Créer un champ personnalisé (v.1)

Cette page décrit le processus hérité pour la création de champs personnalisés pour les clients et partenaires qui ne sont pas encore passés à la dernière version des champs personnalisés. Pour plus de détails sur la dernière version, consultez la fonctionnalité Créer un champ personnalisé. 

Utilisez cette procédure pour créer des champs personnalisés dans l'outil de réservation en ligne pour vos voyageurs. Ces champs peuvent être utilisés pour poser des questions à vos utilisateurs lors de la réservation de voyages. Si vous devez modifier un champ personnalisé existant, consultez Modifier un champ personnalisé.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les administrateurs de l'entreprise.

1. Connectez-vous à l'outil de réservation en ligne. 
2. Sélectionnez Entreprise dans le menu Programme. La page Paramètres s'affichera.
3. Sélectionnez Champs personnalisés dans la section Configuration à gauche. La page Champs personnalisés s'affichera. Il peut déjà y avoir des définitions de champs personnalisés sur la page. 
4. Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous voyiez une vignette vide et cliquez sur + Cliquer pour ajouter.
5. Cliquez n'importe où dans cette vignette. Une nouvelle page pour définir un champ personnalisé s'affichera. 
6. Entrez un nom dans le champ Nom du champ personnalisé. C'est ainsi que le champ apparaîtra aux utilisateurs. 
7. Sélectionnez l'une des options suivantes dans le menu Obligatoire :
   • Oui - Si vous sélectionnez Oui, les utilisateurs ne pourront pas finaliser leurs réservations sans saisir une valeur pour ce champ.
   • Non - Si vous sélectionnez Non, les utilisateurs ne seront pas obligés de saisir une valeur dans le champ lors de la réservation d'un voyage, mais ils pourront voir le champ et saisir une valeur facultative. Cependant, l'affichage du champ aux voyageurs réservant pour des événements peut également dépendre du fait que le coordinateur de l'événement ait activé le champ personnalisé pour l'événement. 
8. Sélectionnez un type valide pour le champ dans le menu Type de réponse. Le type de champ contrôlera la manière dont les utilisateurs peuvent interagir avec lui. 
   • Sélection unique - Les utilisateurs ne pourront sélectionner qu'un seul des choix prédéfinis que vous créez. 
   • Sélection multiple - Les utilisateurs pourront sélectionner plus d'un des choix prédéfinis que vous créez.
   • Sélection multiple avec pourcentage - Les utilisateurs pourront sélectionner plus d'un des choix prédéfinis que vous créez. Pour chaque choix sélectionné par l'utilisateur, il devra également saisir un pourcentage, et la somme de tous les choix devra être égale à 100%. 
   • Saisie - Les utilisateurs pourront entrer du texte libre ou des chiffres dans le champ que vous créez. Si vous sélectionnez ce type de champ, vous pouvez passer à l'étape 10 ci-dessous.
9. Sélectionnez une valeur dans le champ Source de réponse. Les options sont : 
   • Flux RH - Indique que le champ personnalisé est importé de votre flux RH. Vous devez ensuite spécifier quel champ sera utilisé pour importer ce champ dans le menu Sélection du champ et cliquer sur Appliquer. Une fois que vous avez cliqué sur Appliquer, les valeurs disponibles pour le champ que vous sélectionnez seront affichées (en cas d'erreurs, vous devrez corriger la source dans votre flux RH et répéter cette étape). Les options sont :
     • Centre de coûts
     • Département
     • Entité (entité juridique)
     • Bureau 
   • Manuel - Indique que vous définirez manuellement le champ personnalisé. Vous devez ensuite commencer à définir les réponses que les utilisateurs peuvent choisir. 
     • Pour chaque réponse que vous souhaitez que les utilisateurs puissent choisir, saisissez une valeur dans les champs Nom de la nouvelle réponse et Description et cliquez sur Ajouter. Chaque nouvelle réponse apparaîtra dans la liste Liste des réponses. Vous pouvez également importer des réponses à partir d'un fichier externe, voir ci-dessous.
     •  Pour supprimer une option, cliquez sur l'icône de suppression (la poubelle).
10. Si vous souhaitez spécifier quels utilisateurs de votre organisation verront ce champ lors de la réservation de voyages, désactivez le curseur Afficher à tout le monde dans l'organisation. Cela fera apparaître des champs supplémentaires. Utilisez ces champs pour contrôler quels utilisateurs verront ce champ personnalisé. En général, pas plus de 3 à 4 champs doivent être définis dans cette section. Par exemple, Type de travailleur : Employé, Pays : USA, Type de réservation : Tous, et Type de voyage : International.
    • Le champ Type de voyage vous permet de spécifier quels types de voyages utiliseront ce champ. Les options sont : 
      • Tous les voyages - Le champ personnalisé sera obligatoire sur tous les voyages (y compris les voyages événementiels).
      • Voyages événementiels uniquement - Le champ personnalisé ne sera disponible à la sélection que pour les voyages événementiels et le coordinateur de l'événement pourra alors choisir s'il souhaite l'ajouter à son événement.
      • Voyages réguliers uniquement - Le champ personnalisé ne sera obligatoire que pour les voyages réguliers (pas pour les voyages événementiels).
11. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le champ personnalisé sera créé.

Exemple : Champ personnalisé « Raison du voyage » 

Pour importer une liste de réponses depuis un fichier externe

Si vous avez une liste préexistante de réponses que vous souhaitez que vos utilisateurs puissent choisir lors de la réponse à votre champ personnalisé, vous pouvez utiliser la fonction d'importation pour les importer dans l'outil de réservation en ligne. Cette option n'est disponible que si vous avez sélectionné Manuel dans le champ Source de réponse (puisque la sélection de Source de réponse à Flux RH importera automatiquement vos options de réponse).

1. Lors de la définition de votre champ personnalisé, cliquez sur Importer (dans la section Liste des réponses).
2. Localisez et sélectionnez le fichier (CSV) contenant vos options de réponse. Le fichier que vous importez doit uniquement fournir le nom et la description de chaque option de réponse. Notez que l'importation d'une liste d'options de réponse supprimera toutes les réponses déjà définies pour ce champ personnalisé dans l'outil de réservation en ligne. 
3. Cliquez sur Ouvrir (peut varier en fonction du système d'exploitation). Le contenu de votre fichier sera importé dans la définition du champ personnalisé. 
4. Passez en revue et vérifiez que les options de réponse importées sont correctes. 
5. Cliquez sur Enregistrer. 

Pour télécharger une liste de réponses depuis l'outil de réservation en ligne

Si vous avez déjà créé une liste d'options de réponse pour un champ personnalisé dans l'outil de réservation en ligne, vous pouvez les télécharger à l'aide de la fonction de téléchargement. Utilisez cette fonction pour modifier et mettre à jour les options de réponse que vous proposez dans un fichier externe, puis téléchargez ce fichier mis à jour. Vous pouvez également utiliser cette fonction pour télécharger une feuille de calcul vide, y ajouter une liste d'options de réponse, puis télécharger ce fichier dans l'outil de réservation en ligne une fois terminé. L'option de téléchargement n'est disponible que si vous avez sélectionné Manuel dans le champ Source.

1. Lors de la définition de votre champ personnalisé, cliquez sur Télécharger (dans la section Ajouter une option).
2. Votre liste actuelle d'options de réponse sera téléchargée sur votre machine locale. Si vous n'aviez pas encore défini d'options de réponse, un fichier CSV vide sera téléchargé. 
3. Mettez à jour le fichier téléchargé avec les options de réponse que vous souhaitez fournir pour votre champ personnalisé. 
4. Une fois terminé, reportez-vous aux instructions sur la façon d'importer une liste de réponses depuis un fichier externe.