Tổng quan về Sự kiện

MỤC LỤC

• Tổng quan về Sự kiện
  • Giới thiệu
  • Yêu cầu trước khi bắt đầu
  • Thông báo và Liên lạc
  • Quyền hạn và giới hạn
• Chủ đề liên quan

Giới thiệu

Tính năng Sự kiện giúp bạn mời người tham dự, chọn loại đặt chỗ phù hợp, thiết lập ngày đi và khung thời gian, xác định các phương thức thanh toán được phép sử dụng, đồng thời gửi thông báo và nhắc nhở đến người tham dự. 

Chỉ Quản trị viên Công ty hoặc Người sắp xếp chuyến đi của công ty mới có quyền tạo sự kiện. Người tham dự có thể đặt các phương tiện di chuyển (máy bay, tàu hỏa, ô tô, tàu) và chỗ ở (khách sạn) theo đúng yêu cầu mà quản trị viên đã thiết lập cho sự kiện. 

Yêu cầu trước khi bắt đầu

Một số lưu ý quan trọng trước khi bạn tạo sự kiện đầu tiên.

• Nếu bạn dự định mời khách của công ty (không phải nhân viên) tham gia sự kiện:

  • Bạn cần đảm bảo đã thiết lập ít nhất một chính sách trong mục Khách ngoài công ty trên trang Chính sách . Việc này giúp hệ thống có thể tạo quy trình phê duyệt cho các đặt chỗ ngoài phạm vi chính sách (tùy vào cách bạn thiết lập). Để xem lại các chính sách dành cho khách ngoài công ty, bạn vào mục Chính sách trong menu Chương trình và mở rộng mục Khách ngoài công ty bên trái dưới phần Chính sách. Nếu muốn tạo chính sách mới cho khách ngoài công ty, hãy nhấn Thêm mới.

  • Công ty bạn cần có ít nhất một phương thức thanh toán đã được thiết lập cho Loại khách đi công tác là “Khách ngoài công ty” hoặc “Tất cả khách đi công tác”. Nếu không có, khách ngoài công ty sẽ không có thẻ tín dụng để thanh toán các đặt chỗ liên quan đến sự kiện mà bạn mời họ tham dự. Bạn có hai lựa chọn: 

    • Để kiểm tra xem công ty đã có phương thức thanh toán phù hợp chưa, vào mục Công ty trong menu Chương trình , sau đó chọn Phương thức thanh toán trong menu Thanh toán (bên trái). Tiếp theo, hãy đảm bảo có ít nhất một loại thanh toán (trong mục Phương thức thanh toán trung tâm ]) có trường Loại khách đi công tác được đặt là Tất cả khách đi công tác hoặc Khách ngoài công ty. Bạn cũng cần kiểm tra để đảm bảo phương thức thanh toán này không có bất kỳ thiết lập hay giới hạn nào khiến khách ngoài công ty không thể sử dụng (ví dụ: pháp nhân không trùng với khách, loại đặt chỗ không đúng với sự kiện, v.v.).

    • Nếu chưa có phương thức thanh toán phù hợp, bạn có thể thêm mới trực tiếp trong sự kiện bằng cách nhấn Thêm thẻ mới từ menu trong mục Phương thức thanh toán . 

Thông báo và Liên lạc

Nếu quản trị viên đã bật chức năng gửi thư mời qua email, người tham dự sẽ nhận được thông báo mời tham gia sự kiện qua email. Nếu không, người tham dự chỉ nhìn thấy thẻ sự kiện mới trên trangSự kiện . Khi đặt chỗ để tham dự sự kiện, người tham dự sẽ nhận được các email thông báo chuyến đi như bình thường. Quản trị viên cũng có thể gửi nhắc nhở cho người tham dự nếu ngày diễn ra sự kiện sắp đến mà họ vẫn chưa hoàn tất các đặt chỗ cần thiết. 

Quyền hạn và giới hạn 

Chỉ quản trị viên công ty mới có thể thực hiện các đặt chỗ không tuân theo quy định của sự kiện (ví dụ: đặt ngoài khung ngày, đặt khách sạn không nằm trong danh sách). Để đặt chỗ cho người tham dự, quản trị viên cần:

• Truy cập trang

1. Đặt chỗ (không phải trang Sự kiện ). Chọn người sẽ tham gia sự kiện mà bạn muốn đặt chỗ.
2. Tiến hành đặt chỗ và chọn tên sự kiện phù hợp tại trường
3. Tên chuyến đi (ở bước thứ hai trên trang Thanh toán ). Nhân viên hỗ trợ, khách đi công tác và người sắp xếp chỉ có thể đặt chỗ cho sự kiện theo đúng các quy định mà quản trị viên đã thiết lập. 

• Nhân viên hỗ trợ không thể xem trang
• Sự kiện hoặc tạo sự kiện mới. Nếu muốn đặt chỗ cho người tham dự sự kiện, nhân viên hỗ trợ phải sử dụng trang Chuyến đi của khách. Chủ đề liên quan 
  

Tạo và công bố sự kiện (Chỉ dành cho quản trị viên)

• Đặt chỗ đi công tác cho sự kiện (nhân viên/người sắp xếp)
• Đặt chỗ đi công tác cho sự kiện (khách ngoài công ty)
• Book travel for an event (non-employee/guest)