egen standard betalingsmetode, klik i feltet Select payment option og vælg Use each traveler’s default payment method. Hver deltager vil så bruge sin egen standard betalingsmetode til bookinger. Bemærk, hvis du inviterer gæster til arrangementet, skal du sikre dig, at der på forhånd er oprettet en betalingsmetode for dem (se afsnittet Prerequisites ). 

    • Hvis du vil vælge en specifik betalingsmetode for hver bookingtype, skal du aktivere feltet Set payment methods by booking type . Brug derefter vejledningen i dette afsnit til at vælge betalingsmetode for hver bookingtype. 

16. Feltet Point of contact vil som udgangspunkt være den bruger, der opretter arrangementet. Du kan ændre dette til en anden bruger. Det er denne person, rejsende kan kontakte, hvis de har spørgsmål til arrangementet.

17. Udfyld eventuelle tilpassede felter i sektionen Custom fields , hvis det ønskes. Du kan tilføje ekstra felter og besvare spørgsmålene i de tilpassede felter. For at tilføje et tilpasset felt skal du klikke på + Custom fields og vælge et fra menuen. 

    • For tilpassede felter, hvor Trip type er sat til “All trips” (i definitionen af det tilpassede felt), kan du vælge at besvare feltets spørgsmål for rejsende, eller lade dem selv svare. Hvis du besvarer for rejsende, vil feltet være skjult for dem. For eksempel, hvis der er et tilpasset felt til Rejseformål, kan du sætte det til “Konference” for alle. 

    • For tilpassede felter, hvor Trip type er sat til "Event trips only" (i definitionen af det tilpassede felt), kan du vælge, om det specifikke felt skal vises i dette arrangement. For eksempel, hvis der er et tilpasset felt til Foretrukken shuttletid , kan du vælge, om det skal vises i dit arrangement.Ændringer i tilpassede felter efter arrangementet er offentliggjort, vil kun påvirke bookinger, der endnu ikke er foretaget.

    • . 

18. Herefter kan du vælge mellem følgende:

    • klick på Save as draft (for at gemme arrangementet som kladde og tilføje rejsende senere)

    • eller klik på Add traveler (for at tilføje rejsende)

19.  Hvis du har klikket på Add traveler, kan du nu begynde at invitere deltagere til arrangementet.  Du har også mulighed for at uploade en liste med medarbejdere eller gæster (som en CSV-fil).  

    • Sådan tilføjer du individuelle medarbejdere: Klik på + Add traveler. Indtast navnet eller e-mailen på den bruger, du vil invitere. En liste med brugere, der matcher, vil blive vist. Vælg den ønskede bruger. Gentag for hver medarbejder, du vil invitere. 

    • Sådan tilføjer du en gæst, der ikke er ansat i virksomheden: Begynd at indtaste navn eller e-mail i søgefeltet, og klik derefter på Add guest traveler. Indtast fornavn, efternavn og e-mail på gæsten, du vil invitere. Vælg den relevante juridiske enhed. Klik på fluebenet. Gentag for hver gæst, du vil invitere.

    • Sådan uploader du en liste med medarbejdere eller gæster: Klik på Upload. Download den relevante CSV-skabelon (medarbejder eller gæst). Rediger filen, så den indeholder de ønskede deltagere (for medarbejdere skal du blot indtaste deres firmamail, for gæster skal du indtaste fornavn, efternavn og e-mail adskilt af kommaer). Brug midterfeltet i pop op-vinduet til at uploade CSV-filen. Klik på UploadNext når du er færdig.

20. Når du har valgt alle tilladte bookingtyper (fly, hotel osv.), angivet betalingsmetode og udvalgt deltagere, kan du offentliggøre arrangementet. Du kan klikke på Publish eller læse mere under Offentliggør et arrangement for yderligere information.

Se og administrer eksisterende arrangementer

1. Log ind i Online Booking Tool. 

2. Vælg Events i Trips menuen. Siden Events vil nu blive vist. Du kan filtrere efter navn på arrangement, dato eller status (kun for kommende arrangementer). 

   1. Vælg fanen Upcoming for at se kommende eller igangværende arrangementer. 

   2. Vælg fanen Completed for at se tidligere arrangementer.

   3. Vælg fanen Canceled for at se aflyste arrangementer.

3. Alle oprettede arrangementer vises som en række. For hvert arrangement kan du se sted, datoer, antal rejsende og bookingtype. For arrangementer, der endnu ikke er offentliggjort, kan du også vælge at offentliggøre arrangementet (med eller uden e-mailnotifikationer).  

4. Find det arrangement, du vil se, og klik på det. Så vises detaljesiden for arrangementet. 

5. Du kan gennemgå og redigere arrangementets oplysninger og deltagerlisten. 

   • Indstillinger for arrangement (forside) - Du kan ændre navn, rejsens start- og slutdato, forsidebillede og beskrivelse (så længe arrangementet ikke er offentliggjort endnu).

   • Rejsende (du skal muligvis klikke på Add Traveler) - For hver deltager kan du se navn, e-mail, rejsedatoer, invitationsstatus og status for deres bookinger. Et grønt ikon viser, at bookingen er gennemført. Du kan filtrere efter Invitationsstatus (Invited, Not invited yet) eller status for de enkelte bookingtyper (Booked, Not booked, Opted out). For at filtrere på en bookingtype, klik på det relevante ikon og vælg den ønskede status i menuen.

     • Hvis du vil minde en deltager om at gennemføre sine bookinger, kan du gensende e-mailinvitationen ved at klikke på mailikonet (hold musen til højre for kolonnen Invitation ). Denne mulighed er kun tilgængelig, når arrangementet er offentliggjort. 

     • Hvis du vil sende invitation eller påmindelse til flere deltagere på én gang, marker da afkrydsningsfeltet ud for deres navne og klik på Send email i værktøjslinjen. Hvis deltagerne både omfatter allerede inviterede og nye, skal du bekræfte handlingen. Indholdet af påmindelsesmailen vil være en smule anderledes end den oprindelige invitation.

     • Hvis du vil fjerne en deltager, klik på skraldespandsikonet (hold musen til højre for kolonnen Invitation ). Hvis du vil fjerne flere deltagere på én gang, marker da afkrydsningsfeltet ud for deres navne og klik på slet-knappen i værktøjslinjen. Når en deltager er fjernet, vil vedkommende ikke længere kunne se arrangementet. Bemærk: Du skal annullere eventuelle bookinger til arrangementet, som deltageren allerede har foretaget, før du kan fjerne vedkommende.

     • Hvis du vil uploade en deltagerliste, klik på Upload og følg herefter vejledningen i afsnittet Opret et arrangement ovenfor på denne side.

     • Hvis du vil downloade den aktuelle deltagerliste, klik på Download i værktøjslinjen.

Offentliggør et arrangement

Når du har oprettet dit arrangement, kan du forhåndsvise eller offentliggøre det. Når du offentliggør arrangementet, kan du vælge, om deltagerne skal modtage e-mailinvitationer. 

1. Log ind i Online Booking Tool. 

2. Vælg Events i Trips menuen. Siden Events vil nu blive vist.

3. Vælg fanen Upcoming for at se kommende arrangementer. Alle oprettede arrangementer vises som en række. For hvert arrangement kan du se sted, datoer, antal rejsende og bookingtype. 

   • Hvis du vil gennemgå arrangementet før offentliggørelse, find det ønskede arrangement og klik på rækken. 

   • Hvis du vil se invitationen, klik på Preview Mail (en invitation sendes til din e-mailadresse) for det pågældende arrangement.

   • Hvis du vil offentliggøre arrangementet uden at sende e-mailinvitationer til deltagerne, klik på Publish only for det pågældende arrangement.

   • Hvis du vil offentliggøre arrangementet og samtidig sende e-mailinvitationer til deltagerne, klik på Publish and send invite for det pågældende arrangement.

   • Hvis du vil redigere et allerede offentliggjort arrangement, klik på Edit. 

4. Når et arrangement er offentliggjort, kan du kun ændre følgende:

   • Navn på arrangement

   • Beskrivelse af arrangement

   • Udvidelse af rejsedatoer (fx tidligere startdato eller senere slutdato)

   • Betalingsmetoder tilgængelige for deltagerne 

   • Tilføj lufthavne eller hoteller (hvis fly- og hotelbooking er tilladt)

   • Tilføj rejsende

   • Fjern rejsende (som endnu ikke har foretaget bookinger)

   • Tilpassede felter

Relaterede emner

• Arrangementer (overblik)
• Book rejse til et arrangement (medarbejder/arrangør)
• Book rejse til et arrangement (ikke-medarbejder/gæst)