Een aangepast veld aanmaken (v.1)

Op deze pagina vindt u de werkwijze voor het aanmaken van aangepaste velden voor klanten en partners die nog niet zijn overgestapt naar de nieuwste versie van aangepaste velden. Wilt u meer weten over de nieuwste versie? Zie dan de functie Aangepast veld aanmaken. 

Met deze stappen maakt u aangepaste velden aan in de Online Boekingsmodule voor uw reizigers. Zo kunt u bijvoorbeeld extra vragen stellen tijdens het boeken. Wilt u een bestaand aangepast veld wijzigen? Kijk dan bij Aangepast veld bewerken.

Deze functie is alleen beschikbaar voor beheerders van het bedrijf.

1. Log in op de Online Boekingsmodule. 
2. Kies Bedrijf in het Programma menu. De pagina Instellingen wordt nu getoond.
3. Kies Aangepaste velden in het onderdeel Configuratie aan de linkerkant. De pagina Aangepaste velden verschijnt nu. Mogelijk ziet u hier al eerder aangemaakte aangepaste velden. 
4. Scroll naar beneden tot u een lege tegel ziet en klik op + Klik om toe te voegen.
5. Klik ergens in deze tegel. U komt nu op een nieuwe pagina waar u het aangepaste veld kunt instellen. 
6. Geef het veld een naam in het veld Naam aangepast veld . Deze naam is zichtbaar voor de gebruikers. 
7. Kies in het menu Vereist een van de volgende opties:
   • Ja - Als u Jakies, kunnen gebruikers geen boeking afronden zonder dit veld in te vullen.
   • Nee - Als u Neekies, is het invullen van het veld niet verplicht bij het boeken. Gebruikers zien het veld wel en kunnen het eventueel invullen. Let op: of het veld zichtbaar is bij het boeken van evenementen, hangt ook af van de instellingen van de organisator van het evenement. 
8. Kies het juiste type voor het veld in het menu Antwoordtype . Het type bepaalt hoe gebruikers het veld kunnen invullen. 
   • Enkelvoudige keuze - Gebruikers kunnen slechts één van de door u opgegeven opties selecteren. 
   • Meervoudige keuze - Gebruikers kunnen meerdere van de door u opgegeven opties selecteren.
   • Meervoudige keuze met percentage - Gebruikers kunnen meerdere opties selecteren. Voor elke gekozen optie moeten zij een percentage invullen, waarbij het totaal altijd 100% moet zijn. 
   • Invoerveld - Gebruikers kunnen vrije tekst of cijfers invullen. Als u dit type kiest, kunt u direct doorgaan naar stap 10 hieronder.
9. Kies een optie in het veld Antwoordbron . U kunt kiezen uit: 
   • HR-feed - Hiermee geeft u aan dat het aangepaste veld wordt geïmporteerd uit uw HR-feed. U moet dan aangeven welk veld uit de HR-feed gebruikt moet worden in het menu Veldselectie en klik op Toepassen. Zodra u op Toepassenklikt, worden de beschikbare waarden voor het gekozen veld getoond (als er fouten zijn, moet u de bron in uw HR-feed aanpassen en deze stap opnieuw uitvoeren). De opties zijn:
     • Kostencentrum
     • Afdeling
     • Entiteit (juridische entiteit)
     • Kantoor 
   • Handmatig - Hiermee geeft u aan dat u het aangepaste veld zelf instelt. U moet vervolgens de antwoordopties invoeren waaruit gebruikers kunnen kiezen. 
     • Voor elk antwoord dat u wilt aanbieden, vult u een waarde in bij Naam nieuw antwoord en Omschrijving en klikt u op Toevoegen. Elk nieuw antwoord verschijnt in de Antwoordenlijst. U kunt ook antwoorden uploaden vanuit een extern bestand, zie hieronder.
     •  Wilt u een optie verwijderen? Klik dan op het prullenbak-icoon.
10. Wilt u instellen welke gebruikers binnen uw organisatie dit veld te zien krijgen bij het boeken? Zet dan de schuif Tonen aan iedereen in de organisatie uit. Er verschijnen dan extra velden waarmee u kunt bepalen voor wie dit aangepaste veld zichtbaar is. Meestal is het voldoende om hier 3 à 4 velden in te vullen. Bijvoorbeeld: Type werknemer: Medewerker, Land: VS, Boekingstype: Alles, en Reistype: Internationaal.
    • Met het veld Reistype kunt u aangeven voor welke soorten reizen dit veld geldt. De opties zijn: 
      • Alle reizen - Het aangepaste veld is verplicht bij alle reizen (ook bij evenementenreizen).
      • Alleen evenementenreizen - Het aangepaste veld is alleen beschikbaar bij evenementenreizen. De organisator kan dan kiezen of het veld aan het evenement wordt toegevoegd.
      • Alleen reguliere reizen - Het aangepaste veld is alleen verplicht bij reguliere reizen (niet bij evenementenreizen).
11. Klaar? Klik dan op Opslaan. Het aangepaste veld wordt nu aangemaakt.

Voorbeeld: aangepast veld "Reden van reis" 

Een lijst met antwoorden uploaden vanuit een extern bestand

Heeft u al een lijst met antwoordopties die gebruikers moeten kunnen kiezen bij uw aangepaste veld? Dan kunt u deze eenvoudig importeren in de Online Boekingsmodule via de uploadfunctie. Deze optie is alleen beschikbaar als u Handmatig heeft geselecteerd bij Antwoordbron (want als u Antwoordbron op HR-feed zet, worden de antwoordopties automatisch geïmporteerd).

1. Tijdens het instellen van uw aangepaste veld klikt u op Uploaden (in de sectie Antwoordenlijst ).
2. Zoek het bestand (CSV) met uw antwoordopties op en selecteer het. In het bestand mogen alleen de naam en omschrijving van elke antwoordoptie staan. Let op: als u een lijst uploadt, worden eventuele eerder gedefinieerde antwoorden voor dit veld in de Online Boekingsmodule verwijderd. 
3. Klik op Openen (de benaming kan verschillen per besturingssysteem). De inhoud van uw bestand wordt nu geïmporteerd in het aangepaste veld. 
4. Controleer of de geïmporteerde antwoordopties juist zijn. 
5. Klik op Opslaan. 

Een lijst met antwoorden downloaden uit de Online Boekingsmodule

Heeft u al antwoordopties aangemaakt voor een aangepast veld in de Online Boekingsmodule? Dan kunt u deze downloaden via de downloadfunctie. Zo kunt u eenvoudig de antwoordopties bewerken in een extern bestand en daarna weer uploaden. U kunt ook een leeg spreadsheet downloaden, de opties toevoegen en het bestand daarna uploaden. De downloadoptie is alleen beschikbaar als u Handmatig heeft geselecteerd bij Bron .

1. Tijdens het instellen van uw aangepaste veld klikt u op Downloaden (in de sectie Optie toevoegen ).
2. Uw huidige lijst met antwoordopties wordt nu gedownload naar uw computer. Heeft u nog geen antwoordopties aangemaakt? Dan wordt er een leeg CSV-bestand gedownload.  
3. Werk het gedownloade bestand bij met de antwoordopties die u wilt aanbieden voor uw aangepaste veld. 
4. Klaar? Volg dan de instructies om een lijst met antwoorden te uploaden vanuit een extern bestand.