SFTP - Instrucțiuni pentru fluxurile de date HR

CUPRINS

• SFTP - Instrucțiuni pentru fluxurile de date HR
  • Prezentare generală
  • Arhitectură și flux de lucru
  • Instrucțiuni
    • Logica de procesare a fișierelor HR Feed
    • Formatul fișierului și reguli de denumire
    • Frecvență și programare
  • Formatul fișierului HR

Prezentare generală

Pentru detalii generale despre SFTP și informații suplimentare, consultați SFTP - Instrucțiuni de configurare.

Utilizatorii dumneavoastră Spotnana (călători, persoane care fac rezervări, aprobatori etc.) trebuie să aibă un profil în Spotnana Online Booking Tool (OBT) înainte de a putea efectua rezervări. Pentru ca aceștia să aibă accesul potrivit în sistem (de exemplu, noii angajați să primească acces, iar celor care părăsesc compania să li se retragă accesul), este important ca aceste profiluri să fie actualizate constant (prin creare, modificare sau ștergere). Spotnana folosește și datele de HR, precum ierarhia de raportare sau entitățile juridice, pentru a defini politici interne, fluxuri de aprobare și alte setări legate de călătorii și plăți.

Pentru a vă asigura că informațiile sunt corecte, încărcați fluxul de date HR sub formă de fișier CSV pe serverul Spotnana. Puteți programa această încărcare oricât de des doriți. Spotnana va procesa fișierul imediat ce este primit. 

Notă: Spotnana oferă și integrare directă cu mai multe sisteme HR cunoscute (Bamboo HR, ADP Workforce Now și Workday). 

Arhitectură și flux de lucru

Diagrama de mai jos ilustrează un scenariu în care mai mulți clienți încarcă datele HR către Spotnana folosind SFTP. 

Instrucțiuni

Această secțiune conține informații utile pentru a vă ajuta să încărcați cu succes fișierele.

Logica de procesare a fișierelor HR Feed

Câmpul principal folosit pentru identificarea unui utilizator este Employee ID. 

Notă: În anumite situații, Spotnana poate folosi Business Email drept identificator pentru angajat. Totuși, există anumite limitări. De exemplu, dacă adresa de email de serviciu a utilizatorului se schimbă (nume nou, domeniu nou după relocare etc.), sistemul nostru va dezactiva contul inițial și va crea un cont nou pentru acel angajat. 

Procesarea fișierului CSV se face după următoarea logică:

• Dacă în coloana ACTION pentru rândul utilizatorului este setat CREATE și valorile din câmpurile Employee ID sau Business Email nu există deja în baza de date Spotnana, va fi creat un profil nou pentru acel utilizator.

• Dacă în coloana ACTION pentru rândul utilizatorului este setat UPDATE și câmpul Employee ID sau Business Email coincide cu o valoare existentă în baza de date Spotnana, profilul respectiv va fi actualizat cu noile informații din fișier. 

  • Notă: Dacă un utilizator avea completate câmpuri opționale la o încărcare anterioară, iar aceste câmpuri lipsesc la o actualizare ulterioară, valorile respective vor fi eliminate din profil.

• Dacă în coloana ACTION pentru rândul utilizatorului este setat DELETE și câmpul Employee ID sau Business Email coincide cu o valoare existentă în baza de date Spotnana, profilul utilizatorului va fi dezactivat. Dacă nu există niciun profil cu Employee ID sau Business Email, rândul respectiv va fi ignorat și nu se va efectua nicio acțiune. 

Notă: Fiecare profil de utilizator creat trebuie să fie asociat cu o entitate juridică. Aceste entități juridice trebuie să existe deja în Spotnana înainte de a încărca profiluri de utilizator. Birourile sunt opționale. Totuși, dacă fișierul CSV face referire la un birou pentru oricare dintre utilizatori, acea definiție de birou trebuie să existe deja în Spotnana. 

Formatul fișierului și reguli de denumire

Numele fișierului .CSV pentru fluxul HR trebuie să respecte formatul:

hr_feed.*.csv

unde * (caracterul wildcard) poate fi orice șir de caractere ales de dumneavoastră. Atenție, punctul după „feed” și punctul dinainte de „csv” trebuie să existe. Numele fișierului nu ține cont de majuscule sau minuscule. Vă recomandăm să includeți data și ora în denumirea fișierului (pentru a facilita identificarea la nevoie). De exemplu:

hr_feed.spotnana_integration_<DateTime>.csv

Fișierul .CSV trebuie să respecte un format specific. Numele coloanelor trebuie să corespundă exact formatului definit (vedeți secțiunea Formatul fișierului HR de mai jos). Mai multe detalii despre structurarea fișierului găsiți în Anexa 1.

Este necesar să respectați anumite validări la nivel de date (vedeți secțiunea Formatul fișierului HR de mai jos pentru detalii). 

Frecvență și programare

Pentru detalii generale despre frecvență și programare, consultați secțiunea Frecvență și programare a paginii SFTP - Instrucțiuni de configurare.

Vă recomandăm să încărcați un fișier cel puțin o dată pe zi pentru a vă asigura că Spotnana este notificată despre orice adăugare, modificare sau ștergere apărută. Dacă urmați această practică: 

• utilizatorii noi vor primi profil Spotnana chiar din prima zi de lucru și vor putea face rezervări imediat. Aceasta presupune ca numele angajaților să fie incluse în fișierul încărcat în ziua începerii activității.

• angajații care părăsesc compania vor avea accesul dezactivat în ultima lor zi. Aceasta presupune ca numele lor să fie eliminate din fișierul încărcat la data încetării contractului. 

Formatul fișierului HR

Folosiți informațiile de mai jos pentru a vă asigura că datele din fișierul HR încărcat sunt corect structurate și pregătite.

Notă: Trebuie să vă asigurați că ați transmis cheia publică SSH către Spotnana și că v-a fost configurat un folder SFTP înainte ca fișierele dumneavoastră să poată fi procesate.