Confirmare - Carduri Virtuale

Creat de Ashish Chaudhary, Modificat la Du, 5 Oct la 8:06 AM de Ashish Chaudhary

Conferma - Carduri Virtuale

CUPRINS

Conferma - Carduri Virtuale
- Intoducere
Intrebări frecvente (FAQ)
Pași preliminari pentru client
Experiența utilizatorului (fluxul de lucru pentru călător)
- Soluționarea problemelor frecvente
Eliminarea sau restricționarea unei configurații de card virtual
- Cum să eliminați o configurație de card virtual pentru rezervări la hotel sau mașină
- Cum să restricționați utilizarea cardului virtual doar pentru agenți
Raportare și facturare

Intoducere

Spotnana are plăcerea să vă anunțe că, în parteneriat cu Conferma, oferă acum suport pentru plăți cu carduri virtuale.

Prima secțiune a acestui document conține o listă de întrebări frecvente care vă ajută să înțelegeți conceptul de plăți virtuale și beneficiile pe care le aduc atât companiei, cât și călătorilor dumneavoastră, precum și motivele pentru care am ales să colaborăm cu Conferma.
A doua secțiune conține o listă scurtă de pași pe care trebuie să îi parcurgeți înainte de a putea folosi plățile virtuale.
A treia secțiune explică ce setări trebuie configurate în Spotnana Online Booking Tool pentru a activa plățile virtuale la rezervările călătorilor dumneavoastră (de exemplu, hotel, mașină).
Ultima secțiune prezintă cum arată, pentru călători, experiența de rezervare folosind metoda de plată virtuală pentru hoteluri sau mașini de închiriat în Spotnana Online Booking Tool. Această funcționalitate este disponibilă momentan doar pentru rezervări la hotel și mașină.

De asemenea, găsiți la finalul paginii un set de slide-uri care vă pot ajuta să înțelegeți mai bine avantajele utilizării cardurilor virtuale Conferma cu Spotnana.

Intrebări frecvente (FAQ)

Ce sunt plățile virtuale?

Plățile virtuale reprezintă o metodă de plată sigură, controlată și eficientă, pe care o puteți pune la dispoziția călătorilor din cadrul sau din afara organizației, pentru a facilita plata rezervărilor. Spotnana colaborează cu Conferma pentru a vă oferi această opțiune de plată.

Un card virtual este un număr unic de 15 sau 16 cifre (nu există fizic), generat digital în timpul procesului de rezervare și asociat unui anumit utilizator. Acest „card” este valabil doar pentru o singură plată, după care se dezactivează automat. Nu există niciodată un card fizic.

Cardul virtual generează și un cod de securitate propriu (CVV, CVV2 sau CVC), similar cu cel de pe spatele cardurilor de credit obișnuite.

Cine este Conferma?

Conferma este un partener tehnologic și unul dintre liderii în soluții de plată virtuală pentru industria de travel. Ei colaborează cu peste 50 de bănci pentru emiterea cardurilor virtuale, utilizate la furnizori de servicii de călătorie din peste 200 de țări.

Conferma se diferențiază de alte platforme de plăți virtuale prin faptul că nu doar emite cardul virtual folosit de Spotnana pentru rezervare (hotel/mașină), ci și transmite direct furnizorului detaliile și instrucțiunile de plată, confirmând practic plata directă. Astfel, călătorul nu mai trebuie să prezinte altă formă de plată la check-in la hotel sau la preluarea mașinii.

Pentru mai multe informații, consultați https://conferma.com/

Care este diferența dintre un Card Virtual și un card Ghost/Lodge?

Cardurile virtuale sunt similare ca principiu cu cardurile Ghost sau Lodge, deoarece ambele sunt facturate centralizat pe un cont principal. Totuși, cardurile Ghost sunt folosite la mai multe rezervări și de mai mulți utilizatori, deci trebuie să aibă limite de credit foarte mari. În schimb, cardurile virtuale se folosesc o singură dată, iar limita de credit este strict pentru acea tranzacție.

O altă diferență importantă este că un card Ghost poate fi folosit de mai multe ori, ceea ce crește riscul de compromitere și necesită dezactivare și înlocuire. Cardurile virtuale sunt de unică folosință, cu limite stricte, astfel încât riscul de fraudă este mult redus. În plus, pentru cardurile Ghost, reconcilierea și alocarea cheltuielilor pe centre de cost implică muncă suplimentară pentru departamentul financiar. Cardurile virtuale sunt asociate fiecărui utilizator, ceea ce simplifică mult alocarea și crește securitatea, reducând costurile administrative.

În plus, cardurile Ghost presupun distribuirea codului CVV către mai mulți angajați, ceea ce scade nivelul de securitate. Cardurile virtuale generează un CVV valabil o singură dată, la care au acces doar cei autorizați.

Care sunt avantajele?

Cardurile virtuale și metodele de plată asociate aduc numeroase beneficii. Iată câteva dintre cele mai importante:

Proces de plată directă îmbunătățit: Procesul de plată virtuală este automatizat, sigur și ușor de reconciliat cu departamentul financiar. Numărul cardului este transmis automat către furnizor (hotel sau firmă de închirieri auto), prin metoda preferată de comunicare (email, fax, API). Astfel, călătorul nu trebuie să prezinte un card la check-in sau la preluarea mașinii, iar reconcilierea plăților este automată, fiecare card fiind asociat unui cont specific.
Se poate folosi și pentru colaboratori externi, contractori sau candidați: Plata virtuală permite companiilor să acopere dinainte costurile de călătorie pentru persoane din afara organizației (fără să folosească un card personal). Deoarece mulți furnizori solicită codul CVV (care nu este întotdeauna cunoscut sau nu poate fi distribuit din motive de securitate), cardurile Ghost nu pot acoperi acest scenariu la fel de eficient.
Fără carduri corporative pentru cei care călătoresc rar: Prin plățile virtuale, nu mai este nevoie să emiteți carduri corporative pentru angajații care călătoresc doar o dată sau de două ori pe an.
Securitate sporită: Riscul de fraudă este mai mare atunci când există un card fizic. Cardurile virtuale au limite prestabilite și perioade de valabilitate scurte, astfel încât chiar dacă datele ajung la o terță parte, expunerea este limitată.

Ce este Conferma Connect?

Conferma Connect este baza de date proprie a Conferma pentru hoteluri, unde se păstrează detaliile proprietăților și preferințele de comunicare (email, fax, API), fiind parte din mecanismul prin care se realizează plățile. Practic, Conferma folosește acest produs pentru a transmite instrucțiunile de plată către hotel.

Conferma Connect nu este folosit pentru furnizorii de închirieri auto.

Cum funcționează?

Diagrama de mai jos prezintă pașii tipici pe care îi urmează un călător care plătește cu un card virtual pentru hotel sau mașină. Spotnana facilitează pașii 1, 2 și 4.

Cine folosește cardurile virtuale și în ce situații?

Cardurile virtuale sunt utile pentru diverse categorii de călători și situații: angajați care călătoresc frecvent și au nevoie de facturare centralizată, candidați la interviuri, stagiari sau angajați care călătoresc ocazional (1-2 ori pe an) și nu au card corporativ clasic.

Cât costă activarea cardurilor virtuale Conferma pe contul meu Spotnana?

Vă rugăm să contactați un agent Spotnana pentru detalii privind costurile.

Există o listă cu băncile partenere cu care lucrează deja Conferma?

Da, consultați această listă de parteneri bancari Conferma. Dacă banca dumneavoastră nu apare pe listă, rugați banca să contacteze Conferma la banking.partners@conferma.com pentru a începe procesul de colaborare. Rețineți că, în unele cazuri, procesul poate dura între 6 și 12 luni sau chiar mai mult.

Ce se întâmplă dacă clientul are deja o colaborare cu Conferma?

Dacă folosiți deja Conferma cu un alt TMC și doriți să treceți la Spotnana ca TMC pentru plăți cu carduri virtuale, trebuie să contactați banca pentru a deschide un nou cont de card virtual cu Conferma.

Spotnana trebuie să contacteze băncile clientului pentru a configura acest lucru?

Nu. Clientul trebuie să informeze banca că dorește să înceapă procesul de colaborare cu Conferma, iar apoi banca va contacta Conferma

Pași preliminari pentru client

Public țintă: Clienți care doresc să utilizeze metodele de plată Conferma - Carduri Virtuale cu Spotnana

Această secțiune se referă la toate acțiunile pe care compania dumneavoastră trebuie să le realizeze pentru ca integrarea să funcționeze corect. Următorii pași trebuie parcurși din timp pentru a asigura integrarea cu Conferma și utilizarea plăților virtuale.

Dacă veți folosi cardul virtual pentru plata închirierii de mașini, trebuie să aveți în prealabil un acord de facturare directă cu firma de închirieri auto.

Verificați dacă banca și rețeaua de carduri sunt deja acceptate de Conferma. Consultați https://www.conferma.com/partners/. Dacă banca dumneavoastră nu are deja o relație cu Conferma, banca trebuie să contacteze Conferma la banking.partners@conferma.com pentru a iniția colaborarea (vă rugăm să îi instruiți în acest sens).
Informați banca că doriți să implementați un program de carduri virtuale prin Conferma și cereți-le să creeze un cont de tip „card pool” Conferma. Dacă veți folosi carduri virtuale atât pentru hotel, cât și pentru mașini, trebuie să creați câte un cont separat pentru fiecare (unul pentru hoteluri, unul pentru închirieri auto).Contactați Spotnana și furnizați-ne informațiile din tabelul de mai jos de la pasul 4 (Spotnana va folosi https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow pentru a configura aceste informații cu Conferma):
Dacă veți folosi carduri virtuale cu furnizorii de închirieri auto, va trebui să parcurgeți și următorii pași. Pentru fiecare furnizor de închirieri auto pentru care doriți să oferiți plăți cu card virtual, trebuie să adăugați un cod de discount corporativ și un ID virtual pay car în Spotnana Online Booking Tool. Pentru aceasta, selectați Company din meniul Program și apoi selectați L1 remarks din meniul Company din partea stângă. Apoi:
- Derulați până la secțiunea Car corporate discount code și apăsați Add code.
- Selectați numele furnizorului de închirieri auto din meniu.
- Introduceți codul de discount corporativ asociat acelui furnizor în câmpul dedicat.
- Bifați caseta Virtual Payments Only .
- Derulați până la secțiunea Virtual pay car ID number și apăsați Add code.
- Selectați numele furnizorului de închirieri auto din meniu.
- Introduceți numărul de identificare al cardului virtual furnizat de compania de închirieri auto. Notă: Pentru Avis, acesta va fi GEB ID).
- Apăsați Save.

Informații necesare	Valori furnizate de client (Spotnana folosește această coloană pentru a introduce valorile primite de la client)
Numele companiei dumneavoastră	Numele complet al companiei clientului
Adresa companiei dumneavoastră	Adresa completă a companiei clientului, inclusiv cod poștal și țară
Email	Adresa de email care va fi folosită pentru comunicări și notificări legate de cardurile virtuale. Nu trebuie să fie o adresă personală, ci una accesibilă mai multor persoane (ex: finance.team@mycompany.com sau travel.dept@mycompany.com)
Țara de emitere	Țara de emitere a contului de card virtual folosit pentru plățile Conferma
Numele băncii emitente/procesatorului de card	Numele băncii folosite pentru plățile Conferma
Moneda	Numele monedei asociate contului de plată cu card virtual
Tipul cardului (Setare OBT)	Tipul cardului folosit (VISA, Mastercard, Amex, Discover).
Instrucțiuni pentru furnizor/Instrucțiuni speciale (Setare OBT)	pentru hoteluri: Ce tipuri de costuri la hotel doriți să fie acoperite prin plățile Conferma? Opțiuni: (A) cameră și taxe, (B) cameră, taxe și mic dejun, sau (C) toate costurile hotelului pentru închirieri auto: Ce costuri doriți să acopere plata? (A) Tarif, taxe și comisioane; (B) Tarif, taxe, comisioane + Extra (20%); (C) Tarif, taxe, comisioane + Extra (100%). Extra-urile, dacă sunt incluse, reprezintă un procent din tariful total. Tariful este rata medie pe zi pentru vehiculul selectat, înmulțită cu numărul de zile.
Obligatoriu vs opțional (Setare OBT)	Cardul virtual va fi obligatoriu sau opțional? Pentru toate entitățile juridice din companie sau doar pentru unele?
Tipuri de utilizatori (Setare OBT)	Cine din compania dumneavoastră are dreptul să folosească această metodă de plată (doar administratori/agenți sau toți utilizatorii).
Zile suplimentare (Zile suplimentare)	Numărul de zile după data de finalizare a călătoriei în care cardul rămâne activ pentru plată. Recomandare: 7
Procent creștere sumă	Procent suplimentar pentru a acoperi cheltuieli care nu sunt deja incluse în cost. De exemplu: pentru hoteluri: taxe, mese, parcare pentru închirieri auto: scaun copil, anvelope de iarnă, GPS Recomandare: Doar taxe = 20%. Dacă folosiți pentru mese sau alte cheltuieli, ajustați procentul conform politicii companiei
Procent suplimentar pentru valută străină	Procent suplimentar pentru a acoperi comisioanele de schimb valutar și fluctuațiile de curs. Se aplică doar pentru tranzacții internaționale. Recomandare: 5%
Suma maximă per implementare	Suma maximă, în moneda contului de card pool, ce poate fi solicitată la fiecare implementare.
Zile în avans	Numărul de zile înainte de începerea călătoriei în care cardul este disponibil pentru plată. Recomandare: 365
Suma pe zi	Suma fixă pe zi adăugată la valoarea totală a cardului pentru a acoperi cheltuieli neincluse deja în costul călătoriei (ex: mese). Poate fi folosită separat sau împreună cu Procent creștere sumă. De exemplu: Dacă Procent creștere sumă = 20 și Suma pe zi = 50
Activare acces CVV	Specificați dacă doriți ca utilizatorii să poată vedea codul CVV al cardului virtual.
Activare voucher pe email pentru adrese neînregistrate	Specificați dacă doriți ca o copie a detaliilor implementării cardului (cu numărul de card mascat) să fie trimisă către adresa de email a călătorului, împreună cu instrucțiuni pentru înregistrarea în aplicația Conferma Pay.
Dezactivare retrimitere fax	Specificați dacă doriți ca utilizatorii să poată retrimite emailul sau faxul (cu detaliile de confirmare) către furnizor sau către o altă adresă/fax, folosind aplicația Conferma Pay. Indiferent de această setare, călătorii pot retrimite faxul/emailul atunci când este nevoie, direct din Spotnana Online Booking Tool.
Câmpuri de date personalizate (opțional) Completați doar dacă ați creat câmpuri personalizate în Spotnana Online Booking Tool pe care doriți să le includeți pe extrasele bancare. În caz contrar, puteți sări peste această secțiune.	Dacă ați creat câmpuri personalizate (Centru de cost, Cod proiect etc.) în Spotnana Online Booking Tool pe care doriți să le includeți pe extrasele bancare, Spotnana va trebui să le introducă în configurația Conferma Pay. Va trebui să furnizați reprezentantului Spotnana următoarele informații pentru fiecare câmp personalizat: Numele etichetei: Numele exact al câmpului personalizat din Spotnana pe care doriți să îl preluați. Tip control: Modul în care se accesează câmpul personalizat. Opțiuni: Text liber, Bifă, Listă derulantă, Validare, Autocompletare, Autocompletare cu validare. Câmp obligatoriu: Este acest câmp obligatoriu la rezervarea hotelului? Setați ca obligatoriu în Conferma doar dacă este obligatoriu și în Spotnana Online Booking Tool.
Contacte în cadrul companiei dumneavoastră	Persoană de contact principală: - CC: Contact pentru facturare: Persoana sau adresa de email la care Spotnana va trimite factura. - CC

Recomandăm să informați hotelurile partenere că implementați programul de plată virtuală Conferma. Puteți folosi modelul de email de mai jos. Acest pas este opțional.

Email/Scrisoare de la managerul de călătorii către hotelurile partenere

Public țintă: Manageri de călătorii

Spotnana recomandă să contactați din timp hotelurile partenere pentru a vă asigura că sunt pregătite să accepte plățile virtuale și să primească călătorii companiei dumneavoastră. Mai jos găsiți un model de scrisoare pe care îl puteți adapta și trimite hotelurilor preferate.

Scopul acestei comunicări este să informați hotelurile că veți implementa un program de plată virtuală pentru călători și că vă așteptați să vă sprijine în acest demers. Tot ce trebuie să facă este să acceseze linkul din mesaj pentru a verifica dacă sunt în baza de date Conferma Connect, să își selecteze metoda preferată de comunicare și să completeze detaliile necesare (de exemplu: adresă de email sau număr de fax).

Stimate partener hotelier,

Subiect: Conferma Connect - Plată virtuală pentru hoteluri

Probabil ați observat creșterea utilizării cardurilor virtuale pentru plata rezervărilor la hotel. Împreună cu partenerul nostru tehnologic Conferma Pay și cu Spotnana, lucrăm pentru a oferi o soluție de plată mai eficientă pentru hoteluri.

Ce este Conferma Connect?

Conferma Connect identifică automat cea mai sigură și eficientă metodă de a transmite instrucțiunile de plată către hotel. Conferma Pay a dezvoltat tehnologia prin care detaliile cardului pot fi transmise pe mai multe căi, inclusiv email securizat. Recomandarea noastră pentru dumneavoastră, ca partener hotelier, este să folosiți emailul securizat (nu faxul).

Pentru a vă actualiza preferința de comunicare, vă rugăm să completați formularul online de înscriere:

https://www.confermaconnect.com

Înscrierea este gratuită pentru hoteluri și vă permite să alegeți modul de comunicare pentru plățile cu card virtual (fax/email la recepție, fax/email la contabilitate). Astfel, nu vor exista probleme la check-out pentru dumneavoastră sau pentru oaspeți.

Pentru mai multe informații, consultați FAQ Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Vă mulțumim pentru sprijinul acordat în această inițiativă.

Cu stimă,

Nume Prenume

Funcție responsabilitate

Companie

Experiența utilizatorului (fluxul de lucru pentru călător)

Public țintă: Călători și persoane care gestionează rezervări

Utilizatorii dumneavoastră (călători sau persoane care fac rezervări) vor avea o experiență foarte asemănătoare cu cea deja cunoscută în Spotnana Online Booking Tool. Pașii sunt următorii:

Călătorul caută hotelul sau mașina dorită și datele de călătorie.
Călătorul selectează hotelul și tariful camerei sau vehiculul și tariful dorit, apoi continuă la rezervare.
Călătorul trebuie să aleagă metoda de plată pentru rezervare. În funcție de setarea companiei (dacă plata virtuală este obligatorie sau nu pentru entitatea juridică din care face parte călătorul), acesta va proceda astfel:
- Pentru rezervări la hotel:
  - Dacă cardul virtual este setat ca obligatoriu: Călătorul apasă pe fila Carduri virtuale și selectează singurul card virtual disponibil (cel obligatoriu).
  - Dacă cardul virtual nu este obligatoriu: Călătorul poate alege fie fila Carduri de credit sau Carduri virtuale și apoi selectează cardul dorit pentru această rezervare.
- Pentru rezervări la mașini de închiriat:
  - Deoarece cardul virtual este asociat unui acord de facturare directă cu firma de închirieri auto, nu este necesară selectarea unei metode de plată. Călătorul poate merge direct la pasul de rezervare.
Călătorul verifică sumele și apasă pe Rezervă hotel sau Rezervă mașină . Rezervarea este confirmată, iar plata (și comunicarea prin fax sau email) este transmisă către furnizor.
Dacă este nevoie, călătorul poate vizualiza ultimele 4 cifre ale cardului virtual imediat după rezervare și poate vedea întregul număr de card cu 24 de ore înainte de check-in la hotel sau preluarea mașinii.

Soluționarea problemelor frecvente

Tabelul de mai jos prezintă câteva probleme pe care le pot întâmpina călătorii la utilizarea cardurilor virtuale Conferma, precum și soluțiile recomandate. Multe dintre aceste situații pot fi rezolvate direct de călători, folosind aplicația mobilă Spotnana sau Online Booking Tool. Dacă problema persistă, vă rugăm să contactați un agent Spotnana.

Problemă	Recomandare/Soluție
Călătorul trebuie să vizualizeze (unmask) numărul cardului virtual	Deși călătorii nu prezintă cardul fizic la check-in (pentru rezervările la hotel plătite cu card virtual), unele hoteluri pot solicita dovada cardului folosit la rezervare. În acest caz, călătorul poate vizualiza numărul cardului virtual direct din Spotnana Online Booking Tool sau aplicația mobilă, cu condiția să fie în intervalul de 24 de ore înainte de check-in. Călătorii pot vizualiza ultimele 4 cifre ale cardului virtual imediat după rezervare și întregul număr de card cu 24 de ore înainte de check-in. Agenții pot vizualiza numărul cardului imediat după efectuarea rezervării. La închirieri auto nu este necesară prezentarea cardului la preluare, deoarece plata se face pe baza acordului de facturare directă cu furnizorul, atunci când se folosește cardul virtual.
Nu se poate genera un card în Spotnana Online Booking Tool	Contactați un agent Spotnana. Acesta va verifica dacă este o problemă tehnică sau o setare incorectă. În funcție de situație, se va proceda astfel: Agenția vă poate ruga să efectuați rezervarea folosind cardul personal/corporativ. Agenția poate face rezervarea hotelului sau mașinii pentru dumneavoastră, folosind o altă metodă de plată.
Hotelul nu este disponibil în Spotnana Online Booking Tool	Rezervarea nu se poate face cu card virtual Conferma. Va trebui să rezervați în afara platformei, cu o altă metodă de plată, iar această rezervare va trebui adăugată manual în Online Booking Tool de către un agent Spotnana.
Călătorul ajunge la hotel sau la firma de închirieri auto, iar personalul nu acceptă cardul	Călătorul trebuie să întrebe personalul dacă au primit formularul de autorizare Conferma Card. Dacă nu îl găsesc: Călătorul poate retrimite formularul din aplicația mobilă Spotnana sau Online Booking Tool la adresa de email/fax furnizată de personal. Călătorul poate contacta un agent Spotnana. Acesta poate retrimite faxul/emailul la numărul sau adresa furnizată de personal. Pentru hotel: Călătorul poate dezvălui (unmask) cardul din aplicația mobilă Spotnana sau Online Booking Tool, pentru ca personalul hotelului să poată procesa plata ca „card absent”. În mod normal este necesar și un formular de autorizare, care poate fi trimis pe email sau fax de către călător, folosind aplicația mobilă Spotnana. Pentru mașină: Dacă mașina selectată nu respectă condițiile acordului de facturare directă, călătorul va trebui să aleagă alt vehicul, alt furnizor sau altă metodă de plată. Dacă niciuna dintre aceste soluții nu funcționează, călătorul trebuie să contacteze un agent Spotnana. Acesta poate ajuta călătorul să folosească propriul card personal/corporativ. NOTĂ: Aceste probleme pot apărea dacă personalul nu este familiarizat cu plățile cu carduri virtuale. Situația poate varia în funcție de experiența sau zona în care se află hotelul/firma de închirieri auto.
Cardul refuză plata	Aceasta se poate întâmpla dacă suma solicitată de furnizor depășește limita cardului, dacă furnizorul încearcă să proceseze de mai multe ori plata sau dacă cardul a fost compromis înainte ca furnizorul să încerce plata. Călătorul poate contacta un agent Spotnana. Acesta poate verifica dacă suma solicitată depășește limita alocată. Dacă este cazul, agentul poate actualiza valoarea pe card (dacă suma se încadrează în politica companiei și este permisă). Dacă majorarea valorii cardului nu rezolvă problema, agentul poate emite un card nou și îl poate anula pe cel inițial. Apoi va furniza personalului noile detalii. NOTĂ: Dacă plata este refuzată deoarece limita de credit din configurația Conferma a fost depășită, departamentul financiar trebuie să alimenteze suplimentar contul la bancă. Însă această operațiune durează 48 de ore. Între timp, călătorul va trebui să folosească altă metodă de plată.
Hotelul sau firma de închirieri auto nu a primit faxul sau emailul	Călătorul poate retrimite documentul din aplicația mobilă Spotnana sau Online Booking Tool la adresa de email/fax furnizată de personalul furnizorului. Călătorul poate contacta un agent Spotnana. Acesta poate retrimite faxul/emailul la adresa furnizată de personalul furnizorului.
Călătorul nu poate vizualiza numărul cardului la check-in sau check-out	Călătorul ar trebui să poată vizualiza numărul cardului din aplicația mobilă Spotnana sau Online Booking Tool, atâta timp cât se află în intervalul de 24 de ore înainte de check-in la hotel sau preluarea mașinii. Dacă tot nu reușește, călătorul poate contacta un agent Spotnana. Agentul poate vizualiza și comunica numărul cardului către călător sau către personalul furnizorului.
Hotelul sau firma de închirieri auto taxează cardul pentru servicii nepermise de setările clientului Pentru hotel: mese sau room service Pentru mașină: GPS, scaun copil	Clientul trebuie să informeze un agent Spotnana dacă se întâmplă acest lucru. Agentul poate solicita hotelului sau firmei de închirieri să returneze toate sumele pe cardul inițial, apoi să emită un card nou și să ceară furnizorului să taxeze doar serviciile permise. Călătorul trebuie să verifice că serviciile facturate respectă politica companiei privind cardurile virtuale. Dacă nu, va trebui să achite diferența cu altă metodă de plată.

Eliminarea sau restricționarea unei configurații de card virtual

Folosiți pașii de mai jos pentru a elimina sau restricționa utilizarea unui card virtual.

Cum să eliminați o configurație de card virtual pentru rezervări la hotel sau mașină

Selectați Company din meniul Program .
Selectați Payment methods din meniul Payment din partea stângă.
Găsiți secțiunea Virtual payment methods .
Găsiți rândul care conține metoda de plată virtuală pe care doriți să o eliminați (fiecare este activată pentru rezervări la hotel sau mașină).
Selectați Remove payment method din meniul din dreapta.
Apăsați Delete pentru a confirma ștergerea metodei de plată virtuală. Aceasta va elimina complet configurația cardului virtual.

Cum să restricționați utilizarea cardului virtual doar pentru agenți

Această opțiune este utilă dacă doriți să limitați temporar accesul la card (de exemplu, pentru testare sau depanare).

Selectați Company din meniul Program .
Selectați Payment methods din meniul Payment din partea stângă.
Găsiți secțiunea Virtual payment methods .
Găsiți rândul care conține metoda de plată virtuală pe care doriți să o restricționați (fiecare este activată pentru rezervări la hotel sau mașină).
Selectați Edit payment method din meniul din dreapta. Va apărea fereastra Update payment method
Dacă aveți carduri virtuale activate pentru hotel și mașină urmați pașii de mai jos:
1. Apăsați pe pictograma de editare (creion) de lângă Card details.
2. Asigurați-vă că opțiunea Set this card as mandatory nu este bifată.
3. Apăsați pe pictograma de editare (creion) de lângă Card usage instructions.
4. Setați câmpul User roles la Agents only.
5. Setați câmpul Traveler type la Personal Guest.
6. Apăsați Update.
7. Aceste setări vor limita accesul la card fără a fi nevoie să ștergeți configurația.
Dacă ați activat doar carduri virtuale pentru hotel urmați pașii de mai jos:
1. Apăsați pe pictograma de editare (creion) de lângă Product types.
2. Asigurați-vă că butonul Required este dezactivat.
3. Apăsați pe pictograma de editare (creion) de lângă Specificați tipurile de utilizatori.
4. Selectați Agents only din meniu.
5. Apăsați Update.
6. Apoi contactați managerul de cont Spotnana pentru a restricționa utilizarea acestei metode de plată virtuală doar pentru oaspeți personali.
7. Aceste setări vor limita accesul la card fără a fi nevoie să ștergeți configurația.

Raportare și facturare

Veți primi periodic extrase de la bancă ce conțin cheltuielile de călătorie asociate utilizării cardurilor virtuale de către angajații dumneavoastră. Puteți folosi aceste extrase (și chitanțele colectate și trimise de călători) pentru reconcilierea cheltuielilor cu cardurile virtuale. Puteți folosi rapoartele Tranzacții hotel sau Tranzacții mașini (disponibile în secțiunea Analytics > Rapoarte companie) din Spotnana Online Booking Tool pentru a vă ajuta la reconcilierea cheltuielilor. Dacă aveți nevoie de rapoarte suplimentare pentru reconciliere, contactați un agent Spotnana pentru a solicita acces la Conferma Snap (veți primi datele de conectare).