Een aangepast veld aanmaken (nieuwste versie)

Gemaakt door Ashish Chaudhary, Gewijzigd op Za, 4 Okt om 8:15 PM op Ashish Chaudhary

Een aangepast veld aanmaken (meest recente versie)

INHOUDSOPGAVE

Een aangepast veld aanmaken (meest recente versie)
Als u Gebruikersantwoord heeft gekozen
Als u Gekoppeld antwoord heeft gekozen
- Op het tabblad Antwoord
- Op het tabblad Doelgroep
Instellingen rapportagetabblad
Een lijst met antwoorden uploaden vanuit een extern bestand
Een lijst met antwoorden downloaden uit de Online Boekingsmodule
Korte demonstratie: een aangepast veld maken met een eigen doelgroep

Gebruik deze stappen om aangepaste velden aan te maken in de Online Boekingsmodule voor uw reizigers. Met deze velden kunt u bijvoorbeeld vragen stellen aan gebruikers tijdens het boeken, of instellen hoe informatie automatisch wordt vastgelegd bij een boeking. Wilt u een bestaand veld aanpassen? Bekijk dan Een aangepast veld bewerken.

Deze functie is alleen beschikbaar voor beheerders van het bedrijf en TMC-beheerders.

Log in op de Online Boekingsmodule.
Kies Bedrijf in het Programma menu. De Instellingen pagina wordt nu getoond.
Kies Aangepaste velden in het Configuratie menu aan de linkerkant. De Aangepaste velden pagina wordt geopend. Mogelijk staan er hier al bestaande aangepaste velden.
Klik op Aangepast veld aanmaken .
Voer een naam in bij het veld Naam veld . Deze naam is zichtbaar voor gebruikers.
Voer een omschrijving in voor het veld. Hiermee maakt u duidelijk waarvoor het veld bedoeld is, zowel voor gebruikers als voor andere beheerders.
Stel de schakelaar Eén keer vastleggen per nieuwe reis in zoals gewenst. Staat deze aan, dan wordt de informatie slechts één keer per reis vastgelegd. Staat deze uit, dan wordt de informatie per boeking binnen een reis gevraagd.
Klik op Bevestigen. U ziet nu een pagina met de naam van het aangepaste veld.
Kies onder Antwoord aanmakeneen van de volgende opties:
- Gebruikersantwoord - Hiermee maakt u een veld dat zichtbaar is voor gebruikers, waarbij zij een antwoord kunnen kiezen (bijvoorbeeld: Reden van reis = Conferentie).
- Gekoppeld antwoord - Hiermee maakt u een veld dat alleen zichtbaar is voor gebruikers op bepaalde plekken (Reizen pagina, meldingen) en waarbij het antwoord automatisch wordt ingevuld (zoals reiscodes). De gebruiker hoeft dus geen antwoord te geven; het systeem vult dit zelf in.
Volg daarna de instructies die horen bij de door u gekozen optie onder Antwoord aanmaken. Vergeet niet uw aangepaste veld te activeren door de Status schakelaar aan te zetten op de hoofdpagina Aangepaste velden .

Als u Gebruikersantwoord heeft gekozen

Het Gebruikersantwoord venster verschijnt. Dit venster bestaat uit 3 tabbladen: Antwoordtype, Doelgroepen Antwoordenlijst. Na het instellen van een tabblad kunt u verder naar het volgende tabblad door op Volgendete klikken.

Op het Antwoordtype tabblad

Kies het type antwoord dat u wilt gebruiken. Het antwoordtype bepaalt hoe gebruikers op het veld kunnen reageren.
- Lijst met opties - Gebruikers kunnen kiezen uit een vooraf ingestelde lijst met opties. Bij deze optie kunt u ook instellen of meerdere keuzes mogelijk zijn en of het veld verplicht is.
  - Meerdere selecties toestaan - Staat dit aan, dan kunnen gebruikers meer dan één van de opgegeven antwoorden selecteren. Staat dit uit, dan kan er maar één keuze worden gemaakt.
  - Antwoord van gebruiker is verplicht - Staat dit aan, dan kunnen gebruikers geen boeking afronden zonder een waarde in te vullen. Staat dit uit, dan is invullen niet verplicht, maar kunnen gebruikers het veld wel zien en eventueel invullen. Of het veld zichtbaar is bij het boeken van een evenement hangt daarnaast af van het type reis (“Evenement/sjabloonreis”) en of de organisator het veld heeft ingeschakeld voor het evenement.
- Lijst met percentagevelden - Gebruikers kunnen meerdere opties selecteren. Voor elke keuze moeten zij een percentage invullen, waarbij het totaal 100% moet zijn.
  - Antwoord van gebruiker is verplicht - Staat dit aan, dan kunnen gebruikers geen boeking afronden zonder een waarde in te vullen. Staat dit uit, dan is invullen niet verplicht, maar kunnen gebruikers het veld wel zien en eventueel invullen. Of het veld zichtbaar is bij het boeken van een evenement hangt daarnaast af van het type reis (“Evenement/sjabloonreis”) en of de organisator het veld heeft ingeschakeld voor het evenement.
- Vrij tekstveld - Gebruikers kunnen zelf tekst of cijfers invullen in het veld. Bij dit antwoordtype kunt u aangeven of invullen verplicht is en daarna direct doorgaan naar Op het tabblad Doelgroep verderop.
  - Antwoord van gebruiker is verplicht - Staat dit aan, dan kunnen gebruikers geen boeking afronden zonder een waarde in te vullen. Staat dit uit, dan is invullen niet verplicht, maar kunnen gebruikers het veld wel zien en eventueel invullen. Of het veld zichtbaar is bij het boeken van een evenement hangt daarnaast af van het type reis (“Evenement/sjabloonreis”) en of de organisator het veld heeft ingeschakeld voor het evenement.

Klik op Volgende om door te gaan naar het Doelgroep tabblad. Het Doelgroep tabblad wordt getoond.

Op het Doelgroep tabblad

Kies voor welke doelgroep het aangepaste veld bedoeld is. Dit bepaalt welke gebruikers het veld te zien krijgen.
- Alle gebruikers - Het aangepaste veld wordt getoond aan alle gebruikers, boekingen en soorten reizen.
- Aangepaste doelgroep - Het aangepaste veld wordt alleen getoond aan de gebruikersgroep die u zelf definieert. Kiest u hiervoor, dan vult u ook een naam voor de doelgroep in en geeft u aan aan welke voorwaarden voldaan moet worden.
  1. Om een voorwaarde in te stellen, kiest u het criterium dat van toepassing is. Wilt u bijvoorbeeld “alle hotelboekingen” selecteren, dan stelt u in: "Als - Boekingstype - is één van - Hotel". Zie de onderstaande tabel voor een overzicht van alle doelgroep-voorwaarden.
  2. Om een nieuwe voorwaarde toe te voegen, klikt u op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden binnen dezelfde groep gelden samen (AND: alles moet waar zijn).
  3. Wilt u een nieuwe groep voorwaarden toevoegen, klik dan op Voorwaardengroep toevoegen. Voorwaardengroepen gelden los van elkaar (OR: aan één van de groepen moet worden voldaan).
Klik op Volgende om door te gaan naar het Antwoordenlijst tabblad.

Lijst met doelgroep-voorwaarden die u kunt gebruiken bij aangepaste velden

Veld	Logische operator	Kan worden ingesteld op	Omschrijving
Type boeker	Is één van Is niet één van	Agent Geen agent	Wie de boeking heeft aangemaakt
Boekingsbeleid-naleving	Gelijk aan	In beleid Buiten beleid	Of de boeking binnen het beleid valt. Als u dit veld op Buiten beleidzet, moet u ook aangeven welk beleid van toepassing is.
Boekingstype	Is één van Is niet één van	Vliegtuig Hotel Auto Trein Chauffeursdienst	Welk type boeking het betreft
Type boekingsproces	Is één van Is niet één van	Nieuwe boeking Boeking wijzigen Boeking annuleren	Of het om een nieuwe boeking of een wijziging gaat
Kostencentrum	Is één van Is niet één van	Eén van de geldige kostencentra binnen het bedrijf	Het kostencentrum van de reiziger
Aangepast veld	Gelijk aan	Kies een aangepast veld. U moet daarna ook een operator kiezen en de waarde opgeven die overeen moet komen.	De antwoordwaarde van het gekozen aangepaste veld.
Afdeling	Is één van Is niet één van	Eén van de geldige afdelingen binnen het bedrijf	De afdeling van de reiziger
Bestemmingsstad	Is één van Is niet één van	Elke stad die u selecteert.	De stad van bestemming voor de boeking.
Bestemmingsland	Is één van Is niet één van	Elk land dat u selecteert.	Het bestemmingsland voor de boeking.
Betaalmethode	Heeft één van Heeft geen van	UATP Virtuele kaart Directe facturatie	De betaalmethode die is gebruikt voor de boeking.
Juridische entiteit	Is één van Is niet één van	Eén van de geldige juridische entiteiten binnen het bedrijf	De juridische entiteit van de reiziger
Land van vertrek	Is één van Is niet één van	Elk land dat u selecteert.	Het land van vertrek voor de boeking.
Persoonlijke upgrade	Gelijk aan Is niet gelijk aan	Waar Onwaar	Of de boeking een persoonlijke upgrade bevat.
PNR-aanmaakproces	Is één van Is niet één van	Offline OBT Shell Passief API	Hoe het PNR voor de boeking is aangemaakt (via welk proces, in welk systeem).
Kantoor	Is één van Is niet één van	Eén van de geldige kantoren binnen het bedrijf	Het kantoor van de reiziger
Vertrekstad	Is één van Is niet één van	Elke stad die u selecteert.	De vertrekstad voor de boeking.
Zoekland	Heeft één van Heeft geen van	De landen die u selecteert.	De landen die zijn opgegeven bij het zoeken naar een boeking. Bijvoorbeeld: zoekt u op vluchten tussen LHR en SFO, dan zijn de zoeklanden het VK en de VS.
Geselecteerd tarief	Gelijk aan is groter dan of gelijk aan is kleiner dan of gelijk aan is groter dan is kleiner dan	Laagst Logisch Tarief (LLF)	Hoe de prijs van de boeking zich verhoudt tot het LLF. Let op: Deze instelling geldt alleen voor vliegreizen. Voor andere boekingstypes (zoals hotel, auto, trein) wordt deze instelling genegeerd.
Type reisregio	Is één van Is niet één van	Binnenlands Buitenlands	De reisregio die bij de boeking hoort. Voor vliegtickets: het land van vertrek wordt vergeleken met het bestemmingsland. Voor hotels: het land van het adres van de juridische entiteit wordt vergeleken met het hotelboekingsland. Voor limousine/auto: het land van ophalen en afzetten worden vergeleken. Voor trein: het land van vertrek- en aankomststation worden vergeleken.
Land van de reiziger	Is één van Is niet één van	Elk land dat u selecteert.	Het land dat bij de reiziger hoort.
Land juridische entiteit reiziger	Is één van Is niet één van	Elk land dat u selecteert.	Het land van de juridische entiteit van de reiziger.
Profieltype	Is één van Is niet één van	Werknemer Gast Ad hoc	Het profieltype van de reiziger.
Reistype	Is één van Is niet één van	Standaardreizen Evenement/sjabloonreizen	Of de reis is aangemaakt via een sjabloon (evenement/sjabloonreis) of als losse reis.
Voorkeur leverancier	Is één van Is niet één van	Niet voorkeursleverancier Voorkeursleverancier bedrijf Geblokkeerd door bedrijf Voorkeursleverancier TMC	Of de leverancier als voorkeursleverancier is ingesteld en door wie.
Type werknemer	Is één van Is niet één van	Tijdelijk Werknemer Stagiair Seizoenswerker Gast	Het soort werk dat de reiziger voor het bedrijf verricht.

Op het Antwoordenlijst tabblad

Kies waar uw lijst met antwoorden vandaan komt. U kunt kiezen uit:
- Handmatig toevoegen - Hiermee geeft u zelf de antwoordopties op die gebruikers te zien krijgen. Vul per optie een naam in en eventueel een omschrijving. Wilt u nog een optie toevoegen? Klik dan op Nog een toevoegen.
- Importeren uit spreadsheet - Hiermee importeert u een lijst met opties uit een spreadsheet. Volg de instructies in de OBT.
- Importeren uit HR-feed - Hiermee importeert u een lijst met opties uit een bestaande HR-feed. Kies het gewenste veld in het menu.
- Let op: De waarden uit uw HR-feed kunnen niet worden aangepast via de configuratie van het aangepaste veld. Wijzigingen voert u rechtstreeks door in de bron van de HR-feed.
- Importeren via SFTP - Hiermee importeert u een lijst met opties uit een bestand in een bestaande SFTP-map. Volg de instructies in de OBT.
Klik op Opslaan en afsluiten om uw instellingen voor het aangepaste veld op te slaan.

Als u Gekoppeld antwoord heeft gekozen

Het Automatisch antwoord venster verschijnt. Dit venster bestaat uit 2 tabbladen: Antwoord en Doelgroep. Na het instellen van een tabblad kunt u verder naar het volgende tabblad door op Volgendete klikken.

Let op: Gekoppelde antwoorden zijn niet zichtbaar voor gebruikers bij het afrekenen, maar verschijnen wel in e-mails, rapportages en op de Reizen-pagina.

Op het Antwoord tabblad

Voer het antwoord in bij het veld Antwoordoptie .
Voer een omschrijving in voor de antwoordoptie.
Klik op volgende om door te gaan naar het Doelgroep tabblad. Het Doelgroep tabblad wordt getoond.

Op het Doelgroep tabblad

Geef aan of dit veld geldt voor alle reizigers of alleen voor specifieke reizigers. Dit bepaalt voor wie het gekoppelde antwoord wordt vastgelegd en getoond (op de Reizen pagina, in e-mails, rapportages, enzovoorts).
- Alle gebruikers - Het antwoord op het aangepaste veld wordt geselecteerd voor alle gebruikers, boekingen en soorten reizen.
- Aangepaste doelgroep - Het antwoord op het aangepaste veld wordt alleen vastgelegd voor de gebruikersgroep die u zelf definieert. Kiest u hiervoor, dan vult u ook een naam voor de doelgroep in en geeft u aan aan welke voorwaarden voldaan moet worden.
  - Om een voorwaarde in te stellen, kiest u het criterium dat van toepassing is. Wilt u bijvoorbeeld “alle hotelboekingen” selecteren, dan stelt u in:
    - Als - Boekingstype - is één van - Hotel
  - Om een nieuwe voorwaarde toe te voegen, klikt u op Voorwaarde toevoegen. Alle voorwaarden binnen dezelfde groep gelden samen (AND: alles moet waar zijn).
  - Wilt u een nieuwe groep voorwaarden toevoegen, klik dan op Voorwaardengroep toevoegen. Voorwaardengroepen gelden los van elkaar (OR: aan één van de groepen moet worden voldaan).
Klik op Opslaan en afsluiten om uw instellingen voor het aangepaste veld op te slaan.

Instellingen rapportagetabblad

De instellingen op het Rapportage tabblad bepalen waar de informatie uit het aangepaste veld zichtbaar wordt.

Bovendien wordt het ID van het aangepaste veld getoond. Dit kunt u gebruiken als u het veld koppelt aan SFTP-configuraties.

Gebruik de selectievakjes om aan te geven waar de informatie uit het aangepaste veld zichtbaar moet zijn. U kunt kiezen uit:

Boekingsbevestigingen
Gekoppelde reisoverzicht-e-mails
Goedkeuringsmails
Bedrijfsrapporten (niet elk rapport bevat dit veld).

Een lijst met antwoorden uploaden vanuit een extern bestand

Heeft u al een lijst met antwoordopties die gebruikers kunnen kiezen bij het beantwoorden van uw aangepaste veld? Gebruik dan de uploadfunctie om deze te importeren in de Online Boekingsmodule. Deze optie is alleen beschikbaar als u Importeren uit spreadsheet heeft gekozen bij het veld Bron op het Antwoordenlijst tabblad. Volg daarna de aanwijzingen op het scherm. Klik op Opslaan en afsluiten als u klaar bent.

Een lijst met antwoorden downloaden uit de Online Boekingsmodule

Heeft u al een antwoordlijst aangemaakt voor een aangepast veld in de Online Boekingsmodule? Dan kunt u deze downloaden via de exportfunctie. Hiermee kunt u de antwoordopties bewerken in een extern bestand en daarna opnieuw uploaden. De downloadoptie is alleen beschikbaar als u Gebruikersantwoord als antwoordtype heeft gekozen.

Zoek het aangepaste veld waarvoor u de antwoordopties wilt downloaden.
Kies Bekijken/Bewerken in het menu rechts in de betreffende rij. De pagina van het aangepaste veld wordt getoond.
Zoek de antwoordenlijst die u wilt downloaden en kies Antwoordenlijst bewerken in het menu van die rij (het antwoord moet van het type Gebruikersantwoordzijn). De Opties pagina wordt getoond.
Kies Antwoordenlijst exporteren in het Meer menu. De Antwoordenlijst exporteren popup wordt getoond.
Kies Nu downloaden en klik vervolgens op Bestand downloaden. U kunt er ook voor kiezen om uzelf een e-mail te sturen met de antwoordopties. In beide gevallen ontvangt u een CSV-bestand.
Werk het gedownloade bestand bij met de antwoordopties die u wilt aanbieden voor uw aangepaste veld.
Klaar? Volg dan de instructies voor het uploaden van een lijst met antwoorden vanuit een extern bestand.

Korte demonstratie: een aangepast veld maken met een eigen doelgroep

In de demo hieronder ziet u hoe u een aangepast veld aanmaakt dat:

gebruikmaakt van een lijst met opties voor het type gebruikersantwoord het veld verplicht maakt voor de reiziger
en het veld richt op een aangepaste doelgroep van reizigers die zijn gekoppeld aan een
kantoor in New York en een type werknemer van werknemers (niet gasten) hebben en waarbij de antwoordopties handmatig worden opgegeven: Conferentie en
afdelings- offsite . Conferentie en Afdelings- offsite