Criar um modelo (para eventos e viagens)
Os modelos de viagem permitem que os Administradores da Empresa criem modelos que podem ser utilizados por outros utilizadores (como organizadores de viagens da empresa, entre outros) ao planear eventos e viagens. Estes modelos permitem aos administradores definir e configurar previamente certos valores. Depois, esses valores são automaticamente aplicados aos eventos ou viagens criados com base nesses modelos, garantindo maior conformidade, consistência e poupando tempo, sem perder a flexibilidade necessária para quem organiza as viagens e eventos.
ÍNDICE
Criar um modelo
Selecionar Empresa a partir do menu Programa. Será apresentada a página de definições da empresa. Será apresentada a página de definições da empresa.
Selecionar Modelos de viagem (no menu Configuração na navegação à esquerda). A página de Modelos de viagem será apresentada.
Clique em Criar novo. Será apresentada a página de Novo modelo .
Selecione Com convite ou Sem convite. Esta opção define se os eventos e viagens criados a partir deste modelo vão permitir que os coordenadores e organizadores enviem convites aos viajantes. Normalmente, esta definição também indica se as reservas vão ser feitas pelos próprios viajantes ou pelos organizadores. Depois de escolher esta opção para um modelo, não poderá alterá-la.
Com convite permite que seja enviado um convite por email aos viajantes (colaboradores e convidados). O email inclui um link para que possam reservar a sua própria viagem.
Sem convite não permite o envio de convite por email. Os colaboradores continuam a poder reservar a viagem (através da página Viagens ) ou então o organizador pode tratar da reserva por eles. No caso dos convidados, só o coordenador pode fazer a reserva.
Indique um nome para o modelo no campo Nome do modelo . Escolha um nome descritivo para que os coordenadores percebam facilmente para que tipo de evento ou viagem serve o modelo (por exemplo: Viagem de integração de novos colaboradores, Viagem para entrevistas de candidatos, Viagem de oradores convidados, Mudança de colaboradores, etc.).
No campo Localização pode definir previamente o local para todos os eventos/viagens que usem este modelo.
Ao tornar o modelo específico para uma localização, pode também pré-definir aeroportos permitidos, hotéis, etc.
No campo Tipo principal de viajante pode indicar que tipos de viajantes (por exemplo, Colaborador, Convidado) podem ser adicionados aos eventos/viagens que usam este modelo.
No campo Política pode escolher qual a política de viagens que será aplicada aos viajantes quando fizerem reservas em viagens/eventos criados com este modelo. Pode selecionar a Política padrão do viajante ou uma política específica.
Se escolher Política padrão do viajante, o sistema aplica automaticamente a política definida para cada viajante.
Se escolher uma política específica, pode definir o campo Aplicar política do viajante se for menos restritiva (por exemplo, Permitido, Não permitido) para que o sistema saiba qual aplicar.
Na secção Tipos de reserva permitidos pode definir que tipos de reservas vão estar disponíveis por defeito para eventos/viagens que usem este modelo. Também pode escolher os métodos de pagamento permitidos para cada tipo de reserva.
Para Voos - Pode permitir reservas de voos por defeito, ativando a opção respetiva. Também pode indicar os tipos de voos (por exemplo, Só ida, Ida e volta), aeroportos de destino (por exemplo, JFK, LAX, LHR) e se é permitido incluir acompanhantes (por exemplo, familiares). Use as caixas de seleção para definir Tipos de voo permitidos e Aeroportos permitidos. Use os botões + e - para definir o número de Acompanhantes permitidos. Para escolher os métodos de pagamento para voos, clique no ícone do lápis em Método de pagamento (por defeito está selecionado o Método de pagamento padrão do viajante), escolha o pretendido e clique em Confirmar. As opções disponíveis são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centrais.
Cartão central - Um cartão central específico atribuído a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões centrais e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que tenha adicionado a este modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Nota: Esta opção só aparece se já tiver adicionado cartões a este modelo. Para adicionar um cartão ao modelo, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Permite adicionar um novo cartão através da janela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, poderá selecionar Cartão do modelo como opção.
Para Hotel - Pode permitir reservas de hotel por defeito, ativando a opção respetiva. Também pode indicar os hotéis permitidos. Para adicionar um hotel, clique em + Adicionar. Depois, utilize a pesquisa para encontrar o hotel pretendido e marque as caixas de seleção para escolher. Para definir os métodos de pagamento para hotéis, clique no ícone do lápis em Método de pagamento (por defeito está selecionado o Método de pagamento padrão do viajante), escolha o pretendido e clique em Confirmar. As opções disponíveis são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centrais.
Cartão virtual - Um cartão virtual específico atribuído a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões virtuais e clique em Confirmar.
Cartão central - Um cartão central específico atribuído a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões centrais e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que tenha adicionado a este modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Nota: Esta opção só aparece se já tiver adicionado cartões a este modelo. Para adicionar um cartão ao modelo, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Permite adicionar um novo cartão através da janela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, poderá selecionar Cartão do modelo como opção.
Para Trem - Pode permitir reservas de comboio por defeito, ativando a opção respetiva. Para definir os métodos de pagamento para comboios, clique no ícone do lápis em Método de pagamento (por defeito está selecionado o Método de pagamento padrão do viajante), escolha o pretendido e clique em Confirmar. As opções disponíveis são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centrais.
Cartão central - Um cartão central específico atribuído a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões centrais e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que tenha adicionado a este modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Nota: Esta opção só aparece se já tiver adicionado cartões a este modelo. Para adicionar um cartão ao modelo, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Permite adicionar um novo cartão através da janela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, poderá selecionar Cartão do modelo como opção.
Para Carro - Pode permitir reservas de aluguer de carro por defeito, ativando a opção respetiva. Para definir os métodos de pagamento para aluguer de carros, clique no ícone do lápis em Método de pagamento (por defeito está selecionado o Método de pagamento padrão do viajante), escolha o pretendido e clique em Confirmar. As opções disponíveis são:
Método de pagamento padrão - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante.
Cartão do perfil do viajante - Todos os métodos de pagamento do perfil do viajante, exceto cartões centrais.
Cartão virtual - Um cartão virtual específico atribuído a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões virtuais e clique em Confirmar.
Faturação direta - Uma conta de faturação direta específica atribuída a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione uma ou mais contas de faturação direta e clique em Confirmar.
Cartão central - Um cartão central específico atribuído a este tipo de reserva neste modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões centrais e clique em Confirmar.
Cartão do modelo - Qualquer cartão que tenha adicionado a este modelo. Se escolher esta opção, clique em Seguinte e depois selecione um ou mais cartões do modelo e clique em Confirmar.
Nota: Esta opção só aparece se já tiver adicionado cartões a este modelo. Para adicionar um cartão ao modelo, clique em Adicionar novo cartão.
Adicionar novo cartão - Permite adicionar um novo cartão através da janela Adicionar cartão de crédito . Depois de adicionar o novo cartão, poderá selecionar Cartão do modelo como opção.
Se quiser adicionar campos personalizados ao seu modelo, clique em Adicionar na secção Respostas a campos personalizados . Assim, pode escolher um campo personalizado e definir se a resposta é dada por si ou pelo coordenador (quem usa o modelo para criar viagens/eventos). A resposta ao campo personalizado será depois aplicada automaticamente a todas as viagens/eventos criados com este modelo. Depois de clicar em Adicionar, escolha o campo personalizado (por exemplo, Motivo da viagem) que pretende adicionar no menu Campo personalizado . Depois, no campo Método de resposta pode definir se quer dar já a resposta ou permitir que o coordenador o faça mais tarde. Se escolher Definir resposta agora, será pedido para indicar a resposta.
Na secção Sobrepor campos do perfil do viajante pode indicar se pretende definir um valor diferente para algum campo do perfil do viajante neste modelo, ou permitir que os coordenadores o façam (por defeito, o sistema usa o valor do perfil do viajante). Os campos do perfil que pode sobrepor são Entidade legal, Centro de custose Departamento. Para cada um destes campos, pode escolher uma das seguintes opções:
Não permitir sobreposição (definição por defeito) – O sistema utiliza o valor do perfil do viajante e o campo não aparece no evento ou viagem criado com este modelo.
Coordenador pode sobrepor - Os coordenadores podem definir um valor diferente para o campo do perfil, mas esta alteração só se aplica ao evento/viagem criado com este modelo e não altera o perfil do viajante. Se o coordenador não editar o campo, mantém-se o valor do perfil.
Definir valor agora - Pode indicar já o valor pretendido para o campo do perfil do viajante. Use o menu para selecionar o valor adequado. O coordenador também pode editar este valor ao criar eventos/viagens a partir do modelo. Esta alteração só se aplica ao evento/viagem criado com este modelo e não altera o perfil do viajante.
Na secção Definições adicionais pode definir os tipos de confirmações e lembretes/atualizações por email que vão ficar ativos por defeito e quem os vai receber nos eventos/viagens criados com este modelo. Pode ainda indicar uma descrição padrão e notas para o coordenador em todos os eventos/viagens criados a partir deste modelo.
Para adicionar contactos adicionais, ative a opção Contactos adicionais . Por defeito, o viajante recebe sempre todas as notificações relevantes da viagem.
Use as caixas de seleção em Receber emails de para definir as confirmações e lembretes a enviar.
Para adicionar utilizadores em CC, clique em + Adicionar. Depois, introduza o email desse utilizador. Para adicionar mais emails, clique em + Adicionar.
Para adicionar utilizadores em BCC, clique em + Adicionar. Depois, introduza o email desse utilizador. Para adicionar mais emails, clique em + Adicionar.
Para definir uma descrição padrão para todos os eventos/viagens que usem este modelo, ative a opção Descrição padrão e escreva a mensagem pretendida. Existe um editor de texto disponível. Esta descrição pode ser alterada pelo coordenador ao criar eventos/viagens a partir do modelo.
Para adicionar notas para o coordenador em todos os eventos/viagens que usem este modelo, ative a opção Notas para o coordenador e escreva as notas que quiser. Existe um editor de texto disponível. Estas informações só serão visíveis para o coordenador ao criar eventos/viagens a partir do modelo.
Quando terminar, clique em Guardar. A página de Modelos de viagem será apresentada e este modelo (com as suas definições) ficará disponível para os seus coordenadores utilizarem ao criar eventos e viagens.
Editar um modelo
Siga este procedimento para editar modelos já existentes.
Selecionar Empresa a partir do menu Programa. Será apresentada a página de definições da empresa. Será apresentada a página de definições da empresa.
Selecionar Modelos de viagem (no menu Configuração na navegação à esquerda). A página de Modelos de viagem será apresentada.
Procure o modelo pretendido e selecione o nome na respetiva linha. Também pode pesquisar pelo nome do modelo.
Consulte os passos em Criar um modelo (nesta página) para saber como definir valores específicos. Não é possível alterar um modelo de tipo "Com convite" para "Sem convite" (ou vice-versa).
Clique em Guardar quando terminar. A página de Modelos de viagem será apresentada. Todos os novos eventos/viagens criados a partir deste modelo vão usar as novas definições. Os eventos/viagens já existentes, criados com versões anteriores deste modelo, não serão afetados por estas alterações.
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