Tạo mẫu (cho sự kiện và chuyến đi)
Mẫu chuyến đi cho phép Quản trị viên Công ty tạo các mẫu để những người dùng khác (ví dụ: người sắp xếp công ty, v.v.) có thể sử dụng khi tạo sự kiện hoặc chuyến đi. Nhờ các mẫu này, quản trị viên có thể thiết lập sẵn và cấu hình trước một số thông tin cần thiết. Khi sử dụng mẫu, các sự kiện hoặc chuyến đi sẽ tự động kế thừa các giá trị này, giúp đảm bảo tuân thủ quy định, tăng tính nhất quán và tiết kiệm thời gian, đồng thời vẫn linh hoạt cho người tạo sự kiện/chuyến đi.
MỤC LỤC
Tạo mẫu mới
Chọn Công ty từ Chương trình trong menu. Trang cài đặt công ty sẽ hiển thị.
Chọn Mẫu chuyến đi (trong Cấu hình ở thanh điều hướng bên trái. Trang Mẫu chuyến đi sẽ hiển thị.
Nhấn Tạo mới. Trang Mẫu mới sẽ hiển thị.
Chọn Mời hoặc Không mời. Tùy chọn này quyết định liệu các sự kiện/chuyến đi tạo từ mẫu này có cho phép người điều phối hoặc người sắp xếp gửi lời mời đến người đi công tác hay không. Thông thường, lựa chọn này cũng xác định ai sẽ là người đặt vé – người đi công tác hay người sắp xếp. Lưu ý: Sau khi đã chọn kiểu mẫu, bạn sẽ không thể thay đổi lại tùy chọn này.
Mời các sự kiện/chuyến đi cho phép gửi email mời đến nhân viên và khách mời. Email này có chứa đường dẫn để họ tự đặt chuyến đi cho mình.
Không mời các sự kiện/chuyến đi không cho phép gửi email mời. Nhân viên vẫn có thể tự đặt chuyến đi (qua trang Chuyến đi ) hoặc người sắp xếp sẽ đặt hộ. Riêng khách mời, chỉ người điều phối mới có thể đặt chuyến đi cho họ.
Nhập tên mẫu vào ô Tên mẫu , nên đặt tên rõ ràng để người điều phối dễ nhận biết mẫu này dùng cho loại sự kiện/chuyến đi nào (ví dụ: Đi công tác cho nhân viên mới, Phỏng vấn ứng viên, Mời diễn giả, Di chuyển nhân viên...).
Sử dụng trường Địa điểm để thiết lập sẵn địa điểm áp dụng cho tất cả các sự kiện/chuyến đi sử dụng mẫu này.
Khi mẫu được gắn với một địa điểm cụ thể, bạn có thể cài đặt trước các sân bay, khách sạn... phù hợp.
Sử dụng trường Loại khách chính để xác định loại khách (ví dụ: Nhân viên, Khách mời) có thể thêm vào sự kiện/chuyến đi dùng mẫu này.
Sử dụng trường Chính sách để chọn chính sách công tác sẽ áp dụng cho khách khi đặt chuyến đi/sự kiện dựa trên mẫu này. Bạn có thể chọn Mặc định của khách hoặc một chính sách cụ thể.
Nếu chọn Mặc định của khách, hệ thống sẽ tự động áp dụng chính sách mặc định của từng khách.
Nếu chọn một chính sách cụ thể, bạn có thể thiết lập trường Áp dụng chính sách của khách nếu ít hạn chế hơn (ví dụ: Cho phép, Không cho phép) để hệ thống xác định chính sách phù hợp.
Sử dụng các trường trong phần Loại đặt chỗ được phép để thiết lập trước những loại đặt chỗ nào sẽ được phép theo mặc định cho các sự kiện/chuyến đi dùng mẫu này. Bạn cũng có thể chọn phương thức thanh toán áp dụng cho từng loại đặt chỗ.
Đối với Chuyến bay - Bạn có thể cho phép đặt vé máy bay mặc định bằng cách bật công tắc. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định loại chuyến bay (ví dụ: Một chiều, Khứ hồi), sân bay đến (ví dụ: JFK, LAX, LHR) và có cho phép đi cùng người thân hay không. Sử dụng các ô chọn để đánh dấu Loại chuyến bay được phép và Sân bay được phép. Sử dụng nút + và - để điều chỉnh số lượng Người đi cùng được phép. Để chọn phương thức thanh toán cho chuyến bay, nhấn biểu tượng bút chì tại mục Phương thức thanh toán (mặc định là Phương thức thanh toán mặc định của khách), chọn một phương thức và nhấn Xác nhận. Các lựa chọn gồm:
Phương thức thanh toán mặc định - Tất cả các phương thức thanh toán có trong hồ sơ của khách.
Thẻ trong hồ sơ khách - Tất cả phương thức thanh toán trong hồ sơ khách, trừ thẻ trung tâm.
Thẻ trung tâm - Một thẻ trung tâm cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ trung tâm, sau đó nhấn Xác nhận.
Thẻ mẫu - Bất kỳ thẻ nào bạn đã thêm vào mẫu này. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ mẫu, sau đó nhấn Xác nhận.
Lưu ý: Tùy chọn này sẽ không hiển thị nếu bạn chưa thêm thẻ nào vào mẫu. Để thêm thẻ, nhấn Thêm thẻ mới.
Thêm thẻ mới - Bạn có thể thêm thẻ mới qua hộp thoại Thêm thẻ tín dụng . Sau khi thêm thẻ, bạn sẽ có thể chọn Thẻ mẫu làm phương thức thanh toán.
Đối với Khách sạn - Bạn có thể cho phép đặt khách sạn mặc định bằng cách bật công tắc. Bạn cũng có thể chỉ định khách sạn được phép. Để thêm khách sạn, nhấn + Thêm. Sau đó sử dụng chức năng tìm kiếm để chọn khách sạn mong muốn và đánh dấu vào ô chọn. Để chọn phương thức thanh toán cho khách sạn, nhấn biểu tượng bút chì tại mục Phương thức thanh toán (mặc định là Phương thức thanh toán mặc định của khách), chọn một phương thức và nhấn Xác nhận. Các lựa chọn gồm:
Phương thức thanh toán mặc định - Tất cả các phương thức thanh toán có trong hồ sơ của khách.
Thẻ trong hồ sơ khách - Tất cả phương thức thanh toán trong hồ sơ khách, trừ thẻ trung tâm.
Thẻ ảo - Một thẻ ảo cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ ảo, sau đó nhấn Xác nhận.
Thẻ trung tâm - Một thẻ trung tâm cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ trung tâm, sau đó nhấn Xác nhận.
Thẻ mẫu - Bất kỳ thẻ nào bạn đã thêm vào mẫu này. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ mẫu, sau đó nhấn Xác nhận.
Lưu ý: Tùy chọn này sẽ không hiển thị nếu bạn chưa thêm thẻ nào vào mẫu. Để thêm thẻ, nhấn Thêm thẻ mới.
Thêm thẻ mới - Bạn có thể thêm thẻ mới qua hộp thoại Thêm thẻ tín dụng . Sau khi thêm thẻ, bạn sẽ có thể chọn Thẻ mẫu làm phương thức thanh toán.
Đối với Tàu hỏa - Bạn có thể cho phép đặt vé tàu mặc định bằng cách bật công tắc. Để chọn phương thức thanh toán cho tàu hỏa, nhấn biểu tượng bút chì tại mục Phương thức thanh toán (mặc định là Phương thức thanh toán mặc định của khách), chọn một phương thức và nhấn Xác nhận. Các lựa chọn gồm:
Phương thức thanh toán mặc định - Tất cả các phương thức thanh toán có trong hồ sơ của khách.
Thẻ trong hồ sơ khách - Tất cả phương thức thanh toán trong hồ sơ khách, trừ thẻ trung tâm.
Thẻ trung tâm - Một thẻ trung tâm cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ trung tâm, sau đó nhấn Xác nhận.
Thẻ mẫu - Bất kỳ thẻ nào bạn đã thêm vào mẫu này. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ mẫu, sau đó nhấn Xác nhận.
Lưu ý: Tùy chọn này sẽ không hiển thị nếu bạn chưa thêm thẻ nào vào mẫu. Để thêm thẻ, nhấn Thêm thẻ mới.
Thêm thẻ mới - Bạn có thể thêm thẻ mới qua hộp thoại Thêm thẻ tín dụng . Sau khi thêm thẻ, bạn sẽ có thể chọn Thẻ mẫu làm phương thức thanh toán.
Đối với Ô tô - Bạn có thể cho phép đặt xe ô tô mặc định bằng cách bật công tắc. Để chọn phương thức thanh toán cho thuê xe, nhấn biểu tượng bút chì tại mục Phương thức thanh toán (mặc định là Phương thức thanh toán mặc định của khách), chọn một phương thức và nhấn Xác nhận. Các lựa chọn gồm:
Phương thức thanh toán mặc định - Tất cả các phương thức thanh toán có trong hồ sơ của khách.
Thẻ trong hồ sơ khách - Tất cả phương thức thanh toán trong hồ sơ khách, trừ thẻ trung tâm.
Thẻ ảo - Một thẻ ảo cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ ảo, sau đó nhấn Xác nhận.
Thanh toán trực tiếp - Một tài khoản thanh toán trực tiếp cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều tài khoản thanh toán trực tiếp, sau đó nhấn Xác nhận.
Thẻ trung tâm - Một thẻ trung tâm cụ thể bạn chỉ định cho loại đặt chỗ này trong mẫu. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ trung tâm, sau đó nhấn Xác nhận.
Thẻ mẫu - Bất kỳ thẻ nào bạn đã thêm vào mẫu này. Nếu chọn, bạn cần nhấn Tiếp theo và chọn một hoặc nhiều thẻ mẫu, sau đó nhấn Xác nhận.
Lưu ý: Tùy chọn này sẽ không hiển thị nếu bạn chưa thêm thẻ nào vào mẫu. Để thêm thẻ, nhấn Thêm thẻ mới.
Thêm thẻ mới - Bạn có thể thêm thẻ mới qua hộp thoại Thêm thẻ tín dụng . Sau khi thêm thẻ, bạn sẽ có thể chọn Thẻ mẫu làm phương thức thanh toán.
Nếu bạn muốn thêm trường tùy chỉnh vào mẫu, nhấn Thêm trong phần Phản hồi cho trường tùy chỉnh . Bạn sẽ chọn trường tùy chỉnh và quyết định ai sẽ nhập thông tin này (bạn hoặc người điều phối sử dụng mẫu để tạo chuyến đi/sự kiện). Thông tin nhập vào trường tùy chỉnh sẽ được kế thừa cho mọi sự kiện/chuyến đi dùng mẫu này. Sau khi nhấn Thêm, chọn trường tùy chỉnh (ví dụ: Lý do đi công tácbạn muốn thêm từ menu Trường tùy chỉnh . Sau đó dùng trường Cách nhập thông tin để chọn nhập ngay hoặc để người điều phối nhập sau. Nếu bạn chọn Nhập thông tin ngay, hệ thống sẽ yêu cầu bạn nhập nội dung.
Sử dụng các trường trong phần Ghi đè trường hồ sơ khách để chỉ định trường nào trong hồ sơ khách bạn muốn nhập giá trị khác cho mẫu này hoặc cho phép người điều phối nhập giá trị khác (mặc định hệ thống sẽ lấy giá trị từ hồ sơ khách). Các trường có thể ghi đè gồm Pháp nhân, Trung tâm chi phívà Phòng ban. Với mỗi trường, bạn có thể chọn một trong các thiết lập sau:
Không cho phép ghi đè (mặc định) – Hệ thống sẽ lấy giá trị từ hồ sơ khách, trường này sẽ không hiển thị khi tạo sự kiện/chuyến đi từ mẫu.
Người điều phối có thể ghi đè - Người điều phối sử dụng mẫu này sẽ có quyền nhập giá trị khác cho trường này. Giá trị này chỉ áp dụng cho sự kiện/chuyến đi tạo từ mẫu, không làm thay đổi thông tin gốc trong hồ sơ khách. Nếu không chỉnh sửa, hệ thống sẽ dùng giá trị gốc.
Nhập giá trị ghi đè ngay - Bạn có thể nhập giá trị cụ thể cho trường hồ sơ khách. Sử dụng menu để chọn giá trị phù hợp. Người điều phối cũng có thể chỉnh sửa lại nếu cần khi tạo sự kiện/chuyến đi từ mẫu. Giá trị này chỉ áp dụng cho sự kiện/chuyến đi tạo từ mẫu, không làm thay đổi thông tin gốc trong hồ sơ khách.
Sử dụng các trường trong phần Cài đặt bổ sung để thiết lập loại xác nhận, nhắc nhở/email mặc định và người nhận cho các sự kiện/chuyến đi dùng mẫu này. Bạn cũng có thể nhập mô tả mặc định và ghi chú cho người điều phối áp dụng cho tất cả sự kiện/chuyến đi tạo từ mẫu.
Để thêm liên hệ bổ sung, bật công tắc Liên hệ bổ sung . Theo mặc định, khách luôn nhận được tất cả thông báo liên quan đến chuyến đi.
Sử dụng các ô chọn tại mục Nhận email cho để chọn loại xác nhận và nhắc nhở sẽ gửi đi.
Để thêm người vào danh sách CC, nhấn + Thêm. Sau đó nhập email của người cần thêm. Để thêm nhiều email, tiếp tục nhấn + Thêm.
Để thêm người vào danh sách BCC, nhấn + Thêm. Sau đó nhập email của người cần thêm. Để thêm nhiều email, tiếp tục nhấn + Thêm.
Để nhập mô tả mặc định cho tất cả sự kiện/chuyến đi dùng mẫu này, bật công tắc tại trường Mô tả mặc định và nhập nội dung mong muốn. Có sẵn trình định dạng văn bản. Người điều phối có thể thay đổi mô tả này khi tạo sự kiện/chuyến đi từ mẫu.
Để nhập ghi chú cho người điều phối áp dụng cho tất cả sự kiện/chuyến đi dùng mẫu này, bật công tắc tại trường Ghi chú cho người điều phối và nhập ghi chú mong muốn. Có sẵn trình định dạng văn bản. Thông tin này chỉ người điều phối nhìn thấy khi tạo sự kiện/chuyến đi từ mẫu.
Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu. Trang Mẫu chuyến đi sẽ hiển thị và mẫu này (cùng các thiết lập) sẽ sẵn sàng để người điều phối sử dụng khi tạo sự kiện hoặc chuyến đi.
Chỉnh sửa mẫu
Làm theo hướng dẫn sau để chỉnh sửa mẫu đã có.
Chọn Công ty từ Chương trình trong menu. Trang cài đặt công ty sẽ hiển thị.
Chọn Mẫu chuyến đi (trong Cấu hình ở thanh điều hướng bên trái. Trang Mẫu chuyến đi sẽ hiển thị.
Tìm mẫu bạn muốn chỉnh sửa và nhấn vào tên mẫu trong danh sách. Bạn cũng có thể tìm mẫu theo tên.
Xem lại các bước trong mục Tạo mẫu mới trên trang này để biết cách thiết lập từng thông tin cụ thể. Lưu ý: Bạn không thể chuyển đổi mẫu Mời thành Không mời (hoặc ngược lại).
Nhấn Lưu khi hoàn tất. Trang Mẫu chuyến đi sẽ hiển thị. Các sự kiện/chuyến đi tạo mới từ mẫu này sẽ áp dụng các thiết lập mới vừa chỉnh sửa. Các sự kiện/chuyến đi đã tạo trước đó sẽ không bị ảnh hưởng.
Chủ đề liên quan
Bài viết này có hữu ích không?
Thật tuyệt!
Cám ơn phản hồi của bạn
Rất tiếc là chúng tôi không giúp được nhiều!
Cám ơn phản hồi của bạn
Đã gửi phản hồi
Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực của bạn và sẽ cố gắng sửa bài viết