Ein benutzerdefiniertes Feld erstellen (v.1)

Auf dieser Seite finden Sie die bisherige Vorgehensweise für das Anlegen benutzerdefinierter Felder. Diese Anleitung richtet sich an Kundinnen und Partner, die noch nicht auf die neueste Version der benutzerdefinierten Felder umgestellt haben. Informationen zur aktuellen Version finden Sie unter Feature Benutzerdefiniertes Feld erstellen. 

Mit dieser Anleitung können Sie im Online-Buchungstool eigene Felder für Ihre Reisenden anlegen. Diese Felder eignen sich zum Beispiel, um bei der Buchung gezielt Fragen an Ihre Nutzerinnen und Nutzer zu stellen. Möchten Sie ein bestehendes Feld bearbeiten, lesen Sie bitte weiter unter Benutzerdefiniertes Feld bearbeiten.

Dieses Feature steht ausschließlich Administratorinnen und Administratoren Ihres Unternehmens zur Verfügung.

1. Melden Sie sich im Online-Buchungstool an. 
2. Wählen Sie Unternehmen im Programm Menü aus. Die Einstellungen werden angezeigt.
3. Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder im Bereich Konfiguration auf der linken Seite aus. Die Seite Benutzerdefinierte Felder wird geöffnet. Möglicherweise sind dort bereits Felder hinterlegt. 
4. Scrollen Sie nach unten, bis Sie eine leere Kachel sehen, und klicken Sie auf + Klicken zum Hinzufügen.
5. Klicken Sie in die Kachel. Es öffnet sich eine neue Seite zur Definition des benutzerdefinierten Feldes. 
6. Geben Sie einen Namen im Feld Name des benutzerdefinierten Feldes ein. Dieser Name wird später den Nutzerinnen und Nutzern angezeigt. 
7. Wählen Sie im Menü Pflichtfeld eine der folgenden Optionen:
   • Ja - Wenn Sie Jaauswählen, können Buchungen nur abgeschlossen werden, wenn dieses Feld ausgefüllt wurde.
   • Nein - Wenn Sie Neinwählen, ist das Ausfüllen dieses Feldes bei der Reisebuchung optional. Das Feld wird angezeigt, aber muss nicht zwingend ausgefüllt werden. Ob das Feld bei Veranstaltungsbuchungen erscheint, hängt zudem davon ab, ob die Veranstaltungsleitung das Feld für das jeweilige Event aktiviert hat. 
8. Wählen Sie im Menü Antworttyp einen passenden Feldtyp aus. Der Typ bestimmt, wie Nutzerinnen und Nutzer mit dem Feld interagieren können. 
   • Einfachauswahl - Nutzerinnen und Nutzer können nur eine der von Ihnen vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten wählen. 
   • Mehrfachauswahl - Es können mehrere der von Ihnen vorgegebenen Antworten ausgewählt werden.
   • Mehrfachauswahl mit Prozentangabe - Es können mehrere Antworten ausgewählt werden. Für jede gewählte Option muss zusätzlich ein Prozentwert eingetragen werden. Die Summe aller Prozentwerte muss 100 % ergeben. 
   • Freitext - Nutzerinnen und Nutzer können beliebigen Text oder Zahlen in das Feld eingeben. Wenn Sie diesen Feldtyp wählen, können Sie direkt mit Schritt 10 unten fortfahren.
9. Wählen Sie im Feld Antwort-quelle eine der folgenden Optionen: 
   • HR-Feed - Das benutzerdefinierte Feld wird aus Ihrem HR-Feed übernommen. Sie müssen anschließend im Menü Feldauswahl das gewünschte Feld auswählen und auf Übernehmenklicken. Sobald Sie auf Übernehmenklicken, werden die verfügbaren Werte angezeigt (bei Fehlern müssen Sie die Quelle in Ihrem HR-Feed korrigieren und diesen Schritt wiederholen). Folgende Felder stehen zur Auswahl:
     • Kostenstelle
     • Abteilung
     • Rechtliche Einheit (Entity)
     • Büro 
   • Manuell - Sie definieren die Antwortmöglichkeiten selbst. Legen Sie anschließend die Antworten fest, die zur Auswahl stehen sollen. 
     • Geben Sie für jede gewünschte Antwort einen Wert im Feld Neuer Antwortname und im Feld Beschreibung ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Jede neue Antwort erscheint in der Antwortenliste. Sie können Antworten auch aus einer externen Datei importieren (siehe unten).
     •  Um eine Option zu entfernen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb).
10. Wenn Sie festlegen möchten, welche Nutzerinnen und Nutzer dieses Feld bei der Reisebuchung sehen, deaktivieren Sie den Schieberegler Allen im Unternehmen anzeigen . Daraufhin erscheinen zusätzliche Felder, mit denen Sie steuern können, für wen dieses Feld sichtbar ist. In der Regel sollten Sie hier nicht mehr als 3-4 Felder setzen. Zum Beispiel: Beschäftigungsart: Angestellte/r, Land: USA, Buchungstyp: Alle, und Reiseart: International.
    • Mit dem Feld Reisetyp können Sie festlegen, für welche Arten von Reisen das Feld verwendet wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 
      • Alle Reisen - Das benutzerdefinierte Feld ist bei allen Reisen (einschließlich Veranstaltungsreisen) erforderlich.
      • Nur Veranstaltungsreisen - Das Feld steht nur bei Veranstaltungsreisen zur Verfügung. Die Veranstaltungsleitung kann entscheiden, ob sie das Feld für ihr Event aktiviert.
      • Nur reguläre Reisen - Das Feld ist ausschließlich bei regulären Reisen erforderlich (nicht bei Veranstaltungsreisen).
11. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Das benutzerdefinierte Feld wird angelegt.

Beispiel: Benutzerdefiniertes Feld „Reisegrund“ 

Antworten aus einer externen Datei hochladen

Wenn Sie bereits eine Liste mit Antwortmöglichkeiten haben, die Nutzerinnen und Nutzer auswählen können sollen, können Sie diese über die Importfunktion in das Online-Buchungstool hochladen. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie als Manuell bei der Antwortquelle ausgewählt haben (da bei Auswahl von Antwortquelle HR-Feed die Antwortmöglichkeiten automatisch übernommen werden). will automatically import your answer options).

1. Klicken Sie beim Anlegen Ihres benutzerdefinierten Feldes auf Hochladen (im Abschnitt Antwortenliste ).
2. Suchen und wählen Sie die Datei (CSV) mit Ihren Antwortoptionen aus. Die Datei darf nur Name und Beschreibung jeder Antwort enthalten. Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine Liste hochladen, werden bereits angelegte Antworten für dieses Feld im Online-Buchungstool überschrieben. 
3. Klicken Sie auf Öffnen (je nach Betriebssystem kann die Bezeichnung abweichen). Der Inhalt der Datei wird in die Felddefinition übernommen. 
4. Prüfen Sie, ob die importierten Antwortmöglichkeiten korrekt übernommen wurden. 
5. Klicken Sie auf Speichern. 

Antwortenliste aus dem Online-Buchungstool herunterladen

Wenn Sie bereits Antwortoptionen für ein benutzerdefiniertes Feld im Online-Buchungstool angelegt haben, können Sie diese mit der Download-Funktion herunterladen. So können Sie die Optionen in einer externen Datei bearbeiten und anschließend wieder hochladen. Sie können auch eine leere Tabelle herunterladen, diese mit Antwortmöglichkeiten befüllen und anschließend importieren. Die Download-Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie als Manuell bei der Quelle ausgewählt haben.

1. Klicken Sie beim Anlegen des benutzerdefinierten Feldes auf Herunterladen (im Abschnitt Option hinzufügen ).
2. Ihre aktuelle Liste der Antwortmöglichkeiten wird auf Ihren Rechner heruntergeladen. Falls Sie noch keine Optionen angelegt haben, wird eine leere CSV-Datei heruntergeladen.  
3. Ergänzen oder bearbeiten Sie die heruntergeladene Datei mit den gewünschten Antwortoptionen für Ihr benutzerdefiniertes Feld. 
4. Wenn Sie fertig sind, folgen Sie der Anleitung zum Hochladen einer Antwortenliste aus einer externen Datei.