Conferma – Virtuálne karty

OBSAH

• Conferma – Virtuálne karty
  • Úvod
• Najčastejšie otázky (FAQ)
• Povinné úlohy pre klienta pred začiatkom
  • Email/list od cestovného manažéra pre preferované hotely
• Skúsenosť cestujúceho s rezerváciou
  • Riešenie bežných problémov
• Odstránenie alebo obmedzenie použitia konfigurácie virtuálnej karty
  • Ako odstrániť konfiguráciu virtuálnej karty pre hotelové alebo automobilové rezervácie
  • Ako obmedziť používanie virtuálnej karty len na agentov
• Prehľady a fakturácia

Úvod

Spotnana s radosťou predstavuje možnosť platieb prostredníctvom virtuálnych kariet v spolupráci so spoločnosťou Conferma.

• V prvej časti tohto dokumentu nájdete zoznam často kladených otázok, ktoré vám priblížia, čo sú virtuálne platby, aké výhody prinášajú vašej firme aj cestujúcim, a tiež dôvody, prečo sme sa rozhodli spolupracovať práve s Conferma.

•  V druhej časti nájdete krátky zoznam úloh, ktoré je potrebné splniť pred začiatkom používania virtuálnych platieb.

• Tretia časť vysvetľuje, aké nastavenia je potrebné upraviť v online rezervačnom nástroji Spotnana, aby ste mohli využívať virtuálne platby pri rezerváciách pre vašich cestujúcich (napríklad hotel alebo auto).

• Posledná časť vám ukáže, ako bude vyzerať proces rezervácie hotela alebo prenájmu auta s využitím virtuálnej platby v online rezervačnom nástroji Spotnana. Táto možnosť je momentálne dostupná len pre hotelové a automobilové rezervácie.

Navyše, na konci tejto stránky nájdete prezentáciu, ktorá vám podrobnejšie vysvetlí výhody používania virtuálnych kariet Conferma v prostredí Spotnana.

Najčastejšie kladené otázky (FAQ)

Čo sú to virtuálne platby?

Virtuálne platby predstavujú bezpečný a spoľahlivý spôsob úhrady, ktorý môžete ponúknuť cestujúcim vo vašej spoločnosti aj mimo nej. Umožňujú jednoduché a bezproblémové platenie za rezervácie. Spotnana spolupracuje so spoločnosťou Conferma, aby mohla svojim klientom túto možnosť poskytnúť.

Pri virtuálnej platbe sa počas rezervácie vygeneruje jedinečné 15- alebo 16-miestne číslo karty, ktoré je priradené konkrétnemu používateľovi. Nejde o skutočnú plastovú kartu, ale o digitálne číslo, ktoré sa použije len raz na jednu platbu a následne sa deaktivuje. Fyzická karta v tomto prípade neexistuje.

Každá virtuálna platba má aj vlastný bezpečnostný kód (CVV, CVV2 alebo CVC), podobne ako trojmiestne číslo na zadnej strane bežnej platobnej karty.

Kto je spoločnosť Conferma?

Conferma je technologický partner a popredný poskytovateľ riešení pre virtuálne platby v oblasti cestovného ruchu. Spolupracuje s viac ako 50 bankami a vydáva virtuálne karty, ktoré je možné využiť u cestovných dodávateľov vo viac ako 200 krajinách sveta.

Čo odlišuje Confermu od iných platforiem pre virtuálne platby, je to, že nielen vydáva virtuálne platby, ktoré Spotnana využíva pri rezerváciách (hotel alebo auto), ale zároveň posiela platobné údaje a pokyny priamo dodávateľovi. Tým sa zabezpečí, že účet je uhradený priamo, takže cestujúci už pri príchode do hotela alebo pri preberaní auta nemusí predkladať inú platobnú kartu. 

Viac informácií nájdete na https://conferma.com/

V čom sa virtuálna karta líši od karty typu Ghost/Lodge?

Virtuálne karty sú podobné kartám typu Ghost alebo Lodge v tom, že platby sa účtujú na hlavný firemný účet. Rozdiel je však v tom, že Ghost karty sa používajú opakovane viacerými používateľmi a na rôzne rezervácie, preto musia mať vysoké limity. Virtuálna karta je určená len na jednu konkrétnu platbu, takže limit je presne nastavený na konkrétny nákup a lepšie sa kontroluje.

Ďalším rozdielom je, že Ghost karty sa používajú opakovane, čo zvyšuje riziko ich zneužitia – ak dôjde k úniku údajov, treba kartu zablokovať a nahradiť. Virtuálne karty sú jednorazové a majú presne stanovený limit, takže riziko podvodu je minimálne. Navyše, pri Ghost kartách je potrebné, aby účtovníci ručne priraďovali jednotlivé platby konkrétnym zamestnancom alebo strediskám. Pri virtuálnych kartách je každé číslo priradené konkrétnemu používateľovi, takže rozúčtovanie je jednoduchšie a bezpečnosť vyššia. To znamená aj nižšie administratívne náklady.

Pri Ghost kartách je tiež nutné, aby CVV kód poznalo viacero ľudí vo firme, čo znižuje bezpečnosť. Virtuálne karty generujú jednorazový CVV kód s obmedzeným prístupom.

Aké sú výhody?

Virtuálne karty a platobné metódy prinášajú množstvo výhod. Medzi najdôležitejšie patria:

• Vylepšený proces priameho zúčtovania:Proces virtuálnej platby je automatizovaný, bezpečný a jednoduchý na kontrolu pre finančné oddelenie. Pri tomto spôsobe platby sa číslo karty automaticky odošle dodávateľovi (hotel, požičovňa áut) cez nimi preferovaný spôsob komunikácie (e-mail, fax, API). Cestujúci tak pri príchode do hotela alebo pri preberaní auta nemusí predkladať platobnú kartu (a zároveň nevzniká priama fakturácia, keďže dodávateľ dostane platbu priamo od kartovej spoločnosti). Oproti bežnému priamemu zúčtovaniu je navyše vyrovnávanie platieb automatizované, pretože každá karta je naviazaná na konkrétny účet.

• Možnosť zabezpečiť platby aj pre externých spolupracovníkov, dodávateľov či uchádzačov o zamestnanie: Virtuálna platba umožňuje firmám uhradiť náklady na služobné cesty svojich zamestnancov vopred, takže cestujúci nemusia používať vlastnú platobnú kartu. Keďže mnohí dodávatelia požadujú CVV kód (ktorý cestujúci často nepoznajú a z bezpečnostných dôvodov ho nemožno jednoducho zobraziť), samotné „ghost“ karty v tomto prípade nestačia.

• Firemné karty už nie sú potrebné pre tých, čo cestujú len zriedkavo: Virtuálna platba vám umožní vyhnúť sa vydávaniu firemných platobných kariet zamestnancom, ktorí cestujú len raz alebo dvakrát za rok.

• Vyššia úroveň bezpečnosti: Pri fyzickej karte je vždy väčšie riziko zneužitia. Virtuálne karty majú vopred nastavené limity a platia len v určenom časovom období, takže aj keby sa k údajom dostala neoprávnená osoba, riziko zneužitia je minimálne.

Čo je to Conferma Connect?

Conferma Connect je vlastná databáza hotelov spoločnosti Conferma, kde sú uložené informácie o hoteloch a ich preferované spôsoby komunikácie (e-mail, fax, API). Je súčasťou systému, ktorý zabezpečuje platby. Tento produkt Conferma využíva na zasielanie platobných inštrukcií hotelom.

Conferma Connect sa nepoužíva pri prenájme áut.

Ako to funguje?

Na nasledujúcom obrázku vidíte, ako obvykle prebieha platba za hotel alebo prenájom auta pomocou virtuálnej karty. Spotnana zabezpečuje kroky 1, 2 a 4.

Kto a kedy využíva virtuálne karty?

Medzi typických používateľov patria pravidelní cestujúci, ktorí potrebujú centrálne zúčtovanie, uchádzači o zamestnanie (na služobné cesty spojené s pohovormi), stážisti alebo zamestnanci, ktorí cestujú len raz či dvakrát do roka a preto nemajú klasickú firemnú kartu. Virtuálne karty sú pre tieto situácie veľmi praktické.

Koľko stojí aktivácia virtuálnych kariet Conferma v mojom účte Spotnana?

Pre podrobnosti o cenách kontaktujte, prosím, zástupcu spoločnosti Spotnana.

Existuje zoznam bánk, s ktorými už Conferma spolupracuje?

Áno, pozrite si tento zoznam bankových partnerov spoločnosti Conferma. Ak vaša banka v zozname nie je, požiadajte ju, aby kontaktovala spoločnosť Conferma na adrese banking.partners@conferma.com a začala proces zapojenia. Upozorňujeme, že v niektorých prípadoch môže tento proces trvať 6 až 12 mesiacov alebo aj dlhšie.

Čo ak má klient už existujúci vzťah so spoločnosťou Conferma?

Ak klient už využíva službu Conferma s iným online rezervačným nástrojom a chce prejsť na Spotnana na platby virtuálnymi kartami, musí kontaktovať svoju banku a založiť si nový účet pre virtuálne karty v spoločnosti Conferma.

Mala by spoločnosť Spotnana kontaktovať banky klienta a vybavovať to za nich?

Nie.Klient musí sám informovať svoju banku, že chce začať proces zapojenia do systému Conferma, a následne musí banka kontaktovať spoločnosť Conferma.

Povinné úlohy klienta pred začiatkom

Pre koho je určené: Klienti, ktorí chcú využívať platby virtuálnymi kartami Conferma v rámci Spotnana

Táto časť sa týka všetkých krokov, ktoré musí vaša spoločnosť vykonať, aby integrácia fungovala správne. Nasledujúce kroky je potrebné zabezpečiť vopred, aby ste podporili prepojenie so službou Conferma a zjednodušili používanie virtuálnych platobných metód.

Ak plánujete používať virtuálnu kartu na platby za prenájom auta, musíte mať vopred uzatvorenú dohodu o priamom fakturovaní s požičovňou áut.

• Overte si, či vaša banka a kartová sieť už patria medzi podporovaných partnerov spoločnosti Conferma. Pozrite si https://www.conferma.com/partners/. Ak vaša bankanieje medzi partnermi spoločnosti Conferma, musí ju vaša banka kontaktovať na adrese banking.partners@conferma.com, aby sa mohol začať proces spolupráce (požiadajte ich, aby tak urobili).

• Informujte svoju banku, že chcete zaviesť program virtuálnych kariet cez Conferma, a požiadajte ju o zriadenie účtu na správu virtuálnych kariet. Ak plánujete používať virtuálne karty na rezervácie hotelov aj prenájom áut, je potrebné vytvoriť samostatný účet pre každú z týchto služieb (jeden pre hotely, druhý pre autopožičovne).Kontaktujte spoločnosť Spotnana a poskytnite nám informácie uvedené v tabuľke pod krokom 4 (Spotnana tieto údaje následne využije) https://help.conferma.com/hc/en-us/articles/4411294813458-Boarding-Requests-Travel-And-Expenses-Workflow na nastavenie týchto údajov v službe Conferma):

• Ak plánujete využívať virtuálne karty u svojich dodávateľov prenájmu áut, je potrebné vykonať aj tieto kroky. Pre každého dodávateľa prenájmu áut, u ktorého chcete umožniť platbu virtuálnou kartou, je potrebné pridať firemný zľavový kód a identifikátor vozidla pre virtuálnu platbu v systéme Spotnana Online Booking Tool. Postupujte nasledovne: kliknite na Program v hornom menu a potom vyberte Profil spoločnosti v ľavom menu a otvorte kartu L1 poznámky. Následne:

  • Prejdite nižšie k sekcii Firemný zľavový kód na prenájom áuta kliknite na Pridať kód. 

  • Zo zoznamu vyberte názov dodávateľa prenájmu áut. 

  • Do pripraveného poľa zadajte firemný zľavový kód, ktorý patrí k danému dodávateľovi. 

  • Vyberte Iba virtuálne platby začiarkavacie políčko. 

  • Prejdite nižšie na sekciu ID číslo virtuálnej platobnej karty na auto a kliknite na Pridať kód.

  • Zo zoznamu vyberte názov požičovne áut. 

  • Zadajte ID číslo virtuálnej karty, ktoré vám poskytla požičovňa áut. Poznámka: pre Avis je to GEB ID). 

  • Kliknite na Uložiť.

Odporúčame tiež informovať vybrané hotely, že zavádzate program virtuálnych platieb Conferma. Môžete na to použiť vzorový e-mail uvedený nižšie. Táto aktivita je dobrovoľná.

E-mail/list od cestovného manažéra pre preferované hotely

Určené pre: cestovní manažéri

Spotnana odporúča, aby ste vopred kontaktovali svoje preferované hotely a overili si, či sú pripravené podporiť virtuálne platby aj cestujúcich z vašej spoločnosti, ktorí ich využívajú. Nižšie nájdete vzorový list, ktorý môžete použiť a zaslať svojim partnerským hotelom. Samozrejme, upravte si ho podľa potreby.

Cieľom tejto komunikácie je informovať hotely, že plánujete zaviesť program virtuálnych platieb pre svojich cestujúcich a očakávate, že vám v tom vyjdú v ústrety. Stačí, ak kliknú na odkaz v tejto správe, čím si overia, že sú zaradení v databáze Conferma Connect, majú zvolený preferovaný spôsob komunikácie a doplnili všetky potrebné údaje (napríklad e-mailová adresa alebo číslo faxu).

Vážený hotelový partner,

Téma: Conferma Connect – Virtuálne platby pre hotely

Určite ste si už všimli, že virtuálne platobné karty sa čoraz častejšie využívajú pri úhradách za hotelové rezervácie. V spolupráci s naším technologickým partnerom Conferma Pay a spoločnosťou Spotnana pracujeme na tom, aby sme hoteliérom priniesli efektívnejší spôsob prijímania platieb.

Čo je Conferma Connect?

Conferma Connect automaticky vyberie najbezpečnejší a najvýhodnejší spôsob, ako vám doručiť platobné údaje. Technológia od Conferma Pay umožňuje zasielať informácie o karte viacerými spôsobmi, pričom najnovšie aj bezpečným e-mailom. Našou preferenciou je, aby ste tieto informácie prijímali cez zabezpečený e-mail (nie faxom).

Ak si chcete upraviť spôsob doručovania týchto informácií, vyplňte, prosím, online formulár:

https://www.confermaconnect.com

Zaradenie do systému je pre hotely bezplatné a umožní vám zvoliť si, ako chcete prijímať informácie o virtuálnych kartách (fax/e-mail na recepciu alebo účtovné oddelenie). Takto zabezpečíte, že pri odchode hosťa nenastanú žiadne komplikácie pre vás ani pre neho.

Viac informácií nájdete v časti Často kladené otázky k systému Conferma Connect: https://www.confermaconnect.com/en/help

Veľmi si vážime vašu spoluprácu a podporu v tejto oblasti.

S úctou,

Meno Priezvisko

Funkcia/Oddelenie

Spoločnosť

Priebeh procesu pre cestujúcich

Pre koho je určené: Cestujúci a osoby zabezpečujúce služobné cesty

Používatelia (či už cestujúci alebo tí, ktorí im cesty zabezpečujú), ktorí potrebujú rezervovať hotel alebo prenájom auta, budú postupovať veľmi podobne, ako sú zvyknutí v online rezervačnom nástroji Spotnana. Postup je nasledovný:

1. Cestujúci si vyhľadá požadovaný hotel alebo auto na prenájom a zadá termíny cesty.

2. Následne si vyberie konkrétny hotel a cenu izby, prípadne vozidlo na prenájom a cenu, a pokračuje k samotnej rezervácii.

3. Potom je potrebné zvoliť spôsob platby, ktorý sa použije na úhradu rezervácie. Podľa toho, či vaša spoločnosť nastavila virtuálnu platbu ako povinnúalebo nie (pre právnickú osobu, ku ktorej cestujúci patrí), cestujúci následne vykoná jednu z nasledujúcich možností:

   • Pri rezervácii hotela: 

     • Ak je virtuálna karta nastavená ako povinná: Cestujúci klikne na kartu Virtuálne karty a vyberie jedinú dostupnú virtuálnu kartu (tú povinnú).

     • Ak virtuálna karta nie je povinná: Cestujúci si môže vybrať buď kartu Kreditné karty alebo Virtuálne karty a následne označiť konkrétnu kreditnú alebo virtuálnu kartu, ktorú chce na túto rezerváciu použiť.

   • Pri rezervácii auta: 

     • Keďže virtuálna karta je napojená na priamu fakturáciu s autopožičovňou, nie je potrebné vyberať spôsob platby. Cestujúci môže tento krok preskočiť a prejsť rovno k samotnej rezervácii. 

4. Cestujúci si skontroluje poplatky a klikne na tlačidlo Rezervovať hotel alebo Rezervovať auto. Po potvrdení rezervácie sa platba spolu s potvrdením (faxom alebo e-mailom) odošle poskytovateľovi služby.

5. Ak je to potrebné, cestujúci si po vytvorení rezervácie môže zobraziť posledné 4 číslice virtuálnej karty a celé číslo karty je možné zobraziť 24 hodín pred príchodom do hotela alebo vyzdvihnutím auta.

Riešenie najčastejších problémov

V tabuľke nižšie nájdete prehľad možných problémov, s ktorými sa môžu cestujúci pri používaní virtuálnych kariet Conferma stretnúť, a odporúčané riešenia. Väčšinu týchto situácií si cestujúci dokáže vyriešiť sám prostredníctvom mobilnej aplikácie Spotnana alebo Online rezervačného nástroja. Ak by sa problém týmto spôsobom nevyriešil, kontaktujte, prosím, pracovníka Spotnana.

Odstránenie alebo obmedzenie používania nastavenia virtuálnej karty

Ak chcete odstrániť alebo obmedziť používanie virtuálnej karty, postupujte podľa nasledujúcich krokov. 

Postup odstránenia nastavenia virtuálnej karty pre rezervácie hotela alebo auta

1. Vyberte Program v hornom menu.
2. Vyberte Spôsoby platby v sekcii Platby a poplatky na ľavej strane menu.
3. Kliknite na Virtual kartu.
4. Vyhľadajte riadok, ktorý obsahuje virtuálny spôsob platby, ktorý chcete odstrániť (každý z nich je povolený buď pre rezervácie áut, alebo hotelov).
5. VybraťOdstrániť spôsob platby v ponuke vpravo.
6. KlikniteOdstrániť a potvrďte, že chcete odstrániť virtuálnu platobnú metódu. Týmto sa nastavenie virtuálnej karty úplne zmaže. 

Obmedziť používanie virtuálnej karty len na agentov

Toto môže byť užitočné, keď chcete dočasne obmedziť, kto má prístup na používanie karty (napríklad pri testovaní alebo odstraňovaní problémov).

1. VybraťProgram.
2. VybraťSpôsoby platby v sekcii Platba a poplatkyna ľavej strane.
3. Kliknite na Virtual kartu.
4. Nájdite riadok so spôsobom virtuálnej platby, ktorý chcete obmedziť (každý je určený buď pre rezervácie áut, alebo hotelov).
5. VybraťUpraviť spôsob platby v ponuke vpravo. Zobrazí sa okno Aktualizovať spôsob platby. 
6. Ak ste povolili virtuálne karty pre rezervácie áut aj hotelov, rezervácie, postupujte podľa týchto krokov:
   1. Kliknite na ikonu ceruzky vedľa položky Podrobnosti o karte.
   2. Zabezpečte, abyNastaviť túto kartu ako povinnú nie je zaškrtnuté.
   3. Kliknite na ikonu ceruzky vedľa položky Pokyny na použitie karty.
   4. Nastavte pole Používateľské roly na hodnotu Iba agenti.
   5. Nastavte pole Typ profilu na Hosť – súkromná osoba.
   6. Kliknite na Aktualizovať. 
   7. Tieto nastavenia určia, kto môže kartu používať, bez potreby odstránenia konfigurácie.
7. Ak ste virtuálne karty povolili len na rezervácie hotelov, postupujte podľa týchto krokov: 
   1. Kliknite na ikonu úpravy (ceruzka) vedľa Typy produktov.
   2. Uistite sa, že prepínač Povinné je vypnutý.
   3. Kliknite na ikonu úpravy (ceruzka) vedľa položky Určte, pre akých používateľov je to určené.
   4. Vyberte možnosť Iba agenti z ponuky.
   5. Kliknite na Aktualizovať.
   6. Následne kontaktujte svojho manažéra účtu v Spotnana, aby obmedzil používanie tejto virtuálnej platobnej metódy len na osobných hostí.
   7. Tieto nastavenia určia, kto môže kartu používať, bez potreby zmazania konfigurácie.

Prehľady a fakturácia

Pravidelne dostanete výpisy z vašej banky, ktoré obsahujú prehľad výdavkov na cestovanie spojených s používaním virtuálnych kariet vašimi cestujúcimi.Tieto výpisy (spolu s dokladmi, ktoré vám cestujúci predložia) môžete využiť na kontrolu výdavkov cez virtuálne karty.Môžete využiť aj Prehľady hotelových transakcií alebo prehľady transakcií za prenájom áut (nájdete v časti Prehľady) v online rezervačnom nástroji Spotnana vám pomôžu s kontrolou vašich výdavkov. Ak potrebujete podrobnejšie prehľady na účely zosúladenia, obráťte sa na pracovníka Spotnana a požiadajte o prístup do systému Conferma Snap (poskytnú vám prihlasovacie údaje).