Conferma – Virtuális kártyák

Tartalomjegyzék

• Conferma – Virtuális kártyák
  • Bevezetés
• Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
• Előzetesen elvégzendő ügyfélfeladatok
  • E-mail/levél az utazásszervezőtől a szerződött szállodák részére
• Az utazó felhasználói élménye
  • Gyakori problémák megoldása
• Virtuális kártya beállítás eltávolítása vagy korlátozása
  • Így távolíthatja el a virtuális kártya beállítást szállodai vagy autóbérlés foglalások esetén
  • Így korlátozhatja a virtuális kártyák használatát kizárólag utazási tanácsadók számára
• Jelentések és számlázás

Bevezetés

A Spotnana örömmel jelenti be, hogy a Conferma-val együttműködve mostantól elérhető a virtuális kártyás fizetés.

• Az első részben összegyűjtöttük a leggyakoribb kérdéseket, hogy megismertessük Önnel a virtuális fizetés lényegét, annak előnyeit cége és utazói számára, valamint néhány háttérinformációt is adunk arról, miért éppen a Conferma lett a partnerünk.

• A második részben röviden felsoroljuk azokat a teendőket, amelyeket mindenképpen el kell végeznie, mielőtt elkezdhetné használni a virtuális fizetést.

• A harmadik rész bemutatja, milyen beállításokat szükséges elvégezni a Spotnana Online Foglalási Felületen ahhoz, hogy utazói számára elérhető legyen a virtuális fizetés (például szállodai vagy autóbérlés esetén).

• Az utolsó rész szemlélteti, hogyan néz ki a virtuális fizetési mód használata szállodai vagy autóbérlés foglalásakor az utazók számára a Spotnana Online Foglalási Felületen. Ez a funkció jelenleg csak szállodai és autóbérlés foglalásokhoz érhető el.

Ezen az oldalon, legalul görgetve, talál egy prezentációt is, amely további részletekkel szolgál arról, milyen előnyökkel jár a Conferma virtuális kártyák használata a Spotnana rendszerében.

Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)

Mit jelent a virtuális fizetés?

A virtuális fizetés egy biztonságos, jól nyomon követhető fizetési megoldás, amelyet utazók számára kínálhat, akár cégen belül, akár azon kívül. Ez leegyszerűsíti a foglalások kifizetését. A Spotnana a Conferma-val együttműködve biztosítja ezt az opciót ügyfeleinek.

A virtuális fizetés során egy egyedi, 15 vagy 16 számjegyből álló kártyaszám jön létre digitálisan a foglalás során, amely egy adott felhasználóhoz kapcsolódik. Ez a „kártya” kizárólag egyetlen tranzakcióhoz használható fel, majd automatikusan deaktiválódik. Fizikai kártya ebben az esetben nem készül.

A virtuális fizetéshez saját biztonsági kód (CVV, CVV2 vagy CVC) is tartozik, hasonlóan ahhoz a háromjegyű számhoz, amely a hagyományos bankkártyák hátoldalán található.

Ki az a Conferma?

A Conferma egy technológiai partner, amely vezető szerepet tölt be a virtuális fizetési megoldások területén az utazási iparágban. Több mint 50 bankkal dolgoznak együtt, és világszerte 200 országban biztosítanak virtuális kártyákat utazási szolgáltatók hálózatán keresztül.

A Conferma abban különbözik más virtuális fizetési platformoktól, hogy nemcsak a Spotnana által használt virtuális kártyát bocsátja ki a foglaláshoz (szálloda/autóbérlés), hanem a fizetési adatokat és utasításokat közvetlenül el is juttatja a szolgáltatóhoz, így a számla automatikusan rendeződik. Ez azt jelenti, hogy az utazónak nem kell másik fizetési módot bemutatnia a szállodai bejelentkezéskor vagy autó átvételekor. 

További információért lásd: https://conferma.com/

Miben különbözik a virtuális kártya a Ghost/Lodge kártyától?

A virtuális kártyák működési elvükben hasonlítanak a Ghost és Lodge kártyákhoz, hiszen mindkettő egy központi számlához kapcsolódik. A Ghost kártyákat azonban több felhasználó és több foglalás során is használják, ezért magas hitelkerettel kell rendelkezniük. A virtuális kártyák viszont csak egyszer használhatók fel, így a hitelkeret kizárólag az adott vásárláshoz kapcsolódik, és szigorúan szabályozott.

További eltérés, hogy a Ghost kártyák többször is felhasználhatók, emiatt könnyebben veszélybe kerülhetnek, és ilyenkor le kell őket tiltani, majd új kártyát kell kiállítani. A virtuális kártyák egyszer használatosak, szoros hitelkerettel, így a visszaélés kockázata minimális. Emellett a Ghost kártyák esetén a pénzügyi osztálynak manuálisan kell szétosztania a központi számlán lévő költségeket az érintett személyek vagy költséghelyek között. A virtuális kártyák minden alkalommal egy adott felhasználóhoz kötöttek, így az elszámolás egyszerűbb, a biztonság pedig jobban kezelhető, ami csökkenti az adminisztrációs terheket.

A Ghost kártyák esetén a CVV kódokat a cégen belül sokaknak meg kell osztani, ami biztonsági kockázatot jelent. A virtuális kártyák ezzel szemben minden tranzakcióhoz egyedi, egyszer használatos CVV-t generálnak, amelyhez csak korlátozottan lehet hozzáférni.

Milyen előnyei vannak?

A virtuális kártyák és fizetési módok számos előnnyel járnak. Az alábbiakban néhány fontosabbat emelünk ki:

• Egyszerűbb és biztonságosabb közvetlen számlázás:A virtuális fizetés folyamata automatizált, biztonságos, és a pénzügyi osztály számára könnyen átlátható. Ennél a fizetési módnál a kártyaszám automatikusan eljut a szolgáltatóhoz (szálloda, autókölcsönző) az általuk preferált módon (e-mail, fax, API). Így az utazónak nem kell külön fizetési eszközt bemutatnia a szállodai bejelentkezéskor vagy autó átvételekor, hiszen a szolgáltató közvetlenül a kártyatársaságtól kapja meg az összeget. Ráadásul, ellentétben a hagyományos közvetlen számlázással, a virtuális fizetés utólagos elszámolása teljesen automatizált, mivel minden kártya egy adott fiókhoz tartozik.

• Lehetőség külsősök, alvállalkozók, pályázók támogatására is: A virtuális fizetés lehetőséget ad a cégeknek arra, hogy előre kifizessék az utazóik költségeit – így az utazóknak nem kell a saját bankkártyájukat használniuk. Mivel sok szolgáltató elkéri a CVV kódot (amit az utazók gyakran nem ismernek, és biztonsági okokból nem is lehet könnyen megosztani), az úgynevezett „ghost card” önmagában nem nyújt megfelelő megoldást erre a helyzetre.

• Nincs szükség céges kártyára ritkán utazók esetén: A virtuális fizetés révén nem kell céges bankkártyát igényelni azoknak a kollégáknak, akik évente csak egyszer-kétszer utaznak.

• Fokozott biztonság: A csalás kockázata nagyobb, ha fizikai kártyát használnak. A virtuális kártyáknál előre meghatározható a költési limit és az érvényességi idő, így ha valaki illetéktelenül hozzájut a kártyaadatokhoz, a visszaélés lehetősége így is korlátozott.

Mi az a Conferma Connect?

A Conferma Connect a Conferma saját fejlesztésű szállodai adatbázisa, amelyben a szálláshelyek adatait és az elérhetőségi preferenciákat (például e-mail, fax, API) tartják nyilván. Ez a rendszer része annak a folyamatnak, amelyen keresztül a fizetés lebonyolítása történik. A Conferma ezen keresztül küldi el a fizetési utasításokat a szállodának.

A Conferma Connect nem használható autóbérlő cégek esetén.

Hogyan működik?

Az alábbi ábra bemutatja, hogyan zajlik általában egy utazó számára a virtuális kártyás fizetés egy szállodai vagy autóbérlés esetén. A Spotnana a következő lépésekben segít: 1, 2 és 4.

Kiknek és mikor érdemes virtuális kártyát használni?

Néhány példa arra, hogy kik és milyen helyzetekben profitálhatnak igazán a virtuális kártyákból: rendszeresen utazó munkatársak, akiknek központi számlázásra van szükségük; állásinterjúra érkező pályázók; gyakornokok; illetve olyan dolgozók, akik évente csak 1-2 alkalommal utaznak, és ezért nem kaptak hagyományos céges kártyát.

Mennyibe kerül, ha a Spotnana fiókomban engedélyezem a Conferma virtuális kártyákat?

A pontos díjakról kérjük, érdeklődjön a Spotnana ügyfélszolgálatánál.

Elérhető valahol egy lista azokról a banki partnerekről, akikkel a Conferma már együttműködik?

Igen, itt található a Conferma banki partnereinek listája. Ha az Ön bankja nem szerepel ezen a listán, kérje meg a bankját, hogy vegye fel a kapcsolatot a Conferma-val a banking.partners@conferma.com címen, hogy elindítsák a csatlakozási folyamatot. Fontos tudni, hogy ez a folyamat bizonyos esetekben akár 6-12 hónapig vagy tovább is eltarthat.

Mi a teendő, ha az ügyfélnek már van kapcsolata a Conferma-val?

Ha az ügyfél már használja a Conferma-t egy másik online foglalási rendszerrel, de mostantól a Spotnana-t szeretné használni virtuális kártyás fizetéshez, akkor az ügyfélnek fel kell vennie a kapcsolatot a bankjával, hogy új virtuális kártyaszámlát hozzanak létre a Conferma-nál.

A Spotnana-nak kell felvennie a kapcsolatot az ügyfél bankjával az ügyintézéshez?

Nem.Az ügyfélnek magának kell jeleznie a bankja felé, hogy szeretné elindítani a csatlakozási folyamatot a Conferma-val, majd ezt követően a banknak kell kapcsolatba lépnie a Conferma-val.

Előzetes ügyfél teendők

Célcsoport: Azok az ügyfelek, akik a Conferma - Virtuális Kártya fizetési módokat szeretnék használni a Spotnana-val

Ebben a részben összegyűjtöttük azokat a feladatokat, amelyeket a vállalatának el kell végeznie ahhoz, hogy az integráció megfelelően működjön. Az alábbi lépéseket érdemes előre elvégezni, hogy gördülékenyen tudja használni a Conferma virtuális fizetési megoldásait.

Ha a virtuális kártyát autóbérléshez is használni szeretné, előzetesen közvetlen számlázási megállapodást kell kötnie az autókölcsönző céggel.

• Ellenőrizze, hogy a bankja és a kártyahálózat támogatott-e a Conferma rendszerében. Részletekért lásd: https://www.conferma.com/partners/. Amennyiben az Ön bankjanemáll kapcsolatban a Conferma-val, kérje meg bankját, hogy vegye fel a kapcsolatot a Conferma-val a banking.partners@conferma.com e-mail címen, és kezdeményezze az együttműködést (kérjük, jelezze ezt a banknak).

• Értesítse bankját arról, hogy szeretne virtuális kártyaprogramot indítani a Conferma-n keresztül, és kérje meg, hogy hozzanak létre egy Conferma kártyapool számlát. Ha szállodai és autóbérlési foglalásokhoz is szeretne virtuális kártyát használni, mindkét célra külön-külön kártyapool számlát kell létrehozni (egyiket szállodai foglalásokhoz, másikat autóbérléshez).Vegye fel a kapcsolatot a Spotnana-val, és küldje el számunkra a 4. lépés alatti táblázatban kért adatokat (a Spotnana ezeket fogja használni https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow hogy ezt az információt be tudja állítani a Conferma rendszerében):

• Ha a bérautó szolgáltatókkal virtuális kártyát szeretne használni, az alábbi lépéseket is el kell végeznie. Minden olyan bérautó szolgáltató esetében, ahol virtuális kártyás fizetést szeretne elérhetővé tenni, hozzá kell adnia egy vállalati kedvezménykódot és egy virtuális fizetési autóazonosítót a Spotnana Online foglalási felületén. Ehhez válassza a Program menüpontot a felső menüsorban, majd kattintson a Vállalati profil opcióra a bal oldali menüben, és nyissa meg az L1 megjegyzések fület. Ezután:

  • Görgessen le az Bérautó vállalati kedvezménykód szakaszhoz, majd kattintson a Kód hozzáadása gombra. 

  • Válassza ki a bérautó szolgáltató nevét a listából. 

  • Írja be az adott szolgáltatóhoz tartozó vállalati kedvezménykódot a megadott mezőbe. 

  • Válassza ki a Csak virtuális fizetések jelölőnégyzet. 

  • Görgessen le a virtuális fizetési autókártya azonosító szám szakaszhoz, majd kattintson a Kód hozzáadása gombra.

  • Válassza ki a bérautó szolgáltató nevét a listából. 

  • Adja meg a bérautó szolgáltatótól kapott virtuális kártyaazonosítót. Megjegyzés: az Avis esetében ez a GEB azonosító lesz). 

  • Kattintson a Mentés gombra.

Ezen felül javasoljuk, hogy értesítse azokat a szállodákat, amelyekkel kiemelt kapcsolatban állnak, hogy a Conferma virtuális fizetési programot bevezetik. Ehhez használhatja az alábbi e-mail sablont. Ez nem kötelező.

Utazásszervező által a kiemelt szállodáknak küldött e-mail/levél

Célcsoport: utazásszervezők

A Spotnana javasolja, hogy előzetesen vegye fel a kapcsolatot az Ön által előnyben részesített szállodákkal, hogy megbizonyosodjon arról, felkészültek-e a virtuális fizetések fogadására, illetve támogatják-e azokat az utazókat, akik ezt a fizetési módot használják. Az alábbiakban talál egy mintalevelet, amelyet szabadon felhasználhat és továbbíthat a kiválasztott szálláshelyeknek. Igény szerint természetesen módosíthatja a szöveget.

Ennek a levélnek az a célja, hogy tájékoztassa a szállodát: hamarosan bevezeti a virtuális fizetési megoldást az utazói számára, és elvárja, hogy ebben együttműködjenek Önnel. A szállodának mindössze annyi a teendője, hogy rákattint a levélben található hivatkozásra, így bekerülnek a Conferma Connect adatbázisába, kiválaszthatják a számukra legmegfelelőbb kommunikációs módot, és megadhatják a szükséges elérhetőségeket (például e-mail-cím vagy faxszám).

Tisztelt Szállodai Partnerünk!

Tárgy: Conferma Connect – Virtuális fizetés szállodák részére

Bizonyára Ön is tapasztalta, hogy egyre többen használnak virtuális bankkártyát szállodai foglalások kiegyenlítésére. Technológiai partnerünkkel, a Conferma Pay-jel és a Spotnanával együtt azon dolgozunk, hogy a szállodák számára hatékonyabb fizetési megoldást kínáljunk.

Mi az a Conferma Connect?

A Conferma Connect automatikusan kiválasztja a legbiztonságosabb és legköltséghatékonyabb módot a fizetési információk továbbítására a szálloda felé. A Conferma Pay olyan technológiát fejlesztett ki, amely többféle csatornán – például biztonságos e-mailen keresztül – képes továbbítani a kártyaadatokat. Elsősorban azt javasoljuk szállodai partnereinknek, hogy a biztonságos e-mailes megoldást válasszák, a fax helyett.

Kommunikációs preferenciájának frissítéséhez kérjük, töltse ki az online jelentkezési űrlapot:

https://www.confermaconnect.com

A csatlakozás a szállodák számára díjmentes, és lehetőséget ad arra, hogy kiválasszák, milyen módon szeretnék megkapni a virtuális kártyás fizetésekkel kapcsolatos információkat (például fax vagy e-mail a recepcióra, illetve a könyvelésre). Így biztosítható, hogy sem Önnek, sem a vendégnek ne legyen problémája a kijelentkezéskor.

További információkért tekintse meg aConferma Connect GYIK-ot: https://www.confermaconnect.com/en/help

Nagyon köszönjük együttműködését ebben a folyamatban.

Tisztelettel,

Név Vezetéknév

Beosztás, Felelősségi kör

Vállalat

Utazói munkafolyamat élmény

Célcsoport: Utazók és utazásszervezők

Azok a felhasználók, akik szállodát vagy bérautót szeretnének foglalni, a Spotnana Online Foglalási Rendszerben egy már jól ismert, egyszerű folyamaton mennek végig. A lépések a következők:

1. Az utazó kiválasztja a kívánt szállodát vagy bérautót, illetve a foglalás dátumait.

2. Ezután az utazó kiválasztja a megfelelő szállodát és szobatípust, vagy a bérelni kívánt autót és díjszabást, majd továbblép a foglalásra.

3. Ezt követően az utazónak ki kell választania, hogy milyen fizetési módot szeretne használni a foglaláshoz. Attól függően, hogy a vállalat beállította-e kötelezőnek a virtuális fizetési módotkötelezőként, vagy sem (annak a jogi személynek megfelelően, amelyhez az utazó tartozik), az utazó az alábbiak szerint járhat el:

   • Szállodafoglalás esetén:Ha a virtuális kártya kötelező: Az utazó a

     • Virtuális kártyák fülre kattint, majd kiválasztja az egyetlen elérhető (kötelező) virtuális kártyát.Ha a virtuális kártya nem kötelező: Az utazó választhat a

     • Hitelkártyák vagy a Virtuális kártyák fül között, majd kiválasztja azt a konkrét hitelkártyát vagy virtuális kártyát, amelyet ehhez a foglaláshoz használni szeretne.Bérautó foglalása esetén

   • :...: 

     • Mivel a virtuális kártya közvetlen számlázási megállapodáshoz kapcsolódik az autókölcsönző céggel, nem szükséges külön fizetési módot választani. Az utazó egyszerűen továbbléphet a foglalás lépéséhez. 

4. Az utazó áttekinti a díjakat, majd rákattint a Szálloda foglalása vagy Autóbérlés foglalásagomb. A foglalás megerősítésre kerül, és a fizetés (valamint a faxon vagy e-mailen keresztüli értesítés) elküldésre kerül a szolgáltatónak.

5. Szükség esetén a foglalás után az utazó meg tudja jeleníteni a virtuális kártya utolsó 4 számjegyét, a teljes kártyaszámot pedig a szállodai bejelentkezés vagy autó átvétel előtt 24 órával tudja megtekinteni.

Gyakori problémák és megoldások

Az alábbi táblázatban összegyűjtöttük azokat a lehetséges problémákat, amelyekkel az utazók találkozhatnak a Conferma virtuális kártyák használata során, valamint a javasolt megoldásokat. Ezeknek a helyzeteknek a többsége önállóan is megoldható a Spotnana mobilalkalmazás vagy az Online Foglalási Felület használatával. Ha ez nem vezet eredményre, kérjük, vegye fel a kapcsolatot egy Spotnana ügyintézővel.

Virtuális kártya beállítás eltávolítása vagy használatának korlátozása

Az alábbi lépéseket követve eltávolíthatja vagy korlátozhatja a virtuális kártya használatát. 

Így távolíthatja el a virtuális kártya beállítását szállodai vagy autóbérléshez:

1. Válassza a Program menüpontot a felső menüsorban.
2. Válassza a Fizetési módok lehetőséget a Fizetés és díjak menüből a bal oldalon.
3. Kattintson a Virtual fülre.
4. Keresse meg azt a sort, amely tartalmazza az eltávolítani kívánt virtuális fizetési módot (mindegyik engedélyezve van vagy autó-, vagy szállásfoglalásokhoz).
5. KiválasztásFizetési mód eltávolítása lehetőséget a jobb oldali menüből.
6. KattintsonTörlés gombra a törlés megerősítéséhez. Ezzel véglegesen eltávolítja a virtuális kártya beállításait. 

Ha csak az ügynökök számára szeretné korlátozni a virtuális kártya használatát

Ez akkor lehet hasznos, ha például tesztelés vagy hibaelhárítás miatt ideiglenesen szeretné korlátozni, ki férhet hozzá a kártyához.

1. Válassza a Program menüpontot a felső menüsorban.
2. Válassza a Fizetési módok lehetőséget a Fizetés és díjak menüből a bal oldalon.
3. Kattintson a Virtual fülre.
4. Keresze meg azt a sort, amelyikben az a virtuális fizetési mód szerepel, amelyet korlátozni szeretne (mindegyik vagy autós, vagy szállodai foglalásokhoz használható).
5. Válassza a Fizetési mód szerkesztése lehetőséget a jobb oldali menüből. Ekkor megjelenik a Fizetési mód frissítése ablak. 
6. Ha a virtuális kártyákat autós és szállodai foglalásokhoz is engedélyezte, az alábbi lépéseket kövesse:autós és szállodai foglalásokhoz, kövesse az alábbiakat:
   1. Kattintson a szerkesztés (ceruza) ikonra a Kártyaadatok mellett.
   2. Ellenőrizze, hogy a Állítsa be ezt a kártyát kötelezőként jelölőnégyzet nincs bejelölve.
   3. Kattintson a szerkesztés (ceruza) ikonra a Kártyahasználati útmutató.
   4. A Felhasználói szerepkörök mezőt állítsa Csak ügynökök értékre.
   5. A Profil típusa mezőnél válassza a Személyes vendég lehetőséget.
   6. Kattintson a(z) Frissítés gombra. 
   7. Ezekkel a beállításokkal korlátozhatja, hogy ki használhatja a kártyát anélkül, hogy törölné a konfigurációt.
7. Ha csak a virtuális kártyákat engedélyezte szállodai foglalásokhoz, kövesse az alábbi lépéseket: 
   1. Kattintson a szerkesztés (ceruza) ikonra a(z) mellett: Terméktípusok.
   2. Gondoskodjon róla, hogy a Kötelező kapcsoló ki legyen kapcsolva.
   3. Kattintson a szerkesztés (ceruza) ikonra a Felhasználói típusok megadása mellett.
   4. Válassza ki a Csak ügynökök lehetőséget a menüből.
   5. Kattintson a Frissítés gombra.
   6. Ezt követően vegye fel a kapcsolatot Spotnana kapcsolattartójával, hogy a virtuális fizetési módot kizárólag saját vendégei számára korlátozza.
   7. Ezekkel a beállításokkal anélkül szabályozhatja, hogy ki használhatja a kártyát, hogy törölné a konfigurációt.

Jelentések és számlázás

A bankja rendszeresen küld majd kimutatásokat, amelyek tartalmazzák az utazási költéseket, amikor az utazói virtuális kártyával fizetnek.Ezeket a kimutatásokat – valamint az utazók által összegyűjtött és beküldött nyugtákat – felhasználhatja a virtuális kártyás költések egyeztetéséhez. A Szállodai tranzakciók vagy Gépjármű-tranzakciók jelentések (az Elemzések menüpont alatt a Spotnana Online Foglalási Rendszerben) segítenek a kiadások egyeztetésében.Ha további jelentésekre van szüksége az egyeztetéshez, vegye fel a kapcsolatot egy Spotnana ügyintézővel, aki hozzáférést biztosít a Conferma Snap rendszerhez (a belépési adatokat is megkapja tőlük).