Définir les politiques d'approbation

Vous pouvez utiliser vos paramètres de politique pour configurer l'outil de réservation en ligne Spotnana afin de déterminer quand les approbations seront requises et quels utilisateurs de votre entreprise auront le droit d'approuver ou de rejeter les réservations de voyage pour les voyageurs. 

Politiques

Les politiques peuvent être définies :

• pour exiger des approbations avant qu'une réservation puisse être confirmée (également appelées approbations strictes) ou
• pour être facultatives et annuler la réservation uniquement si l'approbateur la rejette (également appelées approbations souples). 

Approbateurs

Vous pouvez définir les types d'approbation et les approbateurs pour chaque politique. Pour plus de détails, voir Attribuer des approbateurs

Tableau de bord d'approbation

De plus, les approbateurs peuvent utiliser le tableau de bord d'approbation pour agir sur les approbations en attente pour les futures réservations ou afficher les réservations passées et leurs approbations. Pour plus de détails, voir Tableau de bord d'approbation.

Définir l'action d'approbation

Les actions et types d'approbation sont définis par politique. Si vous avez plus d'une politique configurée, vous devrez configurer ce paramètre pour chaque politique.

1. Sélectionnez Politiques dans le menu Programme. La page Paramètres s'affichera avec la branche Politique développée sur le côté gauche. 
2. Sélectionnez la politique souhaitée (la politique Par défaut s'affiche par défaut). La politique sélectionnée s'affichera. 
3. Développez la section Général .
4. Localisez la section Actions de groupe de politiques.
5. Définissez les actions d'approbation que vous souhaitez pour chaque type de réservation (air, hôtel, voiture). Pour chaque type de réservation, vous pouvez définir l'action d'approbation séparément pour les réservations conformes et non conformes. Pour définir des actions d'approbation différentes pour les réservations aériennes nationales et internationales, cliquez sur Personnaliser (des sections de paramètres distinctes apparaîtront pour chacune).
   Remarque : De plus, vous pouvez également définir l'action d'approbation pour les substitutions d'agent (si vous les autorisez).
   Les réservations qui sont considérées comme conformes ou non conformes sont déterminées par le reste de vos paramètres (dans les sections Vol, Hôtel, Voiture et Train sous la section Général ).
   Les paramètres d'action d'approbation sont les suivants :
   • Aucune action : Aucune approbation ne sera requise pour ce type de réservation.
   • Approbation souple : Les approbations ne sont pas requises pour ce type de réservation. L'approbateur pourra approuver ou rejeter les réservations (avant la date limite d'approbation). Si la réservation n'est pas rejetée, elle se poursuivra. Si la réservation est rejetée, elle sera annulée. En raison des restrictions des transporteurs ferroviaires liées aux périodes d'annulation et à la remboursabilité, les approbations souples ne sont pas disponibles pour le rail.
   • Approbation stricte : Les approbations sont requises pour ce type de réservation. L'approbateur pourra approuver ou rejeter les réservations (avant la date limite d'approbation). Si la réservation n'est pas approuvée, elle sera annulée. Si la réservation est approuvée, elle se poursuivra. En raison des restrictions des transporteurs ferroviaires liées aux périodes d'annulation et à la remboursabilité, les approbations strictes ne sont pas disponibles pour le rail.
   • Approbation passive : Aucune approbation ne sera requise pour ce type de réservation. Cependant, le responsable ou l'approbateur désigné recevra une notification par e-mail de la réservation. 
   • Bloquer la réservation : La réservation ne sera pas autorisée. Étant donné que la réservation sera empêchée, aucune approbation n'est nécessaire. Remarque : Ce paramètre n'est disponible que pour les réservations non conformes. 
6. Une fois tous les paramètres d'approbation définis, cliquez sur Enregistrer les modifications. 

Si vous définissez le champ Type d'approbateur sur Approbateur désigné, assurez-vous de définir un approbateur désigné. Pour plus de détails, voir Attribuer des approbateurs.
Si vous définissez le champ Type d'approbateur sur Responsable de l'employé, assurez-vous de définir un approbateur par défaut. Pour plus de détails, voir Attribuer des approbateurs.