建立範本（適用於活動與差旅）
差旅範本讓公司管理員可以先行建立好範本，方便其他使用者（如公司協助訂票人員等）在建立活動或差旅時直接套用。這種做法讓管理員能預先設定好部分欄位內容，後續建立的活動或差旅就會自動帶入這些設定，不僅能提升合規性與一致性，也能節省大家的作業時間，同時又保有活動／差旅建立者需要的彈性。
目錄
建立範本
選取 公司 ，然後在 方案 選單中點選公司 設定頁面就會顯示出來。
選取 差旅範本 （在 設定 選單）於左側導覽列。 差旅範本 頁面就會顯示。
點選 新增建立。 新範本 頁面就會開啟。
選擇 邀請 或 不邀請。這個設定會決定用這個範本建立的活動或差旅，協調人員和公司訂票人員是否可以寄送邀請信給旅客。通常這個選項也會影響活動或差旅的訂位是由旅客自己處理，還是由協助人員代訂。這個選項一旦設定後，無法再更改。
邀請 型活動／差旅會寄送電子郵件邀請給旅客（員工或訪客），郵件內會有連結，讓員工和訪客可以自己線上訂票。
不邀請 型活動／差旅則不會發送邀請信。員工還是可以自己在 差旅 頁面訂票，或請協助人員代訂。訪客的行程只能由協調人員協助預訂。
在 範本名稱 欄位輸入範本名稱。建議用清楚易懂的名稱，讓協調人員一看就知道這個範本適合用在哪種活動或差旅（例如：新進員工報到差旅、面試候選人差旅、演講嘉賓差旅、員工調動差旅等）。
利用 地點 欄位，可以預先設定所有用這個範本建立的活動／差旅的地點。
如果範本有指定地點，也可以預設允許的機場、飯店等資訊。
利用 主要旅客類型 欄位，設定這個範本適用的旅客類型（例如：員工、訪客等）。
利用 政策 欄位，選擇用這個範本建立活動／差旅時，旅客要套用哪一個差旅政策。你可以選擇 旅客預設 或特定政策。
如果選擇 旅客預設，系統會自動套用每位旅客的預設政策。
如果選特定政策，則可以設定 若旅客政策較寬鬆是否可套用 （例如：允許、不允許），讓系統知道要用哪一個。
在 允許預訂類型 區塊，可以預先設定用這個範本建立的活動／差旅，預設允許哪些預訂類型。你也可以設定每種預訂類型可使用的付款方式。
針對 機票 ，你可以開啟開關，預設允許訂機票。也可以指定允許的航班類型（例如：單程、來回）、目的地機場（例如：JFK、LAX、LHR）以及是否允許同行旅客（如家屬）。用勾選框選擇 允許的航班類型 與 允許的機場。用 + 和 - 按鈕設定 允許的同行人數。若要設定機票的付款方式，請點選付款方式下方的鉛筆圖示 付款方式 （預設值為 旅客預設付款方式），選擇一個後，點選 確認。可選項目有：
預設付款方式 －旅客個人檔案中所有付款方式。
旅客個人卡片 －旅客個人檔案中所有付款方式（不含公司集中卡）。
公司集中卡 －你可以指定某一張公司集中卡作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點選 下一步 ，然後選擇一張或多張公司集中卡，再點 確認。
範本專用卡 －你加入到這個範本的任何卡片。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張範本卡片，再點 確認。
注意： 如果你還沒新增任何卡片到這個範本，這個選項不會出現。若要新增卡片，請點 新增卡片。
新增卡片 －你可以透過 新增信用卡 視窗新增新卡。新增後，就能選擇 範本專用卡 作為選項。
針對 飯店 ，你可以開啟開關，預設允許訂飯店。也能指定允許的飯店。若要新增飯店，請點 + 新增。然後用搜尋功能找到想要的飯店，並用勾選框選取。若要設定飯店的付款方式，請點選付款方式下方的鉛筆圖示 付款方式 （預設值為 旅客預設付款方式），選擇一個後，點選 確認。可選項目有：
預設付款方式 －旅客個人檔案中所有付款方式。
旅客個人卡片 －旅客個人檔案中所有付款方式（不含公司集中卡）。
虛擬卡 －你可以指定某一張虛擬卡作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張虛擬卡，再點 確認。
公司集中卡 －你可以指定某一張公司集中卡作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張公司集中卡，再點 確認。
範本專用卡 －你加入到這個範本的任何卡片。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張範本卡片，再點 確認。
注意： 如果你還沒新增任何卡片到這個範本，這個選項不會出現。若要新增卡片，請點 新增卡片。
新增卡片 －你可以透過 新增信用卡 視窗新增新卡。新增後，就能選擇 範本專用卡 作為選項。
針對 火車 ，你可以開啟開關，預設允許訂火車票。若要設定火車訂票的付款方式，請點選付款方式下方的鉛筆圖示 付款方式 （預設值為 旅客預設付款方式），選擇一個後，點選 確認。可選項目有：
預設付款方式 －旅客個人檔案中所有付款方式。
旅客個人卡片 －旅客個人檔案中所有付款方式（不含公司集中卡）。
公司集中卡 －你可以指定某一張公司集中卡作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張公司集中卡，再點 確認。
範本專用卡 －你加入到這個範本的任何卡片。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張範本卡片，再點 確認。
注意： 如果你還沒新增任何卡片到這個範本，這個選項不會出現。若要新增卡片，請點 新增卡片。
新增卡片 －你可以透過 新增信用卡 視窗新增新卡。新增後，就能選擇 範本專用卡 作為選項。
針對 租車 ，你可以開啟開關，預設允許訂租車。若要設定租車的付款方式，請點選付款方式下方的鉛筆圖示 付款方式 （預設值為 旅客預設付款方式），選擇一個後，點選 確認。可選項目有：
預設付款方式 －旅客個人檔案中所有付款方式。
旅客個人卡片 －旅客個人檔案中所有付款方式（不含公司集中卡）。
虛擬卡 －你可以指定某一張虛擬卡作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張虛擬卡，再點 確認。
直接請款帳戶 －你可以指定某一個直接請款帳戶作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一個或多個直接請款帳戶，再點 確認。
公司集中卡 －你可以指定某一張公司集中卡作為這個範本此預訂類型的付款方式。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張公司集中卡，再點 確認。
範本專用卡 －你加入到這個範本的任何卡片。若選這個，請點 下一步 ，然後選擇一張或多張範本卡片，再點 確認。
注意： 如果你還沒新增任何卡片到這個範本，這個選項不會出現。若要新增卡片，請點 新增卡片。
新增卡片 －你可以透過 新增信用卡 視窗新增新卡。新增後，就能選擇 範本專用卡 作為選項。
如果你想在範本中加入自訂欄位，請點 新增 ，於 自訂欄位回覆 區塊。這樣你可以選擇要加入哪些自訂欄位，並設定這些欄位的回覆是由你填寫還是協調人員（使用範本建立活動／差旅的人）填寫。你（或協調人員）填寫的內容，之後用這個範本建立的活動／差旅都會自動帶入。點 新增後，選擇你想加入的自訂欄位（例如： 出差原因）於 自訂欄位 選單。再利用 回覆方式 欄位決定要現在填好還是讓協調人員之後填。如果選擇 現在預設回覆，系統會請你先填好內容。
在 覆寫旅客個人檔案欄位 區塊，可以指定哪些旅客個人檔案欄位要用不同的值，或讓協調人員在使用範本時填寫不同的內容（預設會直接帶入旅客個人檔案的值）。可覆寫的欄位有 公司法人、 成本中心與 部門。每個欄位都可以設定下列其中一種方式：
不允許覆寫 （預設值）－系統會直接用旅客個人檔案的值，活動或差旅建立時不會顯示這個欄位。
協調人員可覆寫 －協調人員可以針對這次活動／差旅設定不同的值，不會影響旅客個人檔案的內容，只會套用在用這個範本建立的活動／差旅。如果協調人員沒修改，系統還是會用個人檔案的值。
現在指定覆寫值 －你可以直接指定一個值，協調人員在建立活動／差旅時也能修改，但這個值只會套用在這次活動／差旅，不會更動旅客個人檔案。
在 其他設定 區塊，可以設定預設要開啟哪些確認通知、郵件提醒／更新，以及這些通知要寄給誰。你也可以輸入預設說明和備註，讓協調人員在建立活動／差旅時參考。
如果要加入其他聯絡人，請開啟 其他聯絡人 開關。預設情況下，旅客一定會收到所有與行程相關的通知。
在 接收郵件通知項目 下方勾選要發送哪些確認信和提醒信。
若要將使用者加入副本收件人，請點 + 新增，然後輸入該使用者的電子郵件。要再加其他信箱，就再點 + 新增。
若要將使用者加入密件副本，請點 + 新增，然後輸入該使用者的電子郵件。要再加其他信箱，就再點 + 新增。
若要為所有用這個範本建立的活動／差旅輸入預設說明，請開啟 預設說明 欄位的開關，然後輸入你想顯示的內容。系統有提供文字編輯器。協調人員在建立活動／差旅時也可以修改這個說明。
若要為協調人員輸入備註，讓他們在用這個範本建立活動／差旅時參考，請開啟 協調人員備註 欄位的開關，並輸入你要給協調人員的說明。系統有提供文字編輯器。這些內容只有協調人員在建立活動／差旅時會看到。
全部設定完成後，請點 儲存。 差旅範本 頁面會顯示，這個範本（以及所有設定）就能讓協調人員在建立活動或差旅時直接使用。
編輯範本
請依照以下步驟編輯現有範本。
選取 公司 ，然後在 方案 選單中點選公司 設定頁面就會顯示出來。
選取 差旅範本 （在 設定 選單）於左側導覽列。 差旅範本 頁面就會顯示。
找到你要編輯的範本，點選該列的範本名稱。你也可以用名稱搜尋範本。
請參考本頁的 建立範本 步驟說明，設定你要修改的欄位。範本的「邀請」或「不邀請」屬性無法互相切換。
點選 儲存 完成後。 差旅範本 頁面會顯示。之後用這個範本新建立的活動／差旅都會套用你剛剛設定的新內容，已經建立的活動／差旅則不會受影響。
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