Arrangementer (Overblik)

INDHOLDSFORTEGNELSE

• Arrangementer (Overblik)
  • Introduktion
  • Forudsætninger
  • Kommunikation og beskeder
  • Tilladelser og begrænsninger
• Relaterede emner

Introduktion

Med arrangementer kan du invitere deltagere, bestemme hvilke typer bookinger der er tilladt, angive rejsedatoer og tidsrum, vælge hvilke betalingsmetoder der kan bruges, samt sende beskeder og påmindelser til deltagerne. 

Det er kun virksomhedsadministratorer eller rejsearrangører, der kan oprette arrangementer. Deltagerne kan booke de transportformer (fly, tog, bil) og overnatning (hotel), som administratoren har valgt til arrangementet. 

Forudsætninger

Ting du bør være opmærksom på, før du opretter dit første arrangement.

• Hvis du har planer om at invitere gæster udefra (personer der ikke er ansatte):

  • Du skal sikre dig, at der er oprettet mindst én politik under afsnittet Ekstern deltager på siden Politikker . Dette er nødvendigt for, at der kan oprettes godkendelser (afhængigt af hvordan du har sat politikken op), hvis en gæst foretager en booking, der ikke følger virksomhedens retningslinjer. Du kan se dine politikker for eksterne deltagere ved at vælge Politikker i Program menuen og derefter udvide afsnittet Ekstern deltager i venstremenuen under Politik. For at oprette en ny politik for eksterne deltagere, klik på Opret ny.

  • Virksomheden skal have mindst én betalingsmetode, der er sat op til at kunne bruges af Rejsende-type med "Virksomhedsgæst" eller "Alle rejsende". Ellers vil virksomhedsgæster ikke have et kreditkort, de kan bruge til at betale for bookinger i forbindelse med arrangementet. Du har to muligheder: 

    • For at tjekke om der allerede findes en egnet betalingsmetode, vælg Virksomhed i Program menuen, og vælg derefter Betalingsmetoder i Betalingsmenuen (i venstre side). Sørg for, at mindst én betalingsmetode (under afsnittet Centrale betalingsmetoder ) har feltet Rejsende-type sat til enten Alle rejsende eller Virksomhedsgæst. Tjek også, at betalingsmetoden ikke har indstillinger eller begrænsninger, der forhindrer gæster i at bruge den (fx hvis den juridiske enhed ikke matcher gæstens, eller de tilladte bookingformer ikke stemmer overens med arrangementets krav).

    • Hvis der ikke allerede er oprettet en egnet betalingsmetode, kan du tilføje en direkte i arrangementet ved at klikke på Tilføj nyt kort i menuen under Betalingsmetode . 

Kommunikation og beskeder

Hvis administratoren har slået e-mailinvitationer til, vil deltagerne modtage en e-mail, når de bliver inviteret til et arrangement. Hvis ikke, vil deltagerne kun kunne se et nyt arrangementskort på deres Arrangementer side. Når de foretager bookinger til arrangementet, vil de modtage de sædvanlige rejsebekræftelser på e-mail. 

Deltagere kan også få påmindelser fra administratoren, hvis arrangementet nærmer sig, og de endnu ikke har foretaget alle nødvendige bookinger. 

Tilladelser og begrænsninger

• Kun virksomhedsadministratorer kan foretage bookinger, der ikke følger arrangementets rammer (fx datoer uden for den fastsatte periode eller på et hotel, der ikke er valgt til arrangementet). For at booke på vegne af en deltager skal administratoren:

1. Gå til Book siden (ikke Arrangementer siden).
2. Vælg den rejsende, der skal bookes arrangementrejse for.
3. Gennemfør bookingen og vælg det relevante arrangementsnavn i feltet Rejsenavn (på den anden Betaling side). 

• Rejsebureauer, rejsende og arrangører kan kun booke arrangementer, hvis de overholder de rammer, som administratoren har sat op for arrangementet.
• Rejsebureauer har ikke adgang til Arrangementer siden og kan heller ikke oprette nye arrangementer. Hvis de skal booke for en deltager, skal de gøre det via den rejsendes Rejser side. 
  

Relaterede emner

• Opret og offentliggør et arrangement (kun for administratorer)
• Book rejse til et arrangement (ansat/arrangør)
• Book rejse til et arrangement (ekstern/gæst)