สร้างฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง (เวอร์ชัน 1)

หน้านี้อธิบายขั้นตอนเดิมสำหรับการสร้างฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง สำหรับลูกค้าและพันธมิตรที่ยังไม่ได้อัปเกรดไปใช้เวอร์ชันล่าสุดของฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง หากต้องการดูรายละเอียดเกี่ยวกับเวอร์ชันใหม่ กรุณาศึกษาที่หัวข้อฟีเจอร์ สร้างฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง. 

โปรดใช้ขั้นตอนนี้ในการสร้างฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเองในระบบ Online Booking สำหรับผู้เดินทางของท่าน ฟิลด์เหล่านี้สามารถใช้ตั้งคำถามกับผู้ใช้งานขณะทำการจอง หากต้องการแก้ไขฟิลด์ที่มีอยู่แล้ว กรุณาดูที่หัวข้อ แก้ไขฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง.

ฟีเจอร์นี้เปิดให้ใช้งานเฉพาะผู้ดูแลระบบของบริษัทเท่านั้น

1. เข้าสู่ระบบ Online Booking 
2. เลือก Company จากเมนู Program หน้าตั้งค่าจะปรากฏขึ้น Settings .
3. เลือก Custom fields จากหัวข้อ Configuration ทางด้านซ้ายมือ หน้าฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเองจะปรากฏขึ้น ซึ่งอาจมีฟิลด์ที่ถูกสร้างไว้แล้วแสดงอยู่ Custom fields . 
4. เลื่อนหน้าลงจนพบช่องว่าง แล้วคลิกที่ + คลิกเพื่อเพิ่ม.
5. คลิกที่ใดก็ได้ในช่องนั้น ระบบจะแสดงหน้าสำหรับกำหนดรายละเอียดฟิลด์ข้อมูลใหม่ 
6. กรอกชื่อฟิลด์ในช่อง Custom field name ซึ่งจะเป็นชื่อที่ผู้ใช้งานเห็น 
7. ในเมนู Required ให้เลือกหนึ่งตัวเลือกดังนี้:
   • ใช่ - หากเลือก ใช่ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์นี้ก่อนจึงจะสามารถจองได้
   • ไม่ใช่ - หากเลือก ไม่ใช่ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องกรอกข้อมูลในฟิลด์นี้ขณะจอง แต่จะเห็นฟิลด์นี้และสามารถกรอกข้อมูลได้ตามต้องการ ทั้งนี้ การแสดงฟิลด์นี้สำหรับการจองกิจกรรม อาจขึ้นอยู่กับว่าผู้ประสานงานกิจกรรมได้เปิดใช้งานฟิลด์นี้ไว้หรือไม่ 
8. เลือกประเภทของฟิลด์ที่ต้องการจากเมนู Response type ประเภทของฟิลด์จะกำหนดลักษณะการโต้ตอบของผู้ใช้งานกับฟิลด์นี้ 
   • เลือกได้เพียงหนึ่งตัวเลือก - ผู้ใช้งานจะเลือกได้เพียงหนึ่งตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า 
   • เลือกได้หลายตัวเลือก - ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
   • เลือกได้หลายตัวเลือก พร้อมระบุเปอร์เซ็นต์ - ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งตัวเลือก และต้องระบุเปอร์เซ็นต์สำหรับแต่ละตัวเลือกที่เลือก โดยรวมแล้วต้องได้ 100% 
   • กรอกข้อมูลเอง - ผู้ใช้งานสามารถกรอกข้อความหรือหมายเลขได้ตามต้องการ หากเลือกประเภทนี้ สามารถข้ามไปยังขั้นตอนที่ 10 ได้เลย
9. เลือกค่าจากช่อง Response source โดยมีตัวเลือกดังนี้: 
   • HR Feed - หมายถึงการนำเข้าฟิลด์ข้อมูลจาก HR feed ของบริษัท ท่านต้องระบุว่าต้องการนำเข้าฟิลด์ใดในเมนู Field selection แล้วคลิก Apply. เมื่อคลิก Applyค่าที่สามารถเลือกได้จะปรากฏขึ้น (หากมีข้อผิดพลาด ต้องแก้ไขที่ HR feed แล้วดำเนินการขั้นตอนนี้ใหม่) ตัวเลือกที่มี ได้แก่:
     • Cost center
     • Department
     • Entity (legal entity)
     • Office 
   • Manual - หมายถึงท่านจะเป็นผู้กำหนดตัวเลือกของฟิลด์นี้เอง จากนั้นให้เริ่มระบุคำตอบที่ต้องการให้ผู้ใช้งานเลือกได้ 
     • สำหรับแต่ละคำตอบที่ต้องการให้ผู้ใช้งานเลือก ให้กรอกข้อมูลในช่อง New response name และ Description แล้วคลิก Add. คำตอบใหม่แต่ละข้อจะปรากฏในรายการ Responses list. ท่านสามารถอัปโหลดคำตอบจากไฟล์ภายนอกได้ ดูรายละเอียดด้านล่าง
     •  หากต้องการลบตัวเลือก ให้คลิกที่ไอคอนถังขยะ
10. หากต้องการกำหนดว่าผู้ใช้งานกลุ่มใดในองค์กรจะเห็นฟิลด์นี้ขณะจอง ให้ปิดสวิตช์ Show to everyone in organization จะมีช่องเพิ่มเติมปรากฏขึ้น ให้ใช้ช่องเหล่านี้เพื่อระบุเงื่อนไขว่าผู้ใช้งานกลุ่มใดจะเห็นฟิลด์นี้ โดยทั่วไป ไม่ควรตั้งค่ามากกว่า 3-4 เงื่อนไข เช่น ประเภทพนักงาน: พนักงาน, ประเทศ: สหรัฐอเมริกา, ประเภทการจอง: ทั้งหมด, และ ประเภทการเดินทาง: ระหว่างประเทศ
    • ฟิลด์ Trip type จะช่วยให้เลือกได้ว่าฟิลด์นี้จะถูกใช้กับการเดินทางประเภทใด โดยมีตัวเลือกดังนี้: 
      • ทุกการเดินทาง - ฟิลด์นี้จะถูกใช้กับ การเดินทางทุกประเภท (รวมถึงการเดินทางเพื่อเข้าร่วมกิจกรรม)
      • เฉพาะการเดินทางเพื่อกิจกรรม - ฟิลด์นี้จะใช้ได้เฉพาะกับการเดินทางเพื่อกิจกรรม และผู้ประสานงานกิจกรรมสามารถเลือกเพิ่มฟิลด์นี้ในกิจกรรมของตน
      • เฉพาะการเดินทางปกติ - ฟิลด์นี้จะถูกใช้เฉพาะกับการเดินทางปกติ (ไม่รวมกิจกรรม)
11. เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ให้คลิก Save. ระบบจะสร้างฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเองให้

ตัวอย่าง: ฟิลด์ "เหตุผลในการเดินทาง" 

การอัปโหลดรายการคำตอบจากไฟล์ภายนอก

หากท่านมีรายการคำตอบที่ต้องการให้ผู้ใช้งานเลือกขณะตอบฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเองอยู่แล้ว สามารถใช้งานฟีเจอร์อัปโหลดเพื่อนำเข้าข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่ระบบ Online Booking ได้ โดยตัวเลือกนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อเลือก Manual จากช่อง Response Source (เนื่องจากหากตั้งค่า Response Source เป็น HR feed ระบบจะนำเข้าตัวเลือกให้อัตโนมัติ)

1. ขณะกำหนดฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง ให้คลิกที่ Upload (ในส่วน Responses list )
2. เลือกไฟล์ (CSV) ที่มีตัวเลือกคำตอบที่ต้องการอัปโหลด โดยไฟล์นี้ต้องมีเพียงชื่อและคำอธิบายของแต่ละตัวเลือกเท่านั้น โปรดทราบว่าการอัปโหลดไฟล์จะลบตัวเลือกที่มีอยู่ในระบบ Online Booking สำหรับฟิลด์นี้ทั้งหมด 
3. คลิก Open (ชื่อปุ่มอาจแตกต่างกันไปตามระบบปฏิบัติการ) ข้อมูลในไฟล์จะถูกนำเข้าไปยังฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง 
4. โปรดตรวจสอบความถูกต้องของตัวเลือกคำตอบที่นำเข้า 
5. คลิก Save. 

การดาวน์โหลดรายการคำตอบจากระบบ Online Booking

หากท่านได้สร้างรายการตัวเลือกคำตอบสำหรับฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเองไว้ในระบบ Online Booking แล้ว สามารถดาวน์โหลดรายการเหล่านั้นได้โดยใช้ฟีเจอร์ดาวน์โหลด ท่านสามารถแก้ไขและอัปเดตรายการคำตอบในไฟล์ภายนอก แล้วอัปโหลดกลับเข้าไปใหม่ หรือจะดาวน์โหลดไฟล์เปล่า เพิ่มคำตอบ แล้วนำกลับเข้าไปในระบบก็ได้ ตัวเลือกดาวน์โหลดนี้จะใช้ได้เฉพาะเมื่อเลือก Manual จากช่อง Source .

1. ขณะกำหนดฟิลด์ข้อมูลแบบกำหนดเอง ให้คลิกที่ Download (ในส่วน Add Option )
2. รายการตัวเลือกคำตอบปัจจุบันจะถูกดาวน์โหลดลงเครื่องของท่าน หากยังไม่ได้สร้างตัวเลือกใดเลย จะได้ไฟล์ CSV เปล่า  
3. ให้อัปเดตไฟล์ที่ดาวน์โหลดด้วยตัวเลือกคำตอบที่ต้องการสำหรับฟิลด์นี้ 
4. เมื่อเสร็จแล้ว กรุณาดูวิธีการอัปโหลดรายการคำตอบจากไฟล์ภายนอกตามคำแนะนำข้างต้น