Opsætning af godkendelsespolitik

Du kan tilpasse dine politikindstillinger, så Spotnana Online Booking Tool afgør, hvornår der skal indhentes godkendelse, og hvilke brugere i virksomheden der har ret til at godkende eller afvise rejsebookinger på vegne af rejsende. 

Politikker

Politikker kan opsættes til:

• at kræve godkendelse, før en booking kan bekræftes (også kaldet hård godkendelse), eller
• være valgfrie, hvor bookingen kun annulleres, hvis godkenderen afviser (blød godkendelse) (også kaldet blød godkendelse). 

Godkendere

Du kan vælge både godkendelsestype og hvem der skal godkende for hver enkelt politik. Læs mere under Tildel godkendere

Godkendelsesoversigt

Godkendere kan desuden bruge Godkendelsesoversigten til at håndtere ventende godkendelser for kommende rejser eller se tidligere bookinger og deres godkendelsesstatus. Læs mere under Godkendelsesoversigt.

Vælg godkendelseshandling

Godkendelseshandlinger og -typer vælges for hver politik. Hvis du har flere politikker, skal du indstille dette for hver enkelt.

1. Vælg Politikker i Program menuen. Indstillinger siden åbnes med Politik sektionen foldet ud i venstre side. 
2. Vælg den ønskede politik ( Standard politikken vises som udgangspunkt). Den valgte politik vises nu. 
3. Fold sektionen Generelt ud. 
4. Gå til sektionen Politikgruppehandlinger . 
5. Vælg de godkendelseshandlinger, du ønsker for hver bookingtype (fly, hotel, bil). For hver type kan du vælge særskilt handling for bookinger inden for og uden for politik. Hvis du vil have forskellige handlinger for indenrigs- og udenrigs fly bookinger, klik på Brugerdefineret (så får du separate indstillingsmuligheder for hver).
   Bemærk: Du kan desuden vælge godkendelseshandling for agentoverstyring (hvis det er tilladt).
   Om en booking er inden for eller uden for politik, afgøres af dine øvrige indstillinger (i sektionerne Fly, Hotel, Bilog Tog nedenfor under sektionen Generelt ).
   Du kan vælge følgende godkendelseshandlinger: 
   • Ingen handling: Der kræves ingen godkendelse for denne type booking.
   • Blød godkendelse: Der kræves ikke godkendelse for denne type booking. Godkenderen kan dog vælge at godkende eller afvise bookingen (inden fristen). Hvis bookingen ikke afvises, fortsætter den. Hvis den afvises, annulleres den. På grund af begrænsninger fra togselskaber ift. annulleringsperioder og refusion er blød godkendelse ikke muligt for tog.
   • Hård godkendelse: Der kræves godkendelse for denne type booking. Godkenderen kan godkende eller afvise bookingen (inden fristen). Hvis bookingen ikke godkendes, annulleres den. Hvis den godkendes, fortsætter den. På grund af begrænsninger fra togselskaber ift. annulleringsperioder og refusion er hård godkendelse ikke muligt for tog.
   • Passiv godkendelse: Der kræves ikke godkendelse for denne type booking, men lederen eller den udpegede godkender modtager en mail om bookingen. 
   • Bloker booking: Bookingen tillades ikke. Da bookingen forhindres, er godkendelse ikke nødvendig. Bemærk: Denne indstilling kan kun vælges for bookinger uden for politik. 
6. Når du har valgt alle godkendelsesindstillinger, klik på Gem ændringer. 

Hvis du vælger Godkendertype feltet til Udpeget godkender, skal du huske at angive en udpeget godkender. Læs mere under Tildel godkendere.
Hvis du vælger Godkendertype feltet til Medarbejderens leder, skal du huske at angive en standardgodkender. Læs mere under Tildel godkendere.