Utwórz szablon (dla wydarzeń i podróży)
Szablony podróży umożliwiają administratorom firmy przygotowanie gotowych wzorów, z których mogą korzystać inni użytkownicy (np. organizatorzy firmowi) podczas planowania wydarzeń i podróży. Dzięki szablonom administratorzy mogą wcześniej ustawić i skonfigurować wybrane wartości, które następnie są automatycznie przejmowane przez tworzone na ich podstawie wydarzenia i podróże. Pozwala to zachować spójność i zgodność z polityką firmy, oszczędza czas, a jednocześnie daje organizatorom elastyczność przy planowaniu.
SPIS TREŚCI
Utwórz szablon
Wybierz Firma z menu Program . Wyświetli się strona ustawień firmy. . Wyświetli się strona ustawień firmy.
Wybierz Szablony podróży (z menu Konfiguracja ) w lewym panelu nawigacyjnym. Wyświetli się strona Szablony podróży .
Kliknij Utwórz nowy. Nowy szablon zostanie wyświetlony.
Wybierz Z zaproszeniem lub Bez zaproszenia. Ta opcja decyduje, czy wydarzenia i podróże utworzone na podstawie tego szablonu będą umożliwiały organizatorom i osobom odpowiedzialnym za rezerwacje wysyłanie zaproszeń do podróżnych. Zazwyczaj ustawienie to określa również, czy rezerwacji będą dokonywać sami podróżni, czy też zrobi to organizator. Po wybraniu tej opcji dla szablonu nie można jej później zmienić.
Z zaproszeniem w przypadku wydarzeń/podróży umożliwia wysłanie zaproszenia e-mail do podróżnych (pracowników i gości). Wiadomość zawiera link, dzięki któremu pracownicy i goście mogą samodzielnie zarezerwować podróż.
Bez zaproszenia w przypadku wydarzeń/podróży nie pozwala na wysyłkę zaproszenia e-mail. Pracownicy nadal mogą samodzielnie rezerwować podróż (przez stronę Podróże ) lub może to zrobić za nich organizator. Rezerwacji dla gości może dokonać wyłącznie koordynator.
Wpisz nazwę szablonu w polu Nazwa szablonu . Nazwa powinna jasno wskazywać, do jakiego rodzaju wydarzenia lub podróży szablon jest przeznaczony (np. podróż na wdrożenie nowego pracownika, podróż na rozmowę rekrutacyjną, podróż prelegenta, relokacja pracownika).
W polu Lokalizacja możesz ustawić domyślną lokalizację dla wszystkich wydarzeń/podróży korzystających z tego szablonu.
Jeśli szablon jest przypisany do konkretnej lokalizacji, możesz od razu wskazać dozwolone lotniska, hotele itp.
W polu Główny typ podróżującego określ, jakie typy podróżnych (np. pracownik, gość) mogą być dodawane do wydarzeń/podróży korzystających z tego szablonu.
W polu Polityka wybierz, która polityka podróży będzie stosowana przy rezerwacjach dla podróżnych w ramach tego szablonu. Możesz wybrać Domyślna polityka podróżnego lub wskazać konkretną politykę.
Jeśli wybierzesz Domyślna polityka podróżnego, system automatycznie zastosuje domyślną politykę dla każdego podróżnego.
Jeśli wybierzesz konkretną politykę, możesz ustawić pole Zastosuj politykę podróżnego, jeśli jest mniej restrykcyjna (np. Dozwolone, Niedozwolone), aby system wiedział, którą wybrać.
W sekcji Dozwolone typy rezerwacji możesz wskazać, jakie typy rezerwacji będą domyślnie dostępne dla wydarzeń/podróży korzystających z tego szablonu. Możesz również ustalić, jakie metody płatności będą dostępne dla każdego typu rezerwacji.
Dla Lotu – domyślnie możesz zezwolić na rezerwacje lotów, włączając odpowiednią opcję. Możesz też określić typy lotów (np. w jedną stronę, w obie strony), docelowe lotniska (np. JFK, LAX, LHR) oraz czy dopuszczasz towarzyszących podróżnych (np. członków rodziny). Wybierz odpowiednie opcje w sekcjach Dozwolone typy lotów i Dozwolone lotniska. Przyciskami + i - ustaw liczbę Dozwolonych osób towarzyszących. Aby ustalić metody płatności za loty, kliknij ikonę ołówka przy polu Metoda płatności (domyślnie ustawiona jest opcja Domyślna metoda płatności podróżnego), wybierz odpowiednią opcję i kliknij Zatwierdź. Dostępne opcje:
Domyślna metoda płatności – wszystkie metody płatności zapisane w profilu podróżnego.
Karta w profilu podróżnego – wszystkie metody płatności oprócz kart centralnych.
Karta centralna – wskazana karta centralna przypisana do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart centralnych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Karta szablonu – dowolna karta dodana do tego szablonu. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart szablonu, a następnie kliknij Zatwierdź.
Uwaga: Ta opcja może być niewidoczna, jeśli nie dodano jeszcze żadnej karty do tego szablonu. Aby dodać kartę do szablonu, kliknij Dodaj nową kartę.
Dodaj nową kartę – pozwala dodać nową kartę za pomocą okna Dodaj kartę kredytową . Po dodaniu nowej karty będziesz mógł wybrać opcję Karta szablonu jako jedną z metod płatności.
Dla Hotelu – domyślnie możesz zezwolić na rezerwacje hoteli, włączając odpowiednią opcję. Możesz też wskazać, które hotele są dozwolone. Aby dodać hotel, kliknij + Dodaj. Następnie skorzystaj z wyszukiwarki, aby znaleźć hotel i zaznacz odpowiednie opcje. Aby ustalić metody płatności za hotele, kliknij ikonę ołówka przy polu Metoda płatności (domyślnie ustawiona jest opcja Domyślna metoda płatności podróżnego), wybierz odpowiednią opcję i kliknij Zatwierdź. Dostępne opcje:
Domyślna metoda płatności – wszystkie metody płatności zapisane w profilu podróżnego.
Karta w profilu podróżnego – wszystkie metody płatności oprócz kart centralnych.
Karta wirtualna – wybrana karta wirtualna przypisana do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart wirtualnych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Karta centralna – wskazana karta centralna przypisana do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart centralnych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Karta szablonu – dowolna karta dodana do tego szablonu. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart szablonu, a następnie kliknij Zatwierdź.
Uwaga: Ta opcja może być niewidoczna, jeśli nie dodano jeszcze żadnej karty do tego szablonu. Aby dodać kartę do szablonu, kliknij Dodaj nową kartę.
Dodaj nową kartę – pozwala dodać nową kartę za pomocą okna Dodaj kartę kredytową . Po dodaniu nowej karty będziesz mógł wybrać opcję Karta szablonu jako jedną z metod płatności.
Dla Pociągu – domyślnie możesz zezwolić na rezerwacje kolejowe, włączając odpowiednią opcję. Aby ustalić metody płatności za bilety kolejowe, kliknij ikonę ołówka przy polu Metoda płatności (domyślnie ustawiona jest opcja Domyślna metoda płatności podróżnego), wybierz odpowiednią opcję i kliknij Zatwierdź. Dostępne opcje:
Domyślna metoda płatności – wszystkie metody płatności zapisane w profilu podróżnego.
Karta w profilu podróżnego – wszystkie metody płatności oprócz kart centralnych.
Karta centralna – wskazana karta centralna przypisana do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart centralnych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Karta szablonu – dowolna karta dodana do tego szablonu. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart szablonu, a następnie kliknij Zatwierdź.
Uwaga: Ta opcja może być niewidoczna, jeśli nie dodano jeszcze żadnej karty do tego szablonu. Aby dodać kartę do szablonu, kliknij Dodaj nową kartę.
Dodaj nową kartę – pozwala dodać nową kartę za pomocą okna Dodaj kartę kredytową . Po dodaniu nowej karty będziesz mógł wybrać opcję Karta szablonu jako jedną z metod płatności.
Dla Samochodu – domyślnie możesz zezwolić na rezerwacje samochodów, włączając odpowiednią opcję. Aby ustalić metody płatności za wynajem samochodu, kliknij ikonę ołówka przy polu Metoda płatności (domyślnie ustawiona jest opcja Domyślna metoda płatności podróżnego), wybierz odpowiednią opcję i kliknij Zatwierdź. Dostępne opcje:
Domyślna metoda płatności – wszystkie metody płatności zapisane w profilu podróżnego.
Karta w profilu podróżnego – wszystkie metody płatności oprócz kart centralnych.
Karta wirtualna – wybrana karta wirtualna przypisana do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart wirtualnych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Rozliczenie bezpośrednie – wybrane konto do rozliczeń bezpośrednich przypisane do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedno lub więcej kont rozliczeniowych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Karta centralna – wskazana karta centralna przypisana do tego typu rezerwacji w tym szablonie. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart centralnych, a następnie kliknij Zatwierdź.
Karta szablonu – dowolna karta dodana do tego szablonu. Po wyborze tej opcji kliknij Dalej i wybierz jedną lub więcej kart szablonu, a następnie kliknij Zatwierdź.
Uwaga: Ta opcja może być niewidoczna, jeśli nie dodano jeszcze żadnej karty do tego szablonu. Aby dodać kartę do szablonu, kliknij Dodaj nową kartę.
Dodaj nową kartę – pozwala dodać nową kartę za pomocą okna Dodaj kartę kredytową . Po dodaniu nowej karty będziesz mógł wybrać opcję Karta szablonu jako jedną z metod płatności.
Jeśli chcesz dodać własne pola do szablonu, kliknij Dodaj w sekcji Odpowiedzi na pola niestandardowe . Możesz wtedy wybrać pole niestandardowe i określić, czy odpowiedź na nie podajesz Ty, czy koordynator (osoba korzystająca z szablonu do tworzenia podróży/wydarzeń). Odpowiedź na to pole zostanie automatycznie przejęta przez wszystkie podróże/wydarzenia utworzone na podstawie szablonu. Po kliknięciu Dodaj, wybierz pole niestandardowe (np. Cel podróży), które chcesz dodać z menu Pole niestandardowe . Następnie w polu Sposób udzielenia odpowiedzi ustal, czy odpowiedź ma być podana od razu, czy przez koordynatora później. Jeśli wybierzesz Podaj odpowiedź teraz, zostaniesz poproszony o wpisanie odpowiedzi.
W sekcji Nadpisanie pól profilu podróżnego możesz wskazać, które pola z profilu podróżnego chcesz ustawić inaczej w tym szablonie lub umożliwić koordynatorom zmianę tych wartości (domyślnie system korzysta z danych z profilu podróżnego). Możliwe do nadpisania pola to Podmiot prawny, Centrum kosztówi Dział. Dla każdego z tych pól możesz ustawić jedną z opcji:
Nie zezwalaj na nadpisanie (domyślne) – system użyje wartości z profilu podróżnego. Pole to nie będzie widoczne w wydarzeniu lub podróży utworzonej z tego szablonu.
Koordynator może nadpisać – koordynator korzystający z szablonu może ustawić inną wartość pola. Nie zmieni to trwale danych w profilu podróżnego – zmiana dotyczy tylko wydarzeń/podróży utworzonych na podstawie tego szablonu. Jeśli koordynator nie edytuje pola, system użyje wartości z profilu podróżnego.
Podaj wartość teraz – możesz od razu wskazać konkretną wartość pola z profilu podróżnego. Użyj dostępnego menu, by wybrać odpowiednią wartość. Koordynator będzie mógł ją zmienić podczas tworzenia wydarzenia/podróży z tego szablonu. Ta zmiana nie wpłynie na dane w profilu podróżnego i będzie dotyczyć tylko wydarzeń/podróży utworzonych z tego szablonu.
W sekcji Ustawienia dodatkowe możesz określić, jakie typy potwierdzeń oraz przypomnień/aktualizacji e-mail będą domyślnie włączone i do kogo będą wysyłane dla wydarzeń/podróży korzystających z tego szablonu. Możesz także dodać domyślny opis oraz notatki dla koordynatora do wszystkich wydarzeń/podróży utworzonych na podstawie tego szablonu.
Aby dodać dodatkowe kontakty, włącz opcję Dodatkowe kontakty . Podróżny zawsze otrzyma wszystkie powiadomienia dotyczące podróży.
Zaznacz odpowiednie opcje w sekcji Otrzymuj e-maile dotyczące aby ustawić, jakie potwierdzenia i przypomnienia będą wysyłane.
Aby dodać użytkowników do listy DW (kopia), kliknij + Dodaj. Następnie wpisz adres e-mail użytkownika. Jeśli chcesz dodać kolejne adresy, kliknij + Dodaj.
Aby dodać użytkowników do listy UDW (ukryta kopia), kliknij + Dodaj. Następnie wpisz adres e-mail użytkownika. Jeśli chcesz dodać kolejne adresy, kliknij + Dodaj.
Aby dodać domyślny opis dla wszystkich wydarzeń/podróży korzystających z tego szablonu, włącz opcję przy polu Domyślny opis i wpisz odpowiednią treść. Dostępny jest edytor tekstu. Koordynator może zmienić ten opis podczas tworzenia wydarzenia/podróży z szablonu.
Aby dodać notatki dla koordynatora do wszystkich wydarzeń/podróży korzystających z tego szablonu, włącz opcję przy polu Notatki dla koordynatora i wpisz odpowiednie informacje. Dostępny jest edytor tekstu. Te informacje będą widoczne tylko dla koordynatora podczas tworzenia wydarzenia/podróży na podstawie szablonu.
Po zakończeniu kliknij Zapisz. Wyświetli się strona Szablony podróży i od tego momentu szablon (wraz z ustawieniami) będzie dostępny dla koordynatorów podczas tworzenia wydarzeń i podróży.
Edytuj szablon
Skorzystaj z tej instrukcji, aby edytować istniejące szablony.
Wybierz Firma z menu Program . Wyświetli się strona ustawień firmy. . Wyświetli się strona ustawień firmy.
Wybierz Szablony podróży (z menu Konfiguracja ) w lewym panelu nawigacyjnym. Wyświetli się strona Szablony podróży .
Znajdź odpowiedni szablon i kliknij jego nazwę w tabeli. Możesz także wyszukać szablon po nazwie.
W celu ustawienia konkretnych wartości skorzystaj z instrukcji opisanych w sekcji Utwórz szablon na tej stronie. Nie można zmienić szablonu z zaproszeniem na szablon bez zaproszenia (ani odwrotnie).
Kliknij Zapisz po zakończeniu. Wyświetli się strona Szablony podróży . Nowe wydarzenia/podróże utworzone na podstawie tego szablonu będą korzystać z wprowadzonych zmian. Wydarzenia/podróże utworzone wcześniej na podstawie tego szablonu pozostaną bez zmian.
Powiązane tematy
- Tworzenie, publikowanie i zarządzanie wydarzeniem (najnowsza wersja)
- Tworzenie podróży na podstawie szablonu
Czy ten artykuł był pomocny?
To wspaniale!
Dziękujemy za opinię
Przepraszamy, że nie udało nam się pomóc!
Dziękujemy za opinię
Wysłano opinię
Doceniamy Twój wysiłek i postaramy się naprawić artykuł