Tạo, xuất bản và quản lý sự kiện (phiên bản mới nhất)

Chỉ những người dùng có vai trò nhất định mới có thể tạo, xuất bản và quản lý sự kiện. Quản trị viên công ty và điều phối viên sự kiện sẽ thực hiện được các thao tác được hướng dẫn dưới đây. 

MỤC LỤC

• Tạo, xuất bản và quản lý sự kiện
  • Tạo sự kiện
  • Xem và quản lý các sự kiện đã có
  • Xuất bản các chuyến đi cho sự kiện (áp dụng cho sự kiện cho phép mời tham dự)
  • Xem báo cáo về sự kiện
  • Các chủ đề liên quan

Tạo sự kiện

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt vé trực tuyến. 

2. Nhấn Trips. Trang Trips sẽ hiện ra. 

3. Nhấn Create (góc trên bên phải) và chọn Event from template trong menu. Hộp thoại Create event from template sẽ xuất hiện.

4. Trường Organization sẽ được mặc định là tên công ty của bạn. Nếu bạn là quản trị viên TMC, hãy chọn tổ chức phù hợp.

5. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng cho sự kiện tại trường Trip template . Việc này giúp bạn kế thừa các thông tin đã được thiết lập sẵn từ mẫu. Nếu không chắc nên chọn mẫu nào, bạn có thể hỏi quản lý du lịch của mình. Ví dụ, với sự kiện Định hướng nhân viên mới, bạn có thể dùng mẫu dựa trên lời mời tham dự. 

6. Nhập địa điểm tổ chức sự kiện vào trường Location .

7. Nhập tên sự kiện vào trường Name . Đây sẽ là tên hiển thị cho những người được mời tham dự.

8. Thiết lập Event start date và Event end date phù hợp với thời gian diễn ra sự kiện. 

9. Thiết lập Travel window start date và Travel window end date cho sự kiện. 

   • Ngày bắt đầu nên trước thời điểm sự kiện diễn ra. Bạn nên cân nhắc các yếu tố như lệch múi giờ, quãng đường di chuyển, số lần nối chuyến.

   • Ngày kết thúc nên sau khi sự kiện kết thúc.

10. Nhấn Advanced settings để xem chi tiết về các loại đặt chỗ. Lưu ý, một số cài đặt ở phần này có thể đã được thiết lập sẵn theo mẫu bạn chọn. Phần này gồm 2 thẻ: Allowed booking types và Trip data. 

11. Thẻ Trip data chứa các trường thông tin hồ sơ khách đi (ví dụ: Cost Center) mà quản trị viên mẫu đã nhập giá trị khác hoặc cho phép bạn nhập giá trị khác. Lưu ý, việc nhập giá trị khác ở đây sẽ không thay đổi vĩnh viễn thông tin hồ sơ của khách đi, mà chỉ áp dụng cho các sự kiện tạo từ mẫu này. Với mỗi trường hiển thị, sẽ có giá trị do quản trị viên cung cấp hoặc giá trị mặc định từ hồ sơ khách đi (nhưng không hiển thị ở đây). Bạn có thể thay đổi giá trị nếu cần hoặc giữ nguyên.  

12. Chọn các loại đặt chỗ được phép cho sự kiện này tại thẻ Allowed booking types (bạn cũng có thể thiết lập sau hoặc thiết lập riêng cho từng khách đi). Chỉ những loại đặt chỗ đã được bật mới hiển thị cho người tham dự. Nếu cần thêm loại đặt chỗ sau khi sự kiện đã xuất bản, quản trị viên và điều phối viên có thể thêm hoặc đặt thay cho khách đi. 

13. Đối với Flight:

    • Để chọn loại chuyến bay được phép, hãy chọn một hoặc nhiều tùy chọn sau trong menu Allowed flight types :

      • Một chiều

      • Khứ hồi

      • Điểm về có thể khác điểm đi - hữu ích khi khách đi cần tham dự nhiều sự kiện khác nhau.

    • Sử dụng nút + và - để thiết lập số lượng người đi cùng (ví dụ: thành viên gia đình) mà khách đi có thể đặt vé máy bay cùng tại trường Allowed companions . Nếu bạn đặt giá trị khác 0, khách đi sẽ có thể nhấn Add travelers khi đặt chuyến bay. Số lượng người đi cùng sẽ giới hạn theo số bạn thiết lập. 

    • Nhấn vào trường Allowed destination airports và tìm kiếm sân bay mong muốn. Trường này giúp bạn chỉ định các sân bay mà người tham dự có thể đặt vé để đến dự sự kiện (người tham dự có thể xuất phát từ bất kỳ sân bay nào). Bạn cũng có thể bỏ qua trường này hoặc thiết lập sau. Nếu để trống, khách đi sẽ được đặt vé đến bất kỳ sân bay nào. 

      • Bắt đầu nhập tên hoặc mã sân bay bạn muốn chọn. Danh sách sân bay sẽ hiển thị dựa trên thông tin bạn nhập. 

      • Chọn vào ô của sân bay mong muốn. 

      • Muốn thêm sân bay khác, tiếp tục tìm kiếm và lặp lại thao tác. 

    • Sử dụng lịch và trường thời gian tại mục Suggested arrival before và Suggested departure after để thiết lập thời gian hệ thống sẽ nhắc khách đi đặt chuyến bay. Mặc định, các ngày này sẽ dựa trên Event dates bạn đã chọn. Khách đi sẽ được khuyến khích đặt chuyến bay trong khung thời gian này. 

14. Đối với Hotel:

    • Để cho phép đặt khách sạn cho sự kiện này, hãy bật chức năng này.

    • Nhấn Add để chỉ định khách sạn. Trường Hotel sẽ xuất hiện. Hãy nhập tất cả các khách sạn mà người tham dự có thể đặt chỗ để dự sự kiện. Bạn cũng có thể không thiết lập trường này. 

    • Bắt đầu nhập tên khách sạn bạn muốn chỉ định. Danh sách khách sạn sẽ hiện ra dựa trên thông tin bạn nhập. 

    • Chọn khách sạn mong muốn.  

    • Muốn thêm khách sạn khác, nhấn Add một lần nữa và lặp lại thao tác. 

15. Đối với Train 

    • Để cho phép đặt vé tàu cho sự kiện này, hãy bật chức năng này.

    • Bạn không cần thiết lập thêm gì khác.

16. Đối với Car

    • Để cho phép đặt xe thuê cho sự kiện này, hãy bật chức năng này.

    • Bạn không cần thiết lập thêm gì khác.

17. Xem lại nội dung ở thẻ Custom fields . 

    • Mẫu bạn sử dụng cho chuyến đi có thể đã có các trường tuỳ chỉnh. Các trường này có thể đã có giá trị sẵn từ mẫu. Nếu vậy, bạn có thể giữ nguyên hoặc thay đổi. Nếu trường tuỳ chỉnh chưa có giá trị, bạn có thể sẽ phải nhập thông tin. 

    • Bạn cũng có thể thêm trường tuỳ chỉnh mới. Nếu muốn thêm trường này cho chuyến đi, nhấn Add. Bạn sẽ chọn trường tuỳ chỉnh và nhập thông tin trả lời. 

18. Nhấn Create. Trang sự kiện sẽ hiện ra. 

19. Để nhập mô tả cho sự kiện, nhấn Event description. Trang mô tả sự kiện sẽ xuất hiện. 

    • Chỉnh sửa mô tả theo ý bạn. Bạn có thể định dạng văn bản ở đây như in đậm, in nghiêng, đánh dấu đầu dòng, chọn phông chữ, màu sắc, thụt lề, cũng như chèn liên kết. Khi hoàn tất, nhấn Save. 

20. Để chỉnh sửa các phương thức thanh toán được phép cho từng loại đặt chỗ, nhấn Payment details. Sau đó nhấn biểu tượng bút chì dưới mục Payment method cho loại đặt chỗ tương ứng và chỉnh sửa nếu cần. Để biết chi tiết các tuỳ chọn, vui lòng xem bước 9 của Tạo mẫu (cho sự kiện và chuyến đi).. Nhấn Save khi hoàn tất. 

21. Để bắt đầu thêm khách đi cho sự kiện này, nhấn + Traveler. Lưu ý: Người thêm khách đi sẽ được ghi nhận là người liên hệ chính cho chuyến đi của khách đó. Đây cũng là người mà khách đi có thể liên hệ khi có thắc mắc. Ngoài ra, nếu bạn dùng mẫu không cần lời mời, mỗi khi thêm khách đi, hệ thống sẽ tự động tạo chuyến đi cho họ. Nếu dùng mẫu dựa trên lời mời, bạn có thể chọn xuất bản các chuyến đi kèm hoặc không kèm email mời. 

    • Để thêm từng nhân viên công ty: Nhấn + Traveler và nhập tên hoặc email của người bạn muốn mời. Danh sách người dùng phù hợp sẽ hiện ra. Chọn người bạn muốn mời. Lặp lại bước này cho từng nhân viên công ty. 

    • Để thêm khách mời không phải nhân viên công ty: Nhấn + Traveler và nhập tên hoặc email của khách mời vào ô tìm kiếm. Danh sách người dùng phù hợp sẽ hiện ra. Chọn người bạn muốn mời. Lặp lại bước này cho từng khách mời. Nếu khách mời bạn muốn mời chưa có hồ sơ trong hệ thống, nhấn Create company guest và tạo hồ sơ cho họ (hồ sơ khách mời cần có email, họ tên và pháp nhân). Không phải lúc nào bạn cũng có quyền tạo hồ sơ công ty cho khách mời. 

22. Để chỉnh sửa các thông số: 

    • Để thay đổi bất kỳ thiết lập nào của sự kiện trước khi xuất bản, chọn tuỳ chọn tương ứng (ví dụ:  Event parameters) trong menu Modify và chỉnh sửa thông số cần thiết rồi nhấn Apply. Các thay đổi này sẽ áp dụng cho tất cả chuyến đi của khách trong sự kiện (trừ những chuyến đã chỉnh sửa riêng lẻ hoặc đã đặt xong).

    • Để thay đổi thông số cho một hoặc nhiều chuyến đi/khách đi riêng lẻ, hãy chọn vào ô của khách đó. Chọn tuỳ chọn phù hợp (ví dụ: Trip parameters) trong menu Modify ở cuối trang và chỉnh sửa thông số theo ý bạn. Lưu ý: khi đã chỉnh sửa thông số chuyến đi của khách, các thay đổi về thông số sự kiện sau này sẽ không còn áp dụng cho chuyến đi đó. 

23. Sau đó: 

    • Với các chuyến đi sự kiện dùng mẫu không cần lời mời, hệ thống sẽ tự động tạo chuyến đi cho từng khách bạn thêm vào. Bạn không cần xuất bản sự kiện hoặc các chuyến đi.

    • Với các chuyến đi sự kiện dùng mẫu dựa trên lời mời, bạn có thể xuất bản các chuyến đi bằng cách nhấn Publish trips hoặc xem thêm tại Xuất bản các chuyến đi cho sự kiện để biết chi tiết. Bạn sẽ được hỏi có muốn gửi lời mời qua email cho người tham dự hay không.

Xem và quản lý các sự kiện đã có

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt vé trực tuyến. 

2. Nhấn Trips. Trang Trips sẽ hiện ra. 

3. Chọn thẻ Events .

4. Bạn có thể lọc theo tên sự kiện, ngày diễn ra hoặc trạng thái sự kiện (chỉ áp dụng cho sự kiện sắp tới). 

   1. Chọn Upcoming trong menu để xem các sự kiện sắp diễn ra hoặc đang diễn ra. 

   2. Chọn Completed trong menu để xem các sự kiện đã kết thúc.

   3. Chọn Canceled trong menu để xem các sự kiện đã huỷ.

5. Mỗi sự kiện đã tạo sẽ hiển thị thành một dòng. Với mỗi sự kiện, bạn sẽ thấy địa điểm, ngày tháng và các loại đặt chỗ. Nếu sự kiện còn chuyến đi chưa xuất bản, bạn cũng có thể xuất bản các chuyến đi đó (kèm hoặc không kèm email thông báo).  

6. Tìm sự kiện bạn muốn xem và nhấn vào. Trang chi tiết sự kiện sẽ hiện ra. Với mỗi khách đi sẽ hiển thị: tên khách, tên chuyến đi, ngày đi, khung thời gian di chuyển, các loại đặt chỗ được phép, trạng thái chuyến đi, trạng thái mời tham dự (với sự kiện dùng mẫu dựa trên lời mời). Nếu biểu tượng loại đặt chỗ có màu xanh, nghĩa là khách đã hoàn thành đặt chỗ đó. Bạn có thể sắp xếp theo Trip Status (ví dụ: Đang chờ). Với sự kiện dùng mẫu dựa trên lời mời, bạn cũng có thể sắp xếp theo Invite status (Đã mời, Chưa mời). 

7. Bạn có thể xem và chỉnh sửa các thông số sự kiện, danh sách khách đi hoặc các thông số liên quan đến chuyến đi của từng khách. 

   1. Thay đổi thông số sự kiện 

      1. Để thay đổi Event description, nhấn vào đó. Chỉnh sửa theo ý bạn rồi nhấn Save.

      2. Để chỉnh sửa hoặc thêm Internal note, nhấn vào đó. Chỉnh sửa theo ý bạn rồi nhấn Save.  

      3. Để thay đổi bất kỳ thông số nào của sự kiện, chọn Event parameters trong menu Modify và chỉnh sửa thông số cần thiết rồi nhấn Apply. Các thay đổi này sẽ áp dụng cho tất cả chuyến đi của khách trong sự kiện (trừ những chuyến đã chỉnh sửa riêng lẻ hoặc đã đặt xong).

      4. Để thay đổi người liên hệ sự kiện, chọn Event contacts trong menu Modify và chỉnh sửa theo ý bạn rồi nhấn Save. 

   2. Thay đổi khách đi và thông số chuyến đi của họ

      1. Để thay đổi thông số cho một hoặc nhiều chuyến đi/khách đi riêng lẻ, hãy chọn vào ô của khách đó. Chọn thông số phù hợp trong menu Modify ở cuối trang và chỉnh sửa thông số theo ý bạn. Lưu ý: khi đã chỉnh sửa thông số chuyến đi của khách, chuyến đi đó sẽ được đánh dấu là đã chỉnh sửa và các thay đổi về thông số sự kiện sau này sẽ không còn áp dụng cho chuyến đi đó.  

      2. Để thêm khách đi, nhấn + Traveler, tìm kiếm khách đi mong muốn và chọn tên của họ. Với sự kiện dùng mẫu dựa trên lời mời, bạn cần nhấn Publish trips (góc trên bên phải) để tạo chuyến đi sự kiện cho họ. Với mẫu không cần lời mời, hệ thống sẽ tự động tạo chuyến đi cho họ.    

      3. Để xoá khách đi, chọn chuyến đi của họ (bằng cách nhấn vào tên chuyến đi). Trang chi tiết chuyến đi sẽ hiện ra. Chọn Cancel trip trong menu Actions . Các liên kết trong email mời đã gửi sẽ không còn hiệu lực. Lưu ý: Nếu đã có đặt chỗ cho sự kiện, bạn sẽ được nhắc huỷ các đặt chỗ đó.

      4. Để tải lên danh sách người tham dự, nhấn Upload và xem hướng dẫn tại mục Tạo sự kiện ở phía trên trang này.

      5. Để tải về danh sách người tham dự hiện tại, nhấn Download trên thanh công cụ.

Xuất bản các chuyến đi cho sự kiện (áp dụng cho sự kiện cho phép mời tham dự)

Sau khi bạn đã tạo sự kiện có lời mời (ví dụ: dùng mẫu có lời mời), bạn có thể xem trước lời mời và xuất bản các chuyến đi sẽ dùng để đặt chỗ cho sự kiện. Khi xuất bản sự kiện, bạn có thể chọn có gửi email mời cho người tham dự hay không. 

Với các sự kiện tạo từ mẫu không dùng lời mời, khách đi được thêm vào sẽ không nhận email mời mà hệ thống sẽ tự động tạo chuyến đi cho từng khách ngay khi thêm. Bạn (hoặc đại lý) có thể tiến hành đặt chỗ cho từng khách bằng cách nhấn vào chuyến đi của họ trong sự kiện. Ngoài ra, khách đi cũng có thể tự đặt chỗ cho mình.

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt vé trực tuyến. 

2. Nhấn Trips. Trang Trips sẽ hiện ra. 

3. Chọn thẻ Events . 

4. Chọn Upcoming để xem các sự kiện sắp diễn ra (nếu chưa được chọn). Mỗi sự kiện đã tạo sẽ hiển thị thành một dòng. Với mỗi sự kiện, bạn sẽ thấy địa điểm, ngày tháng và các loại đặt chỗ. 

5. Tìm sự kiện bạn muốn xem và nhấn vào dòng đó. Trang các chuyến đi của sự kiện sẽ hiện ra. 

   • Để chỉnh sửa thông số của sự kiện đã có một số chuyến đi được xuất bản, chọn Event parameters trong menu Modify , chỉnh sửa theo ý bạn rồi nhấn Apply. 

6. Nhấn Publish trips. 

   • Để xuất bản các chuyến đi trong sự kiện mà không gửi email mời, nhấn Publish only.

   • Để xuất bản các chuyến đi trong sự kiện và gửi email mời tới người tham dự, nhấn Publish and send invites.

   • Để kiểm tra giao diện lời mời, nhấn vào liên kết được cung cấp (sau khi nhấn Publish trips). Một lời mời sẽ được gửi tới email của bạn.

7. Sau khi xuất bản, bạn vẫn có thể thay đổi một số thông số của sự kiện và/hoặc chuyến đi của khách. Tuy nhiên, các thay đổi này chỉ áp dụng cho các đặt chỗ trong tương lai, không ảnh hưởng đến các đặt chỗ đã thực hiện (xem chi tiết tại mục Xem và quản lý các sự kiện đã có trong chủ đề này). Một số ví dụ về các nội dung bạn có thể thay đổi gồm: 

   • Tên sự kiện/chuyến đi

   • Mô tả sự kiện/chuyến đi

   • Ngày đi (ví dụ: thay đổi ngày bắt đầu hoặc kết thúc)

   • Chi tiết thanh toán 

   • Các loại đặt chỗ được phép

   • Số lượng người đi cùng được phép cho chuyến bay (tối đa 5 người trên cùng mã đặt chỗ)

   • Câu trả lời cho các trường tuỳ chỉnh (thay mặt khách đi)

   • Giá trị các trường hồ sơ cho chuyến đi (ví dụ: mã trung tâm chi phí, pháp nhân)

   • Thêm khách đi mới

   • Xoá khách đi (chưa đặt chỗ nào).

Xem báo cáo về sự kiện

Bạn có thể xem các số liệu chi tiết về một sự kiện. 

1. Đăng nhập vào công cụ Đặt vé trực tuyến. 

2. Nhấn Trips. Trang Trips sẽ hiện ra. 

3. Chọn thẻ Events . 

4. Chọn Upcoming để xem các sự kiện sắp diễn ra (nếu chưa được chọn). Bạn cũng có thể xem báo cáo cho các sự kiện đã hoàn thành. 

5. Tìm sự kiện bạn muốn xem báo cáo và nhấn vào dòng đó. Trang sự kiện sẽ hiện ra. 

Nhấn Reporting. Các số liệu báo cáo sẽ được hiển thị.

Các chủ đề liên quan

• Sự kiện (Tổng quan)
• Đặt vé cho sự kiện (nhân viên/người sắp xếp)
• Đặt vé cho sự kiện (khách ngoài/khách mời)
• Tạo mẫu (cho sự kiện và chuyến đi)